Jak se nazývá sešívání dokumentů? Video: zakládání složky s dokumenty

Mnoho podnikatelů, sekretářů a účetních, zejména začátečníků, má otázku: "Jak sešívat dokumenty?" Zdá se, že co je na tom tak těžkého? Není to však tak jednoduché. Dokumenty jsou předkládány regulačním orgánům nebo archivovány, což znamená, že musí být připraveny v souladu se všemi pravidly a předpisy. Podívejme se blíže na nuance tohoto tématu.

Kancelářská práce je z hlediska papírování složitý proces. To platí i pro firmware obchodních papírů. Nemůžete jen tak složit spoustu listů a sešít je dohromady. Velmi často se dokumenty vracejí právě proto, že soubory jsou nesprávně naformátované.

Abyste pochopili, jak správně sešívat dokumenty při kancelářské práci, měli byste se seznámit s Metodickými doporučeními. Byly schváleny Rosarkhivem (23. prosince 2009).

Proč se dokumenty sešívají?

Než přijdeme na to, jak správně sešívat dokumenty, proberme si, proč je to vlastně potřeba. Ne každý ví, proč se to dělá. Existuje však mnoho organizací, které přijímají dokumenty pouze ve správné, řádně provedené podobě. Například při odevzdání do archivu, k účasti ve výběrových řízeních, při odevzdání papírů na finanční úřad atp.

Rádi bychom poznamenali, že v této věci neexistuje jasný pokyn. Existují však předpisy upravující postup přípravy dokumentace. Předpokládá se, že absolutně všechny papíry musí být sešívány, pokud je jejich objem více než jeden list. To platí i pro kopie, například listiny listin právnických osob (na kopiích není umístěna pečeť společnosti). Sešité listy jsou navíc číslovány arabskými číslicemi. Jsou umístěny v pravém horním rohu. K sešívání dokumentů budete potřebovat speciální motouz, šídlo a jehlu. Na zadní stranu posledního listu musí být nalepena certifikační poznámka obsahující informaci o počtu stran. Je opatřena podpisem jednatele a pečetí podniku.

Design krytu

Při správné přípravě dokumentů byste se měli postarat i o obal. Nejčastěji se jedná o lepenku. Navíc může být určena pro dlouhodobé použití, být standardní (formát A4) nebo nestandardní.

Obaly se vyrábí ze silné lepenky v případech, kdy se zpočátku předpokládá dlouhodobé skladování papírů (více než dvacet pět let). Jednodušší varianta je vhodná i pro podání do státního archivu.

Seznam dokumentů

Před sešíváním dokumentů musíte vše správně uspořádat uvnitř samotného souboru, abyste jej v budoucnu nemuseli vyšívat. Může obsahovat ne jeden balík papírů, ale několik. V tomto případě musí být každá sada sešita samostatně a obsahovat jasné informace o názvu složky, datu inventury, seznam všech listů, celé jméno. odpovědná osoba. Samotný inventář není očíslován.

Jak správně číslovat listy

Chcete-li správně očíslovat listy, měli byste znát některá pravidla:

1. Čísla jsou přiřazena listům, ale ne stránkám. Pamatujte si to.
2. Inventář není očíslován.
3. Pokud jsou mezi papíry písmena, očíslují se nejprve obálky a poté postupně každý list.
4. Čísla listů jsou umístěna v rohu nahoře (pravý horní roh) pomocí jednoduché tužky. Užívat si Arabské číslice.
5. Pokud pouzdro obsahuje více než jeden svazek, pak je každý z nich očíslován samostatně.
6. Pokud jsou uvnitř dokumenty s vlastním číslováním, pak musí ještě projít společným číslováním.
7. Listy velkých formátů (A2, A3) jsou rozloženy, v horním rohu je umístěno pořadové číslo. Jsou lemované pouze na jednom okraji.
8. Pokud list obsahuje zcela slepené fragmenty, pak má pouze jedno číslo a ve spodní části byste měli ručně napsat celý seznam vložených šeků a prohlášení.
9. Pokud jsou fotografie a šeky připojeny k listu pouze na jedné straně, pak v tomto případě bude mít každá z nich své vlastní číslo.
10. Schémata, výkresy a fotografie jsou také očíslovány.
11. Schémata a mapy slepené z několika listů mají jedno číslo, ale celkový soupis udává, z kolika listů se skládají.

Jsou v číslování nějaké chyby?

Před sešíváním dokumentů spolu s nitěmi je lepší se ujistit, že je vše správně naformátováno. Zejména zkontrolujte, zda všechny stránky obsahují správná čísla. V případě drobných chyb (například chybějící listy) je povoleno číslování dopisů, ale pouze se souhlasem pracovníků archivu. To znamená, že všechny listy zůstávají bez oprav a chybějící jsou označeny číslem (z předchozího listu) a písmenem.

Pokud dojde k hrubým chybám, budete muset práci úplně předělat. To je důvod, proč potřebujete jednoduchou tužku, abyste mohli vymazat nesprávné informace. Ale i když jste použili pero, na tom nezáleží. Stará čísla se pečlivě přeškrtnou a vedle nich se napíší nová. V tomto případě se mění i certifikační poznámka. Ta samozřejmě z případu odstraněna není. Jednoduše se vloží nový.

