Pripremate li dokumente za predaju u arhivu? Ne zaboravite da sastavite dokument koji potvrđuje slučaj. Popunite odgovarajući formular podacima o broju listova i njihovom fizičkom stanju. Objasnite karakteristike numeracije.
Iz članka ćete naučiti:
Certifikacijski list u sistemu računovodstvenih dokumenata
Savremeni kancelarijski rad je zasebna oblast delatnosti koja se bavi pitanjima dokumentacije, kao i organizaciji rada sa dokumentacijom. Jedna od najvažnijih oblasti činovničke aktivnosti razmatra se formiranje predmeta. Pojam „predmet“ odnosi se na dokumente spojene u skup po principu pripadnosti jednoj oblasti rada. Slučaj objedinjuje dokumentaciju koja se odnosi na isto pitanje. Na primjer, to mogu biti kadrovi, izvještaji ili finansijski dokumenti.
Sigurnost najvažnijih službenih papira, kao i brzina njihovog preuzimanja tokom naknadnog rada zavisi od pravilnog rasporeda dokumentacije u dosijee. Od velikog značaja pri kreiranju predmeta je sistematizacija i sređivanje dokumenata unutar predmeta, tj. princip njegovog formiranja.
Inventar spada u kategoriju knjigovodstvenih isprava i zapravo je neka vrsta sadržaja, spiska. U inventaru su navedeni njihovi serijski brojevi, identifikacioni indeksi, nazivi, datumi registracije, brojevi stranica. Potreba i pravila za sastavljanje inventara utvrđuju se internim aktima: Uputstvo za rad u kancelariji, kao i posebne odredbe i uputstva.
Dokument kojim se potvrđuje slučaj može se smatrati i knjigovodstvenom ispravom. Sadrži informacije o posebnostima sadržaja predmeta u arhivu institucije i specifičnostima njegovog formiranja. Koristi se za praćenje ukupnog broja listova predmeta. Osim toga, bilježi posebnosti njihovog numeriranja.
Obrazac certifikacijskog lista
Kako bi se ubrzao proces formiranja predmeta i objedinila postojeća računovodstvena dokumentacija, za dokumente kao što su popis i dokument koji ovjerava predmet, razvijaju se i odobravaju posebni obrasci na zakonodavnom nivou.
Prema Pravilniku o arhivskoj delatnosti, koji je donelo Ministarstvo kulture (Naredba br. 526 od 31. januara 2015. godine), popunjavanje overenog lista je uključeno u proceduru arhiviranja dosijea na papiru, zajedno sa arhivskom dokumentacijom, njenom numeracijom, izrada internog inventara i dizajn korica. Njegov oblik je definisan regulatorni zahtjevi na organizovanje skladištenja arhivskih dokumenata. Uzorak obrasca za list ovjere predmeta nalazi se u Dodatku br. 8 Arhivskih pravila.
Standardni detalji obrasca uključuju:
- Naziv vrste dokumenta;
- Naziv radnog mjesta sastavljača;
- Potpis;
- Transkript;
- Datum sastavljanja;
U formular se unose sljedeći podaci:
Ukupan broj listova predmeta (navesti riječima i brojevima);
Slovni brojevi;
Nedostaju brojevi;
Karakteristike fizičkog stanja i formiranja slučaja;
Preporučena veličina papira za obrazac je A4. Ovo bi trebala biti posebna stranica koja se posljednja arhivira. U situaciji kada je predmet prvobitno sastavljen i ukoričen bez potvrdnog lista, nema potrebe da se svezak odšije da bi se obrazac u njemu podnio. Samo ga popunite i zalijepite gornji dio To unutra pokriva. Kao rezultat toga, završen slučaj će izgledati ovako:
Certifikacijski list za lični dosije: uzorak dizajna
Operating on trenutno Pravila za organizaciju čuvanja arhivske dokumentacije (Dodatak br. 8) nude sljedeći uzorak formata ovjerenog lista:
Ovaj uzorak vrijedi za sve slučajeve trajnog i privremenog (više od 10 godina) perioda skladištenja. Kadrovska pitanja nisu izuzetak od ovog pravila. Svi predmeti koji se po završetku pripremaju za predaju u arhivu ustanove kalendarske godine, moraju biti opisani i izvršeni na način propisan Pravilima. Prema ovome regulatorni dokument, na kraju svakog slučaja na na papiru mora se podnijeti certifikacijski list. Općenito, u formatu je A4 u kartoteci odgovara formatu kartice. List se ne sme stavljati na korice kućišta ili na poleđinu poslednje stranice.
