Приемы работы с трудными клиентами. Правила работы с трудными клиентами

С трудным клиентом работать сложно. Поэтому такого клиента и называют «трудным», ведь большинство менеджеров уже от него натерпелись и передают его новичкам. Конечно, никому не понравится, что клиент может взять и просто «передумать» уже после согласования проекта или постоянно требовать скидки на услуги. Он постоянно недоволен вашей работой, сыплет угрозами в ваш адрес, грозится уйти к фирме-конкуренту, задерживает платежи… Узнаете?

Вам в помощь следующие правила работы с трудными клиентами :

• все договоренности должны быть оформлены на бумаге . Никаких устных согласований. Этим вы сможете обезопасить себя от необдуманных решений и перемены настроения клиента. Документы спасут вас в спорные моменты, станут доказательствами при конфликтах. Не стесняйтесь составлять протоколы встреч, договоры, дополнения к договорам — все это ваше оружие в работе с трудным поставщиком или покупателем.
• не обещайте то, в чем не уверены . Вы должны быть уверены в том, что выполните свои обязательства. Если вы в чем-то сомневаетесь, скажите это клиенту — никогда не рассчитывайте на «авось». Иначе при любом форс-мажоре спросят с вас. А вам это нужно?
• старайтесь «не хотеть слишком сильно» закрыть сделку . Когда человеку что-то очень нужно, у него это обычно не выходит. Своим сильным желанием и нетерпением вы можете притянуть неудачи, мелкие проблемы и неточности. Что же тогда вам поможет? Хладнокровие, профессионализм, доброжелательность, ответственность. Будьте сдержаннее: «будет сделка — хорошо, не будет — будем дальше работать.»
• не бойтесь потерять клиента . Есть такая поговорка: «Ничего не потеряешь — ничего не приобретешь». Почему бы вам не потерять очередного проблемного клиента и не получить массу свободного времени на поиск нового? Никогда не нужно бояться что-то или кого-то потерять. Иначе страх будет выгонять из вас уверенность в себе. А уверенность в себе притянет к вам много новых, уважающих вас как профессионала, клиентов.
• работайте нестандартно . Делайте свое дело не так, как другие. Подобный подход особенно ценят трудные клиенты. Не стоит заучивать наизусть фразы и скрипты продаж — придумывайте их сами. Экспериментируйте. Пробуйте, анализируйте и снова пробуйте. Практикуйтесь. Наблюдайте клиентскую реакцию.
• будьте вежливы, соблюдайте этикет . Каким бы сложным ни был клиент, будьте с ним всегда предельно вежливы и тактичны. Не бойтесь богатых и известных людей — уважайте их — они многого добились. Ведите себя с ними просто и открыто, общайтесь непринужденно и никогда не заискивайте — будьте всегда на равных.

В конце статьи мы разместили тренинг по технологии работы с реальными трудными клиентами. Очень полезно для тех, кому часто приходится с ними работать.

Поведение практически всех людей напрямую связано с настроением. Так уж получается, что если человеку с утра кто-то наступил на любимую мозоль, то день как-то не задался. В лучшем случае только у него, в худшем - он умудрится его испортить родным, а еще продавцу, охраннику и парикмахеру.

Увы, никто не застрахован от раздражительности, и порой мы не всегда знаем, как оградить окружающих от себя злой и агрессивной. Что же делать тем, кому по роду деятельности не избежать общения с раздраженным собеседником? Давайте взглянем на проблему с их точки зрения. Сегодня я расскажу о том, как свести на нет уже показавший свои коготки конфликт.

Общий принцип общения с трудными людьми: понять (и принять), что их поведение всегда служит отличной ширмой. За агрессией прячется страх ошибки или провала, за замкнутостью - боязнь открыться другим... Если вам попался такой клиент, не спешите обороняться. Для начала поучимся справляться с собственными эмоциями, вызванными малоприятным собеседником. Согласитесь, контакт с трудным человеком неизбежно вызывает гнев, огорчение, обиду, растерянность, подавленность или просто выбивает из колеи на весь день.

1. Старайтесь не принимать на свой счет всё, что несет в себе негативный визави. Знайте, он ведет себя так со всеми, а не только с вами.
2. Успокойте эмоции. Классические приемы: представьте озеро в том состоянии, которое вам близко сейчас (буря, волны, ветер), и мысленно доведите водную гладь до состояния штиля; отвлеките себя на воспоминания о приятных эмоциях (отличный уикенд, вчерашний вечер с любимым человеком, теплый разговор с родителями). Креативный прием - «заземление». Как только почувствуете, что раздражаетесь, - возьмитесь рукой за металлический поручень, за радиатор, или подставьте руки под струю воды. При этом сделайте резкий вдох и плавный, медленный выдох. Мысленно представляйте, как раздражение уходит в землю и растворяется.
3. В процессе трудного диалога найдите точку перед глазами или деталь одежды. Самые хитрые мастера приклеивают на зеркало в правом верхнем углу красный кружочек из бумаги. Он - символ устойчивости и равновесия. Каждый раз, когда почувствуете, что твердая почва уходит из-под ног, - посмотрите на выбранную точку и вспомните, ради чего вы здесь находитесь.