Jak správně sešít dokumenty nití?

Pokud jste připravili všechny dokumenty a jste si jisti, že všechny investice jsou správné, můžete přistoupit k další fázi. Povlečení se sešívá pouze speciálními nitěmi (také nazývanými bankovní motouz) a jehlou. Jak správně sešívat dokumenty v kancelářské práci? Podívejme se blíže, krok za krokem, jak se to dělá.

Případ musí být naformátován tak, aby jej bylo možné v budoucnu přečíst. Proto jsou na levé straně ve vzdálenosti jeden a půl centimetru od okraje proraženy šídlem tři otvory, jeden pod druhým. Prostřední otvor by měl být umístěn přesně uprostřed a další dva by měly být tři centimetry od něj.

Pokud je záležitost malá, je výhodnější použít děrovačku. A pro velké objemy je lepší vzít šídlo. Velmi často dojde k poškození první a poslední stránky. Proto je lepší vzít a nalepit proužky lepenky v místech propíchnutí, kudy bude provázek procházet. Před sešíváním dokumentů je lepší si nit připravit předem. Nedělejte to příliš dlouhé, mohlo by se to zamotat. Sedmdesát centimetrů by vám mělo stačit.

Pro zjednodušení vysvětlení očíslujme otvory. Horní nechť má číslo 1, středový 2 a spodní 3. Začneme tedy šít ze zadní strany pouzdra, jehlu protáhneme dírkou 2 (jeden konec provázku zůstane vzadu složky) na přední stranu, pak protáhněte jehlu otvorem 1, znovu vytáhněte nit na opačnou stranu. Když je volný konec provázku a jehla za složkou, pak otvorem 3 se musíte přesunout znovu na přední stranu a poté znovu dozadu otvorem 2. Zde je návod, jak sešít dokumenty do archivu.

Práce, jak se říká, je hotová. Papíry jsou svázané. Nyní je potřeba uvázat provázek na uzel (vzadu). Uzel musí být docela těsný a těsně přiléhat k poslední stránce, protože bude muset být zajištěn pomocí bezpečnostního listu umístěného na lepidle. Konce provázku by měly volně viset zpod nalepeného papíru.

Dokumenty potvrdíme podpisem

Zdá se, že jsme přišli na to, jak správně sešívat dokumenty. Nyní zbývá jen podání potvrdit podpisem. Mimochodem, tomu se říká - jistota. Vyrábí se na samostatném kusu papíru a přilepí se na zadní stranu poslední stránky. Poznámka musí obsahovat informace o počtu sešívaných papírů s uvedením vlastností (možná je to přítomnost certifikátů, fotografií, výkresů, výkresů).

Certifikaci podepisuje přímo ředitel nebo jeho zástupce, který uvede svou funkci. Samotná bankovka je pečlivě nalepena na provázku, kterým jsme pouzdro šněrovali. Na ní je umístěna firemní pečeť. Ale je tu jedno upozornění. Otisk pečeti by měl být částečně na poznámce a částečně na samotném listu dokumentu. Toto je velmi důležitý bod. A mělo by se to připomínat.

Podívali jsme se na to, jak sešívat dokumenty krok za krokem. Fotografie uvedené v článku jasněji demonstrují proces.

Jsou nějaké rozdíly v přípravě podkladů pro finanční úřad?

Ne nadarmo chceme přípravě podkladů pro finanční úřad věnovat zvláštní pozornost. Znalost nuancí a funkcí vám umožní vyhnout se některým problémům, konkrétně otravování ze strany kontrolujících osob. Nedbalost v této záležitosti může vést ke zbytečným nárokům.

Existuje mnoho takových případů, kdy jsou případy vráceny s odkazem na nesprávnou registraci. Ne nadarmo poskytlo Ministerstvo financí Ruské federace zvláštní upřesnění (dopis ze dne 29. října 2015 č. 03-02) ohledně správnosti poskytování vázaných dokumentů a jejich papírových kopií.

Připomínám, že při provádění kontrol má finanční úřad právo vyžadovat papírové kopie dokladů, které musí být ověřeny. Ministerstvo financí vysvětluje, že kopie je kopie, která zcela reprodukuje originál. Pouze verze, která obsahuje všechny podrobnosti, které dávají papíru právní moc. Zároveň oddělení dává doporučení, jak správně sešívat dokumenty a jejich kopie. Zakládají se dokonce i fotokopie. A nejsou přijímány v žádné jiné formě.

Jak sešít dokumenty pro finanční úřad?

Předpokládá se, že pořadač by neměl být příliš velký, ne více než sto padesát listů. Listy musí být číslovány pouze arabskými číslicemi (plnými), počínaje prvním. Všechny listy jsou prošity dvěma nebo čtyřmi vpichy pomocí speciální nitě. Konce této nitě by měly být vytaženy na zadní stranu poslední stránky a tam svázány silným uzlem.

