Чи є грошові документи грошима. Облік грошових документів через підзвітну особу (нюанси)

Здійснюючи свою економічну діяльність, деякі вітчизняні організації використовують готівку та здійснюють готівкові розрахунки. Одночасно вітчизняне законодавство допускає використання суб'єктів цивільних правовідносин чи сторін трудових правовідносин оборот грошових документів, облік яких відповідна організація зобов'язана здійснювати у порядку.

Документи, які є грошовими

Міністерство фінансів Російської Федерації своїм наказом від 31.10.2000 № 94н затвердило як План рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарську діяльність організацій, а й Інструкцію із застосування.

Також на особливу увагу заслуговує необхідність виготовлення та оформлення прибуткового касового ордера, якщо такі документи здаються до каси підприємства. Якщо документи видаються третім особам з каси організації, то організації необхідно оформити видатковий касовий ордер.

Істотною відмінністю РКО та ПКО для грошових документів від касових документів, необхідність у складанні яких виникає при здійсненні грошових розрахунків, є необхідність проставляння на касових документах для обліку документів, які є грошовими, записи «фондовий».

Усі документи, що надійшли або видані, повинні відображатися в журналі реєстрації касових документів. Слід пам'ятати, що така реєстрація провадиться окремо від реєстрації касових документів за грошовими розрахунками.

Облік грошових документів

Окрім необхідності відображати рух документів у касовій книзі та журналі реєстрації касових документів, розділом 5 Інструкції передбачено загальний порядок обліку документів, які є грошовими.

З огляду на названих норм вітчизняного права аналітичний облік здійснюється за видами документів на рахунку 50 «Каса».

За операціями з фінансовими документами облік проводиться у разі дебету рахунки 50, якщо документи вступають у касу підприємства. Якщо документи видаються з каси компанії, то облік відбувається на кредит рахунку 50.

У касовій книзі необхідно реєструвати та здійснювати відображення документів як вступників до каси підприємства, так і виданих з каси організації третім особам. Але такий облік здійснюється на окремих аркушах касової книги, на яких обов'язково має бути проставлено позначку «фондовий».

Як випливає з методичних рекомендацій щодо застосування та заповнення касової книги, затверджених наказом Міністерства фінансів Російської Федерації від 30.03.2015 № 52н, у касовій книзі організації відображається рух грошових документів. Для цього використовуються окремі аркуші книги, в яких слід проставляти мітку «фондовий».

При заповненні касової книги з обліку грошових документів слід пам'ятати, що рядки книги та «в касі на кінець дня» не заповнюються.

Записи щодо руху документів, які є грошовими, слід вносити одразу після видачі або отримання відповідного документа.

На закінчення слід зазначити, що на відміну від готівкових розрахунків законодавець не розробив і не передбачив форму документа, що використовується для обліку грошових документів, виданих третім особам.

Як передбачено п. 1 ст. 9 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» , кожен факт господарську діяльність підприємства може бути підтверджено відповідним первинним документом.

Такими документами може бути як затверджені форми, а й форми, самостійно розроблені відповідним суб'єктом підприємницьких відносин. Обов'язковою вимогою до таких документів є наявність у них реквізитів, які прямо перераховані в п. 2 ст. 9 ФЗ «Про бухгалтерський облік».

З викладеного вище випливає, що для належного обліку руху таких документів підприємству, яке їх використовує, необхідно самостійно розробити форму відомості обліку руху грошових документів із обов'язковим зазначенням у такій відомості всіх необхідних реквізитів.

Важливо пам'ятати, що незалежно від того, що такі документи не є готівкою, вітчизняні підприємства та організації зобов'язані здійснювати облік таких документів.

Невиконання компанією встановленого законом обов'язки з обліку фінансових документів може бути підставою накладення таку організацію чи її посадових осіб адміністративного штрафу порушення касової дисципліни.

Каси організацій можуть працювати не тільки з готівкою, але і з грошовими документами. Грошовими документами називаються папери, що купуються за безготівкові чи готівкові гроші. Їх тримають у сейфі касового приміщення.

До грошових документів належать:

• Марки для поштових відправлень;
• Купони на паливо (наприклад, бензин);
• Квитки на проїзд різним транспортом;
• Різні путівки, які придбала організація;
• Талони харчування;
• Картки на послуги зв'язку;
• Інші документи.

• Акції, придбані в акціонерів;
• Різні цінні папери;
• Документи нематеріальні цінності.

Як зберігаються грошові документи

Компанії мають тримати грошові документи в касі разом із готівкою. У бух. обліку операції з грошовими документами мають бути відображені на субрахунках до рахунку "грошові документи" (50-3).

Облік фінансових документів у бух. обліку

Розглянемо, як враховуються деякі фінансові документи.

Купони на харчування учнів

Деяким учням (школярам, ​​студентам) навчальні заклади зобов'язані надавати безкоштовні обіди та сніданки. Дане харчування видається за спеціальними купонами. У них має бути:

• Номер;
• Період дії;
• Вид харчування (обід чи сніданок);
• Ціна;
• Друк компанії, яка видала цей талон;
• Розпис відповідального за видачу співробітника.

Якщо установи освітнього призначення постачають купонами, керівник цієї установи повинен забезпечити збереження даних купонів. Він видає їх співробітнику, який відповідає за організацію безкоштовного харчування. Купони передаються за спеціальним актом. Купони, які не були використані, мають бути повернуті управителю установи. Усі вчинені з купонами дії вносять у спеціальну книгу обліку купонів.

Якщо установа сама надає безкоштовне харчування, наприкінці кожного дня використані бланки купонів рахуються та прикладаються до касової звітності. Вони повинні зберігатись протягом п'яти років після їх використання.

