Zadávanie primárnych dokumentov do programu. Primárne dokumenty

Spomedzi rôznych softvérových produktov na ekonomické a účtovné účely prezentovaných na domácom trhu dnes program 1C zaujíma jednu z popredných pozícií. Vďaka takým vlastnostiam, ako je prispôsobivosť požiadavkám domácej legislatívy, jednoduchosť použitia a schopnosť prispôsobiť systém s prihliadnutím na vlastnosti konkrétneho podniku, si program 1C získava čoraz viac používateľov. Nie je žiadnym tajomstvom, že na trhu práce medzi ekonómami, pracovníkmi finančných služieb, účtovníkmi a manažérmi sú najžiadanejší špecialisti, ktorí ovládajú prácu s týmto systémom, takže znalosť tohto systému je jednou z dôležitých podmienok úspešnej profesionálnej činnosti.

Kniha, ktorú držíte v rukách, otvára sériu tematických návodov určených pre používateľov programu 1C 8.2. Zahŕňajú podrobné zváženie nasledujúcich oblastí: vedenie primárnej dokumentácie, skladové účtovníctvo, mzdy, personálny manažment, personálna a personalizovaná evidencia, účtovníctvo, vedenie obchodného podniku atď.

Táto príručka je určená na zaškolenie širokého spektra používateľov v práci s primárnymi účtovnými dokladmi v programe 1C Enterprise Accounting 8.2 (revízia 1.6).

V procese vykonávania finančnej a hospodárskej činnosti sa každý podnikateľský subjekt musí vysporiadať s veľkým množstvom rôznych dokumentov - zmluvy, prepravné a peňažné dokumenty, splnomocnenia, odhady, kalkulácie, všetky druhy úkonov/protokolov/dohôd atď. Niektoré z nich sú voliteľné (napríklad protokoly o zámere), zatiaľ čo iné môžu podliehať určitej konvencii. Existuje však kategória dokumentov, s ktorou si práca vyžaduje osobitnú zodpovednosť, pretože chyby a nepresnosti môžu viesť k veľkým problémom pre podnik ako celok, ako aj pre jednotlivých úradníkov. Takéto doklady sa zvyčajne nazývajú primárne účtovné doklady. Čo spája tieto dokumenty a ako ich možno definovať?

Primárny účtovný doklad– ide o doklad potvrdzujúci uskutočnenie obchodnej transakcie a vyhotovený oprávnenými zástupcami zainteresovaných strán v čase transakcie, a ak to nie je možné, tak ihneď po jej ukončení.

Na základe tejto formulácie môžeme konštatovať, že napríklad nákladný list, pokladničný doklad alebo úkon o vykonaní práce (služby) sú prvotnými dokladmi, nie však dohoda alebo protokol o dohodnutí cien.

Program 1C 8.2 poskytuje rozsiahle funkcie pre prácu s primárnou dokumentáciou. V tejto knihe sa pozrieme na postup pri práci s prepravnými a peňažnými dokladmi, s primárnymi skladovými dokladmi, s maloobchodnými dokladmi a zvážime aj niektoré doklady, ktoré v podstate nie sú prvotnými dokladmi, ale stoja vedľa nich – najmä patria k nim splnomocnenia a faktúry.

Spoločnosť 1C dlhodobo a pevne zastáva vedúce postavenie na trhu s ekonomickým, finančným a účtovným softvérom. V súčasnosti spoločnosť ponúka širokú škálu softvéru určeného na riešenie širokej škály účtovných a manažérskych problémov.

Vo svojom jadre je akýkoľvek softvérový produkt 1C komplexným využitím technologickej platformy a jednej alebo viacerých konfigurácií. Technologická platforma je základ, na ktorom je založené používanie programu a konfigurácia udáva smer tohto využitia. Inými slovami, technologická platforma 1C je akýmsi „rámcom“, na ktorom je „navlečená“ jedna alebo viacero konfigurácií.

Dnes 1C ponúka produkty založené na dvoch technologických platformách - verzie 1C 7.7 a 1C 8. „Sedem“ je vo všeobecnosti známe už dlho a je pravdepodobne najrozšírenejším produktom vo svojom segmente trhu. Čo sa týka G8, jeho aktívna propagácia sa začala už pred niekoľkými rokmi a v súčasnosti je tiež jedným z najpopulárnejších softvérových nástrojov.