Jsou uvedena doporučení nejen jak sešívat dokumenty, ale také jak navrhnout papírovou nálepku na rubovou stranu. Měl by pokrývat stránku firmwaru a samotnou jednotku. Rozměry samolepky nepřesahují čtyřicet až padesát milimetrů. Je na něm umístěn certifikační podpis udávající počet očíslovaných stran. To vše podepisuje vedoucí organizace nebo jiný zástupce, který má takovou pravomoc. Dále je připevněna pečeť společnosti tak, aby zakrývala nálepku i podpis s celým jménem. osoba, která dokumenty potvrdila.

Oddělení jasně zdůrazňuje, že při přípravě spisů by měla být zajištěna bezpečnost a neporušenost samotných originálů a jejich kopií. Svázané dokumenty jsou finančnímu úřadu poskytovány s průvodním dopisem. Udává základ pro zakládání pořadačů, jejich množství a počet listů v každém z nich.

Místo doslovu

V našem článku jsme si povídali o tom, jak správně sešít dokumenty do archivu, na finanční úřad nebo prostě na kancelářskou práci. V této věci je spousta kontroverzí, protože neexistuje jediný standard. Pokud však není obtížné vytvořit soubor novin a dokumentů jednoduše pro uložení v kanceláři po určitou dobu, pak musíte se vší odpovědností zacházet s vázáním a zpracováním dokumentů pro předložení regulačním orgánům, abyste se vyhnuli problémům. Obecně se má za to, že archivace je nejspolehlivějším způsobem ukládání obchodních dokumentů, protože je obtížnější je pozměnit nebo falšovat. Doufáme, že naše informace budou pro vás užitečné.

Ahoj všichni! Dnes si řekneme, jak správně a bez problémů zakládat dokumenty. Každý podnik nebo jeho strukturální divize, bez ohledu na jeho velikost, se alespoň jednou setkala s takovou potřebou, jako je archivace dokumentů.
Tato potřeba vzniká, pokud se dokumenty připravují k archivaci nebo k vedení různé druhy právní postupy. Existuje několik způsobů, jak ukládat dokumenty, které budeme zvažovat v tomto článku.

Ukládání dokumentů v podniku

V každém podniku je během roku generován různý objem dokumentů, z nichž některé musí být po uplynutí doby uložení převedeny do archivu. Tato kategorie zahrnuje dokumentaci, která již byla zpracována, nebo dokumenty související přímo se zaměstnanci organizace. V souladu se stanoveným postupem musí být dokumenty předány do archivu po uplynutí jednoho roku od data ukončení jejich oběhu v kancelářské práci.

Odpovědnosti, které zahrnují přípravu dokumentů a jejich přímé předání do archivu, mohou být přiděleny zaměstnancům podniku, kteří jsou osobami odpovědnými za tok dokumentů. V některých případech mohou být takové odpovědnosti přiděleny sekretářce, účetní nebo jakékoli jiné odpovědné osobě. V kterékoli z popsaných možností musí být taková povinnost stanovena objednávkou.

Sekretariát se navíc může podílet na přípravě dokumentace pro uložení do archivu samostatné dělení. V každém případě lze předání dokumentace provést až po jejich konečném a úplném provedení a nic jiného.

Fáze ukládání dokumentů

Tento postup lze rozdělit na několik fází:
Dokumentace musí projít povinnou kontrolou, zda je správně distribuována do příslušných skupin dokumentů;
Je nutné začít správně zakládat dokumenty;
Kontrola číslování stránek dokumentu;
Je nutné správně naformátovat doprovodný nápis;
Je nutné provést interní inventuru všech dokladů;
Oprava údajů uvedených na vazbě (v případě potřeby). Tady mluvíme ože mohlo dojít ke změnám názvů podniku, jeho registračního indexu, změnám termínů nebo podpoložek. Ve všech těchto případech musí být změny zaznamenány na vazbě;
Provádění inventury dokumentů, které se zpracovávají.

Zdá se, že je možné archivovat dokumenty částečně, pokud doba jejich uložení nepřesáhne deset let.

Navíc je to povoleno:
Nesystematizujte dokumentaci;
Nečíslujte veškerou dokumentaci;
Odmítněte používat certifikační nápis;
Odmítněte aktualizovat dokumentaci firmwaru.

Legislativní úprava operací spisové dokumentace

Tok dokumentů a související kancelářská práce jsou velmi složité procesy. Často dochází k situacím, kdy se dokumenty, které již byly připraveny a uloženy v archivu, mohou vrátit kvůli nesprávnému provedení. To vede k logické otázce: jak správně zakládat dokumenty? Tento provoz je upraven Metodickými doporučeními v oblasti kancelářské práce. Tato doporučení jsou právně zakotveny příkazem Spolkového archivu, který nabyl účinnosti dnem 23.12.2009.

Právě tento legislativní akt stanoví doporučení týkající se postupu při ukládání dokumentů. Měly by být dodržovány, aby se předešlo vrácení chybně provedených dokumentů a odmítnutí archivu přijmout je k uložení.

Vnitřní archiv každé organizace může uchovávat dokumenty po určitou dobu, poté musí být dokumentace převedena k uložení státní archivy, nebo zlikvidován, umožňuje-li to zákon.