Dokumenti u prilogu:
Popunjavanje certifikacijskog lista
Prilikom popunjavanja certifikacijskog lista slučaja treba se pridržavati sljedećeg algoritma:
Navesti broj predmeta koji je dodijeljen u skladu sa nomenklaturom predmeta;
Brojkama i rečima navesti ukupan broj numerisanih stranica u svesci (imajte na umu da se interni inventar ne uzima u obzir);
Navedite brojeve vanjskih listova, na primjer: “Od br. 1 do br. 308”;
Navedite brojeve slova.
Slovni broj označava broj sa slovom, na primjer: 11a, 24b. Takvi brojevi se pojavljuju u situaciji kada je jedna ili više stranica slučajno preskočeno tokom numeriranja. Kako se ne bi ponavljala numeracija, listovima koji nedostaju dodjeljuje se prethodni broj sa slovom, na primjer: 33, 34, 34a, 34b, 35.
Navedite brojeve koji nedostaju;
Ako u datoteci nema listova koji nedostaju ili su označeni slovima, potrebno je staviti crtice u odgovarajuće redove obrasca ovjerenog lista.
Imajte na umu da se pri izračunavanju ukupnog broja numerisanih listova mora uzeti u obzir broj listova koji nedostaju i označenih slovima. Tako, na primjer, ako je posljednji list sveske označen brojem 264, ali datoteka sadrži listove slova 34a i 34b, a nedostaje i list broj 647, ukupan broj listovi će se računati na sljedeći način: 264+2-1=265.
Navesti broj listova internog inventara;
Popunite kolone tabele o karakteristikama fizičkog stanja i formiranju slučaja. U tom slučaju potrebno je obeležje klasifikovati u lijevu kolonu, au desnu navesti brojeve listova na kojima se javlja.
Takve karakteristike uključuju:
- Zalijepljene fotografije;
- Nestandardni (veliki) format;
- Dostupnost koverti sa prilozima (tabela pokazuje ne samo prisustvo koverte, već i broj listova koji su u njoj priloženi);
- Fizička oštećenja (na primjer, pocijepane ili natopljene stranice, teško čitljive fotokopije);
- Dostupnost štampanih primjeraka brošura (ako broj stranica nije naveden u opštoj numeraciji, mora se navesti u tabeli);
Ako dokumenti predmeta nemaju slične karakteristike, tabela se mora precrtati slovom Z.
Navedite naziv radnog mjesta osobe koja je sastavila certifikacijski list, potpišite ga i dešifrirajte.
Unesite datum registracije;
U nekim slučajevima, nakon registracije predmeta, mogu se izvršiti promjene u njegovom sastavu i statusu. Na primjer, neki dokumenti se mogu oštetiti tokom skladištenja. Ili će postojati potreba da se original zamijeni kopijom jednog ili drugog službeni papir. Dodatni primjer je radne knjižice, koji se ne arhiviraju u fajlu, već se stavljaju u kovertu. Nakon nekog vremena bivši radnik ili njegovi srodnici mogu zatražiti radnu knjižicu iz arhive, što će dovesti do promjene sastava predmeta. U tom slučaju, sve učinjene promjene moraju biti zabilježene u relevantnom aktu, a na certifikacijskom listu dokumenta mora se napraviti bilješka o ovom aktu.
Unos će u ovom slučaju izgledati ovako:
Izdata je radna knjižica (list 58), a u Knjigu evidencije kretanja radnih knjižica izvršen je odgovarajući upis broj 118.
Šef arhivskog odjeljenja Vasiljeva P.K. PC. Vasiljeva
25.04.2017
Imajte na umu da ispravan dizajn datoteke (uključujući popunjavanje certifikacijskog lista) doprinosi sigurnosti dokumenata i značajno ubrzava njihovu potragu za dalju upotrebu. Osim toga, pravilno grupisanje dokumentacije i njena sistematizacija omogućavaju olakšavanje procesa kao što su provođenje ispitivanja vrijednosti i priprema dokumenata za prijenos u arhivu.
