Unošenje primarnih dokumenata u program. Primarna dokumentacija

Među raznovrsnim softverskim proizvodima za ekonomske i računovodstvene svrhe koji su danas predstavljeni na domaćem tržištu, program 1C zauzima jednu od vodećih pozicija. Zahvaljujući takvim kvalitetama kao što su prilagodljivost zahtjevima domaćeg zakonodavstva, jednostavnost korištenja i mogućnost prilagođavanja sistema uzimajući u obzir karakteristike određenog poduzeća, 1C program osvaja sve više korisnika. Nije tajna da su na tržištu rada među ekonomistima, radnicima u finansijskim uslugama, računovođama i menadžerima najtraženiji stručnjaci koji tečno vladaju vještinama rada sa ovim sistemom, pa je poznavanje istog jedan od važnih uslova za uspješan rad. profesionalna aktivnost.

Knjiga koju držite u rukama otvara seriju tematskih tutorijala namijenjenih korisnicima programa 1C 8.2. Oni obuhvataju detaljno razmatranje sledećih oblasti: vođenje primarne dokumentacije, skladišno računovodstvo, plate, upravljanje osobljem, kadrovska i personalizovana evidencija, računovodstvo, upravljanje komercijalnim preduzećem itd.

Ovaj priručnik je dizajniran da obuči širok spektar korisnika za rad sa primarnim računovodstvenim dokumentima u programu 1C Enterprise Accounting 8.2 (revizija 1.6).

U procesu obavljanja finansijskih i privrednih aktivnosti, svaki privredni subjekat mora da se nosi sa velikom raznolikošću raznih dokumenata - ugovori, otpremni i novčani dokumenti, punomoćja, predračuni, kalkulacije, sve vrste akata/protokola/ugovora itd. Neki od njih su neobavezni (na primjer, protokoli o namjerama), dok drugi mogu biti predmet neke konvencije. Međutim, postoji kategorija dokumenata, rad sa kojima je potrebna posebna odgovornost, jer greške i netačnosti mogu dovesti do velikih problema kako za preduzeće u celini, tako i za pojedinačne službenike. Takvi dokumenti se obično nazivaju primarnim računovodstvenim dokumentima. Šta objedinjuje ove dokumente i kako se mogu definisati?

Primarna računovodstvena isprava– ovo je dokument kojim se potvrđuje činjenica o poslovnoj transakciji, a sastavljaju ga ovlašteni predstavnici zainteresovanih lica u trenutku transakcije, a ako to nije moguće, odmah po njenom završetku.

Na osnovu ove formulacije možemo zaključiti da su, na primjer, tovarni list, blagajnički nalog ili akt o završetku radova (usluga) primarni dokumenti, a ugovor ili protokol za ugovaranje cijena nisu.

Program 1C 8.2 pruža opsežnu funkcionalnost za rad sa primarnom dokumentacijom. U ovoj knjizi ćemo se osvrnuti na proceduru rada sa otpremnim i novčanim dokumentima, sa primarnim skladišnim dokumentima, sa maloprodajnim dokumentima, a takođe ćemo razmotriti i neke dokumente koji u suštini nisu primarni dokumenti, ali stoje pored njih – posebno do oni uključuju punomoćja i fakture.

Kompanija 1C dugo je i čvrsto zauzela vodeću poziciju na tržištu ekonomskog, finansijskog i računovodstvenog softvera. Trenutno, kompanija nudi širok spektar softvera dizajniranih za rješavanje širokog spektra računovodstvenih i upravljačkih problema.

U svojoj srži, svaki 1C softverski proizvod je složena upotreba tehnološke platforme i jedne ili više konfiguracija. Tehnološka platforma je osnova na kojoj se zasniva korištenje programa, a konfiguracija određuje smjer ove upotrebe. Drugim riječima, tehnološka platforma 1C je svojevrsni "okvir" na koji je "nanizana" jedna ili više konfiguracija.

Danas 1C nudi proizvode bazirane na dvije tehnološke platforme - verzije 1C 7.7 i 1C 8. "Sedam" je, općenito, poznato već duže vrijeme i vjerovatno je najrasprostranjeniji proizvod u svom tržišnom segmentu. Što se tiče G8, njegova aktivna promocija je počela prije nekoliko godina, a trenutno je i jedan od najpopularnijih softverskih alata.