Archivní doby uložení dokumentace

Zákon přísně upravuje doby, po které musí být dokumenty uchovávány. Tyto lhůty přímo závisí na typu dokumentace:
Obchodní knihy, notářské zápisy a personální dokumentace musí být uchovávány po dobu 75 let;
Veškeré dokumenty týkající se privatizačního řízení (převod státního bytového majetku do vlastnictví soukromé osoby) jsou uchovávány po dobu 75 let;
Patentová dokumentace k vynálezům je uchovávána po dobu 20 let;
Dokumentace související s investiční výstavbou je sledována již 20 let;
Dokumentace související s projekční činností je archivována 20 let;
Musí být v různých typech skladování po dobu 15 let vědeckých prací a výzkum;
Veškerá archivní dokumentace organizace, jejíž činnost souvisí zemědělství;
Různé druhy dokumentace související s filmovou a fotografickou činností jsou uchovávány po dobu 5 let;
3 roky – foto a video dokumentace.

V případě likvidace nebo reorganizace podniku musí být veškerá dokumentace, která nemá dobu uložení, předána k uložení do státního archivu. Dokumenty týkající se zaměstnanců podniku jsou rovněž předmětem převodu.

Pokud je organizace nevládní, pak v tomto případě Právní úprava stanoví zvláštní úpravu vztahů. Přesněji řečeno, funguje další princip: zákon ukládá povinnost uzavřít smlouvu s Federální archivní službou, ale pokud je taková dohoda uzavřena pozdě (z jakéhokoli důvodu), je archiv povinen přijmout pouze ten balík dokumentů, který se přímo týká personálu organizace . O osudu zbývajících dokumentů a následném místě jejich uložení však musí rozhodnout předseda komise pro likvidaci podniku.

Dokumenty k flashování :
V souladu se zákonem veškerá dokumentace, která se skládá ze dvou a více stránek, podléhá firmwaru. Toto pravidlo platí i pro zákonné dokumenty. Je důležité, že dokumenty, které nepodléhají převodu k uložení do archivu, samozřejmě nesmí být sešívány.

Proč možná budete potřebovat flashovat dokumenty?

Hlavním faktorem ovlivňujícím potřebu flash dokumentace je, že se tímto způsobem snaží ochránit dokumenty před případným odstraněním nebo záměnou jednotlivých listů. Proto musí být dokumenty sešívány nití a číslovány. Dokumentace je poté zapečetěna.

Seznam dokumentů podléhajících firmwaru zahrnuje účetní a personální dokumenty, jakož i účetní knihy organizace a další zvláště důležité dohody.

Dodatečný seznam dokumentů podléhajících firmwaru může zahrnovat kopie a překlady, které byly notářsky ověřeny.
Takto připravené dokumenty se mnohem snáze skladují a navíc zabírají spoustu místa. méně prostoru. Vazba nitěmi a následné utěsnění navíc umožňuje mít jistotu, že dokumentace má celistvý vzhled. Na tento moment nebyly vynalezeny žádné alternativní metody, které jsou v souladu se zákonem.

Jak správně zakládat dokumenty a odevzdávat je do archivu

Po úplné registraci veškeré potřebné dokumentace, která má být předložena do archivu, je poslední fází uložení. Chcete-li začít s ukládáním dokumentů, je nutné zcela odstranit všechny kovové předměty, jako jsou špendlíky, kancelářské sponky a svorky. Poté jsou dokumenty ze složky odstraněny.

Pokud jsou dokumenty již řádně vyplněny, doplňte je Prázdná stránka, na kterém je nakreslen doprovodný nápis. Kromě toho můžete také přidat listy na začátek zásobníku dokladů, které budou použity pro sestavení interní inventury. Alternativou mohou být speciálně připravené inventární formuláře.

Kolik listů lze zařadit do jedné složky?

Legislativně stanoveno maximální částka prostěradla, která se dají sešít a představují pak jeden případ. Soubory tedy musí být vyplněny tak, aby celkový počet stran nepřesáhl 250 kusů. Je pravděpodobné, že v průběhu roku podnik shromáždil velký počet papíry, které je nutné archivovat. V tomto případě jsou rozděleny do samostatných svazků obsahujících až 250 listů. Ve standardním postupu se firmware provádí pomocí pevného krytu.

Pokud mají listy různé formáty, musí být firmware takového svazku proveden pomocí čtyř bodů vpichu. To vám umožní nejspolehlivější spojení listů různých formátů dohromady.

Při sešívání dokumentace, která má dlouhou trvanlivost, je dovoleno sešívat listy k sobě s přebalem, tedy skrz ně.

V případě dokumentace se standardní dobou použitelnosti se firmware provádí následovně: firmware začíná listem, který je další po vazbě. Poté se na první list položí kartonová vložka, po které se celá věc sešije. Kartonová rozpěrka slouží k ochraně závitů před rychlým opotřebením.

Stojí za to pamatovat, že dokumentace může být uložena navždy, takže byste měli kontrolovat hranice firmwaru. To znamená, že vlákna by neměla zasahovat do textu a měla by být dobře čitelná i po postupu firmwaru.