Dokumenti u prilogu:
Pripremate li dokumente za predaju u arhivu? Ne zaboravite da sastavite dokument koji potvrđuje slučaj. Popunite odgovarajući formular sa podacima o broju listova i njihovom fizičkom stanju. Objasnite karakteristike numeracije. Iz članka ćete naučiti:
- zašto je potreban certifikacijski list i da li je obavezan;
- kako se sastavlja certifikacijski list ličnog dosijea;
- certifikacijski list ličnog dosijea: uzorak dizajna;
- koje informacije se navode prilikom popunjavanja certifikacijskog lista;
Certifikacijski list u sistemu računovodstvenih dokumenata Savremeni kancelarijski rad je posebna oblast djelatnosti koja se bavi pitanjima dokumentacije, kao i organizaciji rada sa dokumentacijom.
Certifikacijski list za slučaj: sadržaj i dizajn
Certifikacijski list se zatim zalijepi iza vrha lista na unutrašnjem poklopcu kućišta. Da li je moguće izvršiti izmjene u certifikacijskom listu? Pravila iz 2015. zahtijevaju da se sve promjene u fizičkom stanju ili sastavu predmeta evidentiraju na certifikacionom listu. Fizičko stanje ne postavlja nikakva pitanja, ali može li se zaista promijeniti sastav ušivene futrole? Da, može.
Upečatljiv primjer su nezatražene radne knjižice, o kojima smo pričali prije nedelju dana. Pošto mogu doći po njih u bilo kom trenutku, knjige o firmveru volumena se ne probijaju. Koverte u kojima su priložene su probušene, pri čemu 1 koverta odgovara jednom listu kutije.
Ako nakon nekoliko godina neko ili njegovi rođaci zatraže ovu knjigu, onda je izdajemo na uobičajen način. Nakon toga, ne zaboravite unijeti odgovarajući unos u list ovjere dokumenata, inače će se ispostaviti da smo knjigu izgubili direktno iz datoteke.
Kako sastaviti list dokaza za lični dosije
Specifičnost sastavljanja internog popisa dokumenata u ličnom dosijeu je u tome što se on uvrštava u spis odmah po osnivanju i popunjava u skladu sa vođenjem. Zbog toga je internim popisom predviđeno unošenje novih dokumenata u lični dosije, kao i brisanje dokumenata iz ličnog dosijea, te zamjena originala kopijama (zapisano u rubrici “Napomena”). Ako je predmet već uvezan i zaveden, interni popis dokumenata koji je ovjerio sastavljač lijepi se gornjom ivicom na unutrašnju stranu prednje korice.
Napominjemo da se prilikom pripreme predmeta za predaju u arhiv, listovi internog inventara numeriraju odvojeno od listova ličnog dosijea. Nakon što je zaposlenik otpušten, njegov lični dosije se zatvara, odnosno uklanja iz fascikle i šiva. Istovremeno, važno je ne zaboraviti sastaviti certifikacijski list.
Certifikacijski list za slučaj
Certifikacijski list se sastavlja u datoteci na posebnom listu, u knjigama - na poleđini potonjeg čista ploča, u kartotekama - na posebnom praznom listu formata kartice. Ovjerni list predmeta sastavlja se na propisanom obrascu (Prilog 9), u kojem se brojevima i riječima navodi broj numerisanih listova predmeta, broj listova internog inventara, preciziraju se specifičnosti numeracije brojeva predmeta. (prisustvo ispisanih brojeva predmeta, brojeva koji nedostaju, brojeva listova sa zalijepljenim fotografijama, brojeva listova velikog formata, koverti sa prilozima i broja listova koji su u njima priloženi), a također ukazuje na prisustvo u dosijeu štampanih primjeraka brošura sa broj listova u njima, ako nisu upisani u opštu bruto numeraciju u spisu. Dokument kojim se potvrđuje predmet potpisuje njegov sastavljač.
Blanker.ru
Ministarstvo kulture (Naredba br. 526 od 31.01.2015. godine), popunjavanje overenog lista uključeno je u proceduru zavođenja predmeta na papiru uz upisnu dokumentaciju, njeno numerisanje, izradu internog inventara i dizajn korica. Njegov oblik je određen regulatornim zahtjevima za organizaciju skladištenja arhivskih dokumenata. Uzorak obrasca za list ovjere predmeta nalazi se u Dodatku br. 8 Arhivskih pravila.
