Управление на задачите на служителите: правила, съвети, услуги. Лек за лош слух

Добър ден Максим.

Както разбирам, под пряк ръководител имате предвид ръководителя на отдела и под непосредствен ръководител-директори на организацията, нали?

1. Ръководителите на предприятието имат право да поставят задачи в писмен вид срещу подпис на служителя; това не е забранено от закона. Въпросът обаче е: спазва ли се субординацията?

Редът на подчинение се определя в длъжностните задължения на всеки служител. Ако в длъжностната ви характеристика пише така. че докладвате само на ръководителя на отдела, тогава ако получите инструкции от висшето ръководство, вие сте длъжни да информирате ръководителя на отдела за получената задача и след това да действате в съответствие с неговите инструкции. Следователно, ако задачата е получена в писмена форма, инструкциите на ръководителя на отдела за по-нататъшни действия също трябва да бъдат писмени.

Ако е посочено в длъжностната характеристика. че докладвате не само на началника на отдела, но и на директора, тогава трябва да информирате и началника на отдела, тъй като той е длъжен да знае какво правят неговите служители и след това трябва да следвате инструкциите на директора.

Невъзможно е да възложите на служител задача, която излиза извън обхвата на неговите непосредствени служебни задължения; това е обратното трудовото законодателство. По-специално член 60 от Кодекса на труда на Руската федерация гласи:

Те също така не могат да ви възлагат допълнителни отговорности без вашето съгласие, съответно ако заповедта на вашия шеф или директор излиза извън обхвата на служебните ви функции, тогава вие не сте длъжни да я изпълнявате и те няма да могат да ви накажат за това; .

Въпреки това, ако има ситуация, подобна на вашата, струва си да сте на сигурна страна.

Напишете бележка, адресирана до директора, като посочите всички обстоятелства, учтиво и последователно. Тоест, възложена е такава и такава задача, но не е възможно да я изпълните поради факта, че тези отговорности не са от вашата компетентност. Този документ трябва да бъде съставен в два екземпляра и официално регистриран в дневника на входящата поща. По този начин ще имате доказателство за невинността си и вече няма да можете да наказвате за неизпълнение на задачата.

Ако задачата е в кръга на вашите отговорности, но е допустимо да я изпълните в рамките кратки сроковеили по друг начин добра причинане е възможно, напишете отново бележка, в която да посочите всички обстоятелства. Тоест напишете, че е необходим по-дълъг период от време за изпълнение на задачата, поради такава и такава причина (валидна, разбира се). Във всеки случай напишете, че са предприети определени стъпки, тоест задачата се изпълнява, посочете всички обстоятелства и отново я изпратете на директора, като използвате регистрация.

По този начин ще имате писмено доказателство, че сте се опитали да изпълните задачата и че не сте виновни, че не се е получило.

Що се отнася до налагането на дисциплинарно наказание, процедурата за издаването му се регулира от членове 192-193 от Кодекса на труда на Руската федерация. Дисциплинарно наказание не може да бъде наложено просто така, трябва да се спазва определена процедура, както и да се представят доказателства за неправомерното поведение на служителя. Вече ще имате бележка с доказателства за вашата невинност и всякакви опити на работодателя да ви уволни могат да бъдат протестирани.

Ако имате толкова трудна ситуация на работа и вашият мениджър търси причина да ви уволни, има два варианта. Привлечете инспекция по труда за проверка на законността на действията на работодателя или си намерете друга работа.

Между другото, по време на проверката инспекцията по труда ще провери всичко и ще обърне цялото ви предприятие наопаки.

Съвети за писане на работа с изпитателен срок. Пример, шаблони, мостри. Важни са ясните изисквания, ясните обективни критерии за оценка и колегиалното вземане на решения. (10+)

Пробна задача. Тънкостите на изготвянето

Защо е необходимо да съставите задание за изпитателен срок? Много хора смятат, че това е формално изискване. Изглежда, че ако човек не е подходящ, той може да бъде уволнен така или иначе, а ако е подходящ, тогава може да бъде назначен така или иначе.

