Ведомость планирования отпусков. Оформление графика отпусков

График отпусков - документ важный и абсолютно необходимый. Поверьте, инспектор ГИТ, придя с проверкой соблюдения права работников на отдых, в первую очередь попросит предоставить именно график отпусков. И хорошо если этот документ у вас идеальный - и по форме, и по содержанию... Закон содержит строгое правило - график должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления нового года. Но до этого нужно собрать все необходимые сведения, составить проект документа, учесть мнение профсоюза. На все это требуется время, а значит, начинать готовить график отпусков нужно уже сейчас. И мы вам в этом поможем.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ ). График утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7.

Время работы кадровика над проектом графика отпусков зависит от численности работников компании, а также от того, как в ней организован процесс подготовки этого документа.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а значит, именно работники отдела кадров несут ответственность за составление и оформление этого документа

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты () содержат правило: при составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников.

Что можно отнести к положениям действующего законодательства, которые необходимо учитывать при составлении графика отпусков?

Это, безусловно, те нормы, которые определяют правила предоставления отпуска:

1. Общие правила предоставления отпуска. Так, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у работодателя.

2. Правила исчисления продолжительности отпуска. Продолжительность ежегодных основного и дополнительного оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Экспертные статьи о любых видах дополнительных оплачиваемых отпусков вы можете найти в Электронной системе кадровика.

3. Особенности использования отпуска отдельными категорииков. В определенных ТК РФ или иным федеральным законом случаях отдельным работникам отпуск предоставляется с учетом специальных правил. Например, работники в возрасте до 18 лет имеют право использовать отпуск в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ ).

Таблицу особенностей использования отпуска отдельными категориями работников см. на .

4. Особая продолжительность отпуска. Отдельным работникам в соответствии с законом предоставляются удлиненные основные, а также дополнительные отпуска.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

Фактически график отпусков может быть составлен и утвержден работодателем, особенно если в организации нет профсоюза, мнение которого следует учитывать при утверждении документа.

Однако для соблюдения баланса интересов сторон трудового договора желательно, чтобы работники имели возможность принимать участие в планировании своих отпусков.

На практике чаще всего в составлении графика отпусков участвуют все заинтересованные лица, в т. ч. работники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений, кадровая служба. Информация о желательном времени использования отпусков работниками поступает в кадровую службу различными способами.

В некоторых компаниях руководители структурных подразделений составляют перечень планируемых дат отпусков работников подразделения и согласовывают их с работниками. Затем перечень оформляется (например, докладной запиской) и передается в отдел кадров.

Все пожелания работников, оформленные тем или иным образом, анализируются работниками кадровой службы и корректируются с учетом положений закона и специфики деятельности организации. А по каждому работнику необходимо учесть и его индивидуальные особенности использования отпуска (продолжительность отпуска, текущий рабочий год, продолжительность использованных отпусков за предыдущие периоды и др.).

При этом подготовку графика работодатель организует на свое усмотрение. Если процедура, сроки, ответственные за составление и оформление графика сотрудники будут закреплены в локальном нормативном акте, не будет необходимости ежегодно организовывать работу по планированию отпусков.

Например, работникам в возрасте до 18 лет положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 31 календарный день. Работники с ненормированным рабочим днем ежегодно получают дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 3 календарных дней.

5. Особенности предоставления отпуска отдельным работникам. Исключения из общих правил предоставления и использования работниками отпуска предусматриваются законом и должны учитываться при составлении графика.

ПРИМЕР

Например, работник может не использовать полностью или частично отпуск за предыдущий рабочий год, а значит, этот отпуск (часть отпуска) должен быть ему предоставлен в следующем рабочем году, что должно найти отражение в графике отпусков.

Далее, при составлении графика отпусков учитывается специфика деятельности работодателя таким образом, чтобы использование отпуска работниками не влияло на нормальный ход работы организации. Здесь желательно принимать во внимание взаимозаменяемость работников, планы работы на следующий календарный год, сферу деятельности организации.

ПРИМЕР

Например, в образовательных учреждениях в силу специфики учебного процесса отпуска всем работникам предоставляются в летние месяцы (после окончания очередного учебного года и до наступления следующего).

Определите процедуру, сроки составления и лиц, ответственных за составление графика отпусков, в локальном нормативном акте, например в инструкции по кадровому делопроизводству

Что касается учета пожеланий работников, закон не предусматривает правило о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон. Учет пожеланий – это рекомендация, а фактически график отпусков утверждает работодатель с учетом мнения профкома.