Možnosti rodiny programov 1C 7.7 zahŕňajú zriadenie, organizáciu a automatizáciu účtovníctva, personálu, prevádzkového obchodovania, skladového a výrobného účtovníctva, ako aj výpočty miezd. Komplexná dodávka obsahuje súbor hlavných komponentov systému 1C: Enterprise, ktorými sú „Účtovníctvo“, „Prevádzkové účtovníctvo“ a „Výpočet“, ako aj hlavné konfigurácie: „Účtovníctvo + Obchod + Sklad + Mzda + Personál“, "Účtovné účtovníctvo", "Obchod + sklad", "Platy + personál", "Výroba + služby + účtovníctvo", "Finančné plánovanie". Používateľ môže použiť integrované konfigurácie doručovania buď jednotlivo (ich prepojenie prostredníctvom mechanizmov výmeny údajov) alebo spoločne. Konfigurácie si však môžete zakúpiť samostatne - napríklad iba 1C 7.7 „Účtovníctvo“ alebo 1C 7.7 „Obchod a sklad“. Všimnite si, že najvýkonnejším aplikačným riešením vytvoreným na základe technologickej platformy 1C 7.7 je konfigurácia „Účtovníctvo + obchod + sklad + plat + personál“.

V súčasnosti však stále viac používateľov systému 1C volí produkty implementované na základe technologickej platformy 1C 8 Vývojári ponúkajú širokú škálu štandardných riešení: „1C: Accounting 8“, „1C: Trade Management 8“. „1C: Mzdový a personálny manažment 8“, „1C: Integrovaná automatizácia 8“, „1C: Platobné doklady 8“ atď.

Viac o štandardných riešeniach od 1C nájdete na jej webových stránkach www.1c.ru a www.v8.1c.ru. A v tejto knihe zvážime jedno z najpopulárnejších štandardných riešení - konfiguráciu „1C: Enterprise Accounting 8“ (revízia 1.6), ktorá beží na technologickej platforme 1C 8.2.

V programe 1C: Accounting 8 má každý prevádzkový režim svoje používateľské rozhranie. Toto je bežná prax - tento prístup sa používa vo väčšine aplikácií systému Windows. Niektoré rozhrania sú napríklad k dispozícii na zadávanie údajov, iné na výber objektov, iné na prezeranie zoznamu objektov atď. Tu sa pozrieme na hlavné rozhrania programu, s ktorými sa musí vyrovnať každý používateľ.

Po spustení programu sa na obrazovke zobrazí jeho hlavné okno, ktoré je znázornené na obr. 1.1.

Ryža. 1.1. Hlavné okno programu

Práve tu užívateľ určuje svoje ďalšie kroky výberom vhodného prevádzkového režimu. To je možné vykonať pomocou hlavnej ponuky, panela nástrojov alebo panela funkcií umiestnených v centrálnej časti rozhrania.

Výber objektov pre ďalšiu prácu sa vykonáva v rozhraní výberu alebo zoznamu. Napríklad na prepnutie do režimu práce s ľubovoľným adresárom je potrebné ho zvoliť vo výberovom okne (obr. 1.2), ktoré sa na obrazovke vyvolá príkazom hlavného menu Operácie > Adresáre.

Ryža. 1.2. Okno výberu adresára

V tomto okne musíte kliknutím myšou a kliknutím na tlačidlo vybrať požadovaný objekt OK alebo kľúč Zadajte.

Program 1C: Enterprise obsahuje všetko, čo môže veľká organizácia potrebovať na vedenie záznamov o obchodných transakciách: všetky typy dokumentov, niekoľko časopisov, adresáre dodávateľov a zamestnancov. Môžete tiež vytvoriť nový dokument na zadanie údajov do databázy.

Budete potrebovať

• - počítač.

Inštrukcie

Otvorte program „1C: Enterprise“ v režime „Konfigurátor“. Ak to chcete urobiť, spustite skratku programu a v okne so zoznamom pripojených databáz v poli „V režime“ prepnite na prihlásenie pomocou „Konfigurátora“. Kliknutím na „ok“ spustíte konfigurátor. Akonáhle je táto možnosť aktivovaná na počítači, spustí sa malé okno programu.

V okne programu v režime „Konfigurátor“ sa zobrazí hierarchia objektov. Nájdite pole „Dokumenty“ a kliknite naň pravým tlačidlom myši. Ak chcete spustiť proces vytvárania nového dokumentu, vyberte možnosť „Pridať“. V okne vlastností nového dokumentu zadajte všetky potrebné parametre: jeho názov, protistranu a vytvorte tabuľkovú sekciu na zobrazenie alebo zadanie informácií. Prispôsobte polia tabuľky v závislosti od údajov, ktoré musia byť prítomné v novom dokumente.

Pridajte vytvorený dokument cez položku ponuky „Operácie“, „Dokumenty“. Vyberte vytvorený objekt v okne Výber dokumentu a potom zadajte nový dokument do formulára. Kliknite na „OK“ a dokument sa zapíše do denníka programu. V databáze 1C: Enterprise môžete upravovať a upravovať akýkoľvek typ dokumentu. Ak vám povedzme nevyhovuje zaužívaná forma, môžete upraviť množinu polí a typov vstupných údajov v „Konfigurátore“, nový dokument uložiť a použiť ho v budúcej práci ako obvykle.