Mogućnosti porodice programa 1C 7.7 uključuju uspostavljanje, organizaciju i automatizaciju računovodstva, kadrova, operativnog trgovanja, skladišnog i proizvodnog računovodstva, kao i obračuna plata. Sveobuhvatna isporuka uključuje skup glavnih komponenti sistema 1C: Enterprise, a to su "Računovodstvo", "Operativno računovodstvo" i "Obračun", kao i glavne konfiguracije: "Računovodstvo + Trgovina + Skladište + Plata + Osoblje", “Računovodstveno računovodstvo”, “Trgovina + Skladište”, “Plate + Kadrovi”, “Proizvodnja + Usluge + Računovodstvo”, “Finansijsko planiranje”. Korisnik može koristiti integrirane konfiguracije isporuke ili pojedinačno (povezujući ih putem mehanizama razmjene podataka) ili zajedno. Međutim, možete kupiti konfiguracije odvojeno - na primjer, samo 1C 7.7 "Računovodstvo" ili 1C 7.7 "Trgovina i skladište". Imajte na umu da je najmoćnije aplikativno rješenje kreirano na bazi tehnološke platforme 1C 7.7 konfiguracija "Računovodstvo + Trgovina + Skladište + Plaća + Osoblje".

Međutim, trenutno se sve više korisnika 1C sistema odlučuje za proizvode implementirane na bazi tehnološke platforme 1C 8. Programeri nude širok spektar standardnih rješenja: „1C: Računovodstvo 8“, „1C: Upravljanje trgovinom 8“. ”, „1C: Upravljanje platama i osobljem 8”, „1C: Integrisana automatizacija 8”, „1C: Dokumenti o plaćanju 8” itd.

Više o standardnim rješenjima 1C možete saznati na web stranicama www.1c.ru i www.v8.1c.ru. I u ovoj knjizi ćemo razmotriti jedno od najpopularnijih standardnih rješenja - konfiguraciju "1C: Enterprise Accounting 8" (revizija 1.6), koja radi na tehnološkoj platformi 1C 8.2.

U programu 1C: Accounting 8, svaki način rada ima svoje korisničko sučelje. Ovo je uobičajena praksa - ovaj pristup se koristi u većini Windows aplikacija. Na primjer, neki su interfejsi predviđeni za unos podataka, drugi za odabir objekata, treći za pregled liste objekata itd. Ovdje ćemo pogledati glavna programska sučelja s kojima se svaki korisnik mora suočiti.

Nakon pokretanja programa, na ekranu se prikazuje njegov glavni prozor, koji je prikazan na sl. 1.1.

Rice. 1.1. Glavni prozor programa

Ovdje korisnik određuje svoje daljnje radnje odabirom odgovarajućeg načina rada. Ovo se može uraditi pomoću glavnog menija, trake sa alatkama ili funkcionalne table koja se nalazi u centralnom delu interfejsa.

Selekcija objekata za dalji rad se vrši u interfejsima selekcije ili liste. Na primjer, da biste se prebacili na način rada s bilo kojim direktorijem, morate ga odabrati u prozoru za odabir (slika 1.2), koji se poziva na ekranu pomoću komande glavnog menija Operacije > Imenici.

Rice. 1.2. Prozor za odabir imenika

U ovom prozoru potrebno je da odaberete željeni objekat klikom miša i klikom na dugme OK ili ključ Enter.

Program 1C: Enterprise uključuje sve što je potrebno velikoj organizaciji za vođenje evidencije o poslovnim transakcijama: sve vrste dokumenata, nekoliko časopisa, imenike izvođača i zaposlenih. Također možete kreirati novi dokument za unos podataka u bazu podataka.

Trebaće ti

• - kompjuter.

Uputstva

Otvorite program "1C: Enterprise" u načinu "Konfigurator". Da biste to uradili, pokrenite prečicu programa i u prozoru sa listom povezanih baza podataka, u polju „U režimu“, pređite na korišćenje „Konfiguratora“ za prijavu. Kliknite na "ok" da pokrenete konfigurator. Čim se ova opcija aktivira na računaru, otvoriće se mali prozor programa.

Hijerarhija objekata će se pojaviti u prozoru programa u režimu „Konfigurator“. Pronađite polje "Dokumenti" i kliknite desnim tasterom miša na njega. Odaberite "Dodaj" da započnete proces kreiranja novog dokumenta. U prozoru svojstava novog dokumenta navedite sve potrebne parametre: njegovo ime, drugu stranu i kreirajte tabelarni dio za prikaz ili unos informacija. Prilagodite polja tabele u zavisnosti od podataka koji moraju biti prisutni u novom dokumentu.

Dodajte kreirani dokument kroz stavku menija “Operacije”, “Dokumenti”. Odaberite kreirani objekt u prozoru Select Document, a zatim unesite novi dokument u obrazac. Kliknite na “OK” i dokument će biti upisan u programski dnevnik. U bazi podataka 1C: Enterprise možete uređivati ​​i modificirati bilo koju vrstu dokumenta. Ako vam, recimo, uobičajeni obrazac ne odgovara, skup polja i tipova ulaznih podataka možete urediti u „Konfiguratoru“, sačuvati novi dokument i koristiti ga u budućem radu kao i inače.