Изменение графика отпусков

Если работник принят на работу уже после утверждения работодателем графика отпусков, то нет необходимости вносить в него изменения и дополнения.
В первом рабочем году отпуск предоставляется работнику в указанный им в заявлении период, но при соблюдении одного условия – должно истечь шесть месяцев непрерывной работы у работодателя. При этом работники, которые в первом рабочем году используют отпуск не по графику отпусков, а по заявлениям, будут включены в график на следующий календарный год.

Форма Т-7

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» ) (пример 2).

Структурные подразделения;
должности (специальности, профессии) по штатному расписанию;
фамилии, имена, отчества и табельные номера работников;
количество календарных дней запланированного отпуска;
запланированная и фактическая даты отпуска;
сведения о перенесении отпуска (основания и даты предполагаемого отпуска).

Оформление графика отпусков внесением этих сведений не ограничивается.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Рассмотрим каждый реквизит приказа подробнее.

Часть 1. Заголовочная. Это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о документе.

1. Наименование организации

Наименование организации указывается во всех ее официальных документах, в т. ч. и в графике отпусков, в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке (если они имеются).

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Код формы по ОКУД

Этот реквизит проставляется только на документах, имеющих унифицированную форму, и название которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

3. Код организации

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и включает 8 знаков.

График отпусков - сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.

График составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При составлении графика отпусков заполняются только графы 1-6 таблицы. Посмотрим, как должна заполняться каждая графа графика отпусков.

4. Структурное подразделение

В этой графе таблицы графика отпусков указываются структурные подразделения, имеющиеся в организации (если такое структурное деление предусмотрено в компании).

Наименования структурных подразделений указываются по одному из следующих вариантов:
Вариант 1. В алфавитном порядке;
Вариант 2. По степени функциональной значимости;
Вариант 3. В порядке убывания штатной численности;
Вариант 4. В соответствии с классификатором структурных подразделений, утвержденным работодателем.

Наименования структурных подразделений указываются без сокращений, в полном соответствии с принятым в организации внутренним делением, в именительном падеже, в единственном числе.

Если же компания не имеет внутреннего деления, эта графа таблицы графика отпусков не заполняется (можно проставить в ней прочерки).

5. Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Эта графа графика отпусков обычно заполн

яется в следующем порядке:
наименования должностей группируются по категориям и приводятся в порядке их значимости (от руководителя структурного подразделения до технического исполнителя);
наименования профессий обычно приводятся в алфавитном порядке.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском

На практике наименования должностей (профессий, специальностей) могут указываться в графике и в порядке очередности предоставления отпусков. Многие кадровики предпочитают такое заполнение графы 2 таблицы, поскольку оно позволяет наглядно отобразить очередность предоставления отпусков работникам.

Наименования должностей (профессий, специальностей) переносятся без сокращений из штатного расписания и указываются в именительном падеже, в единственном числе.

6. Фамилия, имя, отчество

Фамилии, имена и отчества работников указываются в графе 3 таблицы графика отпусков в соответствии с личными карточками работников или иными документами кадрового учета.

7. Табельный номер

В графике отпусков указываются табельные номера работников.

Табельный номер присваивается каждому работнику при приеме его на работу для целей табельного учета фактически использованного им рабочего времени.

8. Отпуск. Количество календарных дней

В этой графе таблицы графика отпусков указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику.

Продолжительность отпуска каждого работника определяется исходя из условий трудовых договоров, на основании данных личных карточек работников и иных учетных документов.

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Более продолжительный основной отпуск предоставляется отдельным категориям работников в соответствии с ТК РФ и отдельными федеральными законами (сводную таблицу работников, которым положены удлиненные основные отпуска, см. на портале ).

Некоторым работникам в соответствии с требованиями закона должен предоставляться дополнительный оплачиваемый отпуск (сводную таблицу работников, которым предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска, см. на портале ).)

Общая продолжительность отпуска, положенного каждому работнику, исчисляется путем сложения продолжительности ежегодного основного и всех дополнительных оплачиваемых отпусков.

Определенная суммарная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска указывается в графике отпусков без разделения на основной и дополнительный оплачиваемый отпуска.