Myslím, že každý bude súhlasiť s tým, že účtovníci sú najvyťaženejší špecialisti, bez ktorých sa nezaobíde žiadna organizácia. Samozrejme podporujú veľmi dôležité procesy: zadávanie vstupnej a výstupnej primárnej dokumentácie v 1C a predkladanie správ regulačným orgánom. V obdobiach, keď sa tieto procesy zhodujú, sa pre účtovníka začína skutočné peklo: bezsenné noci, meškania v práci a môžete úplne zabudnúť na svoj osobný život.

A to všetko kvôli „prekliatemu“ PRIMÁRU! Je to ona, ktorá kradne drahocenný čas a priťahuje unavené oči k monitoru. Moderní účtovníci preto stále viac premýšľajú o jednoduchom a rýchlom zadávaní dokladov do 1C.

Mnoho spoločností vstupuje na trh s návrhmi na automatické zadávanie primárnych dokumentov do 1C. Väčšina produktov však existuje relatívne krátky čas a má približne rovnaký princíp činnosti:

1. fáza Skenovanie dokumentov

2. fáza Uznanie

3. fáza Porovnanie s adresármi účtovného systému

Na prvý pohľad sa zdá, že riešenia sú rovnaké, no ak ich otestujete, nájdete úskalia:

• Niektoré vám umožňujú načítať iba tabuľky programu Excel do 1C a nepodporujú iné formáty.
• Tie rozpoznávajú iba niekoľko šablón dokumentov, napríklad faktúry a TORG-12.
• Ešte iní nefungujú vo všetkých konfiguráciách 1C, často je to len 1C: Podnikové účtovníctvo.
• A niektoré umožňujú nahrávať dokumenty iba pomocou skenera.

V dôsledku toho sa míňajú peniaze a očakávania sa nenapĺňajú. Finita la komédia, súdruhovia!

Ale vždy existuje cesta von! Produkt , ktorý je na ruskom trhu viac ako 10 rokov, má certifikát „1C Compatible“ a má veľa používateľov.

4 hlavné výhody automatizácie zadávania primárnych dokumentov v 1C:

1. Po prvé, vyhnúť sa rutinnej práci a rôznym chybám pri ručnom zadávaní, pretože „automatický“ primárny systém funguje 10-krát rýchlejšie, dokonca aj pre najskúsenejšieho účtovníka.
2. Po druhé, úspora peňazí na mzdách pre operátorov 1C. S takýmto programom ich jednoducho nebudete potrebovať.
3. Po tretie, možnosť rozlíšiť práva a nahrať primárny produkt do 1C online ľubovoľnému počtu používateľov bez toho, aby boli viazaní na kanceláriu.
4. Možnosť nahrať primárne dáta do 1C priamo z telefónu ako pre klienta, tak aj pre samotného účtovníka.

Program je kompatibilný s mnohými konfiguráciami 1C: Enterprise, takže bez ohľadu na to, akým typom činnosti sa zaoberáte: stavebníctvo, obchod alebo poskytovanie služieb, budete môcť nahrať dokumenty do svojej databázy, rád by som poznamenal, že „. Program Document Upload” vás oslobodí od manuálneho zadávania viac ako iné podobné riešenia vďaka:

• práca na vysokovýkonných technológiách ABBYY, zaručujúcich vysokú kvalitu spracovania a identifikácie dokumentov;
• podpora mnohých šablón dokumentov (faktúry, faktúry, TORG-12, UPD, akty, platobné karty, pasy atď.);
• spracovanie väčšiny existujúcich formátov súborov (.XLS, .JPG, .PDF, JPEG, docx alebo TIFF atď.).

Ďalším presvedčivým argumentom v prospech riešenia „Nahrať dokumenty“ sú rôzne spôsoby odosielania skenov alebo fotografií do 1C:

• zo smartfónu,
• zo skenera,
• z pošty.

To znamená, že si nemusíte kupovať skener, vystačíte si s tabletom alebo telefónom.

Jednoducho povedané, je lepšie pracovať s iskrou v očiach, ako sa utápať v prúde dokumentov, najmä preto, že súčasný stav IT techniky umožňuje účtovníkovi zanechať manuálnu prácu a odbremeniť sa od „horúcich“ reportovacích období. .

Teraz je výber na vás! Pre prvý krok do života bez základného vzdelania odporúčame začať s bezplatným testovanie

Zmeňte svoj pracovný rytmus teraz!

Prvotné účtovné doklady sú dôležité ako vo veciach účtovníctva, tak aj pri určovaní objemu daňových povinností. Pre špecialistu spoločnosti zodpovedného za zostavovanie prvotných účtovných dokladov je dôležité, aby jasne chápal obsah a formy takýchto dokladov, ako aj poznal špecifiká vedenia účtovných registrov.

Úloha prvotného dokladu v účtovníctve

Primárne dokumenty sú dokumenty, pomocou ktorých spoločnosť formalizuje hospodárske udalosti, ku ktorým došlo v podniku (článok 1, § 9 zákona „o účtovníctve“ zo dňa 6. decembra 2011 č. 402-FZ).