Mislim da će se svi složiti da su računovođe najzaposleniji stručnjaci, bez kojih nijedna organizacija ne može. Naravno, oni podržavaju vrlo važne procese: unos ulazne i odlazne primarne dokumentacije u 1C i podnošenje izvještaja regulatornim tijelima. U periodima kada se ovi procesi poklapaju, za računovođu počinje pravi pakao: neprospavane noći, kašnjenja na poslu i možete potpuno zaboraviti na svoj privatni život.

I sve to zbog “proklete” PRIMARE! Ona je ta koja krade dragoceno vreme, prikovajući svoje umorne oči za monitor. Stoga moderni računovođe sve više razmišljaju o jednostavnom i brzom unosu dokumenata u 1C.

Mnoge kompanije izlaze na tržište s prijedlozima za automatski unos primarnih dokumenata u 1C. Ali većina proizvoda postoji relativno kratko i ima približno isti princip rada:

Faza 1. Skeniranje dokumenata

Faza 2. Priznanje

Faza 3. Poređenje sa imenicima računovodstvenog sistema

Na prvi pogled se čini da su rješenja ista, ali ako ih isprobate, možete pronaći zamke:

• Neki vam omogućavaju da učitate samo Excel tablice u 1C i ne podržavaju druge formate.
• Potonji prepoznaju samo nekoliko predložaka dokumenata, na primjer, fakture i TORG-12.
• Drugi ne rade u svim konfiguracijama 1C, često je to samo 1C: Enterprise Accounting.
• A neki vam omogućavaju samo učitavanje dokumenata pomoću skenera.

Kao rezultat toga, novac je bačen, a očekivanja nisu ispunjena. Finita la comedy, drugovi!

Ali uvek postoji izlaz! Proizvod , koji je na ruskom tržištu više od 10 godina, ima certifikat “1C Compatible” i ima mnogo korisnika.

4 glavne prednosti automatizacije unosa primarnih dokumenata u 1C:

1. Prvo, izbjegavanje rutinskog rada i raznih grešaka pri ručnom unosu, jer „automatski“ primarni sistem radi 10 puta brže, čak i za najiskusnije računovođe.
2. Drugo, ušteda novca na platnom spisku za 1C operatere. Sa takvim programom jednostavno vam neće trebati.
3. Treće, mogućnost razlikovanja prava i učitavanja primarnog sadržaja na 1C online za bilo koji broj korisnika bez vezivanja za ured.
4. Mogućnost učitavanja primarnih podataka u 1C direktno sa telefona, kako za klijenta tako i za samog računovođu.

Program je kompatibilan sa mnogim konfiguracijama 1C: Enterprise, tako da bez obzira na to kojom se vrstom aktivnosti bavite: građevinarstvom, trgovinom ili pružanjem usluga, moći ćete učitati dokumente u svoju bazu podataka. Document Upload” program vas oslobađa ručnog unosa više od drugih sličnih rješenja zahvaljujući:

• rad na ABBYY tehnologijama visokih performansi, garantujući visok kvalitet obrade i identifikacije dokumenata;
• podrška za mnoge šablone dokumenata (fakture, fakture, TORG-12, UPD, akti, platne kartice, pasoši itd.);
• obrada većine postojećih formata datoteka (.XLS, .JPG, .PDF, JPEG, docx ili TIFF, itd.).

Još jedan uvjerljiv argument u korist rješenja "Učitaj dokumente" jesu različiti načini slanja skeniranja ili fotografija u 1C:

• sa pametnog telefona,
• sa skenera,
• iz pošte.

Odnosno, ne morate kupiti skener, možete se snaći sa tabletom ili telefonom.

Jednostavno rečeno, bolje je raditi sa sjajem u očima nego se utopiti u nizu dokumenata, pogotovo jer trenutno stanje IT tehnologije omogućava računovođi da napusti ručni rad i rastereti se posla tokom „vrućih“ izvještajnih perioda. .

Sada je izbor na vama! Za prvi korak u život bez osnovnog obrazovanja preporučujemo da počnete sa besplatnim testiranje

Promijenite svoj radni ritam sada!

Primarne računovodstvene isprave su važne kako u računovodstvenim poslovima, tako iu određivanju obima poreskih obaveza. Važno je da stručnjak kompanije zadužen za izradu primarnih računovodstvenih dokumenata jasno razumije sadržaj i forme takvih dokumenata, kao i da poznaje specifičnosti vođenja računovodstvenih registara.

Uloga primarnog dokumenta u računovodstvu

Primarni dokumenti su dokumenti uz pomoć kojih kompanija formalizira ekonomske događaje koji su se dogodili u preduzeću (klauzula 1, član 9 Zakona o računovodstvu od 6. decembra 2011. br. 402-FZ).

Prva stvar koju računovođe bilo koje organizacije treba jasno razumjeti je da danas ne postoji posebna obavezna lista obrazaca za primarne računovodstvene dokumente. Svaka kompanija sama određuje forme primarnih dokumenata u zavisnosti od svrhe njihove upotrebe.