ПРИМЕР

Например, должности начальника отдела кадров и инспектора по кадрам входят в перечень должностей с ненормированным рабочим днем, утвержденный работодателем. Режим ненормированного рабочего времени закреплен и в трудовых договорах указанных работников.

Коллективным договором, действующим у работодателя, предусмотрено предоставление дополнительного отпуска работникам с ненормированным рабочим днем, продолжительность которого зависит от занимаемой работником должности. Так, руководителям структурных подразделений, имеющим режим ненормированного рабочего дня, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 4 календарных дня. Остальным работникам - 3 календарных дня.

Таким образом, общая продолжительность оплачиваемого отпуска, предоставляемого начальнику отдела кадров, составит 32 календарных дня (28 дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска + 4 календарных дня дополнительного оплачиваемого отпуска). Продолжительность отпуска инспектора по кадрам будет равна 31 календарному дню.

Обратите внимание, в графике отпусков нельзя фиксировать разделение отпуска на части. Это объясняется тем, что в соответствии со ст. 125 ТК РФ разделение отпуска - предмет соглашения сторон трудового договора. График же отпусков - это локальный нормативный акт, при составлении и утверждении которого пожелания работников могут вообще не учитываться. И так как предоставление отпуска частями - это исключение из общего правила, то не следует закреплять такое исключение на локальном уровне.

9. Отпуск. Запланированная дата отпуска

В этой графе таблицы графика отпусков указываются запланированные календарные даты отпуска.

ПРИМЕР

Например, графиком отпусков запланировано предоставление отпуска начальнику отдела кадров в августе 2011 г. С 8 августа по 4 сентября ему будет предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск. С 5 сентября по 8 сентября 2011 г. - дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день. Всего отпуск продолжительностью 32 календарных дня будет предоставлен с 8 августа по 8 сентября 2011 г. Инспектору по кадрам запланирован отпуск в июле 2011 г. С 1 по 28 июля 2011 г. работнику будет предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск, с 29 июля по 31 июля 2011 г. - дополнительный оплачиваемый отпуск за ненормированный рабочий день. Всего отпуск продолжительностью 31 календарный день будет предоставлен с 1 по 31 июля 2011 г

На практике часто возникает вопрос - можно ли указать в этой графе таблицы не конкретные даты, а календарный месяц, в котором будет предоставлен отпуск работнику?

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации сказано, что унифицированная форма № Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков на календарный год по месяцам. При этом в самой унифицированной форме № Т-7, в графах 6 и 7 требуется указывать запланированную и фактическую даты. Реквизит «Дата», как правило, содержит три элемента, проставляемых в определенной последовательности: день, месяц, год. Таким образом, из содержания Указаний и наименования граф таблицы графика отпусков нельзя сделать однозначный вывод о том, можно ли при планировании отпуска указывать только календарный месяц. Поэтому на практике используются оба варианта планирования.

Не забудьте, что работодатель должен соблюдать порядок предоставления отпуска, предусмотренный законом. Так, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ ). Начало отпуска определяется по графику отпусков. И если в графике не будут предусмотрены календарные даты, работодателю будет сложно исполнить обязанность по предупреждению работника о начале отпуска.

НЕЛЬЗЯ!

«Разбивать» в графике отпусков ежегодный оплачиваемый отпуск на основной и дополнительный, а также закреплять предоставление отпуска по частям

Мы рекомендуем указывать в графе 6 таблицы точную дату отпуска еще и для того, чтобы облегчить оформление предоставления отпуска работнику. Если в графике отпусков не указана конкретная календарная дата начала отпуска, то для того чтобы оформить необходимые документы (приказ о предоставлении отпуска, записку-расчет), работнику необходимо каждый раз писать заявление на отпуск. На практике довольно часто имеет место ситуация, когда работники отказываются использовать отпуск в течение нескольких рабочих лет подряд. Между тем ответственность за непредоставление отпуска в любом случае несет работодатель. В подобных ситуациях, запланировав точные даты начала отпуска в графике отпусков, вы имеете возможность «принудительно» отправить работника в отпуск, выполнив требования ч. 3 ст. 123 ТК РФ и известив работника о времени начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Часть 3. Оформляющая. В ней содержатся реквизиты, подтверждающие подлинность нашего документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Планируя отпуск работников, закрепляйте в графике конкретные календарные даты его предоставления

10. Мнение выборного профсоюзного органа

Если в организации есть профсоюз, то график отпусков утверждается с учетом мнения профкома в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ. Для этого перед утверждением графика отпусков проект документа и обоснование по нему следует направить в профком (ч. 1 ст. 372 ТК РФ ). Проект графика отпусков - это заполненная по всем правилам унифицированная форма № Т-7, не подписанная руководителем кадровой службы.