Dokumenty je možné ukládat přímo do složky. Ale pouze v případě, že doba uložení této dokumentace nepřesáhne 10 let.
Některé podniky používají speciální stroj - brožuru. Tento způsob vazby dokumentů je však přijatelný pouze pro interní ukládání a pro archivaci je nepřijatelný.

Další fází přípravy dokumentů je jejich číslování. Číslování se provádí pro pohodlí při práci s dokumentací. To se provádí pomocí černé tužky nebo speciálního číslovače. Čísla stránek jsou umístěna v pravém horním rohu dokumentu výhradně na přední straně. Při číslování je důležité pamatovat na to, že čísla stránek by neměla překrývat hlavní text a číslování by se nemělo provádět pomocí barevných tužek nebo inkoustu.

Pro usnadnění vazby dokumentů můžete použít archivní desky, vrtačku nebo vázací stroj.

Samostatný standard platí pro flashování dokladů souvisejících s bankovními hotovostními transakcemi. V tomto případě může tloušťka již sešité složky dokumentů dosáhnout 10 centimetrů.

Přípravné práce pro flashování dokumentů

Než začnete šít, musíte zarovnat celý stoh papírů. Pokud jsou papíry různých formátů, je třeba je rozložit tak, aby bylo vhodné je propíchnout.

Po dokončení instalace je nutné provést propíchnutí nebo vyvrtání otvorů pomocí speciálního stroje nebo běžné vrtačky, abyste mohli dokumenty později snadno zakládat. Počet otvorů může být od 2 do 5. Některé specializované stroje dokážou nit také ihned navléknout do připravených otvorů. Pokud se vrtání provádí pomocí běžného vrtáku, měli byste se ujistit, že se otvory nepohybují.

Ruční navlékání

Při ručním sešívání dokumentů nití budete potřebovat jehlu a nit. Firmware se instaluje přes dva otvory. Po sešití musí být konce nitě svázány na zadní straně dokumentu a poté je k výslednému uzlu přilepen malý proužek papíru.

Poté je nutné vyhotovit certifikační list obsahující informace o počtu podaných listů a o tom, kdo spis ověřil. Tento postup se provádí tak, že pečeť a nápis vyčnívají za hranice nalepeného pruhu papíru.

Poté musí být stránky očíslovány. Jak ukazuje praxe, ruční ukládání dokumentů není tak obtížné, pokud je však sešito více než 5 listů, je docela problematické je propíchnout jehlou. V tomto případě můžete použít děrovačku.

Šněrování s děrovačkou

Jak jsme již zmínili, je poměrně problematické propíchnout více než 5 listů dohromady, takže můžete použít děrovačky nebo elektrické děrovačky. S takovým firmwarem musíte provést následující: umístěte 4 otvory na pole sešívaných dokumentů, ujistěte se, že text zůstává čitelný, a poté proveďte šněrování.

Doklady ověřené notářem, smlouvy, pokladní knihy, bankovní doklady, jakož i evidenční deníky a osobní spisy podléhají šněrování.

Průvodní nápisy při podávání dokumentů

Po dokončení postupu šití a číslování dokumentů je nutné vypracovat certifikační nápis. Certifikace musí zpravidla obsahovat informace o počtu svázaných stránek a vlastnostech dokumentů obsažených ve firmwaru a poté připojených na zadní stranu pouzdra.

Certifikaci musí podepsat vedoucí organizace.

Dále je třeba poznamenat, že doprovodný nápis musí obsahovat podpis odpovědné osoby a jeho přepis. Poté je také přilepen k pouzdru, zajišťujícím uzel závitů firmwaru a certifikován pečetí, která je umístěna na hranici nálepky a listu samotného pouzdra.

Doufáme, že jste správně pochopili, jak zakládat dokumenty v podniku.

Při práci s obchodními dokumenty musíte často zařazovat listy do jednotlivých deníků. Pokud je složka uspořádána tímto způsobem a certifikována pečetí, chrání to formuláře v ní obsažené před výměnou nebo ztrátou. Systemizace dokumentů se provádí podle pravidel kancelářské práce. Předepisují pořadí číslování listů a jejich ukládání do deníku. Pro upevnění švu je třeba nalepit speciální štítek. Na konci článku si můžete stáhnout ukázky slov „Sešité a očíslované“.

Po očíslování a sešití všech listů časopisu se na uzel nitě nalepí nálepka. Jedná se o malý papírový obdélník, jehož rozměry jsou cca 4x6 cm Doporučuje se připravit a vytisknout si více kopií předem, aby byly vždy po ruce.

Vzorová nálepka obsahuje následující pole, která je třeba vyplnit:

1. Počet listů sešněrovaných, očíslovaných a zapečetěných. Uvádí se nejprve číslicemi, poté slovy v závorkách.
2. Pozice pověřeného pracovníka.
3. Podpis s přepisem.

Znění se může v různých vzorech lišit. Nálepka zpravidla odráží pouze informace o počtu listů a pozici pracovníka odpovědného za časopis. Na konci je jeho podpis.