Prvá vec, ktorú by účtovníci akejkoľvek organizácie mali jasne pochopiť, je, že dnes neexistuje žiadny konkrétny povinný zoznam formulárov pre primárne účtovné doklady. Každá spoločnosť si sama určuje formy primárnych dokumentov v závislosti od účelu ich použitia.

Pre takéto dokumenty je však zákonom stanovený zoznam povinných údajov (článok 2, článok 9 zákona č. 402-FZ).

DÔLEŽITÉ! Formuláre používané v účtovníctve musia byť stanovené v účtovnej politike organizácie (bod 4 PBU 21/2008, schválený nariadením Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 6. októbra 2008 č. 106n).

Zoznam možných prvotných účtovných dokladov

Zoznam primárnych účtovných dokladov v rokoch 2018-2019 môže byť nasledovný:

1. Baliaci zoznam. Ide o doklad, ktorý odráža zoznam prevedených inventárnych položiek. Faktúra je vystavená v 2 vyhotoveniach a obsahuje informácie, ktoré sa následne premietnu do faktúry. Faktúra je podpísaná zástupcami oboch strán zapojených do transakcie a potvrdená pečaťou (ak ju spoločnosť používa vo svojej praxi).

1. Záznam o prijatí. Vypracúva sa po dokončení určitých prác (služieb), aby sa potvrdilo, že výsledok práce spĺňa pôvodné požiadavky zmluvy.

Pozrite si ukážku takéhoto činu.

1. Primárne doklady na výplatu miezd personálu (napríklad výplatné pásky).

Viac informácií o týchto vyhláseniach nájdete v článku „Vzor vyplnenia mzdového výkazu T 49“ .

1. Dokumenty týkajúce sa prítomnosti dlhodobého majetku - tu môže spoločnosť vypracovať takúto dokumentáciu zo zoznamu primárnych účtovných dokladov:

• Osvedčenie o prevzatí a prevode investičného majetku vo forme OS-1 - po prijatí alebo likvidácii predmetu, ktorý nesúvisí s budovami alebo stavbami.

Bližšie informácie o tomto akte nájdete v materiáli "Jednotný formulár č. OS-1 - Osvedčenie o prevzatí a prevode dlhodobého majetku" .

• Ak je dlhodobým majetkom budova alebo stavba, potom je jeho prijatie alebo vyradenie formalizované aktom vo forme OS-1a.

Viac podrobností nájdete v článku „Jednotný formulár č. OS-1a – formulár a vzor“ .

• Odpis majetku je formalizovaný aktom vo forme OS-4.

Bližšie informácie nájdete v materiáli „Jednotný formulár č. OS-4 - Zákon o vyraďovaní majetku“ .

• Ak je potrebné doložiť skutočnosť vykonanej inventarizácie, vyhotoví sa inventárny súpis dlhodobého majetku vo formulári INV-1.

Ďalšie informácie o takomto primárnom dokumente nájdete v článku „Jednotný formulár č. INV-1 – formulár a vzor“ .

• Ak bola inventarizácia vykonaná vo vzťahu k nehmotnému majetku, potom sa inventarizácia zostaví podľa tlačiva INV-1a.

Viac informácií nájdete v materiáli „Jednotný formulár č. INV-1a – formulár a vzor“ .

1. Samostatnou skupinou prvotných dokladov sú pokladničné doklady. Ide najmä o nasledujúci zoznam prvotných účtovných dokladov za roky 2018-2019:

• Príjem hotovostného príkazu.

Viac informácií o jeho zostavení nájdete v článku "Ako sa vypĺňa pokladničný doklad (PKO)?" .

• Hotovostný príkaz na účet.

1. Platobný príkaz.

Prečítajte si o pravidlách prípravy tohto dokumentu.

1. Predbežná správa.

1. Akt započítania vzájomných pohľadávok.

Prečítajte si o špecifikách používania tohto dokumentu.

1. Účtovné informácie.

Informácie o zásadách jeho návrhu nájdete v materiáli „Osvedčenie o oprave chýb - vzor“.

Uvedený zoznam nevyčerpáva celý rozsah primárnych dokladov používaných v účtovníctve a môže byť rozšírený v závislosti od charakteristík účtovníctva vykonávaného v každej konkrétnej organizácii.

DÔLEŽITÉ! Nie sú to primárne účtovné doklady zo zoznamu 2018-2019 – zoznam bol navrhnutý vyššie:

• Dohoda. Ide o dokument, ktorý stanovuje práva, povinnosti a zodpovednosti strán zapojených do transakcie, podmienky a postup vyrovnania, osobitné podmienky atď. negeneruje účtovné operácie.
• Skontrolujte. Tento dokument odráža sumu, ktorú sa kupujúci zaväzuje zaplatiť prijatím podmienok dodávateľa. Faktúra môže obsahovať dodatočné informácie o podmienkach transakcie (podmienky, platobné a dodacie postupy atď.), t. j. dopĺňa zmluvu.
• Faktúra. Tento dokument je vypracovaný na daňové účely, pretože na jeho základe kupujúci akceptujú na odpočet sumy DPH predložené dodávateľmi (článok 1 článku 169 daňového poriadku Ruskej federácie). V prípade absencie iných dokumentov charakterizujúcich konkrétnu transakciu teda nebude možné potvrdiť výdavky na túto transakciu faktúrou (list Ministerstva financií Ruskej federácie z 25. júna 2007 č. 03-03-06/ 1/392, Federálna daňová služba z 31. marca 2006 č. 02-3 -08/31, uznesenie Federálnej protimonopolnej služby Východosibírskeho okruhu zo dňa 19. apríla 2006 č. A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Treba mať na pamäti, že jednotné formy prvotných účtovných dokladov uvedené v zozname nie sú povinné, keďže od roku 2013 (po prijatí zákona č. 402-FZ) sa formy takýchto foriem môžu vyvíjať samostatne. Vo väčšine prípadov sa však naďalej používajú. Preto v rokoch 2018-2019 zostáva zoznam jednotných foriem prvotných účtovných dokladov obsiahnutý v uzneseniach Štátneho výboru pre štatistiku naďalej aktuálny.

Aké informácie by mali obsahovať formuláre primárnych dokumentov?

Napriek tomu, že v súčasnosti neexistujú povinné primárne dokumenty pre všetky formuláre, zákonodarca stanovil požiadavky na obsah takýchto dokumentov. Zoznam povinných údajov, ktoré musí obsahovať každý primárny dokument, je uvedený v odseku 2 čl. 9 zákona č. 402-FZ. Sú to najmä:

• názov dokumentu;
• dátum, kedy bol takýto doklad vyhotovený;
• informácie o osobe, ktorá dokument zostavila (názov spoločnosti alebo jednotlivého podnikateľa);
• podstata faktu ekonomického života, ktorý bol formalizovaný týmto dokumentom;
• peňažné, číselné charakteristiky, miery udalosti, ktorá nastala (napríklad v akom objeme, v akých jednotkách a za akú sumu sa výrobky predávali zákazníkom);
• informácie o zodpovedných odborníkoch, ktorí udalosť zdokumentovali, ako aj podpisy takýchto špecialistov.

Primárne doklady a účtovné registre

Ako možno klasifikovať primárne účtovné doklady?

Ak primárny doklad vystavila samotná spoločnosť, potom môže patriť buď do skupiny interných alebo do skupiny externých. Dokument, ktorý je vyhotovený v rámci spoločnosti a rozširuje svoju pôsobnosť na spracovateľa spoločnosti, je interným primárnym dokumentom. Ak bol dokument prijatý zvonka (alebo zostavený spoločnosťou a vydaný navonok), bude to externý primárny dokument.

Interné dokumenty spoločnosti sú rozdelené do nasledujúcich kategórií:

• Primárne administratívne dokumenty sú tie, ktorými spoločnosť dáva príkazy ktorejkoľvek zo svojich štruktúrnych jednotiek alebo zamestnancov. Do tejto kategórie patria firemné objednávky, pokyny atď.
• Výkonné primárne dokumenty. V nich spoločnosť reflektuje skutočnosť, že nastala určitá ekonomická udalosť.
• Účtovné doklady. S ich pomocou spoločnosť systematizuje a sumarizuje informácie obsiahnuté v iných administratívnych a podporných dokumentoch.

Po zdokumentovaní obchodnej udalosti ako prvotného dokladu je potrebné udalosť premietnuť do účtovných evidencií. V podstate sú nositeľmi usporiadaných informácií, zhromažďujú a distribuujú charakteristiky a ukazovatele obchodných transakcií.

Nasledujúce registre sa vyznačujú svojim vzhľadom:

• knihy;
• karty;
• voľné listy.

Podľa spôsobu vedenia registra sa rozlišujú tieto skupiny:

• Chronologické registre. Zaznamenávajú udalosti, ktoré sa stali postupne – od prvej v čase po poslednú.
• Systematické registre. V nich podnik klasifikuje uskutočnené transakcie podľa ekonomického obsahu (napríklad pokladničná kniha).
• Kombinované registre.

Podľa kritéria obsahu informácií uvedených v registroch sa rozlišujú:

• syntetické registre (napríklad objednávka denníka);
• analytické registre (mzdy);
• kombinované registre, v rámci ktorých spoločnosť vedie syntetické aj analytické účtovníctvo.

Viac informácií o účtovných registroch nájdete v článku „Účtovné registre (formuláre, vzory)“ .

Výsledky

V súčasnosti neexistujú povinné formuláre a zoznamy prvotných účtovných dokladov: každý podnikateľský subjekt má právo samostatne si určiť formy prvotných dokladov, ktoré bude pri svojej činnosti používať.

Zároveň sú najbežnejšími primárnymi účtovnými dokladmi tie, ktoré majú analógy medzi jednotnými formulármi schválenými Štátnym výborom pre štatistiku.

Po vyhotovení prvotného dokladu je potrebné z neho preniesť informácie do účtovnej evidencie.