Если негативные эмоции деструктивного клиента постепенно переходят на вас, просто отметьте про себя этот факт: «Ого, я тоже начинаю раздражаться». Напомните себе, что в таком состоянии вы смотрите на ситуацию с его точки зрения, ваша -
гораздо позитивней. Повторяйте себе снова и снова: «Я не тот человек. У меня собственный взгляд на мир» или что-нибудь подобное. Затем сделайте выдох и мысленно махните на это рукой. А можно и вслух процитировать знаменитую фразу из фильма «Все будет хорошо»: «Да и... с ним, с плащом!»

После того как вам удалось договориться с собственными эмоциями, переходим к источнику злости и агрессии. Рекомендую взять на заметку следующие установки:

Не возмущайтесь. Что бы ни происходило, держите тон голоса ровным и спокойным. Даже если вы чувствуете, как постепенно просыпается ваш внутренний Эйяфьядлаёокюдль, не выдавайте своих эмоций внешне. Не исключено, что собеседник пытается намеренно или подсознательно спровоцировать вас на конфликт, дабы у него был «официальный» повод наорать, сорваться.
. Если вспыльчивый собеседник переходит на повышенные тона, следуйте за ним - тоже повышайте тон голоса, но не перекрикивая. При этом следует оставаться спокойным как удав, это залог правильного выхода из конфликта.
Более низкий тон вашего голоса подвигнет партнера говорить всё тише и тише, чтобы расслышать ваши слова. Поверьте, редкая птица способна на длительный монолог. Всем нужен собеседник. Ваш спокойный вид заставит нервного человека испытать некоторую неловкость за свое поведение, что только приблизит его переход на ваши правила игры.
. Если «оратор» начинает орать, просто посетуйте, что он не радио
и его невозможно выключить.
. Если вы видите, что человеку очень надо высказаться - накипело у него, - предоставьте такую возможность. Спусковым механизмом может служить вопрос: «Что у вас случилось?» В процессе можно поддакивать, головой кивать, попутно думая о своем, - пусть выговорится.
. Соглашаться со всеми обвинениями - очень выгодная стратегия. Пример: «Вы безрукий!» - «Да, безрукий». Это называется «психологическое айкидо». Очень быстро обвинитель исчерпает все аргументы, а повода накопать новые вы ему просто не дадите. Собеседнику ничего не останется, как замолчать, - точно так же костер гаснет, если дрова не подбрасывать.
. Когда ситуация не позволяет соглашаться со всеми словами обиженного, старайтесь использовать позитивные фразы, например: «Да, конечно, я понимаю ваше мнение, вашу точку зрения, и даже во многом ее разделяю, но все-таки есть несколько противоречивых моментов». Предлагайте альтернативные варианты, - наличие выбора снижает накал страстей.
. Метод аналогий и аттракции пригодится в том случае, если вам приходится часто иметь дело с одним и тем же всегда раздраженным человеком. Попробуйте намекать и демонстрировать свое недовольство поведением
некоторых других людей, например, заведя разговор о Владимире Жириновском. Это отличный уход от прямого конфликта, и ваш знакомый подсознательно начнет стараться быть непохожим на упомянутого человека.
. Важно уметь завершить диалог. Ни в коем случае не кидайте вслед оппоненту фразы типа: «Да чтоб ты...» Будут уместны: «Спасибо»,
«До встречи», любые позитивные слова, которые прозвучат искренне в эту минуту. В конце концов, даже самому неудачному диалогу можно сказать самое искреннее «спасибо» - хотя бы за то, что он завершился. В крайнем случае просто положите ножницы и расческу и скажите: «Пожалуй,
я пойду. Похоже, вам придется самой выходить из неудобного положения, которое создали». Если клиент желает уйти, ни в коей мере не следует его удерживать. Скажите: «Мы вам всегда рады, надеемся, что в следующий раз вам никто не испортит настроение перед походом в храм красоты».

Случай № 1
В салон пришла клиентка, с порога заявив: «Хочу всё поменять! Хочу кардинально новую стрижку!» Мастер, сажая девушку в кресло, спрашивает, чего именно она хочет. Девушка не говорит ничего конкретного, тогда мастер предлагает сделать небольшую асимметрию в стрижке, показывая, как это будет выглядеть. Девушка соглашается. Но когда парикмахер отрезает первую прядь, клиентка начинает злиться и кричит, что ей испортили стрижку, что это плохо и совсем не то, что обещал мастер. Притом и сам мастер, и его коллеги видят, что он делает именно то, что предложил и оговорил с клиенткой. Как себя вести, и можно ли выправить такую ситуацию?
Мастер должен сказать, что у него феноменальная память, и дословно повторить весь предыдущий диалог. Спросить, что нужно сделать, чтобы клиентка улыбнулась и дала Вселенной возможность изменить что-то в ее жизни. Предложить на выбор другие варианты стрижки с такой же длиной волос. Обязательно сказать, что в этом бизнесе вы как мастер уже больше пяти лет и уверены, что в данном случае совершенно нечего было беречь, а конечный результат непременно порадует и удивит клиентку. И ценник тоже. Включите музыку и начните «колдовать». Ставьте программу добра вслух! Делая последние штрихи, говорите: «У меня легкая рука, теперь у вас все начнет получаться, сами увидите. Вот моя визитка! Возвращайтесь!»