Pomoć Standardni detalji obrasca uključuju:
- Naziv vrste dokumenta;
- Naziv radnog mjesta sastavljača;
- Potpis;
- Transkript;
- Datum sastavljanja;
U obrazac se unose sljedeći podaci: Ukupan broj listova predmeta (navesti riječima i brojevima); Slovni brojevi; Nedostaju brojevi; Karakteristike fizičkog stanja i formiranja slučaja; Preporučena veličina papira za obrazac je A4.
Pažnja
Na omotu datoteka za trajno skladištenje nalazi se mjesto za ime državni arhiv, u koji će se primati poslovi organizacije, oznake državnog arhiva i šifre organizacije. Kada se naziv organizacije (strukturne jedinice) promijeni u periodu koji pokriva dokumentacija predmeta, ili kada se predmet prenese na drugu organizaciju (u drugu strukturnu jedinicu), na omot predmeta, a prethodni naziv organizacije (strukturne jedinice) stavlja se u zagrade. Naziv predmeta na omotu predmeta prenosi se iz nomenklature predmeta organizacije, usaglašene sa stručnom komisijom relevantne arhivske ustanove.
Ako je potrebno, pojašnjenja se unose u naslov (brojevi naloga, protokoli i sl.).
Certifikacijski list je obavezan element registracije svakog trajnog dosijea i ličnog dosijea. Dokument kojim se potvrđuje slučaj sastavlja se na posebnom listu i stavlja na kraj predmeta. Prilikom predaje knjiga (časopisa) u arhivu, na poleđini praznog lista u kartotekama, na posebnom praznom listu kartonskog formata, sastavlja se natpis o overi.
Na listu se navodi brojevima i slovima broj numerisanih listova predmeta i posebno, preko znaka „+“ (plus), broj listova internog inventara (ako ih ima). Ovjerni list navodi sljedeće karakteristike numeracije dokumenata predmeta: prisustvo slovnih brojeva lista predmeta; prisustvo nedostajućih brojeva listova predmeta; dostupnost brojeva listova sa zalijepljenim fotografijama, dokumentima, isječcima iz novina; broj listova velikog formata; broj koverti sa prilozima i broj listova umetnutih u njih.
Registriramo slučajeve za trajno skladištenje
Nije suvišna lična S obzirom da za budžetske organizacije postupak vođenja ličnih dosijea nije regulisan, preporučujemo poslodavcu da donese lokalni regulatorni akt koji će regulisati pitanja vođenja, evidentiranja i čuvanja ličnih dosijea. FYI. Predmet je dokument ili skup dokumenata koji se odnose na jedno pitanje ili oblast djelovanja, stavljen u poseban omot. Predmeti se smatraju pokrenutim od trenutka kada je u njih uključen prvi izvršeni dokument.
Prilikom vođenja ličnih dosijea zaposlenih, moraju se poštovati stroga pravila, čak i ako to nije obavezan zahtjev za poslodavca. Važno je zapamtiti da bez obzira na to kako se fascikle zovu („lični podaci“, „dosije“ ili nešto drugo), oni sadrže lične podatke zaposlenog, stoga je neophodno poštovati sve uslove propisane Poglavljem.
Lični dosije zaposlenog
Predmet se smatra otvorenim nakon uključivanja u fasciklu za skladištenje prvog izvršenog dokumenta. Istovremeno se izvlači poklopac otvorenog kućišta. Omot predmeta se sastavlja na propisanom obrascu (Prilog 3) Na omotu otvorenog predmeta nalaze se: naziv organizacije; naziv strukturne jedinice organizacije u kojoj je formirana; indeks predmeta prema nomenklaturi predmeta; naslov predmeta; rok trajanja fajla ili natpis „Čuvati trajno“ (preneto sa liste fajlova).
Na omotu dosijea trajnog čuvanja predviđen je prostor za naziv državnog arhiva u koji će se dosije organizacije primati, oznaku šifri državnog arhiva i organizacije.