Поштові марки

Незважаючи на те, що технічний процес активно розвивається, послуги поштового зв'язку залишаються такими ж затребуваними. Здійснити поштове відправлення можна лише за допомогою спеціальних марок. Організації повинні враховувати ці марки як грошові документи.

Поштові марки видаються відповідальним співробітникам у міру того, як вони стають потрібними. Відповідальні працівники повинні складати авансову звітність, прикладаючи до неї документи, що підтверджують. Підтверджуючими документами є:

• У разі успішного відправлення – реєстр відправлення;
• У разі невдалої відправки (псування) – зіпсований конверт.

Картки оплати послуг зв'язку

Працівники компаній найчастіше користуються корпоративним зв'язком, використання власних засобів зв'язку у робочих цілях вони отримують компенсації. В організаціях часто оплачують зв'язок спеціальними картками. Їх купує організація та враховує їх як грошові документи.

Щоб у податківців не виникало зайвих питань щодо оплати витрат на послуги зв'язку, в організації має бути розроблено спеціальне становище. У ньому має бути список працівників, мають право отримання спеціальних карт оплати.

У діяльності будь-якої установи часто використовуються такі документи, як талони на бензин або харчування учнів, поштові марки та конверти з марками для відправки кореспонденції, картки експрес-оплати Інтернету та стільникового телефонного зв'язку та інші документи, що потребують особливого обліку. У статті розглянемо, в якому порядку вони повинні використовуватись та враховуватися.

Що таке грошові документи

Згідно п. 169 Інструкції №157ноплачені талони на бензин та олії, на харчування, оплачені путівки до будинків відпочинку, санаторії, турбази, отримані повідомлення на поштові перекази, поштові марки, конверти з марками та марки державного мита - все це грошові документи.

Грошові документи мають зберігатися у касі установи.

Відповідно до п. 170 Інструкції №157нприйом до каси та видача з каси таких документів оформлюються прибутковими касовими ордерами (ф. 0310001) та видатковими касовими ордерами (ф. 0310002) з проставленням на них запису «фондовий».

Прибуткові та видаткові касові ордери із записом «фондовий» реєструються в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів окремо від прибуткових та видаткових касових ордерів, у яких фіксуються операції з грошима.

У касовій книзі (ф. 0504514) установи облік операцій із грошовими документами ведеться на окремих аркушах, на яких проставляється позначка «фондовий».

Відповідно до методичних вказівок щодо ведення касової книги, затверджених Наказом Мінфіну РФ №173н, підсумкові показники операцій за день та показники залишку на кінець дня формуються за коштами та за грошовими документами окремо. У аркушах касової книги, що містять дані про рух грошових документів, рядки «у тому числі на заробітну плату» та «загальний залишок коштів у касі на кінець дня» не заповнюються.

Записи до касової книги повинні вноситись касиром відразу після отримання чи видачі грошових документів за кожним фондовим прибутковим і фондовим видатковим ордером.

Облік операцій із грошовими документами ведеться в журналі з інших операцій на підставі документів, що додаються до звітів касира ( п. 172 Інструкції №157н).

Відображення у бухгалтерському обліку руху грошових документів

Талони на харчування учнів. Існує категорія учнів, яким навчальний заклад має надати безкоштовне харчування. Таке харчування відпускається по талонах харчування. Талон може бути виготовлений друкарським способом або надрукований на принтері. Він повинен містити низку обов'язкових реквізитів:

індивідуальний номер;

Термін дії;

Вид харчування;

суму (вартість);

Друк або штамп організації, що видала, та підпис відповідального працівника.

Для муніципальних установ у деяких регіонах створено правила звернення окремих видів фінансових документів. Чіткий порядок видачі та обліку талонів на надання на пільговій основі харчування в освітніх установах розроблено, наприклад, комітетом з освіти уряду Санкт-Петербурга ( Розпорядження від 08.06.2009 №1139-р).

Згідно з цим документом, освітні установи забезпечуються талонами єдиного зразка. Керівник установи

забезпечує зберігання бланків талонів та видає їх працівникові, відповідальному за організацію харчування, відповідно до кількості учнів пільгових категорій. Бланки талонів передаються за актом, форма якого розроблена спеціально та наведена у додатку 3 до цього розпорядження. Цей працівник видає заповнені бланки талонів педагогу, який виконує функцію класного керівника, або майстру виробничого навчання (куратору групи). Видані, але не використані талони повертаються. Усі дії з талонами мають бути зафіксовані у книзі обліку видачі талонів, форму якої наведено у додатку 2 до Порядку видачі та обліку талонів, затвердженому Розпорядженням №1139-р.

При наданні пільгового харчування самою освітньою установою використані за призначенням талони підраховуються наприкінці кожного робочого дня та прикладаються до касового звіту. Вони зберігаються разом із контрольно-касовою документацією протягом п'яти років і після закінчення терміну зберігання знищуються за наказом керівника установи.

При наданні пільгового харчування в закладі освіти організацією громадського харчування щотижня проводиться звіряння використання талонів і складається відповідний акт про їх реалізацію за формою, яка наведена у додатку 3 до Порядку видачі та обліку талонів.

Казенна освітня установа уклала договір із підприємством громадського харчування на постачання сніданків та комплексних обідів для учнів. Установа сплатила за договором 120 000 руб. На цю суму за актом приймання-передачі було отримано талони на харчування. Вони були оприбутковані в касу як фінансові документи. Частина талонів з каси у сумі 30 000 руб. була передана підзвітній особі, яка видавала ці талони учням. Після того як учні отримали харчування за даними талонами, було складено акт на суму 30000руб. (доданий до авансового звіту підзвітної особи, яка отримала талони).

Згідно з Наказом Мінфіну РФ № 171н витрати казенної установи на оплату послуг з організації гарячого харчування учнів відносяться на підстаттю 226«Інші роботи, послуги» КОСГУ.