Профком не позднее 5 рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет мотивированное мнение по проекту в письменной форме. После получения этого документа на графике отпусков делается отметка о том, что мнение профкома учтено при планировании отпусков.

Этот реквизит не заполняется, если в организации нет профсоюза, а также в том случае, если профком в указанные сроки не представил мотивированное мнение по проекту графика отпусков.

11. Дата составления

Этот реквизит позволяет установить, когда кадровая служба приступила к работе по определению очередности отпусков. Поэтому в этой графе проставляется дата составления первого проекта сводного графика отпусков.

Дата оформляется цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц фиксируются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

График отпусков составляется на предстоящий календарный год, начинающийся 1 января и заканчивающийся 31 декабря. В этой графе унифицированной формы проставляется следующий год.

13. Подпись руководителя кадровой службы

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы.

14. Гриф утверждения

График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.

15. Номер документа

Унифицированная форма графика отпусков содержит графу «Номер документа». График отпусков - это локальный нормативный акт, выпускаемый один раз в году в одном экземпляре, поэтому на практике этому документу присваивается номер 1.

Ознакомление работников с графиком отпусков

Часть 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работника под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Форма ознакомления работников с графиком отпусков нормативными актами не предусмотрена, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с графиком. Поэтому есть несколько вариантов ознакомления работников с этим документом, выбор остается за работодателем.

Вариант 1. Использовать для ознакомления специальную учетную форму, например Журнал ознакомления работников с графиком отпусков. Такой журнал очень удобен, т. к. его можно использовать в течение нескольких лет.

Вариант 2. Дополнить унифицированную форму графика отпусков графой для оформления виз ознакомления работников с графиком. Такие изменения должны быть оформлены приказом работодателя (пример 1).

После издания такого приказа унифицированная форма графика отпусков, используемая кадровой службой для составления графика, дополняется специальной графой, предназначенной для проставления отметки об ознакомлении с графиком работников организации. После утверждения графика руководителем организации кадровая служба знакомит всех работников организации с графиком под роспись, при этом визы ознакомления оформляются на самом графике (пример 2).

Хранение графика отпусков

График отпусков хранится, как правило, в кадровой службе организации. Выписки из графика могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения.

В течение календарного года лицо, ответственное за ведение графика отпусков, заполняет графы 7-10 таблицы графика, внося сведения о фактической дате отпуска, перенесении отпуска, а также делая необходимые примечания.

Срок хранения графика отпусков - один год (ст. 693 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 ).

Скачать чистый бланк формы графика отпусков № Т-7

Приказ о дополнении унифицированной формы № Т-7 графой 11

График отпусков (форма № Т-7) (образец)

Журнал: Всё для кадровика, Год: 2010, Номер: №5

График отпусков согласно ст. 123 ТК РФ является документом, обязательным к исполнению и предоставлению сотрудникам 1 раз в год. По закону утверждение графика должно проводиться за 2 недели до начала Нового года. Предоставление отпуска – обязательство для любой организации,

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

При несвоевременном составлении графика предприятие может понести наказание в виде административной ответственности, или штрафных санкций.

Как правильно составить график отпусков

Если предприятие большое и работает много сотрудников, то разумно составлять график на каждое подразделение в отдельности. В маленьких же организациях вполне достаточно составления одного документа.

Удобное время для отдыха составляется при общении работодателя с сотрудниками, однако важно не допустить простои на производстве по причине нехватки людей, поэтому график должен быть распланирован рационально и правильно.

Предоставление отпуска по желанию независимо от стажа сотрудника законодательством РФ предусмотрен для:

1. Беременных и родивших женщин вплоть до достижения ребенка 3-ех летнего возраста.
2. Несовершеннолетним.
3. Сотрудникам, жены которых находятся в отпуске по причине беременности и родов.
4. Работающим по совместительству, отдых по графику для которых предусмотрен на основном месте работы.
5. Супругам военнослужащих, согласно ст.11 ФЗ о статусе военнослужащих они имеют право брать отпуск одновременно с отпуском супруга.
6. Чернобыльцам согласно ст. 14 закона РФ.