Důležité! Nálepku lze doplnit datem vzniku deníku a otiskem pečeti organizace (pokud existuje).

Při připevňování se musíte ujistit, že uzel nitě je ve středu nálepky. Hroty přesahují čáru papíru.

Příprava dokumentů pro firmware

Prvním krokem je číslování. Než začnete dokumenty blikat, měli byste čísla umístit do pravého horního rohu. Toto uspořádání čísel je dáno pravidly kancelářské práce.

Poté jsou připraveny otvory pro stehy. Obchodních dokumentů je dost široké okraje. Před sešitím se přibližně uprostřed těchto polí provedou tři vpichy. Probíhají přísně svisle podél svislého středu listů. Krok je minimálně 3 cm.

Všechny listy by měly být děrovány na stejné úrovni. K vytvoření otvorů použijte:

• děrovač;
• šídlo;
• iglú

Díky zachování vzdálenosti od hranic pole po blikání nedochází k nepříjemnostem při čtení textu. Není také těžké najít požadovanou stránku.

Jak se instaluje firmware

Další otázka- jak správně sešít dokumenty s připravenými otvory? Jako nástroj se používá šicí jehla.

Pro odolný šev budete potřebovat následující materiál:

• bankovní motouz;
• šicí nitě LSh-210.

Pokud nejsou po ruce specializované materiály pro spojování stránek, můžete je nahradit jakoukoli silnou nití. Jako příklad postačí nylon. Můžete také vzít jednoduchou šicí nit a několikrát ji složit.

Pro vytvoření pevného a odolného švu se doporučuje stehy opakovat dvakrát. Závit však nemusíte příliš utahovat. Těsný šev znesnadní listování v zásobníku a nalezení požadované formy.

Po dokončení šití se špičky uvolní středním otvorem posledního listu. Pro zajištění je nit svázána na uzel. V tomto případě by mělo být ponecháno přibližně 5 cm konců. Aby byla zajištěna celistvost dokumentů, je na uzlu připevněna nálepka potvrzující, že byl časopis zašněrován.

Poslední fází je připevnění samolepky

Je důležité chránit dokumenty shromážděné ve složce před zabavením nebo ztrátou. Proto používají nálepku „Sešité a očíslované“. Lepidlo se nanáší na zadní stranu listu. Poté se papír zafixuje tak, aby střed obdélníku dopadl přímo na uzel. Některá vlákna budou skryta pod nálepkou. Konce by měly volně viset.

Dále musíte počkat, až lepidlo zaschne. Řádek k tomu určený označuje počet dokumentů obsažených v tomto deníku. Hotový formulář certifikuje vedoucí organizace nebo pověřený pracovník. Na nálepce je uvedena pozice zaměstnance, jeho podpis a datum certifikace. Je-li k dispozici, je připojena pečeť společnosti.

Hlavní funkcí nálepky je potvrdit integritu deníku a dokumentů v něm obsažených. Za stejným účelem je uzel naplněn lepidlem. Pečeť organizace je připevněna k samotnému štítku i dokumentům.

1. Přítomnost zřetelného, ​​snadno rozlišitelného podpisu.
2. Přítomnost stejné pečeti jako na dokumentech organizace.
3. Umístění štítku přímo na uzel nitě pro zajištění integrity dokumentů.

Chcete-li rovnoměrně sešít všechny listy, měli byste odstranit všechny cizí předměty. Pokud je stoh velký, doporučuje se odebírat papíry v malých dávkách. Pokud potřebujete uspořádat několik různých dokumentů do jednoho deníku, jsou uspořádány podle data podpisu.

V jakých případech jsou vyžadovány vázané dokumenty?

Ve většině případů je pro zprávy odesílané na server vyžadován firmware daňový úřad. V tomto případě podepisuje pouze vedoucí organizace a jeho pečeť je vyražena na nálepce. Toto je povinný požadavek daňová služba.

Pokud jde o jednotlivé podnikatele, pro ně je mít pečeť věcí volby. K nahlédnutí bude stačit osobní podpis podnikatele. Po dokončení ověřování se k formulářům připojí úřední pečeť.

Důležité! Pro ověření kopie vícestránkového dokumentu je na každý list umístěno razítko „Kopie je správná“.

Jak již bylo zmíněno, podpis a pečeť musí být čitelné. Provedení razítka závisí na právní formě. státní podniky může používat pečeti s erbem. Pro LLC a jednotlivé podnikatele zákon stanoví další požadavky.

Shrnout. Nálepka „Sešitá a očíslovaná“ je vyrobena ve formě papírového obdélníku. Po dokončení šití se nalepí na sestavu švu. Nitě jsou pokryty lepidlem a nahoře je aplikována značka. Když lepidlo zaschne, na listu se udělají potřebné poznámky.

​

Nejprve je uveden počet listů uložených v deníku. Dále je uveden podpis jednatele, jeho celé jméno a podpis. V některých případech to může být přiděleno jinému odpovědnému zaměstnanci. Na nálepce je umístěno i razítko organizace. Při předkládání dokumentů finančnímu úřadu je to povinný požadavek pro LLC. V případě fyzických osob podnikatelů stačí vlastnoruční podpis. Dále si můžete zdarma stáhnout vzorovou nálepku.