Дані операції у бухгалтерському обліку установи будуть відображені відповідно до Інструкції №162н таким чином:

За відповідним кодом синтетичного обліку.

Талони на ПММ. Розглянемо варіант, коли установа забезпечується ПММ з використанням талонів: за договором провадиться оплата певної кількості бензину відповідної марки, при цьому установа отримує талони, за якими водії заправлятимуть автомобілі на АЗС.

Отримані талони на підставі товаросупровідних документів постачальника (накладної, рахунки-фактури тощо) приходять як грошові документи до каси установи, при цьому в прибутковому ордері доцільно вказати марку бензину, серію та номери цих талонів, номінал талонів у літрах і талона в рублях (виходячи з вартості бензину, зазначеного в договорі та рахунку на оплату).

У міру потреби талони на право отримання палива видаються водіям або спеціально призначеному співробітнику під звіт.

Зазвичай контролю заводиться спеціальна книга обліку, у якій реєструється рух талонів.

Отримане за талонами паливо припадає як матеріальний запас установи після подання авансового звіту підзвітною особою з підтверджуючими документами від АЗС, яка відпустила ПММ в обмін на талон.

Бюджетна освітня установа в рамках діяльності з виконання державного (муніципального) завдання отримало від постачальника талони на 1 000 л бензину Аі92 на суму 28 000 руб. Номінал талону - 20 л вартістю 560 руб. Підзвітній особі видано

2 талони, на які воно здійснило заправку автомобіля, після чого представило авансовий звіт.

Ці операції у бухгалтерському обліку будуть відображені відповідно до Інструкцією №  174ннаступним чином:

Для того, щоб у перевіряючих та податкових органів не виникло питань про правомірність та доцільність оплати витрат на стільниковий зв'язок, установі потрібно розробити відповід-

ня (внутрішній нормативний акт). У цьому документі має міститися перелік посад співробітників, які мають право на отримання карток оплати стільникового зв'язку, та умови, які повинні дотримуватися (наприклад, співробітникам оплачуються лише дзвінки, здійснені в робочий час, або ще можлива оплата дзвінків, здійснених у неробочий час (у вихідні дні)). Доцільно прописати порядок підтвердження співробітниками своїх витрат на стільниковий зв'язок (подання деталізації переговорів та службової записки співробітника про те, які дзвінки були службовими).

Автономна установа за рахунок коштів від діяльності, що приносить дохід, через підзвітну особу придбала 100 карт експрес-оплати номіналом 100 руб. на загальну суму 10 000 руб. Дані фінансові документи було прийнято до каси установи. Заступнику директора було видано під звіт 3 картки оплати. Підзвітна особа подала авансовий звіт із виправдувальними документами.

Витрати на придбання карток оплати для мобільних телефонів відповідно до Наказу Мінфіну РФ № 171н відносяться на підстаттю 221«Послуги зв'язку» КОСГУ.

У бухгалтерському обліку дані операції відображатимуться відповідно до Інструкцією №  183ннаступним чином:

Прийняття до обліку та видача під звіт поштових марок та маркованих конвертів відображатиметься в обліку таким чином:

Відповідно до трудового законодавства розміри та порядок відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками працівників, а також перелік робіт, професій, посад цих працівників встановлюються колективним договором, угодами, локальними нормативними актами. В освітньому закладі оплата проїзного квитка може бути здійснена соціальному педагогові, характер роботи якого пов'язаний з роз'їздами (відвідування учнів за місцем проживання, поїздки для участі у засіданнях різних комісій та порад профілактики тощо).

На підставі Наказу Мінфіну РФ № 171н витрати установи на придбання проїзних квитків співробітникам, робота яких має роз'їзний характер, відносяться на підстаттю 222«Транспортні послуги» КОСГУ.

Казенна освітня установа придбала проїзний квиток на автобус вартістю 950 руб. на вересень 2013 року для соціального педагога. Оплату проїзного квитка було здійснено безготівковим шляхом за рахунок бюджетних коштів. Проїзний квиток був оприбуткований до каси закладу та виданий педагогові під звіт. Наприкінці місяця педагог подав авансовий звіт із доданим до нього вже використаним проїзним документом.

В обліку казенної установи ці операції мають бути відображені відповідно до Інструкції №162н таким чином:

Нестача грошових документів у касі

Порядок ведення касових операцій з банкнотами та монетою ЦБ РФ на території РФ регламентується Положення №373-П. Згідно п. 1.11даного положення заходи щодо забезпечення збереження готівки при веденні касових операцій, зберіганні, транспортуванні, а також порядок та строки проведення перевірок фактичної наявності коштів визначаються юридичною особою. Отже, порядок перевірки каси та касових операцій встановлюється локальними нормативними актами, наприклад, положенням про внутрішній фінансовий контроль, обліковою політикою, положенням про касові операції. Під час заходів контролю крім повного перерахунку готівки в касі проводиться перевірка та інших цінностей, що зберігаються в касі, у тому числі грошових документів.

Для відображення результатів інвентаризації фінансових документів, що у касі установи, застосовується інвентаризаційний опис (змінна відомість) бланків суворої звітності та фінансових документів (за ф. 0504086, затвердженої Наказом Мінфіну РФ № 173н).

У ході перевірки в касі бюджетної установи було виявлено нестачу грошових документів - 2 картки експрес-оплати номіналом по 100 руб. кожна, придбана за рахунок субсидії на виконання державного завдання. Винна у цій нестачі особа встановлена, і сума нестачі погашена їм добровільно в натуральній формі.

Установа повинна відобразити в обліку ситуацію, що виникла відповідно до п. 86, 87 , 109 , 110 Інструкції №  174ннаступним чином:

Інструкція із застосування Єдиного плану рахунків бухгалтерського обліку органів державної влади (державних органів), органів місцевого самоврядування, органів управління державними позабюджетними фондами, державних академій наук, державних (муніципальних) установ, утв. Наказом Мінфіну РФ від 01.12.2010 № 157н.