Случай № 2
В салон зашла клиентка, по которой видно, что она раздражена. Делает замечания администратору, скептически оглядывает мастеров. И садится в кресло. Оглядевшись, она критикует внешний вид мастера и косметику, на которой он работает. «Ну да ладно», - говорит она. А потом просит «обновить» ей стрижку. Как вести себя с клиентом, который раздражен изначально?
Нельзя говорить о личных качествах, только о событиях и фактах. Хорошо бы включить чувство юмора.
С сердитым клиентом нужно особо четко выражать свои мысли. Уточнить, что именно его так рассердило, чего конкретно желается, и непременно спросить, где приговор, в котором написано, что мастер должен выслушивать пожелания клиента в подобном тоне. Можно рассказать анекдот про слоника:
«Встречаются два олигарха: один - грустный и злой; другой - резвится и напевает. Грустный: Чего радуешься? Веселый: Купил слоника в Индии за пять миллионов. В доме - счастье, дети с его головы по хоботу в бассейн прыгают, жене покупки из кабриолета достает, на порог ставит, теще все грядки полил. Мы стали жить
в дружбе и согласии. Грустный: Продай мне слона за семь миллионов! Моя семья на грани развода, все - злые и недовольные. Встречаются они через три недели. Грустный - в три раза чернее и печальнее. Говорит: Теща - с переломом - в ортопедии, дети все в синяках, весь ландшафт в слоновьих лепешках, жена в горе - он сел задом на капот ее машины. Я дома не появляюсь: он ест тоннами, снова придется за продуктами фуру посылать. Веселый: Стоп-стоп-стоп! С таким настроением ты слоника не продашь!»
Обязательно попрощайтесь и поблагодарите, что клиент зашел в ваше замечательное заведение.

НРАВИТСЯ ЭТА СТАТЬЯ?

В прошлой статье мы пришли к выводам, что продажи это достаточно просто. Обладая определенными знаниями в области психологии продать можно все что угодно! Но что делать с трудными клиентами?
Не важно где и как вы работаете: фрилансер, имеете свою компанию или небольшой бизнес, работаете по найму или же время от времени выполняете проектные задания, если в ваши обязанности входит работа с клиентами, то будьте готовы к тому, что в один прекрасный момент вы столкнетесь с проблемами. Есть несколько типов клиентов, которые вызывают особые неудобства. Эксперты их называют «трудные клиенты», и это не просто ярлык, ведь на самом то дели с ними не легко работать.
В большей степени информация, изложенная в данной статье, подойдет для фрилансеров, ведь именно у них возникает больше всего трудностей с заказчиками. Мало быть просто мастером своего дела, идеально разбираться в том, что делаешь. Также важно иметь навыки аналитика, в некой степени маркетолога, овладеть умением быть убедительным и договариваться с людьми. Каждый клиент – это уникальная личность, к которой нужно подобрать свою ключик, свой подход. Конечно, если вы планируете работать на абум, перебиваясь мелкими и временными заданиями, то не стоит утруждаться и читать данную статью, но если вашей целью является долгосрочное сотрудничество с надежными и крупными заказчиками, то стоит узнать определенные аспекты того, как найти к ним подход.
Кто-то может сказать, что если фрилансер настоящий профессионал, то не нужно искать никаких подходов, заказчики и так к нему придут. Возникает вопрос, что ж более важнее – профессиональные навыки или умение договориться? Тут ответа однозначного не найти. Хочется только отметить тот факт, что мы знаем десятки случаев, когда супер профессионалы не могли найти себе подходящую работу, а вот изворотливые профаны лакомились хорошими заказами.
Идеальным будет сочетание навыка общения и профессионализма. По этому, внимательно читайте статью, запоминайте, а главное, применяйте все на практике.

Трудные клиенты: тип первый — любопытный

В самом начале вашего общения любопытные клиент может показаться очень милым. Он хочет все разузнать, старается максимально Вам помочь, дать нужную информацию, поговорить про все, что касается заказа. Такие клиенты, как правило, очень гиперактивны. Со временем они начинают засыпать Вас вопросами, стараются контролировать каждый шаг, каждое действие, все, что вы делаете. Самое страшное, что начинают спрашивать как вы это делаете, почему, зачем, а потом еще и стараются давать советы. Понятное дело, что такое внимание, мягко говоря, надоедает. В один момент вы поймете, что тратите уйму времени отвечая на глупые вопросы и поясняя то, что клиенту, по сути, и не нужно знать.

Тут выход один. Нужно прямо сказать, что вы заняты, что сосредоточены на выполнении поставленной задачи, и ответите на все вопросы позже. Также можно поставить четкие временные рамки. Например, связь только с 17-00 до 17-30 каждый день. На общение не более 30 минут, ведь вы цените свое время, которое еще и денег стоит. Если же шквал вопросов продолжается, то намекните на то, что вы дадите ответы на все вопросы в рамках платной консультации.