Все остальные работники согласно ст. 121 ТК РФ идут в отпуск по графику, причем на первом году после трудоустройства на работу могут пойти через 6 месяцев в отпуск. График составляется в унифицированной форме, состоит из 10 пунктов.

В пункте 4 указывается табельный номер работника, если ему таковой присвоен. Прописываются должности сотрудников, наименование предприятия.

Графы 7-10 оставляются пустыми, заполняются по истечении отпуска. После прохождения отпуска сотрудников вносится дата окончания отпуска по факту.

При перенесении даты отпуска требуют заполнения графы 8-9. Если создан приказ о переносе отпуска по заявлению самого сотрудника, то внесение данных должно соответствовать дате, указанной в заявлении. Ст. 123 разрешает перенос отпуска, но уведомить о дате начала отпуска, работодатель должен заранее, иначе будут нарушены сроки выплат отпускных, по причине несвоевременного отсутствия сотрудника на работе предприятие может понести значительные убытки.

В графе “Примечание” возможно указание причины не предоставления отпуска работнику, также продление, либо наоборот, сокращение. В некоторые случаях отпуск может превышать установленные законодательством 28 календарных дней или наоборот, составлять 2 недели, вторую же часть отпуска можно будет взять в любое другое нужное время, то есть сходить в отпуска 2 раза в год, но только по предварительному согласованию с руководителем предприятия.

Возможно внесение в график дополнений, иных реквизитов и граф. Уведомить сотрудника о предстоящем отпуске работодатель должен не позднее 14 дней до момента его наступления согласно графику, то есть при составлении графика на 1 год утверждение его должно быть не позднее 17 декабря текущего года.

Утвержденный документ обязателен для исполнения как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника.

1. Что необходимо включить в график

В график включаются:

1. Основной оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
2. Дополнительный оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
3. Не использованный ранее отпуск, либо его часть.
4. Перенесение отпуска на будущий год.

1. Несовершеннолетним до 31 дня.
2. Инвалидам до 31 дня.
3. Педагогам до 42-56 дней.
4. Госслужащим до 30-35 дней.

Ежегодный предоставляется:

1. Работающим на вредном, опасном производстве.
2. При ненормированном рабочем дне.
3. Работникам в условиях Крайнего Севера.
4. В иных случаях, предусмотренных законами РФ.

Учитывая свои финансовые, производственные возможности работодатели вправе предоставить самостоятельно дополнительный отпуск своим сотрудникам, порядок предоставления указывается в договоре, либо нормативном акте. Учитывается мнение профсоюза, иного выборного органа, действующего на том, или ином предприятии.

Если сотрудник имеет право на удлиненный отпуск в 30 дней, за выслугу лет (8 дней), за переработку дней (3 дня), работая во вредных условиях (7 дней), то все дни суммируются. Итого 48 дней имеет право отдыхать работник, что тоже фиксируется в графике, причем работник вправе разделить отпуск на части, так сегодня поступают многие.

Лица, имеющие право брать отпуск в любое удобное время, также должны быть обозначены в графике. Свое решение по предоставлению отпуска они могут в течение года изменить, и работодатель не может им отказать, а значит, и в графике должны быть внесены соответствующие изменения.

2. Опрос сотрудников

Опрос сотрудников немаловажен при составлении графика. Каждый сотрудник может выразить свое предпочтение, когда ему удобно идти в отпуск и насколько дней. Опросом занимается кадровая служба, либо отдельный уполномоченный сотрудник, имеющийся в каждом подразделении крупной организации.

Опросить сотрудников может начальник цеха, или отдел кадров. После опроса в каждом подразделении составляется предварительный график отпусков, после чего все графики с каждого подразделения передаются в отдел кадров, где корректируются с учетом всего производственного процесса.

Документ обязательно согласуется с работниками, начальником, руководителем отдела. Итог – составление единого документа для всей организации, либо его раздробление по службам, отделам подразделениям.

3. Если остались дни за прошлый год

Часто бывает, что неиспользованные дни отпуска за прошлый и даже позапрошлый год у работника остаются. Однако, согласно ТК РФ работать без отпуска более 24 месяцев запрещено. Если остались неиспользованные дни отпуска за прошлые годы, то сначала отпуск предоставляется за текущий год, далее дни за прошлые годы.