Наказ Мінфіну РФ від 15.12.2010 № 173н «Про затвердження форм первинних облікових документів та регістрів бухгалтерського обліку, що застосовуються органами державної влади (державними органами), органами місцевого самоврядування, органами управління державними позабюджетними фондами, державними академіями наук, державними (муніципальними) установами та Методичних вказівок щодо їх застосування».

Порядок видачі та обліку талонів на надання на пільговій основі харчування в освітніх установах Санкт-Петербурга.

Наказ Мінфіну РФ від 21.12.2012 № 171н «Про затвердження Вказівок про порядок застосування бюджетної класифікації РФ на 2013 рік та на плановий період 2014 та 2015 років».

Інструкція із застосування Плану рахунків бюджетного обліку, затв. Наказом Мінфіну РФ від 06.12.2010 № 162н.

Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, утв. Наказом Мінфіну РФ від 16.12.2010 № 174н.

Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку автономних установ, утв. Наказом Мінфіну РФ від 23.12.2010 № 183н.

До грошових документів належать:

– оплачені талони та пластикові картки на бензин та олії;

– одержані повідомлення на поштові перекази;

- поштові марки;

– марки державного мита;

- Інші грошові документи.

Усі грошові документи мають зберігатися у касі установи.

Прибуткові та видаткові касові ордери, що відображають рух грошових документів, реєструються в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма 0310003), але окремо від операцій з коштів.

Облік операцій із грошовими документами ведеться у журналі з іншим операціям. Для відображення операцій із грошовими документами призначено рахунок 00 201 05 000 «Грошові документи».

Рахунки з обліку грошових документів не кореспондують із рахунком 00 201 04 000 «Каса», але вони зберігаються в касі, і касир несе повну матеріальну відповідальність за них.

З метою контролю над забезпеченням безпеки грошових документів у касі установи комісією, призначеної наказом керівника, не рідше одного разу на місяць повинна проводитися інвентаризація. Її результати оформлюються в інвентаризаційному описі (змінної відомості) бланків суворої звітності та грошових документів (форма 0504086).

Надходження грошових документів до каси оформляється записом:

Дебет 020105510 «Надходження грошових документів» - Кредит 030200000 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками».

Видача з каси фінансових документів відображається записом:

Дебет 020800000 «Розрахунки з підзвітними особами» - Кредит 020105610 «Вибуття грошових документів».

6.3. Підзвітні особи у бюджетних установах.

Облік підзвітних сум ведеться за окремими рахунками залежно від мети, яку видається аванс, що дозволяє контролювати цільове витрачання коштів. Для отримання коштів під звіт працівник подає заяву із зазначенням призначення авансу та строку, на який видаються кошти.

Видача коштів під звіт проводиться з каси бюджетної установи за видатковим касовим ордером форми 0310002. При цьому кошти під звіт можуть видаватися тільки працівникові установи на підставі розпорядження керівника установи. Забороняється передача отриманих підзвітних сум одним працівником іншому. Якщо працівник має заборгованість за раніше виданими підзвітними сумами, видача нового авансу не допускається.

Працівник установи, який отримав кошти під звіт, зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який було видано аванс, подати до установи звіт про витрачені суми та зробити остаточний розрахунок за ними (лист ЦБ РФ від 04.10.1993 № 18 «Про затвердження Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації»). Якщо підзвітна особа не подала авансовий звіт у встановлені строки або не повернула залишок авансу до каси, бюджетна установа має право утримати суму заборгованості із заробітної плати підзвітної особи, яка отримала аванс, на підставі ст. 137 Трудового кодексу Російської Федерації (далі – ТК РФ). Утримуючи суму неповернутого авансу із заробітної плати працівника, слід враховувати обмеження розміру утримань із заробітної плати, встановлене ст. 138 ТК РФ: загальний розмір всіх утримань при кожній виплаті заробітної плати не може перевищувати 20%, а у випадках, передбачених федеральними законами, - 50% заробітної плати, належної працівникові.

Для відображення операцій з обліку підзвітних сум передбачено рахунок 020800000 «Розрахунки з підзвітними особами».

Кошти видаються під звіт на виплату заробітної плати через роздавачів, оплату готівкою за укладеними договорами, оплату допомоги, придбання цінних паперів тощо. Для обліку цих операцій призначені такі субрахунки:

0020801000 «Розрахунки з підзвітними особами із заробітної плати»;

00 208 02 000 «Розрахунки з підзвітними особами щодо інших виплат»;

0020803000 «Розрахунки з підзвітними особами за нарахуваннями на оплату праці»;

0020804000 «Розрахунки з підзвітними особами з оплати послуг зв'язку»;

0020805000 «Розрахунки з підзвітними особами з оплати транспортних послуг»;

0020806000 «Розрахунки з підзвітними особами з оплати комунальних послуг»;

0020807000 «Розрахунки з підзвітними особами з оплати орендної плати за користування майном»;

00 208 08 000 «Розрахунки з підзвітними особами щодо оплати послуг з утримання майна»;

0020809000 «Розрахунки з підзвітними особами з оплати інших послуг»;

00 208 10 000 «Розрахунки з підзвітними особами за безоплатними та безповоротними перерахуваннями державним та муніципальним організаціям»;

0020811000 «Розрахунки з підзвітними особами по безоплатним і безповоротним перерахуванням організаціям, за винятком державних та муніципальних організацій»;

0020812000 «Розрахунки з підзвітними особами за перерахуванням іншим бюджетам бюджетної системи Російської Федерації»;

