Любой хозяйствующий субъект ведет первичную документацию для регламентации трудовых отношений с сотрудниками. Ежедневно кадровой службе приходится решать, какие бланки использовать при введении новых штатных должностей, заключении трудового договора и т.д. Если документооборот не систематизирован, то в деятельности фирмы происходят сбои. Поэтому стоит разобраться, какие унифицированные образцы нужно применять и можно ли разработать индивидуальные под свои потребности.
Что такое унифицированные формы кадровых документов и насколько они обязательны?
Утвержденные законодательством формы кадровых документов – это система типовых бланков, созданных для того, чтобы вести обязательную учетную документацию по кадровой деятельности компании.
Первоначально единые образцы были обязательны для любых предприятий согласно бухгалтерскому законодательству. Сегодня ТК РФ не предъявляет специальных требований к кадровой документации .
До конца 2012 года действовало Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 , которое обязывало организации всех типов собственности применять унифицированную документацию.
С 1 января 2013 года начал работать новый порядок бухгалтерского учета. Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономическим субъектам предоставили право разрабатывать учетные формы на свое усмотрение. Закрепить вновь созданные формы нужно в одном из локальных актов компании (приказе, распоряжении, порядке о документообороте).
Роструд в своих письмах от 09.01.2013 N 2-ТЗ, 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1 разъяснил, что предприятия негосударственных видов собственности вправе применять на практике бланки первичных учетных документов, составленные ими самостоятельно , при условии включения обязательных реквизитов.
Также, нужно применять ту типовую документацию, которая утверждена уполномоченными органами согласно другим нормативным актам (например, кассовые документы).
Как использовать?
Вопрос об использовании унифицированных бланков решается руководителем фирмы совместно с работниками, отвечающими за бухгалтерский и кадровый учет.
Процедура утверждения типовой кадровой документации проходит в несколько этапов:
- уточняется, вводились ли поправки в делопроизводство;
- делается выбор, использовать унифицированные формы или создавать под свои нужды;
- разрабатываются новые бланки или корректируются прежние;
- приказом руководства вводятся в действие новые образцы.
Без изменений
У предприятий, использующих типовые образцы, нет проблем с автоматизацией делопроизводства. Кадровые программы по умолчанию вносят информацию в стандартные бланки. Кроме того, в случае проверки компетентными органами, к ним возникает меньше претензий.
Типовые бланки целесообразно зафиксировать в специальном разделе приказа об учетной политике (документооборот) или указываются в качестве приложения к ней. Допустимо также сделать это в отдельном приказе об утверждении альбома кадровой документации в организации.
С корректировкой под собственные потребности предприятия
Для разработки собственных форм потребуются специальные знания и обширный опыт. Вместе с тем компания изначально стандартизирует кадровые ситуации под свои потребности.
Если в фирме делопроизводство автоматизировано, то потребуется настроить систему под новые бланки. В случае возникновения трудового спора нужно будет всесторонне обосновать свою позицию, т.к. законодательство не содержит конкретные рамки к тому, как должны выглядеть самостоятельно созданные образцы.
В большинстве случаев организации незначительно модернизируют типовые бланки с учетом своей специфики. Обычно, удаляются коды, номера и ссылки на Госкомстат. Добавляется поле, содержащее расшифровку подписи.
Изменения вводятся в действие приказом . Обязательные сроки для подписания не предусмотрены. Поэтому его дата не всегда приходится на конец года, особенно в частных компаниях.
Разработка и утверждение собственных форм кадровых документов
Самостоятельно созданные бланки, обычно, утверждаются в составе учетной политики. За эту работу отвечает бухгалтерия, которая тесно сотрудничает с отделом кадров.
В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ наказывают, если:
- нет кадровых бумаг, касающихся стажа, учитываемого при начислении пенсии;
- не ведутся формы, прямо названные ТК РФ.
На компанию или ИП налагают штраф от 1 000 до 50 000 руб. Должностное лицо попадает под дисквалификацию.
Если документы ведутся с ошибками, это тоже считается нарушением ТК РФ. В некоторых ситуациях дополнительно применяют материальную ответственность, если из-за ошибок сотрудник утратил возможность оформить новый трудовой договор с другим нанимателем.
Нарушение порядка обращения архивных бумаг так же влечет наказание . Это касается личных карточек, трудовых книжек и т.д. (ст. 13.20 КоАП РФ). Штраф накладывается в диапазоне от 100 до 500 руб.
За ведением делопроизводства с учетом норм закона следят Госархив РФ и трудовая инспекция, которые назначают плановые проверки.