Их можно использовать в любое время по желанию работника, но, согласовав это предварительно со своим работодателем. Неиспользованные дни также фиксируются в графике. Если дни не будут зафиксированы в графике работник может их просто утерять, не воспользоваться правом, но восстановить при согласованности с руководителем предприятия. Неиспользованные дни можно брать не сразу, а частями, раскидав их на целый год.

Форма Т-7

Формат Т-7 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года. До 2013 удаление некоторых граф в документе было запрещено. Сегодня форма разработки документа допускается самостоятельная, но реквизиты, согласно первичной документации бухгалтерии, должны быть отражены в полном объеме.

Унифицированной формой пользоваться проще и удобнее. Многие предприятия до сих пор используют именно ее. Формат Т-7 ежегодно утверждается директором фирмы (предприятия), путем проставления подписи печатей всеми начальниками отделов, начальником кадров.

График отпусков и профсоюз

Раньше график отпусков согласовывался с профсоюзом. Сегодня согласно ТК РФ данного согласования не требуется. Если на предприятии нет профсоюзного органа, его отсутствие прописывается в шаблоне. Еще при проектировании графика его нужно согласовать с профсоюзом, до утверждения руководителем.

Сначала проект отдается на подпись начальнику отдела кадров, затем руководителю подразделения и только после этого – профсоюзу для ознакомления. Далее график после согласования с профсоюзом подписывается руководителем предприятия, вступает в законную силу и оспариванию работниками уже не подлежит.

Как перенести отпуск сотруднику

Часто по личным причинам, либо в случае производственной необходимости требуется перенести отпуск работнику. Для этого необходимо написать заявление, предоставить руководителю. Если перенос не будет ущербным для всего предприятия, не скажется негативно на производительности труда, то вполне может быть перенесен на основании приказа, изданного руководителем.

При этом в графике в графе 7-9 делаются пометки, указывается причина отмены отпуска в назначенное по графику время. В графе 10 “Примечание” проставляется новая дата после переноса отпуска.

Ошибки и примеры при составлении графика

Если график составлен неправильно, с ошибками, то и это в итоге обязательно приведет к:

1. Затруднениям поиска, замены ушедшего человека в отпуск.
2. Проблемам при начислении отпускных.
3. Нарушению производственного процесса.

Если нарушены сроки составления договора, то на предприятие будут наложены штрафные санкции до 5000 руб, на юр. лиц-30-50 тыс. руб., также приостановление деятельности предприятия сроком до 3 месяцев.

Составление графика считается неправильным если:

1. Нарушены сроки составления документа.
2. Не предоставлено право на отдых по желанию отдельным категориям сотрудников с законодательством.
3. Проигнорированы пожелания сотрудников, дата отпуска не соответствует их просьбам.
4. В графике фактически работающие люди обозначены, как совместители.
5. Сроки отпуска, указанные в документе, не соответствуют фактической дате ухода работника в отпуск.
6. Прием нового работника не зафиксирован в акте изменений.

Для составления документа можно отметить несколько главных правил:

1. Невозможен одновременный уход в отпуск начальника и заместителя отдела одного подразделения.
2. Нельзя допускать ухода одновременно сразу многих сотрудников, подразделение должно постоянно функционировать.
3. Однопрофильные специалисты не могут все одновременно уйти в отпуск.
4. Неотработанные дни лучше разбить на части, а не предоставлять сотруднику все дни за 1 раз.
5. Распределение отпусков должно быть правильным, не в ущерб рабочему процессу.
6. Сотрудникам лучше заранее провести опрос с работниками, учесть их мнение при составлении графика, чем потом переделывать документ, тратить время и нервы.

Образец графика отпусков

График отпусков обязателен для оставления каждым юр. лицом. При его отсутствии на предприятие налагается инспекторами по труду административная ответственность. Важно правильно составить график, так работа предприятия будет слаженной и бесперебойной.

При составлении документа важен учет взаимозаменяемости сотрудников. Составлением графика занимаются компетентные органы, в частности отдел кадров, способные ответственно и грамотно подойти к оформлению документа, с учетом всех пожеланий, прав сотрудников.

Согласно законодательству работодатель должен предоставлять своим сотрудникам за отработанное ими время оплачиваемые периоды отдыха. Чтобы не было неразберихи и не прерывалась работа компании, возникает необходимость регулирования данного вопроса. Для этого в фирме разрабатывается график отпусков, который утверждается ее руководством. С ним должен быть ознакомлен каждый сотрудник под роспись.