Трудные клиенты: тип второй — профан

Как правило, такой тип клиентов более добрый. Единственный минус в том, что вы владеете значительно большим багажом знаний, и будет тяжело сразу найти общий язык. Чаще всего профанами оказываются люди старшего возраста. У них нет ICQ, Skype или аккаунта в социальных сетях, что существенно усложняет процедуру согласования спорных вопросов, они не пользуются электронными деньгами, а это затянет оплату. Таким заказчикам нужно долго объяснять как правильно все сделать, куда отправить деньги, что указать в ТЗ, да и что такое ТЗ иногда нужно объяснять.
Как себя вести?
Некоторые хотят воспользоваться незнанием заказчика, наварить на нем. Но не стоит забывать о репутации, которую очень долго зарабатывать, но в можно потерять в один миг. Старайтесь не использовать профессиональный жаргон, сложных терминов, различных понятных только вам обозначений. Говорите внятно, просто, доступно. Еще один совет, который является крайне важным, заключается в том, что вы должны все документировать. Условия работы, техническое задания, условия и сроки оплаты – все оформляйте. Ведь часто бывает так, что заказчик говорит одно, а думает другое. Потом ужасная неразбериха, конфликты, и взаимные обвинения.
Будьте терпеливы и вежливы. Поверьте, это окупится, ведь клиент этой категории очень любит внимание, и радо переплатит лишь за то, что вы выслушаете его.

Трудные клиенты: тип третий — всезнайка

Уверен, что каждый фрилансер, который читает сейчас эту статью, может вспомнить из своей практики подобного заказчика-всезнайку. Данные клиенты знают все: чего они хотят, как они хотят, каким образом, для чего и в какой форме. Но самое главное, что они знают как вы должны делать их задание, не просто знают, а могут вам рассказать, а потом требовать исполнение в соответствии с выданными инструкциями. Иногда возникает вопрос: «А для чего им исполнитель? Может сами все сделают?»
Что делать?
Корень зла зарыт очень глубоко, в комплексах и страхах всезнайки. Он хочет Вас контролировать, казаться главным, принижать в удобный момент, но в это же время требует к себе уважения и полного подчинения. Абсурдная ситуация, но она часто бывает. По сути, у вас есть несколько вариантов развития событий:
1. Играть по правилам всезнайки, делать все именно так, как он просит, не противиться и поддакивать.
2. Отказаться от заказа.
Если честно, то оптимальным будет 2-й вариант. Всезнайки такие придирчивые, что в конечном итоге, даже если вы сделаете все так, как они хотят, будет сказано, что работа выполнена ужасно. Был у меня знакомый, который 6-ть раз переделывал заказ такого клиента. Проблема в том, что всезнайка проверяет первый вариант, указывает на ошибки, и отдает на доработку. Вы все делает как сказано, отправляете на проверку, но находятся опять ошибки, которые в первый раз были хорошей работой, и заново отправляет Вам. В следующий раз опять что-то находятся, чего не было ранее. И так до тех пор, пока кому-то данная «карусель» не надоест.

Трудные клиенты: тип четвертый — скряга

Уверен, что тут все понятно. Скряга не нуждается в представлении. Он считает, что ваша работа не стоит того, что вы просите, старается всеми возможными и невозможными способами выудить скидку, а в конечном итого хочет чтоб вы вообще чуть ли не бесплатно работали.
Как быть в это ситуации?
Скряга такой не от хорошей жизни. Он просто хочет, чтоб работа была выполнена за наименьшую цену. Ни в коем не уступаете своим правилам, не делайте работу дешевле. Просто покажите скряге возможное развитие. Представьте несколько вариантов исполнения задания, при этом для каждого будет своя цена. Понятное дело, что и качество исполнения будет страдать пропорционально уменьшению оплаты.
Не конфликтуйте – это самое главное. Просто покажите, что вы выполните задание, просто не так круто, как за более высокую цену. Что еще важно знать? Обязательно берите предоплату. Некоторые скряги настолько скряги, вот такая тавтология, что могут не давать аванс. А работать на честном слове не стоит. Завтра он найдет исполнителя, которые сделает на 50р. дешевле и все, ваше время потрачено зря.

Трудные клиенты: тип пятый – мечтатель-фантазер

Если честно, то иногда мне кажется, что такие клиенты не из нашей планеты, даже не с нашей галактики. Каким-то образом они случайно попали на Землю, потерялись. Но при этом мечтают, витая в облаках и не видя современных реалий.
Мечтатели всегда требуют максимального качества, даже не максимального, а супер галактического, при этом сроки закончились еще вчера. Вы можете подумать о компромиссе, постараться договориться, но это не тот случай. Его ждут звезды и собственные мечты, по этому никаких компромиссов. Очень качественно – очень быстро.
Если вы поддержите мечтателя, скажите какой у них замечательный проект и невероятная идея, то сразу же попадете в группу любимчиков. А если постараетесь приземлить, объяснить как на самом деле обстоят дела, то можете дать проекту шансы на существование.
Что делать в данной ситуации?
Тут нужно проявить настойчивость и выдержку. Согласитесь с тем, что проект суперовый, что вы сможете реализовать все задуманное, но поясните, что за одну ночь подобное сделать не реально. Четко установите сроки и расценки, чтоб потом не было претензий. С мечтателями работать легко, если уметь им потакать, но при этом не уступать собственные принципы.