Pro uspořádání dokumentů je nutné sešít.

Společnosti a instituce sešívají dokumenty, které je třeba přenést do archivu.

Svázané dokumenty je vhodné uložit a v případě potřeby předat kontrolním orgánům bez obav o jejich bezpečnost a možnost záměny.

Jaké normy upravují šití?

Teoreticky tak jednoduchá záležitost, jakou jsou závazné dokumenty, není regulována předpisy. Existuje pouze návod, jak na to:

1. Metodická doporučení schválená nařízením Spolkového archivu dne 23. prosince 2009;
2. GOST 51141 pro kancelářskou práci;
3. Také pravidla pro kancelářskou práci obsahující požadavky na archivaci dokumentace vypracované průmyslovými odděleními (Centrální banka Ruské federace, Ministerstvo daní a poplatků atd.).

Jaké dokumenty vyžadují takovou registraci?

V institucích a společnostech jsou dokumenty sešívány téměř všemi strukturálními divizemi.

Zaměstnanci personální služba Následující dokumenty jsou samostatně systematizovány a sešity na konci kalendářního roku:

• personální příkazy,
• obecné rozkazy,
• personální stůl.

účetní steh:

• výkazy výdajů,
• obratové listy pro hmotný majetek,
• faktury,
• faktury,
• potvrzení o provedené práci,
• nákladní listy,
• pokladní kniha,
• potvrzení o příjmu mzdy zaměstnanci ústavu v případě, že je mzda dána zaměstnancům do jejich rukou.

Úředníci: příchozí a odchozí dokumentace.

Dokumenty můžete flashovat pomocí následujících nástrojů:

• Sešívačka;
• Vlákna;
• Zvláštní vybavení.

Ale dokumenty prošité nití se zaručeně nevymění, což je v moderní realitě důležité.

Lemování věcí nití je považováno za nejspolehlivější.

Obecná pravidla designu

Dokumenty, které bude následně potřeba svázat, se nejprve roztřídí podle data, pečlivě k sobě přiloží a každý list je vpravo očíslován arabskými číslicemi. Číslování začíná číslem 1. Inventář není očíslován.

Pro obal zvolte speciální kartonový obal „Business“. Stalo se to různé velikosti a kvalitu. K sešívání standardních dokumentů se používá běžný pořadač formátu A4.
Obálky jsou v dokumentech také očíslovány. V tomto případě se nejprve očísluje obálka a poté listy a fotografie, které v ní byly.

Pokud při číslování dokladů došlo k chybě, přeškrtne se s jedním řádkem a číslování pokračuje. V tomto případě musí být list certifikován nápisem „Believe Corrected“, podepsaný odpovědnou osobou a zapečetěný.

Pokyny krok za krokem pro tento postup

Před sešíváním dokumentů musíte ze sešívačky odstranit všechny kancelářské sponky a sponky. Uspořádejte podle data nebo důležitosti a očíslujte každý list dokumentu. Pokud se výsledný soubor skládá z mnoha listů, můžete dokumenty spojit speciálními kancelářskými sponkami a začít sešívat.

Připravte si následující nástroje a materiály:

• Vlákna. Je lepší použít nylonové.
• Jehla. Vyberte velikost v závislosti na tloušťce sešívaných dokumentů.
• Lepidlo na papír.
• List prázdného papíru.
• Papír, kartonová složka.

Postup:

1. Odstraňte z dokumentu kancelářské sponky a svorky.
2. Listy položte úhledně a rovnoměrně, zkontrolujte spolehlivost číslování.
3. V závislosti na tloušťce výsledného svazku vezměte šídlo nebo jehlu a ustupte od okraje a vytvořte alespoň 3 průchozí otvory v řadě, kolmo k okraji papíru, ve vzdálenosti 2,5-3 centimetry od sebe. Prostřední otvor by měl být vycentrován.
4. Podle tloušťky výsledného stohu papírů vezměte nit dlouhou 70-80 centimetrů.
5. Vložte jehlu ze spodní části zadní strany dokumentu do středového otvoru.
   
6. Projděte shora do nejvyššího otvoru.
   
7. Poté zadní stranou dokumentu až na krajní dno.
   
8. Přes přední stranu se vrátíme k tomu centrálnímu.
   
9. Po takovém sešití bude nit na zadní straně. Pokud sešíváte dokument s velkým počtem listů, měla by být tato manipulace provedena několikrát, aby byly zajištěny.
10. Na zádech uvažte uzel. Zbytek by měl být dlouhý alespoň 8 centimetrů.
    
11. Na výsledný uzel přilepte kus papíru ve formě obdélníku. Na kterém je předem proveden nápis: “Lapované a očíslované.____ listy Ředitel____Příjmení I.O.”. Pokud je pozice manažera odlišná, je uvedena odpovídajícím způsobem podle dokumentace.
    
12. Na svázaný dokument, určený list papíru, se umístí podpis a pečeť. Část podpisu a pečeť musí být na kusu papíru a na zadní straně dokumentu.