Međutim, za takve dokumente je zakonski utvrđena lista obaveznih detalja (klauzula 2, član 9 Zakona br. 402-FZ).

VAŽNO! Obrasci koji se koriste u računovodstvu moraju biti utvrđeni u računovodstvenoj politici organizacije (klauzula 4 PBU 21/2008, odobrena naredbom Ministarstva finansija Ruske Federacije od 6. oktobra 2008. br. 106n).

Spisak mogućih primarnih računovodstvenih dokumenata

Lista primarnih računovodstvenih dokumenata u 2018-2019. godini može biti sljedeća:

1. Lista pakovanja. Ovo je dokument koji odražava spisak prenetih inventara. Račun se izdaje u 2 primjerka i sadrži podatke koji se naknadno odražavaju na računu. Fakturu potpisuju predstavnici obe strane uključene u transakciju i overavaju je pečatom (ako ga kompanija koristi u svojoj praksi).

1. Potvrda o prijemu. Sastavlja se po završetku određenih radova (usluga) kako bi se potvrdilo da rezultat rada ispunjava prvobitne uslove ugovora.

Pogledajte primjer takvog čina.

1. Primarni dokumenti za isplatu plata osoblju (na primjer, platne liste).

Za više informacija o ovim izjavama pogledajte članak “Uzorak popunjavanja obračunskog obračuna T 49” .

1. Dokumenti koji se odnose na prisustvo osnovnih sredstava - ovdje kompanija može sastaviti takvu dokumentaciju sa liste primarnih računovodstvenih dokumenata:

• Potvrda o prijemu i prenosu osnovnih sredstava na obrascu OS-1 - po prijemu ili otuđivanju objekta koji nije u vezi sa zgradama ili objektima.

Za više informacija o ovom činu pogledajte materijal "Jedinstveni obrazac broj OS-1 - Potvrda o prijemu i prenosu osnovnih sredstava" .

• Ako je osnovno sredstvo zgrada ili građevina, tada se njegov prijem ili otuđenje formalizira aktom na obrascu OS-1a.

Za više detalja pogledajte članak “Jedinstveni obrazac br. OS-1a - obrazac i uzorak” .

• Otpis imovine ozvaničen je aktom na obrascu OS-4.

Za više detalja pogledajte materijal “Jedinstveni obrazac br. OS-4 - Akt o stavljanju van pogona sredstva” .

• Ukoliko je potrebno dokumentovati činjenicu izvršenog popisa, popisna lista osnovnih sredstava sastavlja se na obrascu INV-1.

Za više informacija o takvom primarnom dokumentu pogledajte članak “Jedinstveni obrazac br. INV-1 - obrazac i uzorak” .

• Ako je popis izvršen u odnosu na nematerijalnu imovinu, onda će se popis sastaviti prema obrascu INV-1a.

Za više informacija pogledajte materijal “Jedinstveni obrazac br. INV-1a - obrazac i uzorak” .

1. Posebnu grupu primarnih dokumenata čine novčani dokumenti. To uključuje, posebno, sljedeću listu primarnih računovodstvenih dokumenata za 2018-2019:

• Priznanica gotovinskog naloga.

Za više informacija o njegovoj kompilaciji pogledajte članak “Kako se popunjava nalog za prijem gotovine (PKO)?” .

• Troškovni gotovinski nalog.

1. Nalog za plaćanje.

Pročitajte o pravilima za pripremu ovog dokumenta.

1. Izvještaj unaprijed.

1. Čin prebijanja međusobnih potraživanja.

Pročitajte o specifičnostima korištenja ovog dokumenta.

1. Računovodstveni sertifikat.

Za principe njegovog dizajna pogledajte materijal „Računovodstvena potvrda o ispravci greške - uzorak“.

Navedena lista ne iscrpljuje cijeli obim primarnih dokumenata koji se koriste u računovodstvu, i može se proširiti ovisno o karakteristikama računovodstva koje se provodi u svakoj konkretnoj organizaciji.

VAŽNO! Nisu primarne računovodstvene isprave sa liste 2018-2019 - lista je predložena gore:

• Sporazum. Ovo je dokument koji propisuje prava, obaveze i odgovornosti strana uključenih u transakciju, uslove i postupak poravnanja, posebne uslove itd. Njegovi podaci se koriste prilikom organizovanja računovodstva za analitiku obračuna sa drugim ugovornim stranama, ali on sam ne generiše računovodstvene transakcije.
• Provjeri. Ovaj dokument odražava iznos koji kupac pristaje da plati prihvatanjem uslova dobavljača. Faktura može sadržavati dodatne informacije o uslovima transakcije (uslovi, postupci plaćanja i isporuke, itd.), odnosno dopunjava ugovor.
• Račun. Ovaj dokument je sastavljen u poreske svrhe, jer na osnovu njega kupci prihvataju za odbitak iznose PDV-a koje su prikazali dobavljači (član 1. člana 169. Poreskog zakona Ruske Federacije). Dakle, u nedostatku drugih dokumenata koji karakterišu određenu transakciju, biće nemoguće potvrditi troškove za ovu transakciju fakturom (pismo Ministarstva finansija Ruske Federacije od 25. juna 2007. godine br. 03-03-06/ 1/392, Federalna poreska služba od 31. marta 2006. br. 02-3 -08/31, Rešenje Federalne antimonopolske službe Istočnosibirskog okruga od 19. aprila 2006. br. A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Treba imati na umu da objedinjeni obrasci primarnih računovodstvenih dokumenata navedeni u listi nisu obavezni za upotrebu, jer se od 2013. godine (nakon usvajanja Zakona br. 402-FZ) obrasci takvih obrazaca mogu samostalno razvijati. Ali u većini slučajeva i dalje se koriste. Stoga, u 2018-2019, lista jedinstvenih obrazaca primarnih računovodstvenih dokumenata sadržanih u rezolucijama Državnog odbora za statistiku i dalje ostaje relevantna.

Koje podatke treba da sadrže obrasci primarnih dokumenata?

Uprkos činjenici da trenutno ne postoje obavezni primarni dokumenti za sve oblike, zakonodavac je utvrdio uslove za sadržaj takvih dokumenata. Spisak obaveznih podataka koji moraju biti sadržani u svakom primarnom dokumentu dat je u stavu 2 čl. 9 Zakona br. 402-FZ. To su, posebno:

• naziv dokumenta;
• datum kada je takav dokument sastavljen;
• podatke o osobi koja je sastavila dokument (naziv firme ili individualnog preduzetnika);
• suštinu činjenice privrednog života koja je formalizovana ovim dokumentom;
• monetarne, numeričke karakteristike, mjere događaja koji se dogodio (na primjer, u kojem obimu, u kojim jedinicama i za koji iznos su proizvodi prodati kupcima);
• podatke o odgovornim stručnjacima koji su dokumentovali događaj, kao i potpise takvih stručnjaka.

Primarni dokumenti i računovodstveni registri

Kako se mogu klasifikovati primarni računovodstveni dokumenti?

Ako je primarni dokument izdalo samo preduzeće, onda on može pripadati ili grupi internih ili grupi eksternih. Dokument koji se sastavlja u okviru kompanije i proširuje svoje dejstvo na kompaniju sastavljača je interni primarni dokument. Ako je dokument primljen izvana (ili sastavljen od strane kompanije i izdat spolja), onda će to biti vanjski primarni dokument.

Interni dokumenti kompanije podijeljeni su u sljedeće kategorije:

• Primarni administrativni dokumenti su oni kojima kompanija daje naloge bilo kojoj svojoj strukturnoj jedinici ili zaposlenima. Ova kategorija uključuje naredbe kompanije, uputstva itd.
• Izvršni primarni dokumenti. U njima kompanija odražava činjenicu da se dogodio određeni ekonomski događaj.
• Računovodstveni dokumenti. Uz njihovu pomoć, kompanija sistematizuje i sumira informacije sadržane u drugim administrativnim i pratećim dokumentima.

Nakon što je poslovni događaj dokumentovan kao primarni dokument, potrebno je da se događaj prikaže u računovodstvenim registrima. Oni su, u suštini, nosioci naručenih informacija, akumuliraju i distribuiraju karakteristike i pokazatelje poslovnih transakcija.

Po izgledu se razlikuju sljedeći registri:

• knjige;
• kartice;
• besplatni listovi.

Na osnovu načina vođenja registra razlikuju se sljedeće grupe:

• Hronološki registri. Oni beleže događaje koji su se desili uzastopno - od prvog do poslednjeg.
• Sistematski registri. U njima kompanija svršene transakcije svrstava po ekonomskom sadržaju (na primjer, knjiga blagajne).
• Kombinovani registri.

Prema kriterijumu sadržaja informacija koje se ogledaju u registrima, razlikuju se:

• sintetički registri (na primjer, nalog za dnevnik);
• analitički registri (platni spiskovi);
• kombinovani registri, u okviru kojih kompanija vrši i sintetičko i analitičko računovodstvo.

Za više informacija o računovodstvenim registrima pogledajte članak “Računovodstveni registri (obrasci, uzorci)” .

Rezultati

Trenutno ne postoje obavezni obrasci i spiskovi primarnih računovodstvenih dokumenata: svaki privredni subjekt ima pravo da samostalno odredi oblike primarnih dokumenata koje će koristiti u svojim aktivnostima.

Istovremeno, najčešći primarni računovodstveni dokumenti su oni koji imaju analoge među jedinstvenim obrascima koje je odobrio Državni komitet za statistiku.