00 208 13 000 «Розрахунки з підзвітними особами щодо перерахувань наднаціональних організацій та урядів іноземних держав»;

00 208 14 000 «Розрахунки з підзвітними особами з перерахувань до міжнародних організацій»;

00 208 15 000 «Розрахунки з підзвітними особами щодо оплати пенсій, допомог та виплат з пенсійного, соціального та медичного страхування населення»;

00 208 16 000 «Розрахунки з підзвітними особами щодо оплати допомоги соціальної допомоги населенню»;

00 208 17 000 «Розрахунки з підзвітними особами щодо оплати пенсій, допомоги, що виплачуються організаціями сектору державного управління»;

0020818000 «Розрахунки з підзвітними особами з оплати інших витрат»;

0020819000 «Розрахунки з підзвітними особами з придбання основних засобів»;

0020820000 «Розрахунки з підзвітними особами з придбання нематеріальних активів»;

0020821000 «Розрахунки з підзвітними особами з придбання невироблених активів»;

0020822000 «Розрахунки з підзвітними особами з придбання матеріалів»;

0020823000 «Розрахунки з підзвітними особами з придбання цінних паперів, крім акцій»;

0020824000 «Розрахунки з підзвітними особами з придбання акцій та інших форм участі в капіталі».

Розглянемо приклад. Інспектором праці представлений авансовий звіт з витрат на відрядження на суму 620 руб. При цьому в обліку було зроблено такі записи:

До авансового звіту щодо сум, витрачених на господарські потреби, додаються оформлені документи, що підтверджують фактичне придбання товарів чи оплату послуг. До таких документів належать: касові чеки (бланки суворої звітності), що підтверджують отримання готівки від підзвітної особи; рахунки-фактури; прибуткові документи (накладні), що підтверджують прийняття матеріальних цінностей від підзвітної особи на склад установи.

Витрати по відрядженню оплачуються за такими статтями економічної класифікації витрат:

212 «Інші виплати» – витрати на оплату добових;

222 «Транспортні послуги» – витрати на оплату проїзду до місця відрядження та назад;

226 «Інші послуги» – витрати на найм житлового приміщення;

290 "Інші витрати" - витрати протокольного характеру відповідно до законодавства Російської Федерації при службових відрядженнях на території іноземних держав.

Форма № АТ-1 «Авансовий звіт» містить реквізити, що передбачають відображення підзвітних сум як у рублях, так і в іноземній валюті. Авансовий звіт заповнюється і підзвітною особою, і бухгалтером установи в одному примірнику на паперовому чи машинному носії. На зворотному боці форми № АТ-1 підзвітна особа вказує перелік документів, що підтверджують вироблені витрати (посвідчення про відрядження, квитанції, транспортні документи, чеки ККТ, товарні чеки та інші виправдувальні документи), та суми фактичних витрат за ними. Якщо витрати зроблено у валюті, крім суми в рублях вказується і сума у ​​валюті. Перевірений звіт затверджується керівником установи (уповноваженою особою), на лицьовій стороні ставиться його посада, дата та підпис із розшифровкою. Після цього авансовий звіт приймається до обліку. Залишок невикористаного авансу здається підзвітною особою до каси організації за прибутковим касовим ордером, перевитрата видається підзвітній особі за видатковим касовим ордером. Списання підзвітних грошових сум з підзвітної особи провадиться на підставі даних затвердженого авансового звіту.

Згідно з авансовим звітом від 30.03.2012 р. № 50 ( див. додаток) працівнику бюджетної установи було направлено у службове відрядження на 5 днів. Після повернення з відрядження працівник представив авансовий звіт, до якого були додані: рахунок за проживання в готелі за 4 доби на загальну суму 120 руб., Добові на 5 днів по 100,00 руб. у сумі 500,00 руб.

У бюджетному обліку операції будуть відображені таким чином:

Наступна видача готівки підзвітній особі може проводитися лише за умови повного звіту підзвітної особи за раніше виданим йому авансом.

Якщо у підзвітної особи залишилася сума невикористаних коштів, повторна видача іншій підзвітній сумі не допускається. На це положення необхідно звернути серйозну увагу, оскільки практика показує, що нерідко в установах видаються підзвітні суми без повного звіту підзвітної особи за раніше виданим авансом.

Порядок та розміри відшкодування витрат, пов'язаних із службовими відрядженнями, визначаються колективним договором (локальним нормативним актом).

Усі витрати на відрядження, крім добових, визнаються у розмірі фактичних витрат за умови їх підтвердження первинними документами. Тому проїзд працівника до місця відрядження та назад до місця постійної роботи відноситься до витрат, що приймаються до обліку. Так як фактично такі витрати понесені лише на придбання двох квитків (на проїзд до місця відрядження та назад до місця постійної роботи), то й враховувати потрібно лише витрати на придбання цих двох проїзних квитків.

Добові виплачуються весь час перебування працівника у відрядженні, крім того часу, коли працівнику надано відпустку, оскільки відпустку віднесено на час відпочинку (ст. 107 ТК РФ).

За загальним правилом відрядження завершується на момент повернення працівника до місця роботи. Якщо працівник бажає отримати відпустку в період свого перебування у відрядженні та роботодавець не має заперечень, то це не суперечить чинному законодавству. Трудовим кодексом РФ не передбачено обов'язкове повернення працівника назад до місця роботи відразу після того, як термін відрядження закінчено, за умови, що сторони прийняли інше рішення (наприклад, надати працівникові відпустку).

Тому, якщо працівнику надано щорічну відпустку в період, коли вона перебуває у відрядженні, то до дня початку відпустки відрядження має завершитися. Тому так звана друга частина відрядження, що припадає на період після закінчення відпустки, є новим відрядженням, яке потребує окремого оформлення.

Усі господарські операції організації мають оформлятися виправдувальними документами. Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної документації.