Всъщност уволнението на служител на изпитателен срок включва по-малко проблеми, отколкото на служител на пълен работен ден, но все пак изисква ясна обосновка. Трябва да има формална причина, в противен случай уволненият служител може да предяви искове, включително в съда, може да се позовава на предразсъдъци, дискриминация, липса на ясни изисквания или други нарушения.

Процесът на наемане и освобождаване на служители трябва да бъде възможно най-формализиран и лишен от емоционален компонент. Опитът показва, че вътрешните усещания са лош съветник в такива въпроси. Кандидатът или може да спазва изискванията, да решава поставените задачи и да работи нормално в екип, значи е подходящ, или не може, тогава не е подходящ, колкото и приятен да е в общуването.

Задачата за изпитателен срок помага на ръководителя обективно да оцени новия служител, а служителят ясно да разбере изискванията и критериите за оценка. Мениджърът, който е взел решението, ще бъде защитен от претенции от страна на висшето ръководство; той ще има ясна обосновка за решението си.

Структура

Продължителност на изпитателния срок

Необходимо е да се посочи от коя дата и до коя дата се установява изпитателният срок.

Ясни измерими цели и изисквания

Назначението за изпитателен срок трябва да съдържа ясни, измерими изисквания към служителя. Всички възложени задачи трябва да имат краен срок.

Проявени качества

Служителят трябва ясно да разбере какво лично и бизнес качестватой трябва да демонстрира за успешно завършване изпитателен срок.

Критерии за оценка

Задачата за изпитателния срок трябва да описва как ще се оценява решаването на проблемите, изпълнението на изискванията и проявата на качества.

Добре е, когато оценката се извършва колективно. Това повишава обективността взети решенияи намалява вероятността от искове и обвинения в пристрастност.

Пример

Установява се изпитателен срок от 12.10.2003 г. до 12.12.2003 г.

По време на изпитателния срок служителят трябва да изучава: ...

В последната седмица от изпитателния срок комисия, състояща се от ръководител на звеното, директор на отдела и специалист по обучение и развитие на персонала, провежда изпит, въз основа на резултатите от който се определя качеството на усвояване на материала .

Служителят трябва да изпълни следните задачи:...

За всяка задача трябва да се определи ясен критерий за успешно изпълнение.

например, съставете длъжностната си характеристика. Задачата се счита за изпълнена, ако до края на изпитателния период предложените инструкции бъдат одобрени в съответствие с процедурата, приета от компанията.

например, настройка на компютърно оборудване и локална мрежа. Задачата се счита за изпълнена, ако до края на пробния период оборудването и локална мрежаработят стабилно.

например, направете продажба за обща сума от 200 000 рубли. Задачата се счита за изпълнена, ако до края на изпитателния период е получено предплащане по договори за определената сума или повече.

Служителят трябва да демонстрира следните качества и да отговаря на следните изисквания: ...

например, за оператор производителността трябва да бъде 200 документа на ден, броят на оперативните грешки не трябва да надвишава 1%. Оценката се извършва от службата за оперативен контрол.

Служителят трябва да демонстрира способност за работа в екип.

Способността за работа в екип се оценява от екипа. Всеки служител, който по свой начин служебни задължениявзаимодейства с субекта, ще трябва да оцени комуникативните му способности по петобална скала чрез тайно гласуване. Въз основа на оценката решението се взема от прекия ръководител.

Служителят трябва да спазва работния график и нормативни документифирми.

За съжаление в статиите периодично се откриват грешки, те се коригират, статиите се допълват, разработват и се подготвят нови. Абонирайте се за новините, за да сте информирани.

Ако нещо не е ясно, питайте задължително!
Задайте въпрос. Обсъждане на статията.

Нека съставим правилно обяснителна бележка. Практически съвет...
Как да напишем обяснителна бележка. Съвети, препоръки. Прочетете отговорите на въпросите...

Управленски компетенции. Добър, успешен лидер, шеф,...
Лидерски умения. Какво трябва да умее един лидер, за да бъде успешен, уважавайте...