Трудные клиенты: тип шестой — помощник

Тут слово «трудный» нужно брать в кавычки. Я не шучу, это действительно так. Если б я мог выбирать клиентов, то всегда хотел бы из категории «помощник». Такие клиенты стараются максимально ускорить вашу работу, при этом не давая глупых советов, или ненужных подсказок, а помогая реальными действиями. Они могут взять на себя часть работы, могут что-то исполнить, с кем-то договориться и т.д.
Если вы сможете умело направить энергию помощника, то ваша работа станет в разы легче и быстрее.
Что делать?
Ну тут долго думать не стоит. Если вам предлагают помощь, то не отказывайтесь. Поручите клиенту исполнение определенных несложных задач, только смотрите, чтоб они были ему под силу. Можете использовать такого заказчика для поиска информации, необходимых файлов и данных. Только не перегибайте палку. Клиент должен оставаться помощником, а не чувствовать себя исполнителем. Кто ж захочет платить за работу, большую часть которой сделал сам?

Трудные клиенты: тип седьмой — спринтер

Спринтеры чем-то схожи с мечтателями, но только относительно сроков исполнения. Есть люди которые всегда и везде спешат, и ваше задание не является исключением. А бывают такие случаи, когда реально срок горит, и нужно оперативно все сделать. Главная проблема спринтера – он думает, что любую работу можно ускорить, при этом качество должно остаться на высоком уровне. А и действительно, ведь можно сделать за ночь то, что реально прорабатывается неделю. Все ж зависит только от желания исполнителя и космической силы 
Как себя вести?
Тут главное трезво думать. Вы являетесь не первым исполнителем у спринтеров, по этому они знаю как уговорит Вас на нереальные сроки. Стоп. Возьмите паузы и адекватно подумайте, сможете ли вы выполнить все поставленные задачи в условленны временные рамки. А главное, стоит ли оно того? Не спать ночи, работать, уставать, чтоб в итоге получить стандартную оплату.
Если уже и взялись за задание, то будьте организованы, делайте все слажено и четко. Спринтеры, чаще всего, являются невероятными работягами и у них все идет четко. Поэтому, ваша неорганизованность может их смутить.

Трудные клиенты: тип восьмой – мелкая рыбка

Последние тип трудных клиентов можно назвать «мелкая рыбка». Как правило, это какой-то менеджер, который ничего не решает, а только находит исполнителя. Самый плохой вариант – это когда вы общаетесь с одним человеком, оплату производит другой, а вот окончательное решение принимает начальство, которое понятия не имеет о чем вы договорились с тем, кто давал задание. Вот и получается неразбериха, путаница, и пуляние от одного менеджера к другому. А каждый из них чувствует свою важность, эго раздувается. Не знаю почему, но все обязательно захотят дать совет, рекомендацию и поправку. Как правило, эти рекомендации не согласовываются между собой, и они могут кардинально разниться.
Что делать?
Важно понять, что ваш заказчик не решаете никаких вопросов, и не принимает окончательный вердикт. По этому, составьте перечень всего, что хотите уточнить, и пакетом отправляйте на рассмотрение. Только после того, как все спорные моменты и нюансы вы решите с начальством, можете приступать к выполнению задания.
Готовьтесь к тому, что решение по вашим запросом будет приниматься быстро. Начальство не всегда готово выслушать Вас, рассмотреть спорные моменты и пожелания. Оптимальный вариант – это найти обходные пути, перестать работать с «мелкой рыбкой», а выйти напрямую на начальство или человека, способного быстро решить ваши вопросы. Март 5, 2014 7:25 пп

Для начала давайте определимся, какой клиент является «сложным». Ведь само по себе понятие «сложный» клиент многогранно. Для кого-то «сложный» клиент - это клиент, с которым несколько раз пытаешься завязать отношения, но по ряду причин, которые часто остаются неясными, эти отношения не складываются.

Для кого-то «сложный» клиент - это клиент, с которым работа идет, но который устраивает настолько прессинг, например, по цене, что бизнес становится неинтересным - он не приносит прибыли.

Можно указать много таких примеров. Уважаемый читатель, давайте проведем небольшой эксперимент. Возьмите лист бумаги и напишите «Сложный клиент - это…», а дальше укажите все варианты «сложных» клиентов лично для себя.

Получилось?

Не сомневаюсь, что вы справились!

А теперь давайте попробуем сделать анализ ваших «сложных» клиентов. Как вы думаете, уважаемый читатель, есть ли что-то общее у всех клиентов, которых вы считаете «сложными»?

Уверен, что найти общности вы сможете и без моей помощи. Сформулируйте эти общности и зафиксируйте письменно. Зафиксированные вами общности представляют собой систему задач, которую мы и попробуем решить. Об одной из методик решения задач я рассказывал в Альманахе (Альманах «Управление персоналом продаж» - выпуск о современных трендах в управлении персоналом отделов сбыта), который является приложением к журналу Новости менеджмента. Этот инструмент называется причинно-следственные цепочки (ПСЦ). Он позволяет углубляться в задачу и находить решение на микроуровне.