Nakon sastavljanja primarnog dokumenta, potrebno je prenijeti podatke iz njega u računovodstveni registar.

Sva primarna dokumentacija je potvrda o finansijskim aktivnostima kompanije. Ove računovodstvene dokumente će prvenstveno zahtijevati regulatorni organi tokom inspekcije. Stoga se postavljaju povećani zahtjevi za održavanje i čuvanje takvih papira.

Primarna dokumentacija, ili kako je virtuozni računovođe nazivaju, primarna dokumentacija, dokaz je finansijskog poslovanja kompanije. Štaviše, imajući pravnu snagu, ovi papiri mogu ili pomoći kompaniji u kontroverznim pitanjima ili je saplesti. To su: ugovor, faktura, isprava o plaćanju, otpremnica, faktura, račun o prodaji i drugo.

Obrasci primarnih dokumenata su unificirani. Ako je potrebno, obrascu se dodaju dodatne linije, ali istovremeno zadržavaju glavne. Ovo je naznačeno u Pravilniku o računovodstvu i računovodstvu u Ruskoj Federaciji (Naredba Ministarstva finansija Rusije od 29. jula 1998. br. 34 n (sa izmjenama i dopunama od 26. marta 2007. br. 26 n). Izuzetak su obrasci za obavljanje gotovinskih transakcija (Uredba Državnog komiteta za statistiku Rusije od 24. marta 1999. br. 20).

Sve izmjene i dopune standardnog obrasca odobravaju se naredbom direktora kompanije.

Organizacija samostalno izrađuje obrasce primarnih dokumenata ako traženi obrazac nije dostupan u katalogu jedinstvenih obrazaca. Obavezni uslov: takvi obrasci moraju sadržavati potrebne podatke.

1. Kako se zove dokument?
2. Kada se kompajlira.
3. Podaci o organizaciji koja sastavlja dokument.
4. Navedite šta konkretna poslovna transakcija uključuje za ovaj dokument, trošak transakcije (novčani ili u naturi).
5. Spisak lica odgovornih za sastavljanje dokumenta sa obaveznim potpisom.

Gore navedeni detalji su navedeni u Federalnom zakonu „O računovodstvu“.

Sva primarna dokumentacija mora se blagovremeno dostaviti računovodstvu. Poštivanje hronologije unosa informacija jedan je od glavnih uslova za pravilno računovodstvo.

Radi lakšeg računovodstva, svi primarni zapisi su klasifikovani u grupe - tabela:

Još jedan uspješan izum računovodstvenog servisa je raspored toka dokumenata. Imajte na umu: oblik rasporeda mora biti odražen u računovodstvenim politikama organizacije.

Raspored toka dokumenata

Odgovarajući redovi i kolone odražavaju podatke o kretanju izvještajnih dokumenata. Veliki plus ovog rasporeda je što su svi izdati dokumenti pod kontrolom. Glavna stvar je da ne zaboravite napraviti odgovarajuće unose.

Popunite prema pravilima

Počnimo s činjenicom da se primarni podaci dostavljeni računovodstvu moraju provjeriti. Šta provjeriti:

1. Količina punjenja (popunjeni su svi potrebni redovi i rubrike).
2. Ispravnost popunjavanja (uneseni podaci moraju odgovarati mjestu unosa, kontradiktornosti u podacima su neprihvatljive).
3. Pouzdanost informacija (provjera matematičkih operacija, usaglašavanje sa pratećim dokumentima).

Ovjereni dokument mora biti upisan u računovodstvene registre.

Savjet: da biste izbjegli grešku u stalnom prikazivanju dokumenta u računovodstvu, trebate učiniti sljedeće. Na poleđini obrasca je naznačen datum i registracioni broj u registru.

Kako popuniti primarnu računovodstvenu dokumentaciju u 2017

• Sva knjiženja u primarnim računovodstvenim dokumentima moraju imati dugi rok trajanja.
• Dozvoljeno je korištenje papirnih dokumenata uz elektronske, koji moraju biti potpisani digitalnim potpisom (Savezni zakon 402-FZ od 6. decembra 2011.).
• Upotreba pečata je obavezna na onim dokumentima gdje je za to predviđen prostor.

Od 07.04.2015. godine, akcionarska društva i društva sa ograničenom odgovornošću dobila su pravo poslovanja bez okruglog pečata (Savezni zakon 82-FZ od 06.04.2015.). Provjerite šta piše u Povelji o korištenju pečata. Ako kompanija nastavi da koristi pečat, tada nisu potrebne nikakve izmjene Statuta. Rok za donošenje ovakvih izmena Statuta kompanije nije određen zakonom. Ali ne treba odlagati promjene kako ne biste unijeli mnogo kontradiktornosti u finansijske dokumente.