Všetka primárna dokumentácia je potvrdením o finančnej činnosti spoločnosti. Tieto účtovné doklady budú primárne vyžadovať regulačné orgány pri kontrole. Preto sú na údržbu a skladovanie takýchto papierov kladené zvýšené požiadavky.

Primárna dokumentácia, alebo ako ju nazývajú virtuózni účtovníci, primárna dokumentácia, je dôkazom finančných záležitostí spoločnosti. Navyše, keďže tieto dokumenty majú právnu silu, môžu spoločnosti buď pomôcť v kontroverzných otázkach, alebo ju môžu podraziť. Týmito dokladmi sú: zmluva, faktúra, platobné doklady, dodací list, faktúra, predajný doklad a iné.

Formy primárnych dokumentov sú zjednotené. V prípade potreby sa do formulára pridajú ďalšie riadky, ale zároveň sa zachovajú hlavné. Toto je uvedené v predpisoch o účtovníctve a účtovníctve v Ruskej federácii (nariadenie Ministerstva financií Ruska z 29. júla 1998 č. 34 n (v znení z 26. marca 2007 č. 26 n). Výnimkou sú formuláre na vykonávanie hotovostných transakcií (vyhláška Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 24. marca 1999 č. 20).

Všetky zmeny a doplnky vykonané v štandardnom formulári schvaľuje príkaz vedúceho spoločnosti.

Organizácia samostatne vypracuje formuláre primárnych dokumentov, ak požadovaný formulár nie je dostupný v katalógu jednotných formulárov. Povinná podmienka: takéto formuláre musia obsahovať potrebné údaje.

1. Aký je názov dokumentu?
2. Pri zostavovaní.
3. Informácie o organizácii, ktorá dokument zostavuje.
4. Uveďte, čo pre tento doklad obsahuje konkrétna obchodná transakcia, náklady na transakciu (peňažné alebo naturálne).
5. Zoznam osôb zodpovedných za vyhotovenie dokumentu s povinným podpisom.

Vyššie uvedené podrobnosti sú uvedené vo federálnom zákone „o účtovníctve“.

Všetky primárne dokumenty musia byť včas predložené účtovnému oddeleniu. Dodržiavanie chronológie zadávania informácií je jednou z hlavných podmienok správneho účtovníctva.

Pre pohodlné účtovanie sú všetky primárne záznamy rozdelené do skupín - tabuľka:

A ďalším úspešným vynálezom účtovníckej služby je rozvrh toku dokladov. Vezmite prosím na vedomie: forma rozvrhu musí byť zohľadnená v účtovných zásadách organizácie.

Harmonogram toku dokumentov

Príslušné riadky a stĺpce odrážajú údaje o pohyboch výkazov. Obrovským plusom tohto harmonogramu je, že všetky vydané doklady sú pod kontrolou. Hlavnou vecou je nezabudnúť na príslušné záznamy.

Vyplňte podľa pravidiel

Začnime tým, že prvotné údaje odovzdané účtovnému oddeleniu treba skontrolovať. Čo skontrolovať:

1. Množstvo náplne (všetky potrebné riadky a sekcie sú vyplnené).
2. Správnosť vyplnenia (zadané údaje musia zodpovedať miestu zadania, rozpory v údajoch sú neprípustné).
3. Spoľahlivosť informácií (kontrola matematických operácií, odsúhlasenie so sprievodnými dokumentmi).

Overený doklad je potrebné zapísať do účtovných registrov.

Rada: aby ste sa vyhli chybe opakovaného premietnutia dokladu do účtovníctva, mali by ste urobiť nasledovné. Na zadnej strane tlačiva je uvedený dátum a registračné číslo v registri.

Ako vyplniť prvotné účtovné doklady v roku 2017

• Všetky zápisy vykonané v prvotných účtovných dokladoch musia mať dlhú trvanlivosť.
• Je povolené používať papierové dokumenty spolu s elektronickými, ktoré musia byť podpísané digitálnym podpisom (federálny zákon 402-FZ zo 6. decembra 2011).
• Použitie pečate je povinné na tých dokumentoch, kde je na to miesto.

Od 4.7.2015 získali akciové spoločnosti a spoločnosti s ručením obmedzeným oprávnenie na činnosť bez okrúhlej pečate (federálny zákon 82-FZ zo 4.6.2015). Skontrolujte, čo je napísané v charte o používaní pečate. Ak spoločnosť naďalej používa pečať, nie sú potrebné žiadne zmeny v charte. Lehota na vykonanie takýchto zmien v stanovách spoločnosti nie je zákonom stanovená. Zmeny by ste však nemali odkladať, aby ste do finančných dokumentov nezaviedli veľa rozporov.