Сегодня я хочу рассказать о более сложном инструменте и системного анализа и ТРИЗ (Теория Решения Изобретательских Задач, автор Альтшуллер Г.С.), который позволяет работать как с локальной задачей, так и с системой задач. Этот инструмент называется Функциональный Анализ (ФА). Целесообразно сразу поставить вопрос «Зачем нам нужен ФА в переговорном процессе, что он нам даст и чем поможет?». А действительно, зачем? Ведь на переговорах мы ведем диалог или дискутируем. А тут ФА, надо схемы рисовать, думать, анализировать. На переговорах на это просто нет времени.

Толика истины в этом есть - на переговорах у нас действительно нет времени на то, чтобы что-то долго анализировать. Разумеется, можно освоить методики ведения переговоров: манипуляции, торг.

Все они нужны и важны. Но только ими обойтись бывает, подчас, непросто. Что если этого арсенала не хватит? Тогда круг замкнется - наша позиция станет заведомо проигрышной, уязвимой.

Приведу простой пример. К молодому человеку на улице подходят двое и просят закурить. Слово за слово, начинается противостояние. Что может быть дальше? Соотношение сил - два к одному, позиция для молодого человека невыгодная (клиент «сложный» попался). Если молодой человек не готов к отражению нападения (уязвимая позиция в переговорах), то исходом баталии будет посещение им травмпункта (сделка не состоялась). А давайте представим, что молодой человек несколько лет занимался боксом (заранее готовился) и имеет звание кандидат в мастера спорта. Каковы шансы на успех у его оппонентов?

Не нужно быть провидцем, чтобы оценить шансы подошедших людей как очень скромные. Подготовка молодого человека дает ему возможность одержать верх даже при очень сложной изначальной ситуации. В случае с переговорами происходит то же самое. Кто лучше готов к переговорам, у того больше шансов на успех!

Пример с боксером абстрактен. Поэтому приведу еще один пример из истории. Во времена СССР одним из блистательнейших министров иностранных дел был Андрей Андреевич Громыко, более полувека проработавший во внешней политике. Многие политики в США до сих пор отзываются о нем так: «Это танк, который невозможно сбить с пути. Он всегда знает, чего хочет и всегда добивается своего». Как же он добивался успеха? Основным инструментом в работе Громыко были переговоры, в ведении которых за 50 лет он накопил огромный опыт. Раскрою один из секретов этого талантливого человека.

Громыко умело использовал нормы международного права и свои знания. Он блестяще владел английским языком, но, согласно нормам международного права, всегда приезжал на переговоры в сопровождении профессионального переводчика.

Во время ведения переговоров переводчика он не слушал, так как прекрасно все понимал и без него. Но пока переводчик выполнял свою работу, переводя то, что сказал собеседник, у Громыко было дополнительное время подумать и подготовить ответ или посмотреть на реакцию собеседника. У него было время на подготовку - немного, но было!!! Его собеседники русским языком не владели, поэтому аналогичной возможности у них не было.

Эти два примера показывают, насколько эффективно предварительная подготовка может влиять на переговорный процесс и достигаемые результаты. Функциональный анализ (ФА), о котором мы начали вести разговор, представляет собой инструмент для эффективной предварительной подготовки, которая является ключевым этапом.

Все недостатки предварительной подготовки будут остро ощутимы в ходе переговоров. Вспомните, бывали ли в вашей практике случаи, когда вы слышали, как клиент кому-нибудь из менеджеров говорил «А вы наш сайт смотрели? А если смотрели, то зачем тогда спрашиваете, если там все написано? Вы видели, с какими клиентами мы работаем?». Это типичный пример манипуляции, причиной которого является недостаточная подготовка!!! Согласитесь ли вы с тем, что сказав такое, клиент получает более выигрышную позицию в переговорах? Он «поймал» менеджера на недоработке.

А времени у менеджера, чтобы получить недостающую информацию уже нет - менеджер и клиент уже за столом переговоров.

И если клиент захочет, то сможет подменить недостающую информацию той, которая ему удобна. И вот уже перед менеджером не компания с 5-10 сотрудниками, которой не всегда предоставят кредитную линию от поставщика, а солидная фирма, которая будет пробивать, например, такую же солидную кредитную линию.

Впоследствии это может привести к получению «сложного» клиента, у которого обороты небольшие, а кредитные деньги ему выделяются солидные. То есть клиент зарабатывает, работая на деньгах поставщика, а поставщик платит процент за привлечение кредита. Вы сталкивались с такими ситуациями, уважаемый читатель?

Теперь более подробно остановимся на самом функциональном анализе. Мы уже упомянули о том, что функциональный анализ позволяет работать не только с отдельными задачами, но и с системой задач. Теперь я хочу ответить на вопрос «Как работать с использованием ФА?».

Этап 1. Определение задачи.