Таким образом, обязательность наличия унифицированных форм в организации или у предпринимателя прямо установлена законом. За отсутствие кадрового учета предусмотрена ответственность. Хозяйствующие субъекты вправе выбирать, использовать альбомы первичных учетных документов, утвержденных Госкомстатом, или разрабатывать свои образцы.
О том, как воспользоваться своим правом на создание собственных бланков, рассказано ниже.
Действует до замены новым. Постоянно Скачать пример (образец) (709) 7 Положение о системе обучения При наличии системы обучения в организации. Постоянно Скачать образец (пример) (460) 8 Положение об аттестации работников При проведении аттестации по решению работодателя. Постоянно Скачать бланк (414)Скачать образец заполнения (500) 9 График отпусков Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. 1 год Скачать бланк (5628)Скачать образец заполнения (4986)Скачать приказ (3206) 10 Трудовой договор Заключается в письменной форме с каждым работником. 75 лет Скачать пример (образец) (920) 11 Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям Принимаются по решению работодателя. Постоянно Должностная инструкция (образец) 12 Приказы о приеме на работу Издаются на основании трудового договора.
Кадровое делопроизводство с нуля. примеры документов и образцы заполнения форм
Закона N 402-ФЗ, личная карточка должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей <1, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). Таким образом, при самостоятельной разработке формы личной карточки необходимо сохранить разд.
II в соответствии с Постановлением N 1 и предусмотреть графы в соответствии с требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек. 5. Возможность самостоятельной разработки учетных кадровых документов касается только унифицированных форм, утвержденных Постановлением N 1, и не распространяется на кадровые документы, формы которых определяются иными нормативными правовыми актами.
Пример 4.
Унифицированные формы кадровых документов в 2016 году (скачать бесплатно)
Чаще всего о необходимости тех или иных документов организации задумываются к началу года: какие заявления взять с работников, как составить приказы (распоряжения), утвердить регламенты и согласовать документы. Давайте поговорим о формах первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.
Унифицированные формы для ведения кадрового делопроизводства были утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление N 1). Согласно п. 2 документа их применение носило обязательный характер.
Внимание
Но с 01.01.2013 вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам.
Теперь согласно ч. 4 ст.
Унифицированные формы
Он, в свою очередь, будет иметь значение и для назначения ему пенсии в будущем, и для расчета пособия по нетрудоспособности во время его деятельности на предприятии. Копии приказов других работодателей выступают в качестве основания для внесения в трудовую книжку записей о совместительстве, оформления ее дубликата.
- личная карточка;
- табель по учету рабочего времени;
- штатное расписание;
- личное дело.
Для большинства из них используются типовые бланки.
Инфо
Унифицированные формы кадровых документов значительно упрощает процесс их заполнения. Внутренняя переписка Она используется на предприятии для оформления принятых кадровых решений.
Формы первичных учетных документов по учету кадров
Если на предприятии предусмотрены вредные или опасные условия труда, то для него обязательна разработка дополнительных правил и инструкций. Например, это могут быть Положения о прохождении регулярных медосмотров, инструктажей по ТБ и так далее.
Восстановление бумаг Зачастую, когда на предприятии появляется новый кадровый работник, он встречается с определенными сложностями. Например, в компании могут отсутствовать те или иные обязательные бумаги.
За один день составить и внедрить необходимые документы невозможно. В этом случае следует выделить самые важные и начать их оформление. Специалисты рекомендуют в первую очередь приступить к составлению графиков отпусков и штатного расписания. Затем следует проверить наличие и правильность оформления контрактов, приказов о переводе, приеме на работу, отметок в трудовых книжках.
Если на предприятии отсутствуют журналы учета, их также нужно завести.
Кадровые документы организации. формы кадровых документов
Таким образом, по мнению государственных органов, при оформлении некоторых кадровых документов работодателю необходимо продолжить использование унифицированных форм, в частности, в отношении командировочного удостоверения, табеля учета рабочего времени. 4. При самостоятельной разработке учетных форм необходимо учитывать иные нормативные правовые акты, содержащие требования к учетным кадровым формам.
Рассмотрим, что следует принять во внимание при разработке формы личной карточки работника. Пример 3. При разработке организацией собственной формы личной карточки следует учитывать, что требования о применении разд.
II унифицированной формы N Т-2 для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719. Кроме того, наряду с обязательными реквизитами, указанными в ч.
2 ст.
Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация
Работодатель должен организовать процедуру так, чтобы формы документов, затрагивающие кадровый учет, создавались в тесном сотрудничестве с отделом кадров. Чтобы оптимизировать делопроизводство, используйте в бланках: — трафаретные тексты; — наборы стандартных фраз и выражений.