Mělo by se říci, že pokud byste měli blikat velké množství listy musí být vyrobeny alespoň 4 otvory současně. To zajistí stabilitu a spolehlivost při ukládání vázaného dokumentu.

Zjednodušená metoda pro flashování dokumentů je uvedena v tomto video návodu:

Kdo a jak zajišťuje

Doklady ověřuje vedoucí podniku popř individuální podnikatel. Je důležité, aby část podpisu byla jak na vlepeném papíru, tak na dokumentu.

Za zmínku stojí, že podpisem svázaných dokumentů se manažer zavazuje k jejich obsahu nebo k správnosti jmenuje objednávkou pověřenou osobu.

Funkce evidence účetní dokumentace

Sešívání účetní dokumentace je podobné sešívání běžných dokladů. Ale je tu jeden rozdíl. Pro sešívání účetních dokladů je vytvořeno 5 otvorů, protože soubory jsou nakonec silnější. Sešívat dokumenty může pouze pověřený pracovník. Často je odpovědnou osobou účetní, která řídí záležitosti.

Číslování se provádí jednoduchou tužkou. Při sešívání dokumentů se sestavuje soupis dokumentů ve spisu.

Inventář se skládá z následujících sekcí:

• Název dokumentu,
• datum, kdy byl soupis sepsán,
• seznam dokumentů,
• podpis odpovědné osoby.

Funkce přípravy dokumentů pro odeslání do archivu

Podklady pro odevzdání do archivu připravují pracovníci stavebních úseků. Samotná příprava zahrnuje:

1. Systemizace dokumentů.
2. Číslování.
3. Ukládání dokumentů do jedné složky v závislosti na jejich účelu.
4. Vyplnění inventáře.
5. Návrh obalu dokumentu.

Výše uvedený postup při ukládání dokumentů zahrnuje jejich dlouhodobé uchovávání, tzn. minimálně 25 let.

Pokud budou dokumenty uloženy v archivu organizace méně než 10 let, jsou povoleny některé relaxace, konkrétně se nesmí provádět:

• Číslování listů v souboru.
• Systemizace listů v případě.
• Prošijte nitěmi a nechte uskladnit v pořadači.

Postup šití je stejný jako u běžného šití. Pokud v případě podléhajícím šití více než 250 listů, pak jej musíte rozdělit na několik svazků. Každý svazek je svázán.

Pokud se plánuje uložení dokumentů více než 25 let, poté je v rámci přípravy na sešití na pouzdro umístěn další kartonový kryt, který chrání dokumenty a nitě před nadměrným třením a poskytuje více nádherný výhled podnikání.

Při ukládání souborů do archivu musíte zajistit, aby text zůstal čitelný. Číslování provádí se jednoduchou tužkou v pravém horním rohu. Pro tyto účely se nedoporučuje používat kuličková a gelová pera, barevné tužky a fixy.

List A3číslováno jako jeden list a olemováno k levému okraji a přeloženo. Pokud je prostěradlo lemováno od středu, pak se budou počítat 2 listy.

Fotografie nebo obrázky, a diagramy a mapyčíslováno vzadu v levém horním rohu. Obálky jsou číslovány jako první a odděleně od jejich papírových příloh.

Pokud je případ sestaven z více svazků, pak se tyto (svazky) číslují každý zvlášť.

Pokrýt formátován následovně:

• Uveďte název organizace nebo instituce.
• Pododdělení.
• Skladovatelnost.
• Název případu.

Je důležité dodržovat některé požadavky. Název instituce může se změnit. Při sestavování obálky dokumentu je proto nutné uvést 2 názvy. Názvy institucí jsou uvedeny v nominativní případ. Starý název je uveden v závorce, nový bude muset být pod ním.

Navíc je indikováno téma případu. Mohou to být úkony, faktury, objednávky atd. dále strukturní celek a období, po které jsou v něm doklady popř kalendářní rok. Toto jsou první a poslední data dokumentů.

Pokud jsou dokumenty sešívány za kalendářní rok, měli byste uvést například „Objednávky z roku 20015“. Také uvedeno skladovatelnost: trvalé nebo určité.

Při číslování listů v kartotéce se k inventuře nepřihlíží. Případy lze seřadit podle důležitosti. Například charta, protokoly, plány.

Video tutoriál o tom, jak navrhnout složku pro archivaci, naleznete zde:

Příprava k podání na finanční úřad

Registrovat se jako podnikatel resp právnická osoba, jakož i provádění změn údajů na finančním úřadě, jsou předložené dokumenty sešívány za přítomnosti notáře. Novinky v tomto případě neplatí, neboť tímto způsobem notář garantuje, že po ověření podpisu žadatele nebudou následovat žádné opravy.

Od července 2013 můžete podat hlášení na finanční úřad bez sešívání dokladu. V Metodická doporučení tato položka byla vyloučena. Podle uvážení podnikatelů je nyní na výběr, zda dokumenty předloží jednoduše sešité nebo sešité.

Pravidla kancelářské práce však nikdo nezrušil. A právě proto ustavující dokumenty Ještě je vhodné to flashnout ručně.