• Porovnanie peňažných a prírodných ukazovateľov. Nie je potrebné uvádzať obe naraz, stačí jeden (federálny zákon 402-FZ). Stáva sa, že je vhodnejšie uviesť ktorýkoľvek indikátor (napríklad pri presune materiálov v rámci spoločnosti sa používa prirodzený indikátor). V osvedčení o akceptácii služby je pohodlnejšie uviesť iba informácie o nákladoch, ale aby sa predišlo nedorozumeniam, typy služieb sú uvedené dodatočne.
• Podpis zodpovednej osoby. Zákon Ruskej federácie nehovorí nič o faksimile podpisov na primárnych dokumentoch. List Federálnej daňovej služby Ruskej federácie č. 3–1.11.469 z 23. septembra 2008 sa zaoberá stanoviskom daňovej služby k faksimile na dokumentoch.
• Mena, v ktorej je dokument vystavený. Hlavnou menovou jednotkou je rubeľ. Dokonca aj vtedy, keď zmluvné podmienky hovoria o konvenčných jednotkách. Pretože všetky transakcie v účtovníctve sa oceňujú v rubľoch (federálny zákon 402-FZ zo dňa 6. decembra 2011). Nikto nezakazuje pridávať ďalšie stĺpce označujúce sumy v cudzej mene, ale stĺpec označujúci sumu v rubľoch musí byť prítomný. V opačnom prípade hrozí odpočet výdavkov a odpočty DPH.

Zoznam primárnych dokumentov

Dohoda

Pojem „dohoda“ upravuje čl. 420 Občiansky zákonník Ruskej federácie. Zmluva je dohoda o vzniku (zmene) alebo zániku práv a povinností medzi zmluvnými stranami. Každá zmluvná strana je povinná dôkladne si prečítať podmienky zmluvy. Po dohode sa pripojí podpis a pečiatka každej strany. Zmluva ako primárny dokument má plnú právnu silu, každá strana musí mať podpísanú kópiu. Všetky body uvedené v obsahu musia zmluvné strany splniť v súlade so svojimi záväzkami. Spory sa riešia pokojne alebo súdnou cestou.

A jeden moment. Nie vo všetkých situáciách je uzavretie dohody uznaním vzájomných práv a povinností. Potvrdenie prijaté pri nákupe produktu alebo služby sa vykazuje ako rovnaká zmluva.

Skontrolujte

Za prvotný účtovný doklad sa považuje faktúra na úhradu prijatá od predajcu produktu alebo služby. Na základe sumy uvedenej na faktúre kupujúci uskutoční platbu. V platobných dokladoch je žiaduce mať odkaz na tento doklad (napr. platobný doklad obsahuje slovné spojenie „platba na faktúru č. 35/7 zo dňa 31.1.2017“). Môžu nastať situácie, kedy bude ťažké dokázať, že platba bola vykonaná špeciálne na konkrétnu faktúru.

Pre kupujúceho produktu (služby) je predložená faktúra akousi zárukou, že predávajúci nezmení pevnú cenu v stanovenej lehote (1–5 dní). Dobu platnosti faktúry na úhradu určuje predávajúci. Kupujúci vykoná platbu v uvedenej lehote.

Faktúra na zaplatenie

Ak platba nie je možná z viacerých dôvodov (napríklad problémy s účtovnou počítačovou sieťou, finančné problémy), potom je vhodné na aktuálnu situáciu upozorniť predajcu, najlepšie vopred. Je možné, že dátum faktúry sa zmení, ale podmienky nákupu zostanú rovnaké.

Platobné doklady

Tento typ účtovných dokladov zahŕňa: šeky na úhradu (komoditné, hotovostné), platobné príkazy, žiadosti o platbu.

Pri nákupe tovaru (služby) za hotovosť z pokladne organizácie by ste si určite mali uschovať pokladničný doklad a odovzdať ho do účtovníctva.

Bloček

Ak na účtenke nie je uvedené, aká platba sa uskutočňuje v hotovosti, je potrebné k pokladničnému bloku priložiť pokladničný blok. Obsahuje súpis nakúpeného tovaru (služby) s uvedením, v akom množstve a za akú cenu bola platba vykonaná. Potvrdenie o predaji je nalepené pečiatkou predávajúceho a podpisom osoby zodpovednej za predaj tovaru (služby).

Predajný doklad bez pokladničného dokladu sa uznáva ako primárny doklad, pretože individuálny podnikateľ má právo pracovať bez registračnej pokladnice (s povinnou podmienkou vystavenia dokladu o predaji).

Predajný doklad vydaný individuálnym podnikateľom bez použitia registračnej pokladnice

Toto je uvedené v zákone Ruskej federácie 54-FZ „O používaní pokladničného zariadenia pri hotovostných platbách a platbách platobnými kartami“ (relevantné v roku 2017).

Pri platbe za tovar (služby) medzi právnickými osobami prostredníctvom bežného účtu sa vystavuje nákladný list.

Baliaci zoznam

Každá strana je zostavená podľa vzoru (vyžadujú sa podpisy zodpovedných osôb a pečiatka). Sumy uvedené na dodacom liste a na faktúre sa musia zhodovať. V niektorých prípadoch je vhodné použiť faksimilný podpis, táto skutočnosť by mala byť určite uvedená v zmluve o dodaní tovaru (služby).