Излагайте информацию максимально кратко и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа. Каждое слово в тексте формы должно нести смысловую нагрузку.
На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п. Удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, Вы лучше структурируете документ, сделаете его более понятным (образец выше).
Как утвердить формы документов внутри организации?
- Приказ о приеме работников на работу Т-1а
- Расчетная ведомость Т-51
- Расчетно-платежная ведомость Т-49
- Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении Т-10а
- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Т-12
- Табель учета рабочего времени Т-13
- Учетная карточка научного, научно-педагогического работника Т-4
- Штатное расписание Т-3 <<<
- Подбор персонала
- Кадровое делопроизводство
- Консультации и информационная поддержка
- Исследования рынка труда и заработных плат
- Мотивация
- Оценка персонала
- Обучение и развитие персонала
- Образцы кадровых документов
- Соглашение о расторжении трудового договора
- Должностные инструкции
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР. ОБРАЗЦЫ.
Организация использует унифицированные формы Вот уже два года формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). …без изменений Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов. Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года.
Инструкция заполнение унифицированных форм кадровых документов
С этим приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые оформляют кадровые документы. Запомните главное. - Перечень обязательных реквизитов первичных документов по учету труда и его оплаты в целом остался прежним.
Небольшие отличия связаны с требованием указывать помимо подписей сотрудников, оформивших кадровое действие, их фамилии и инициалы. - Использовать или не использовать унифицированные формы с 1 января 2013 года каждый работодатель решает самостоятельно. С учетом того, что унифицированные формы приказов встроены во все компьютерные программы, которые используют бухгалтеры и кадровики, скорее всего, работодатель долго не будет отказываться от них. - Подготовьте образцы бланков по учету труда в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению. Затем утвердите форматы документов приказом руководителя.
НК РФ. 2. При разработке собственных форм следует учитывать, что первичный учетный документ должен содержать Обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ: 1) наименование документа; 2) дату составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события; 7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Унифицированные формы кадровых документов в 2017-2018 годах продолжают повсеместно использоваться компаниями, хотя уже и не имеют статуса обязательных. О том, какие формы кадрового делопроизводства были отнесены законодателем к унифицированным и какие правила их применения действуют в 2017-2018 годах, рассказано в нашей статье.
Что такое унифицированные формы и какими актами оперирует кадровая служба при их использовании?
Все юридически значимые действия, производимые внутри организации, должны поддаваться учету. Информация о них закрепляется определенным способом. Для упрощения контроля за деятельностью компании, как внутреннего, так и внешнего, на законодательном уровне были разработаны формы документов, куда и вносилась информация о конкретном действии или событии. Все это происходило в рамках бухгалтерского учета.
ВАЖНО! Формы, вошедшие в специальный сборник документов (альбом унифицированных форм), были обязательны для применения всеми хозяйствующими субъектами. Обязанность по их заполнению была сформулирована в законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в настоящее время утратил силу). По этому закону все хозяйственные операции фиксировались в оправдательных документах.
Под категорию хозяйственных операций подпадали и действия отдельных сотрудников, например прием и увольнение работника, направление в командировку, премирование и др. Первичные документы для фиксации этих действий в большинстве случаев заполнялись не бухгалтерией, а кадровой службой, если такое структурное подразделение действовало в организации.
В связи с этим выделили отдельную группу первичных документов в виде унифицированных форм — кадровые документы. Введены в действие они были постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Все кадровые службы ими и руководствовались.
Со вступлением в силу отдельных норм нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (речь идет о ст. 9, применяемой с 1 января 2013 года) унифицированные формы первичных документов в большинстве своем стали необязательными для использования.
Хозяйствующие субъекты получили возможность разрабатывать и внедрять свои формы, в том числе кадровых документов. Пользоваться этим правом или вести первичный учет по проверенным унифицированным формам — решать руководителю.
Перечень обязательных форм в кадровом делопроизводстве организации
Обязанность фиксировать каждый факт хозяйственной жизни организации осталась и по новому закону № 402-ФЗ. Работодатель получил право выбрать форму, в которой это можно делать.
Ранее унифицированные формы распространялись на следующие случаи:
- прием работника(-ов) на работу;
- перевод работника(-ов) на другую работу;
- предоставление работнику(-ам) отпуска;
- увольнение работника(-ов);
- направление работника(-ов) в командировку;
- поощрение работника(-ов).