Уніфіковані форми документів, що використовуються при оформленні відряджень, затверджені постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1. Крім форми № Т-10 «Посвідчення про відрядження», постановою передбачені такі уніфіковані форми первинної облікової документації, якими може оформлятися відрядження:

– № Т-9 «Наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження»;

- № Т-9а "Наказ (розпорядження) про направлення працівників у відрядження";

– № Т-10а «Службове завдання для направлення у відрядження та звіт про його виконання»;

- № АТ-1 "Авансовий звіт".

Коли йдеться про кілька окремих відряджень, то необхідно оформити ці документи за кожним відрядженням (відрядження до відпустки та відрядження після відпустки).

Посвідчення про відрядження є документом, що засвідчує час прибуття у службове відрядження та час перебування в ньому, у кожному пункті призначення робляться відмітки (про прибуття та вибуття) та засвідчуються підписом відповідальної посадової особи, тому в листі від 23.05.2007 № 03-03 2/89 Мінфін Росії змінив свою позицію. Але до оформлення відряджень, що здійснюються в іноземні держави, рекомендації Мінфіну Росії, викладені в цьому листі, не належать, тому оформлення посвідчення про відрядження не потрібно. У цьому випадку факт знаходження співробітника у відрядженні буде підтверджуватись відмітками у закордонному паспорті, копію якого потрібно додати до авансового звіту.

На додаток до наказу відрядження оформляється і службове завдання (форма № 10-а), у якому докладно описується мета відрядження. Службове завдання необхідно у разі, коли працівник документально неспроможна підтвердити ефективність своєї роботи у відрядженні. У форму № 10-а включено графу «Короткий звіт про виконання завдання», в якій можна описати роботу, виконану, але не зафіксовану на папері (пошук клієнтів, відвідування презентацій, проведення переговорів). Правильно оформлене службове завдання допоможе продемонструвати практичну користь поїздки та обґрунтованість понесених витрат.

У господарській практиці бухгалтерам повсюдно доводиться оформляти такі касові операції, як отримання та видача фінансових документів. Автоматизувати процес обліку даних активів допомагає програма "1С: Бухгалтерія 8 КОРП" (аналог програми "1С: Бухгалтерія 8", але з розширеними можливостями). Як застосовувати закладений у програмі механізм, розповідає М.А. Власова, викладач-консультант Центру сертифікованого навчання компанії "1С:Автоматизація", один із авторів книги "1С:Бухгалтерія 8 КОРП: облік у головній організації"*.

Примітка:

(меню Каса -> Надходження грошових документів

• надходження від постачальника;
• інше надходження.

Від когоі Грошові документи Від коговибирається:

• контрагент із довідника Контрагенти Інше
• Фізичні особи;
• Інше надходження).

На закладці Грошові документи Грошові документи.

Для документа Надходження грошових документів Прибутковий ордер.

Видача грошових документів(меню Каса -> Видача грошових документів

• Повернення постачальнику;
• Видача підзвітній особі;
• Інша видача.

На закладці Комуможуть вибиратися:

• Контрагенти Рахунки доходів та витрат;
• Фізичні особи;
• кореспондуючий рахунок та субконто до нього (якщо вид операції - Інша видача).

На закладці Грошові документи

Для документа Видача грошових документівпередбачено друковану форму Витратний ордер .

Які документи вважаються "Грошовими"?

Примітка:
* Купити книгу можна у партнерів фірми "1С". Зв'яжіться з партнером, який обслуговує вашу організацію, та зробіть замовлення, повідомивши йому код книги – 4601546070173.

До грошових документів належать оплачені залізничні, авіа- та інші перевізні квитки, талони на бензин, путівки на лікування та відпочинок, поштові марки та інші аналогічні папери, що мають грошову оцінку.

Такі активи, що перебувають у касі організації, у сумі фактичних витрат на їх придбання враховуються на рахунку 50

"Каса", субрахунок 50-3 "Грошові документи" (Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій, затверджена наказом Мінфіну Росії від 31.10.2000 № 94н). Слід зазначити, що Інструкція із застосування Плану рахунків вимагає вести аналітичний облік грошових документів щодо їх видів. У програмі "1С:Бухгалтерія 8 КОРП" для обліку даних операцій розроблено спеціальні документи, журнали та звіти.

Ухвалення до обліку грошових документів відображається документом Надходження грошових документів(меню Каса -> Надходження грошових документів). У ньому передбачені такі види операцій:

• надходження від постачальника;
• надходження від підзвітної особи;
• інше надходження.

Документ містить дві закладки - Від когоі Грошові документи. Залежно від виду операції на закладці Від коговибирається:

• контрагент із довідника Контрагенти, договір з ним (вид договору Інше), а також рахунок обліку розрахунків із контрагентом;
• підзвітна особа із довідника Фізичні особи;
• кореспондуючий рахунок та субконто до нього (якщо вид операції - Інше надходження).

На закладці Грошові документивибираються один або кілька грошових документів з однойменного довідника та вказується їх кількість. Вартість квитків, талонів та ін. заповниться на підставі даних довідника Грошові документи.

Для документа Надходження грошових документівпередбачено друковану форму Прибутковий ордер.

Вибуття грошових документів відображається документом Видача грошових документів(меню Каса -> Видача грошових документів). У документі передбачені такі види операцій:

• Повернення постачальнику;
• Видача підзвітній особі;
• Інша видача.

Залежно від виду операції документ міститиме дві або три закладки.

На закладці Комуможуть вибиратися:

• контрагент, якому повертаються грошові документи, із довідника Контрагенти, договір з ним, а також рахунок обліку розрахунків із контрагентом. Якщо між сумою повернення та вартістю грошових документів виникає різниця, то вона відноситься на рахунок доходів або витрат, що вказується на закладці Рахунки доходів та витрат;
• підзвітна особа, якій видаються документи, із довідника Фізичні особи;
• кореспондуючий рахунок та субконто до нього (якщо вид операції - Інша видача).