3.6. uslovi za upis predmeta primljenih u arhivu
Krajnji datumi predmeta koji sadrže organizacionu, administrativnu, stvaralačku i drugu dokumentaciju (protokoli, transkripte, pisma, izvještaji i sl.), za koje je važno precizno datiranje, kao i predmeta koji se sastoje od više tomova (dijelova), označavaju se krajnji datumi datumi dokumenata predmeta, tj. datume registracije (sastavljanja) najranijih i najnovijih dokumenata uključenih u predmet. Ako je predmet dnevnik upisa naloga, uputstava i sl., tada će datum predmeta biti tačan kalendarski datum prvog i posljednjeg upisa u dnevnik. Rokovi za predmet koji sadrži zapisnike sa sjednica su datumi odobrenja (za dokumente koji su odobreni) ili sastavljanje prvog i posljednjeg zapisnika koji čine predmet.
Rokovi za lični dosije su datumi potpisivanja naredbe za prijem i otpuštanje lica za koje je dosije otvoren.
Govorimo, na primjer, o prisutnosti u fajlu dokumenata s nečitkim tekstom, zalijepljenih listova (ako postoje veliki dijagrami i sl.), pocepanih listova, zalijepljenih fotografija, ako u fajlu postoje koverte sa prilozima u njima, itd. Ovjerni list predmeta mora potpisati njegov sastavljač, u ovom slučaju se sačinjava prepis pozicije i potpis i stavlja se datum. U postupku korišćenja arhivske dokumentacije, po potrebi se naknadno unose potrebne napomene na ovjerni list.
Ako je predmet zaveden bez certifikacijskog lista, onda ga treba zalijepiti pri vrhu na unutrašnju koricu kućišta. Ali obično se postavlja iza posljednjeg dokumenta i u ovom obliku se kućište prošiva. Na početku članka nalazi se primjer popunjavanja certifikacijskog lista. Također možete preuzeti primjer dokumenta dokumenta u doc formatu. Da biste završili predmet, možda će vam trebati i uzorak internog inventara dokumenata predmeta.
Izrada dokumenta koji potvrđuje slučaj
Isprava kojom se ovjerava predmet sastavlja se radi evidentiranja broja listova u predmetu prema utvrđenom obrascu (Prilog 1). Ovjerovno pismo lista predmeta označava brojkama i riječima broj numeriranih listova predmeta, broj listova internog inventara, precizira specifičnosti numeracije listova predmeta i fizičko stanje dokumenata predmeta , prisustvo slovnih brojeva listova predmeta, brojeva koji nedostaju, brojeva listova sa zalijepljenim fotografijama (osim ličnih slučajeva), brojeva listova velikog formata, koverata sa prilozima i broja listova umetnutih u njih, kao i označava prisutnost u slučaju štampanih primjeraka brošura sa brojem listova u njima, ako nisu zabilježeni u opštoj bruto numeraciji u predmetu. Broj listova internog inventara, koji se posebno numeriše i stavlja na početak predmeta, označava se u listu ovjere predmeta nakon ukupnog broja listova predmeta kroz znak + (plus). Na primjer, „fajl sadrži 100 (sto) listova + 5 listova internog inventara koji su upisani i numerisani.”
Naknadne promjene sastava i stanja predmeta (oštećenja, nestašica dokumenata, zamjena originala kopijama i sl.) konstatuju se u dokumentu kojim se ovjerava predmet sa pozivom na relevantni akt. Oznake su ovjerene od strane službeničke ili arhivske službe organizacije sa naznakom datuma.
Dokument kojim se potvrđuje slučaj nalazi se na kraju predmeta i sastavlja se na obrascu ili praznom listu A4 papira. Za kadrovske dosijee koji nemaju koverte sa prilozima, dozvoljeno je sastavljanje ovjerenog lista na listu papira A5. U knjigama, natpis o ovjeri je naveden na poleđini posljednjeg praznog lista, u kartotekama - na posebnom praznom listu formata kartice. Dokument kojim se potvrđuje slučaj potpisuje sastavljač. Ovjerni natpis u dokumentu kojim se ovjerava predmet mora biti ispisan čitko, sa naznakom pozicije, prepisa potpisa, ličnog potpisa i datuma izrade.
Zabranjeno je stavljati ispravu koja ovjerava predmet na korice predmeta ili praznu poleđinu posljednjeg dokumenta. U slučajevima kada je predmet već zaveden ili ukoričen bez praznog lista ovjere ili praznog lista A4, isti se lijepi iza vrha lista na unutarnjoj strani korica predmeta ili se može podnijeti na kraju ovog predmeta.