Унифицированные формы документов для оформления этих действий имели вид приказа. Кроме того, обязательными были такие формы, как:
- личная карточка работника (госслужащего);
- штатное расписание;
- учетная карточка педагогического, научного работника;
- график отпусков;
- командировочное удостоверение;
- служебное задание для командированного сотрудника.
Все эти обязательные кадровые документы в организации были утверждены постановлением № 1.
Подразумевается, что все первичные документы должны оформляться кадровой службой по форме, выбранной и утвержденной руководителем организации. Даже если будет принято решение использовать ранее обязательные формы, это должно быть официально закреплено.
Утвердить выбранные формы можно 2 способами:
- приложениями к коллективному договору;
- отдельным приказом за подписью руководителя.
Причем 2-й способ предпочтительнее, поскольку дает руководству возможность в одностороннем порядке, а значит, быстро изменять действующую форму первичного документа кадрового учета.
Выбранные и утвержденные для использования формы заполняются сотрудниками кадровой службы по мере необходимости. Происходит это путем издания приказов, утверждения штатного расписания, заполнения личных карточек на работников и др. Такой подход облегчает кадровое делопроизводство. Сотруднику нужно заполнить только несколько граф в уже готовом образце, внеся туда индивидуальные сведения. Особенно ощутимо преимущество унифицированной формы в крупных компаниях с большим количеством сотрудников в штате.
Как выбрать и утвердить обязательные кадровые документы для ООО с нуля?
Открытие бизнеса связывают с прохождением регистрации, открытием банковского счета, получением штампов и печатей. Но это обязательные процедуры, в процессе которых учредители взаимодействуют с различными учреждениями. Работа внутри новой компании зачастую остается неосвещенной. А на кадровую службу в это время возлагается множество разнообразных задач, среди которых разработка и утверждение форм первичных документов кадрового учета.
Сразу после открытия придется оформлять новых сотрудников, и сразу же понадобится форма приказа о приеме на работу. Конечно, можно воспользоваться унифицированными формами, предложенными Госкомстатом. Хоть они и потеряли обязательность, но продолжают носить рекомендательный характер и остаются приемлемыми в большинстве случаев. А уже в ходе работы, когда сотрудники отдела кадров соберут достаточную базу для анализа эффективности применения той или иной формы, можно будет вносить предложения по изменению действующих или разработке новых.
Если же кадровая служба начинает негласную подготовительную работу по документообороту еще до открытия организации, то к моменту регистрации общества все необходимые формы кадровых документов оказываются подготовленными и требуют только утверждения, что и происходит сразу после назначения руководителя компании на должность.
Итак, кадровая служба при постановке перед ней задачи внедрить формы кадровых документов, отличных от унифицированных, может пойти 2 путями:
- видоизменить унифицированные формы, скорректировав отдельные графы, удалив их или добавив новые;
- создать уникальные формы, существенно отличающиеся от унифицированных (достаточно редкое явление).
В любом случае в новых формах должны быть следующие реквизиты (их обязательность прописана в ст. 9 закона № 402-ФЗ):
- наименование формы;
- дата, когда документ составляется;
- наименование организации, использующей форму;
- содержание факта хозяйственной жизни, который отображается в форме;
- величина измерения факта хозяйственной жизни;
- указание сотрудника, совершившего факт, нуждающийся в закреплении, его должности;
- место для подписи уполномоченного лица.
Как будут размещены графы для этих данных, остается на усмотрение работодателя.
Какие кадровые документы должны быть у ИП?
Индивидуальный предприниматель, как и организация, имеет обязательство фиксировать все проводимые им хозяйственные операции. Кроме закона № 402-ФЗ для индивидуальных предпринимателей такая обязанность прописана в приказе Минфина и МНС России от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430 «Об утверждении порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей».
Этим приказом устанавливается порядок использования и разработки документов первичного учета для ИП. И он совпадает с правилами, действующими для организаций. ИП могут применять унифицированные формы кадровых документов или разработанные на их основе собственные формы.
При этом неважно, на какой системе налогообложения находится предприниматель. Отдельные кадровые документы обязательны для всех хозяйствующих субъектов. Так, предприниматель должен заключить с работником трудовой договор, оформить его трудовую книжку. Если сотрудник отправляется в командировку, то в пункте назначения от него могут потребовать командировочное удостоверение и служебное задание. Все эти документы оформляются либо самим предпринимателем, либо специально уполномоченным на это сотрудником.
Также унифицированные формы удобны при обмене документами с контрагентами, их использование помогает избежать недопонимания. А если возникает необходимость изменить форму, чаще всего корректируется унифицированная форма кадрового документа, причем изменения могут быть весьма незначительными.