Работу над составлением данного документа нужно начинать в конце года, предшествующего году планирования. Руководители каждого подразделения фирмы опрашивают своих подчиненных об их ожиданиях по поводу отпуска.

После этого они определяют количество необходимого персонала, чтобы предприятие всегда могло работать в стандартном режиме. Сопоставляя эти данные, начальники отделов распределяют периоды на будущий календарный год.

Свои графики они передают в кадровую службу предприятия, в которой составляется общий по фирме план отпусков. Необходимо помнить, что есть категории граждан, которые имеют льготные права при определении времени отдыха. Также надо учитывать отпуска новых сотрудников, так как они предоставляются строго в определенное время и не подчиняются графику.

Для оформления может использоваться бланк графика отпусков по унифицированной форме т-7 или разработанный на предприятии документ в соответствии с собственными нуждами. Многие специализированные программы по кадровому учету в своем составе имеют именно стандартную форму.

Законодательство устанавливает обязательное требование о том, что данный план времени отдыха работников на следующий год нужно утверждать не менее чем за 2 недели до окончания текущего.

График отпусков бланк должен быть доступен для ознакомления каждому сотруднику предприятия, вплоть до его директора. После его просмотра в соответствующей графе все работники проставляют свои подписи и фактические даты подписания.

Этот документ обязателен для всех сторон трудовых отношений, то есть соблюдать его периоды должны все. Тем не менее в график можно вносить изменения, но для этого должны быть уважительные причины. Работник при необходимости подает на имя руководителя в письменном виде заявление с просьбой о переносе его отпуска. В случае положительного решения, директор издает приказ, на основании которого в существующий график вносятся изменения.

Образец заполнения графика отпусков форма т-7

Рассмотрим подробнее график отпусков образец заполнения:

• В верхней части документа указывается полное название компании, а также записывается ее код согласно классификатору ОКПО.
• Если в фирме есть профсоюз рабочих, то ниже слева необходимо записать порядковый номер и дату его мнения о распределении отпусков среди рабочих. Если такого органа нет - то в этих графах проставляется прочерк.
• В центре документа указывается порядковый номер графика отпусков, дата его составления, а также на какой год он сделан.
• В правой части находится место для утверждения графика директором. Здесь записывается его должность, данные Ф. И. О. и проставляется личная подпись. Также необходимо указать дату его утверждения.

• Название структурного подразделения сотрудника;
• Название его должности исходя из организации;
• Полные Ф.И.О.;
• Табельный личный номер;
• Продолжительность отпуска в календарных днях;
• Запланированное время начала отпуска;
• Фактическое время начала отпуска (заносится по факту предоставления его сотруднику);
• Если осуществляется перенос отпуска на другое время, то необходимо указать на каком основании производится это действие и ориентировочную дату переноса;
• Имеющиеся уточнения и примечания.

Документ визируется работником отдела кадров предприятия - нужно указать занимаемую им должность и данные Ф.И.О.

Нюансы

Каждый работник должен быть под роспись ознакомлен с графиком отпусков. Это можно сделать, дополнив существующую форму еще одной графой «Роспись», или составив приложение к данному документу в виде таблицы с фамилиями сотрудников, датой подписания и росписью.

Работник, который оформлен на фирме как совместитель, также должен быть включен в график отпусков. Однако его отпуск необходимо предоставить в то же время, что и по основному месту осуществления деятельности. Для этого кадровик запрашивает у него предварительно перед составлением графика справку с главного места работы.

Если сотрудник не пошел в отпуск в течение года согласно графику, его необходимо включить в следующий план в первой половине года. Так как согласно ТК РФ, работник может воспользоваться своим правом на него в течение полутора лет. В противном случае данное время сгорает, а к фирме могут применяться административное наказание.

График отпусков предназначен для установления очерёдности предоставления ежегодных отпусков работникам компании. При этом, согласно статье 123 ТК РФ части 2, график отпусков, утверждённый нанимателем, является обязательным к исполнению как для каждого сотрудника, так и для самого работодателя.

Важно: составление графиков обязательно для всех юридических лиц, вне зависимости от численности штата организации. Если такой документ отсутствует на предприятии, то это является административным нарушением с применением наказания.

Если работодатель использует самостоятельно разработанную форму графика, то при желании он может предусмотреть на ней реквизит печати и заполнять его.