Сначала хотелось бы напомнить одну пословицу. Для корабля, который не знает, куда он плывет, ни один ветер не будет попутным.

Определение задачи или системы задач - это основа функционального анализа. Если задача или система задач не будет определена и четко сформулирована, то это можно будет сравнить с тем, что мы ставим на наш корабль дополнительные паруса, садимся на весла, гребем, наблюдая как движемся вперед.

А через некоторое время понимаем, что приплыли не туда, куда хотели изначально. А причина проста - никто не смотрел ни на карту, ни на компас.

Итак. Сначала определите задачу или систему задач, которые хотите решить, а также критерии выполнения задач.

Например, у вас есть клиент, который закрывает свои потребности по вашей продукции с вашей помощью лишь на 20%. Остальное он покупает у ваших конкурентов. А вам бы хотелось увеличить эту долю с 20% до 30%. Итак, перед вами ставится задача - в течение полугодия обеспечить рост доли вашей компании в закупках клиента с 20% до 30%.

Но эта задача - лишь верхушка айсберга. Если мы зададим себе вопрос «Какие шаги необходимо предпринять, чтобы увеличить наших поставок с 20% до 30%?», то получим ряд подзадач, которые будет необходимо решать.

Например, может возникнуть задача по корректировке коммерческой политики по отношению к конкретному клиенту. Или задача изменения логистических процессов, выстроенных с этим клиентом. Список задач может быть очень большим.

Если пытаться сформировать этот список, полагаясь на собственный опыт, то из полученного ряда задач некоторые задачи будут не актуальны, а другие задачи могут в этот список не попасть вовсе. Это происходит из-за того что мы формулируем задачи на основе наших предположений, которые не всегда могут оказаться правильными. Функциональный анализ (ФА) позволяет избежать таких ошибок.

Этап 2. Подготовка.

Чтобы понять, как работает функциональный анализ (ФА), рассмотрим простой пример. Менеджер по продажам предлагает продукт своей компании. Под продуктом, в нашем случае, мы понимаем совокупность предлагаемого товара (или услуги), дополнительных услуг (например, доставка, установка, консультации и т. д.) и обслуживания, которое являет собой качественную характеристику предоставления услуг. Работая в жесткой конкурентной среде, менеджер по продажам понимает, что предложения поступают не только от него.

Клиент имеет большой выбор и, соответственно, имеет возможности для манипуляции поставщиками - «не дадите дешевле, уйду к другому поставщику». Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев многие менеджеры по продажам в подобных ситуациях начинают работу именно с «выбивания» скидки для клиента. Что будет, если потом клиент попросит дополнительную скидку за объем закупок? Если маржа высокая, то можно будет сделать дополнительную скидку. А если маржа невысокая и двигаться в цене некуда?

И снова у клиента возможность для манипуляций поставщиком - он «отжимает» бесплатную доставку, отгрузку без очереди и в нерабочее время, отгрузку по платежному поручению.

Увы, но это дорогая цена ошибок, допущенных продавцом на этапе подготовки. Вы сталкивались с такими ситуациями, уважаемый читатель?

Настало время вернуться к функциональному анализу (ФА). Этот инструмент, о котором мы сегодня так много упоминали, первоначально сложен в применении, так как потребует времени и кропотливой аналитической работы (мастера спорта по боксу готовятся долго). Но его эффективность с лихвой компенсирует время, которое будет затрачено на его освоение и работу с ним. Прежде чем делать предложение, продавцу, особенно если он продает технологически сложное оборудование, стоит понять, как устроена компания клиента, как она работает, каковы механизмы взаимодействия в ней людей и подразделений.

Например, в любой компании есть бухгалтерия - это очевидно. Но по каким правилам работает бухгалтерия клиента - мы можем только догадываться. Наши предположения и домыслы - путь к ошибкам, которые, как мы уже знаем, очень дороги.

Чтобы избежать ошибок, необходимо подготовить для клиента список вопросов и задать их:

• - Какие вопросы задать?
• - На какие темы?
• - В какой последовательности?

Ответы может дать функциональный анализ (ФА).

Давайте посмотрим, как выглядит функциональный анализ (ФА) на схеме и разберемся с тем, как формировать схемы ФА.

Поскольку конкретные люди в подразделениях компании клиента нам неизвестны, то мы обозначили сами подразделения: Логистика, Финансы, Бухгалтерия.

Итак, объекты на схеме - это Продавец, Покупатель (конкретное лицо, менеджер по закупкам), Логистика, Финансы, Бухгалтерия. В нашем примере мы указали небольшое число объектов. В реальной компании объектов будет существенно больше.

Чтобы выбрать объекты, которые необходимы для решения стоящей перед вами задачи, нужно руководствоваться простым правилом - выбранный объект должен решать задачу или влиять на ее решение. Остальные объекты нам не нужны и рассматривать эти объекты мы не будем. Например, уборщица не решает вопросы закупки оборудования и, следовательно, в нашей схеме она не нужна.