На закладці Грошові документизазначаються передані документи (шляхом вибору з однойменного довідника), їх кількість та сума повернення.

Для документа Видача грошових документівпередбачено друковану форму Витратний ордер. Відповідно до чинних нормативних документів з обліку касових операцій у РФ у програмі розроблено Звіт щодо руху грошових документів.

Розглянемо оформлення операцій із грошовими документами на двох прикладах, що найчастіше зустрічаються у практиці організацій: придбання та видача перевізних квитків працівникам, що направляються у відрядження; придбання паливно-мастильних матеріалів за талонами.

Облік перевізних квитків, придбаних для відряджених працівників

В даний час повсюдно поширені випадки, коли квитки набуває не працівник, якому гроші видаються на витрати на відрядження в підзвіт, а організація у перевізника або в агентства, що є посередником з поширення квитків перевізника.

Приклад 1

Організація 11.01.2010 перерахувала Агентству з розрахункового рахунку передоплату 14160 руб. (в т. ч. ПДВ 18%) за квитки Авіакомпанії на перевезення пасажира.
Квитки, придбані Агентством, накладну на їх передачу та рахунок-фактуру на ту саму суму 15.01.2010 привіз до організації кур'єр Агентства. Авіаквитки (2 шт.), на бланку яких зазначена вартість перевезення 5 900 руб., Того ж дня надійшли до каси організації, а 18.01.2010 були видані з каси співробітнику, направленому у відрядження. Після закінчення відрядження 25.01.2010 працівником було складено авансовий звіт.

У програмі перерахування безготівкових коштів оформляється документом Платіжне доручення. У сумі, що перераховується Агентству, міститься як вартість квитків, що купуються, які будуть оприбутковані документом Надходження грошових документів(а, отже, на цю суму договір з агентством має бути виду Інше), так і плата за послуги Агентства, придбання якої відображатиметься документом Надходження товарів та послуг(а значить, з контрагентом має бути оформлений договір виду З постачальником). Це потрібно враховувати, коли на підставі платіжного доручення створюватимуться документи Списання з розрахункового рахунку. Якщо з договору з Агентством ясно, яка частина відноситься до вартості послуги, а яка - до вартості квитка, то за операцією перерахування грошей має бути створено два документи Списання з розрахункового рахунку: один з видом операції Оплата постачальнику, інший з виглядом Інші розрахунки з контрагентами.

Припустимо, що з договору не можна визначити зазначені частки (саме такий варіант буде розглянуто у цій статті). Тоді відносимо всю суму передоплати на договір виду З постачальником(Рис. 1).

Мал. 1. Списання грошей із розрахункового рахунку

У бухгалтерському обліку документ зробить проведення:

Дебет 60.02 Кредит 51 – 14 160 руб. - на суму передоплати Агентству.

Ухвалення перевізних документів до обліку відображається записом по дебету субрахунку 50.03 у кореспонденції з кредитом рахунку 76.09. Оформить операцію документ Надходження грошових документівз виглядом операції Надходження від постачальника(при цьому створюється та вибирається договір виду Інше). Оцінка квитків, що перебувають у касі, має відповідати вартості перевезення, оскільки саме цю суму можна буде отримати від перевізника у разі розірвання договору, оформленого білетом.

Організація сплатила не лише вартість перевезення, а й вартість послуг з придбання квитків. Агентство завершило надання своєї послуги, доставивши квитки, що мають необхідні характеристики, замовнику, і саме в цей момент у конфігурації оформляється документ Придбання товарів та послугна вартість послуги. Оскільки послугу отримано, ПДВ, що входить до її вартості, можна прийняти до вирахування. Для цього потрібно ввести відомості про рахунок-фактуру Агентства (на закладці або за посиланням Рахунок-фактура).

Проведення, що зробить документ у бухгалтерському обліку, представлено на рис. 2.

Мал. 2. Бухгалтерські проведення за документом придбання послуг

Після проведених операцій в обліку залишаються дві заборгованості - дебіторська за рахунком 60.02 (передплата) та кредиторська за рахунком 76.09 на суму отриманих авіаквитків.

Ці заборгованості належать до договорів різних видів. Здійснити залік даних заборгованостей потрібно за допомогою документа Коригування боргу.

Перед направленням працівника у відрядження йому з каси організації видається аванс - у разі у вигляді перевізного квитка. Ця операція реєструється документом Видача грошових документів(Рис. 3).

Мал. 3. Видача грошових документів у підзвіт

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів пред'явити в бухгалтерію підприємства звіт про витрачені суми та зробити остаточний розрахунок за ними (п. 11 Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації, затвердженого Рішенням Ради Директорів ЦБ Росії 22.09.1993 № 40).

Бухгалтер на основі поданих працівником документів складає авансовий звіт на закладці Авансиякого вказуються підзвітні суми, але в закладці Інше- оплата придбаних працівником послуг, до яких належать і витрати на проїзд до місця призначення і назад.

Вказуючи суми, за які звітує працівник, на закладці Авансидокумента Авансовий звітНеобхідно вибрати реєстратор, яким проводилася видача підзвітних сум. Серед інших ним може бути документ Видача грошових документів. Дані про авіаквитки вносяться на закладку Інше.

Компанія, яка виконувала перевезення, може пред'явити покупцю ПДВ, що входить у вартість послуги. Сума ПДВ, сплачена платником податків за витратами проїзд до місця службового відрядження і назад, прийнятим під час обчислення прибуток організацій, підлягає відрахуванню (п. 7 ст. 171 НК РФ). Право на відрахування виникає після затвердження керівником організації авансового звіту працівника.