• Poređenje monetarnih i naturalnih pokazatelja. Nije potrebno navesti oba odjednom, dovoljan je jedan (Savezni zakon 402-FZ). Dešava se da je prikladnije označiti bilo koji indikator (na primjer, kada se materijali premještaju unutar kompanije, koristi se prirodni indikator). U potvrdi o prijemu usluge pogodnije je navesti samo informacije o troškovima, ali da bi se izbjegli nesporazumi, vrste usluga su dodatno navedene.
• Potpis odgovornog lica. Zakon Ruske Federacije ne kaže ništa o faksimilnim potpisima na primarnim dokumentima. Pismo Federalne poreske službe Ruske Federacije br. 3–1.11.469 od 23. septembra 2008. razmatra stav poreske službe u vezi sa faksimilima na dokumentima.
• Valuta u kojoj je dokument sastavljen. Glavna novčana jedinica je rublja. Čak i kada uslovi ugovora govore o konvencionalnim jedinicama. Zato što se sve transakcije u računovodstvu vrednuju u rubljama (Savezni zakon 402-FZ od 6. decembra 2011.). Niko ne zabranjuje dodavanje dodatnih kolona u kojima se navode iznosi u stranoj valuti, ali kolona koja označava iznos u rubljama mora biti prisutna. U suprotnom, postoji rizik odbitka troškova i PDV-a.

Spisak primarnih dokumenata

Sporazum

Pojam „sporazuma“ regulisan je čl. 420 Građanskog zakonika Ruske Federacije. Ugovor je sporazum o nastanku (promjeni) ili prestanku prava i obaveza između strana. Svaka strana je dužna da pažljivo pročita uslove ugovora. Po dogovoru se stavlja potpis i pečat svake strane. Ugovor kao primarni dokument ima punu pravnu snagu, svaka strana mora imati jedan potpisan primjerak. Sve tačke predviđene sadržajem moraju ispuniti ugovorne strane u skladu sa svojim obavezama. Sporovi se rješavaju mirnim putem ili sudskim putem.

I još nešto. Nije za sve situacije sklapanje sporazuma priznavanje međusobnih prava i obaveza. Račun primljen prilikom kupovine proizvoda ili usluge priznaje se kao isti ugovor.

Provjeri

Račun za plaćanje primljen od prodavca proizvoda ili usluge smatra se primarnom knjigovodstvenom ispravom. Na osnovu iznosa naznačenog na računu, kupac vrši plaćanje. U platnim dokumentima poželjno je imati link ka ovom dokumentu (npr. platni dokument sadrži izraz „uplata po fakturi br. 35/7 od 31.01.2017. godine“). Mogu postojati situacije u kojima će biti teško dokazati da je plaćanje izvršeno posebno za određenu fakturu.

Za kupca proizvoda (usluge), dostavljena faktura je svojevrsna garancija da prodavac neće promeniti fiksnu cenu u zadatom roku (1-5 dana). Rok važenja računa za plaćanje određuje prodavac. Kupac vrši plaćanje u navedenom roku.

Račun za plaćanje

Ako plaćanje nije moguće iz više razloga (na primjer, problemi sa računovodstvenom računarskom mrežom, finansijski problemi), preporučljivo je obavijestiti prodavca o trenutnoj situaciji, najbolje unaprijed. Moguće je da će datum fakture biti promijenjen, ali će uslovi kupovine ostati isti.

Dokumenti za plaćanje

Ova vrsta knjigovodstvene dokumentacije uključuje: čekove za plaćanje (roba, gotovina), naloge za plaćanje, zahtjeve za plaćanje.

Prilikom kupovine robe (usluga) za gotovinu iz blagajne organizacije, obavezno morate zadržati blagajnički račun i prenijeti ga u računovodstvo.

Potvrda o gotovini

Ako na računu nije navedeno koje se plaćanje vrši u gotovini, tada se uz račun kase prilaže račun. Sadrži inventar kupljene robe (usluge), u kojoj se navodi u kojoj količini i po kojoj cijeni je izvršeno plaćanje. Potvrda o prodaji je ovjerena pečatom prodavca i potpisom lica odgovornog za prodaju robe (usluga).

Potvrda o prodaji bez blagajne priznaje se kao primarni dokument, budući da individualni preduzetnik ima pravo da radi bez kase (uz obavezni uslov izdavanja računa).

Račun izdat od individualnog preduzetnika bez upotrebe kase

To je navedeno u Zakonu Ruske Federacije 54-FZ „O korištenju opreme za kase prilikom plaćanja gotovinom i plaćanja platnim karticama“ (relevantan u 2017.).

Prilikom plaćanja robe (usluga) između pravnih lica preko tekućeg računa, izdaje se tovarni list.

Lista pakovanja

Svaka stranka se sastavlja po uzorku (potrebni su potpisi odgovornih lica i pečat). Iznosi navedeni na otpremnici i na računu moraju odgovarati. U nekim slučajevima, zgodno je koristiti faksimilni potpis, ovu činjenicu svakako treba navesti u ugovoru o isporuci robe (usluga).