Теперь определимся со связями:

• 1. продавец делает предложение покупателю;
• 2. покупатель согласует с финансовым отделом возможность выделения средств на закупку;
• 3. финансовый отдел информирует продавца о возможности выделения средств;
• 4. продавец согласует с бухгалтерией вопрос оплаты;
• 5. бухгалтерия предоставляет информацию об оплате счета продавца;
• 6. продавец согласует с отделом логистики возможность доставки покупки;
• 7. отдел логистики предоставляет информацию о возможности доставки;
• 8. продавец предоставляет покупателю информацию по оплате, доставке и т. д.

Так выглядит упрощенная система связей, которую мы взяли в качестве простого примера. На самом деле система связей может быть существенно более сложной. Между объектами могут быть несколько связей, например, в случае необходимости согласования с каким-либо подразделением несколько раз. Связи могут быть закольцованы, когда связь выходит с объекта и возвращается обратно в этот объект. Такое может быть в случаях, когда (если объект - подразделение компании) один человек в подразделении согласует ряд вопросов с другим человеком или (если объект - человек) человек проводит анализ рынка, конкурентной среды и сравнивает предложение продавца с другими предложениями.

Теперь необходимо от связей перейти к формированию вопросов, чтобы от нашего представления о бизнесе клиента, от модели, перейти к реальному бизнесу клиента. Для этого необходимо взять все связи, кроме связей между покупателем и продавцом.

Связь от продавца к покупателю вполне прозрачна и базируется на правилах, принятых в компании продавца. Связь от покупателя к продавцу является следствием связей внутри компании покупателя. Для каждой связи, кроме связей между покупателем и продавцом, необходимо задать два вопроса «Какие сложности есть на этом этапе?» и «Почему возникают эти сложности?». При этом вопросы должны быть сформулированы как можно более конкретно. Например, «С какими сложностями столкнется покупатель при решении вопроса доставки оборудования, решая этот вопрос с отделом логистики?». На этот вопрос может быть несколько вариантов ответа. Например, нет свободного транспорта, возим небольшие объемы только за отдельную плату, заявки на доставку должны подаваться заранее, доставку можно сделать не дальше определенного расстояния и т. д.

Для каждого из вариантов задаем второй вопрос, например, «Почему заказы небольшого объема доставляются за отдельную плату?». В итоге мы получим достаточно большой список вопросов. Анализируя полученные вопросы, мы увидим задачи, в решении которых мы можем оказать помощь покупателю.

Если сопоставить вопросы, в решении которых мы можем помочь с теми неоспоримыми преимуществами, которыми мы обладаем, то можно сфокусироваться на вопросах, которые мы решаем лучше всех. Решая эти вопросы клиента мы становимся незаменимым поставщиком.

Формируя список вопросов, мы сталкиваемся с противоречием. С одной стороны, если мы будем задавать много вопросов - получим много информации о бизнесе клиента, но клиент может почувствовать себя на допросе и это сформирует негатив по отношению к продавцу. С другой стороны, если мы будем задавать мало вопросов - получим мало информации, но клиенту будет комфортно. Вопросов должно быть много и, в то же время, вопросов должно быть мало. Это противоречие можно разрешить, систематизируя вопросы.

Например, имеем вопросы к проблемам логистики:

• - «Почему возникают ситуации, когда нет свободного транспорта для доставки?»;
• - «Почему заказы небольшого объема доставляются только за отдельную плату?»;
• - «По какой причине заявки на доставку должны подаваться заранее?»;
• - «Почему доставка делается не дальше определенного расстояния?».

Эти вопросы представляют собой систему вопросов. Теперь давайте попробуем сформулировать полученную систему вопросов через один-два вопроса в более общей форме с таким условием, чтобы получить ответ на все вопросы системы.

Можно получить, например, такой вариант: «Каким образом в вашей компании осуществляется доставка заказов, и с какими сложностями при доставке приходится сталкиваться?». Отвечая на этот вопрос, покупатель расскажет нам о принципах работы отдела логистики, о проблемах, которые существуют. Нам останется лишь уточнить детали.

Работая по функциональному анализу (ФА), мы можем сформулировать ряд вопросов, которые впоследствии будем задавать клиенту. Их будет немного, но ответы на них позволят получить полную информацию.

Теперь вернемся к понятию «сложный» клиент. Мы меняем стиль работы с клиентом. Уходим от стиля убедить клиента к необходимости понять клиента. Клиент, который понимает, что мы пытаемся решить его задачи, быстрее пойдет на конструктивный диалог. Реализуется старый, проверенный метод: «Сначала старайтесь понять, а потом быть понятым!». Тогда и клиенты не будут «сложными».

Подводя итоги, можно сказать следующее:

• - Нет «сложных» клиентов, есть клиенты, которых мы недопоняли и реальных потребностей которых мы не выяснили;
• - Необходимо четко определить цели, которых мы хотим достигнуть, работая с клиентом;
• - Особое внимание необходимо уделять подготовке, она - самый важный этап, ошибки на котором стоят дорого;
• - Функциональный анализ (ФА) - эффективный инструмент для постановки задач и формулирования вопросов.

Он сложен в первоначальном освоении, но чрезвычайно эффективен в применении.

Е.Г. Вельская выделила и описала особый тип клиентов, которых она назвала «трудными» клиентами.