Якщо при цьому перевізник пред'явив рахунок-фактуру, організація може прийняти ПДВ до відрахування на основі пред'явленого рахунку-фактури. Для цього потрібно поставити прапорець (галку) у графі СФ пред'явленоавансового звіту, вказати дату та номер рахунку-фактури, а потім "провести" або "записати" авансовий звіт. Рахунок-фактура буде створено автоматично. Надалі відомості про пред'явлену суму ПДВ потраплять у документ Формування записів книги покупок.

Якщо рахунки-фактури немає, то ПДВ, виділений окремою сумою в бланку квитка, також можна прийняти до відрахування, оскільки згідно з пунктом 10 Правил ведення журналів обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок та книг продажу при розрахунках з податку на додану вартість , Затверджених Постановою Уряду РФ від 02.12.2000 № 914, при придбанні послуг з перевезення працівників до місця службового відрядження та назад у книзі покупок реєструються заповнені в установленому порядку бланки суворої звітності (або їх копії) з виділеним окремим рядком сумою ПДВ, включені ним до звіту про службове відрядження.

Так як у загальному випадку наявність рахунку-фактури - це одна з обов'язкових умов, які повинні дотримуватися при прийнятті ПДВ до відрахування, то програма не дозволить здійснити відрахування, якщо відомості про рахунок-фактуру не будуть до неї внесені. Однак такого спеціального документа, як бланк суворої звітності (БСО) з метою ПДВ у конфігурації не передбачено, тому під документом Рахунок-фактураотриманий слід розуміти безпосередньо рахунок-фактуру, і БСО.

Таким чином, якщо ПДВ приймається до вирахування на підставі перевізного квитка (за відсутності рахунку-фактури), потрібно поставити у графі СФ пред'явленопрапорець, який свідчить про те, що подано бланк суворої звітності, вказати дату БСО, а у графі Номер СФможна вказати як номер бланка, а й його найменування (рис. 4).

Мал. 4. Звіт про витрати на проїзд. ПДВ за квитками приймається до відрахування

Після виконання цих операцій програма у друкованій формі книги покупок зазначає бланк суворої звітності, та вимога Постанови № 914 буде виконана.

Облік талонів на бензин

Можливі різні варіанти заправки автомобіля ПММ. На деяких фірмах паливо для заправки автомобіля придбавається водіями, яким для цього видаються під звіт кошти. Інші організації, здійснивши перерахування постачальнику, "набувають" у нього спеціальні талони на нафтопродукти. Згодом водії за цими талонами отримують у постачальника ПММ та заправляють ними транспортні засоби.

Приклад 2

Для придбання 100 талонів на бензин організація перерахувала 23600 руб., У тому числі ПДВ - 3600 руб. Талони були оприбутковані у касі. Для заправки автотранспортних засобів у січні було передано водієві 60 талонів, по кожному з яких можна отримати 10 л бензину. За поданим наприкінці місяця актом АЗС у січні було відпущено 500 л палива за 50 талонами.

З постачальником бензину має бути оформлений договір виду З постачальником, оскільки в документі Списання з розрахункового рахунку(вид операції Оплата постачальнику) він вибиратиметься як договору, яким перераховуються кошти. Заборгованість постачальника, що виникла при цьому на рахунку 60.02 (у кореспонденції з рахунком 51), повинна рахуватися в обліку організації до моменту отримання паливно-мастильних матеріалів.

Оприбуткування талонів на бензин (грошових документів) у касу провадиться документом Надходження грошових документівз виглядом операції Надходження від постачальника. При цьому має бути обраний договір виду Іншета може бути зазначений рахунок розрахунків – 76.09.

Слід зазначити, що договори постачальника можна об'єднати до групи, під якою розумітиметься реальний підписаний із постачальником договір.

На закладці Грошові документидокумента Надходження грошових документіввибираються талони, що приходять в касу організації (рис. 5). Під час проведення документа виникає кредиторська заборгованість перед АЗС за рахунком 76.09.

Мал. 5. Оприбуткування в касу талонів на бензин

Видача талонів водіям із каси організації реєструється документом Видача грошових документів. При цьому вибирається вид операції Видача підзвітній особі.

Наприкінці місяця працівники організації, яким було видано талони, звітують про їхнє витрачання. Для цього в програмі складається авансовий звіт, на закладці Авансиякого вибирається підзвітна сума за документом, що зареєстрував видачу талонів (рис. 6).

Мал. 6. Вибір документа, який оформив видачу грошових документів

Так як з постачальником бензину складається загальний документ, яким підтверджується купівля-продаж ПММ загалом за місяць, і до нього видається єдиний рахунок-фактура, то за кожним авансовим звітом краще реєструвати не надходження бензину, а погашення заборгованості. Для цього слід заповнити закладку Оплата, обравши контрагента та договір виду З постачальником. Під час проведення авансового звіту заборгованість за рахунком 60.02 збільшиться.

Оприбуткування бензину здійснюється документом Надходження товарів та послуг. З його допомогою вводяться також дані про пред'явлену організацію постачальником рахунку-фактурі.

Надалі бухгалтер розраховує, скільки бензину витрачено водіями за нормами та понад норми. Бензин, використаний у межах норм, списується на витрати, що приймаються з метою оподаткування, а витрачений понад норми - на витрати, які не приймаються при розрахунку податку на прибуток. І в тому, і в іншому випадку списання ПММ на витрати реєструється документом Вимога-накладна.

Після проведених операцій у бухгалтерському обліку організації залишаться заборгованості, пов'язані з придбанням ПММ, за договорами двох різних видів: дебетова за рахунком 60.02 та кредитова за рахунком 76.09.

Оскільки операції з розрахунків за бензин закінчено, заборгованості можна сплатити взаємозаліком за допомогою документа Коригування боргу.