Prilikom plaćanja računa za proizvod (uslugu) preko tekućeg računa, izdaje se nalog za plaćanje.

Nalog za plaćanje

Ovo je jedinstveni obrazac dokumenta, koji se najčešće popunjava na računarskoj tehnologiji. Plaćanje pripremljeno za plaćanje može se prenijeti u banku na papiru, ili pomoću posebnog bankarskog programa „Clint-Bank“ (koji je mnogo brži). Prije slanja morate provjeriti sve podatke o primaocu plaćanja kako biste izbjegli nesporazume, posebno ako prvi put radite sa drugom stranom. Pažljivo popunite podatke o tome šta plaćate. Detaljan opis, uz obavezno navođenje podataka o računu (datum, broj), bi bio koristan.

Zahtjev za isplatu je primarni dokument u kojem povjerilac zahtijeva da dužnik vrati dug preko banke.

Zahtjev za plaćanje

Postoji uslov bez prihvatanja: u ovom slučaju, novac se automatski tereti sa računa dužnika. Zahtjev za akceptiranje podrazumijeva prisustvo akcepta od strane dužnika. Međutim, ugovorom se mogu predvideti uslovi za povraćaj nastalog duga u ovom slučaju, vraćanje duga preko banke se vrši bez prihvatanja.

Obrazac računa se koristi u slučajevima kada se evidentira PDV.

Račun

Pripremaju se za fakture i akte. Plaćanje avansa po ugovoru je takođe razlog za izdavanje računa. PDV se odbija na osnovu faktura i faktura. Vrijedi napomenuti da su svi obveznici PDV-a dužni da izdaju račune. Mnogo je zgodnije popunjavati obrasce koristeći automatske programe.

Pravljenje promjena

Strogo je zabranjeno mijenjati gotovinu i bankovne dokumente (član 9. Federalnog zakona Ruske Federacije „O računovodstvu“).

Izmene i dopune ostalih primarnih dokumenata su dozvoljene, ali pod uslovom da su svi učesnici u poslovnoj transakciji upoznati sa izmenama koje se vrše. Svijest o izmjenama među učesnicima potvrđuju njihovi potpisi na kojima je naznačen datum izmjena.

Ispravka se vrši na sljedeći način: netačan unos u dokumentu pažljivo se precrtava tankom linijom. Istovremeno, ono što je precrtano je jasno čitljivo. Tačan unos se upisuje iznad ili pored ispravke. Pored precrtane linije, ili tamo gdje ima dovoljno slobodnog prostora, ispisuje se natpis „Vjeruj u ispravljeno“. Puno ime mora biti naznačeno. osoba koja je izvršila izmjene, datum i potpis.

Koliko dugo treba čuvati računovodstvene dokumente?

Lokacija skladištenja

Optimalno mjesto za čuvanje primarne građe je u arhivi. Važno je pravilno pripremiti dokumente za arhiviranje:

• Sortiranje hronološkim redom.
• Oprema po vrsti.
• Uvezivanje i arhiviranje dokumenata u fascikle.
• Izrada pratećeg sertifikata.

Važno je osigurati sigurnost računovodstvenih registara od neovlaštenih ispravki. Ispravljanje grešaka može se izvršiti samo na službeni način, uz potpis osobe koja je izvršila izmjenu. Za vašu informaciju, upravo u registrima se akumuliraju podaci o primarnim dokumentima prihvaćenim za računovodstvo.

Tu postoji i poslovna tajna: sadržaj registara je upravo to. Otkrivanje informacija o sadržaju kažnjivo je ruskim zakonom.

Trajanje skladištenja

Savezni zakon Ruske Federacije „O računovodstvu“ (član 17), kao i arhivsko zakonodavstvo (Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. avgusta 2010. br. 558) predviđaju period skladištenja dokumenata preduzeća. Za primarne računovodstvene dokumente ovaj period je najmanje 5 godina.

Period čuvanja počinje da se računa od 1. januara godine koja sledi od godine kada je dokument smešten u arhivu.

Ako organizacija prekrši rok skladištenja primarnih materijala, onda inspekcijski organi imaju pravo izreći kazne (član 120 Poreznog zakona Ruske Federacije). Kazna se kreće od 10 hiljada do 40 hiljada rubalja, u zavisnosti od stepena prekršaja.

Inače, za uvid poreskih organa bit će relevantni samo dokumenti stari tri godine. Za nedostatak primarne prijave starijeg perioda, inspektori nemaju pravo na novčanu kaznu prema članu 120. Poreskog zakona Ruske Federacije.

Računovodstvena služba preduzeća dužna je ne samo da vodi urednu evidenciju primarnih dokumenata, već i da se pobrine za njihovu sigurnost. Samo u ovom slučaju će se tvrdnje poreskih organa pokazati neosnovanim.