Типичные ошибки и способы их избежать

Чтобы грамотно составить график отпусков, нужно знать нормы существующего законодательства и помнить, что:

1. Начальник и заместитель не могут уйти в отпуск в одно и тоже время.
2. В отделе должно оставаться такое количество сотрудников, которое может поддерживать его нормальное функционирование.
3. Взять отдых в одно время не могут специалисты одного профиля.
4. Накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей.
5. Не нужно возлагать обязанности работника, находящегося в отпуске, на того, кто имеет право уйти в отпуск вне очереди.
6. Распределение отпускных дней нужно формировать таким образом, чтобы не страдал рабочий процесс, а также трудящиеся.

Ознакомление работников

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.

О дате начала отдыха наниматель обязан известить каждого трудящегося под личную подпись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Для этого в бланк графика можно включить дополнительную графу («О дате начала отпуска уведомлен»). Возможны и другие варианты оповещения трудящихся, например, ознакомительные листы, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (). Наниматель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.

Итак, мы рассмотрели, как работать с графиком ежегодных отпусков. Подводя итоги, отметим, что это обязательный документ, который должен формироваться в каждой компании с образованием юридического лица. Документ утверждается и подписывается руководителем организации.

Составляется план очерёдности отдыха за 14 дней до начала нового календарного года. Изменения вносятся в отдельных случаях (при наличии заявления работника и иных документов). Для чёткого и правильного отражения информации используется унифицированная форма Т-7, однако допускается и вариант произвольной формы.

Видео по теме

Смотрите видео о составлении графика отпусков по форме Т-7:

Применение унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России, не является обязательным. Однако если вы приняли решение вести график отпусков по форме, разработанной Госкомстатом, то использовать надо унифицированную форму Т-7.

Она утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Составлять график отпусков является законодательно установленной обязанностью работодателя.

Каждый работник, который оформлен по трудовому договору, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск . При составлении графика отпусков вы должны предусмотреть ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников. Кроме основных оплачиваемых отпусков, которые предоставляются ежегодно, в унифицированную форму Т-7 необходимо вносить ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска.

Работодатель имеет право самостоятельно принять решение о том, учитывать ли желание работников воспользоваться отпуском в определенный месяц или период календарного года. В некоторых сферах деятельности существуют периоды повышенной загруженности. В таком случае, уход работников в отпуск может быть нежелателен.

Если в период составления графика сотрудники или сам работодатель затрудняются определить длительность и даты предоставления отпуска, то в графике в таком случае можно указать не конкретные даты, а просто месяц предоставления отпуска.

Образец заполнения унифицированной формы Т-7

Если вы решили составлять график отпусков по унифицированной форме Т-7, подписать его должен руководитель отдела персонала. Финально график отпусков утверждает руководитель компании.

В шапке бланка вам необходимо заполнить обязательные реквизиты: название организации, дату составления, год, на который составляется график отпусков, далее должна стоять подпись руководителя и отметка о том, что мнение профсоюзного органа учтено.

Сам график отпусков состоит из таблицы с 10 графами:

• структурное подразделение;
• должность работника, как указано в штатном расписании;
• ФИО сотрудника;
• табельный номер сотрудника;
• количество календарных дней отпуска;
• запланированная дата отпуска;
• фактическая дата начала отпуска;
• основание перенесения отпуска, если такое имело место быть (например, сотрудник взял больничный во время отпуска);
• дата предполагаемого отпуска;
• примечания.

Должны ли работники быть ознакомлены с финальным графиком отпусков? Бланк утверждается только руководством, такой обязанности у работодателя законодательно не предусмотрено (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Однако лучше работников ознакомить с графиком под подпись. Например, это можно сделать в листе ознакомления или в журнале ознакомления с локальными актами.

Какие категории работников не учитываются при составлении графика отпусков? Обычно к таким работникам относятся те, кому не положен отпуск в будущем году или кто заведомо не воспользуется отпуском: например, сотрудники, которые трудятся по договорам гражданско-правового характера или сидят в отпуске по уходу за ребенком.

Учитывайте тот факт, что график отпусков сотрудников стоит утвердить заранее: на следующий календарный год график необходимо подписать его не позже чем за две недели до начала календарного года, то есть фактически не позднее 17 декабря. Сотрудники также должны быть предупреждены о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7.