Pri platbe faktúry za produkt (službu) cez bežný účet je vystavený príkaz na úhradu.

Platobný príkaz

Ide o jednotný formulár dokumentu, najčastejšie vyplnený na výpočtovej technike. Platbu pripravenú na platbu je možné zaslať banke na papieri alebo pomocou špeciálneho bankového programu „Clint-Bank“ (čo je oveľa rýchlejšie). Pred odoslaním si musíte skontrolovať všetky údaje o príjemcovi platby, aby nedošlo k nedorozumeniam, najmä ak s protistranou spolupracujete prvýkrát. Starostlivo vyplňte údaje o tom, za čo platíte. Užitočný by bol podrobný popis s povinným uvedením detailov účtu (dátum, číslo).

Žiadosť o platbu je primárny dokument, v ktorom veriteľ požaduje od dlžníka splatenie dlhu prostredníctvom banky.

Žiadosť o platbu

Existuje požiadavka bez prijatia: v tomto prípade sa peniaze automaticky odpíšu z účtu dlžníka. Požiadavka na akceptáciu znamená prítomnosť akceptácie zo strany dlžníka. Dohoda však môže stanoviť podmienky vrátenia vzniknutého dlhu, v tomto prípade sa vrátenie dlhu prostredníctvom banky uskutočňuje bez akceptácie.

Formulár faktúry sa používa v prípadoch, keď sa eviduje DPH.

Faktúra

Sú pripravení na faktúry a úkony. Zaplatenie preddavku na základe zmluvy je tiež dôvodom na vystavenie faktúry. DPH sa odvádza na základe faktúr a faktúr. Za zmienku stojí, že všetci platitelia DPH sú povinní vystavovať faktúry. Oveľa pohodlnejšie je vypĺňať formuláre pomocou automatizovaných programov.

Vykonávanie zmien

Je prísne zakázané vykonávať zmeny v hotovosti a bankových dokladoch (článok 9 federálneho zákona Ruskej federácie „o účtovníctve“).

Zmeny v iných základných dokumentoch sú prípustné, ale za predpokladu, že všetci účastníci obchodnej transakcie sú oboznámení s vykonanými zmenami. Povedomie o zmenách medzi účastníkmi potvrdzujú svojimi podpismi s uvedením dátumu zmien.

Oprava sa vykoná takto: nesprávny zápis v doklade sa opatrne prečiarkne tenkou čiarou. Zároveň to, čo je prečiarknuté, je jasne čitateľné. Správny záznam sa zadáva nad alebo vedľa opravy. Vedľa prečiarknutého riadku alebo tam, kde je dostatok voľného miesta, je napísaný nápis „Verte opravenému“. Musí byť uvedené celé meno. osoba, ktorá zmeny vykonala, dátum a podpis.

Koľko rokov treba uchovávať účtovné doklady?

Skladovanie

Optimálne miesto na uloženie primárnych materiálov je v archíve. Je dôležité správne pripraviť dokumenty na uloženie do archívu:

• Triedenie v chronologickom poradí.
• Vybavenie podľa typu.
• Viazanie a zakladanie dokumentov do šanónov.
• Príprava sprievodného certifikátu.

Je dôležité zabezpečiť bezpečnosť účtovných registrov pred neoprávnenými opravami. Opravu chýb je možné vykonať len úradným spôsobom s podpisom toho, kto úpravu vykonal. Pre vašu informáciu, práve v registroch sa zhromažďujú informácie o prvotných dokladoch prijatých do účtovníctva.

Je tu aj obchodné tajomstvo: obsah registrov je presne taký. Zverejnenie informácií o obsahu je trestné podľa ruského práva.

Trvanie uloženia

Federálny zákon Ruskej federácie „o účtovníctve“ (článok 17), ako aj archívna legislatíva (nariadenie Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558) stanovuje lehotu uchovávania firemných dokumentov. Pre prvotné účtovné doklady je táto lehota minimálne 5 rokov.

Lehota uloženia sa začína počítať od 1. januára roku nasledujúceho po roku uloženia dokumentu do archívu.

Ak organizácia poruší dobu skladovania primárnych materiálov, kontrolné orgány majú právo ukladať pokuty (článok 120 daňového poriadku Ruskej federácie). Pokuta sa pohybuje od 10 000 do 40 000 rubľov v závislosti od stupňa porušenia.

Mimochodom, na kontrolu zo strany daňových úradov budú relevantné iba dokumenty staré tri roky. Za absenciu primárnej správy zo staršieho obdobia nemajú inšpektori právo na pokutu podľa článku 120 daňového poriadku Ruskej federácie.

Účtovná služba spoločnosti je povinná nielen riadne evidovať prvotné doklady, ale aj zabezpečiť ich bezpečnosť. Iba v tomto prípade sa tvrdenia daňových úradov ukážu ako neopodstatnené.