Как да разберете събеседника, изслушайте човека. Нека слушаме. Техники за слушане...
Нека изслушаме събеседника и се опитаме да го разберем. Техники за слушане и разбиране. ...

В трудни времена на криза бизнесът трябва да се адаптира и да оцелее. Компаниите започват да намаляват разходите и да оптимизират производството. Най-лесният изход от трудна ситуация често са кадровите решения. Въпреки това, освобождаването на служители понякога води до влошаване на качеството на работа, тъй като тези, които остават, не могат да се справят с увеличеното натоварване. Не би ли било по-добре да започнете да управлявате задачите на служителите с помощта на специална програма? Тогава ще бъде възможно да се запазят работни места и да се организира бизнеса по такъв начин, че поръчките да се доставят навреме и да няма недоволни клиенти.

Каква е целта на управлението на задачите на служителите?

ЗадачаВсеки конкретен специалист се състои в извършване на малък обем работа, насочена към постигане на общ резултат за компанията. Тоест задачата в нашия случай е действие или средство, а не самата цел като такава (именно това понятие често се заменя със „задача“).

За да разберем по-подробно въпроса за управлението на задачите на служителите, е необходимо да се спрем подробно на тези действия-задачи, пред които са изправени служителите в компанията:

Най-добрата статия на месеца

Ако правите всичко сами, служителите няма да се научат как да работят. Подчинените няма да се справят веднага със задачите, които делегирате, но без делегиране сте обречени на проблеми във времето.

В тази статия сме публикували алгоритъм за делегиране, който ще ви помогне да се освободите от рутината и да спрете да работите денонощно. Ще научите на кого може и на кого не може да се поверява работа, как правилно да възложите задача, така че да бъде изпълнена и как да контролирате персонала.

• бизнес проекти (процеси);
• проекти;
• безплатни задачи, които служителят определя самостоятелно или му се възлага от директора.

Важно е да се разбере вида на задачата, която ръководството формулира към своите подчинени в даден момент. конкретен момент. Трябва ясно да определите за себе си кой служител към какво трябва да бъде назначен, за да постигнете максимални резултати.

За яснота и по-добро разбиране е по-удобно да конкретни примериразберете разликите между бизнес проекти и просто проекти, за да улесните навигацията в бъдеще при управлението на задачите на служителите.

Проект. Той винаги има отделен, специално назначен лидер или ръководител. Често той е едновременно идеен вдъхновител и автор на проекта. Той често самостоятелно избира съмишленици, които впоследствие съвместно решават поставената им цел.

Проектите като колекция от малки задачи постоянно присъстват в съвременните компании, например:

• стартиране на нова продуктова линия;
• промоция (продажба) на определена категория стоки;
• модернизация на оборудването;
• организиране на корпоративна вечер.

Както можете да видите, проектът е събитие, което има ограничени времеви рамки, финанси и ресурси. Всеки проект е изправен пред уникални предизвикателства със специфични инструменти за решение. Наборът от задачи в проекта е отделен обект на управление. Логично е, че е невъзможно да се управлява проект като бизнес процес, защото ефективността на работата намалява, качеството на изпълнение на задачите се влошава поради грешен подход.

Бизнес процеси.Основната им разлика от проектите е, че бизнес процесите не са краткотрайно явление, предполагащо завършване при постигане на зададения в началото резултат, а действие. Един бизнес процес съдържа няколко повтарящи се задачи, които са взаимно свързани. Резултатът от даден бизнес процес може да бъде или потребителски продукт (насочен към клиентите на компанията), или краен вътрешен продукт, чиито получатели се намират в организацията.

Бизнес процесите, подобно на проектите, също комбинират няколко задачи наведнъж. Следователно решението изисква специфични управленски подходи и инструменти. Понякога в компаниите задачите в бизнес процесите се възприемат и решават като безплатни задачи.

Безплатни задачи.Тази концепция се отнася до задачи, които не са включени в проекта или бизнес процеса. Безплатните задачи не се комбинират с други за обща цел (както в проекта); по правило са еднократни (не се повтарят, за разлика от бизнес процеса). Най-яркият пример за безплатна задача е искането на мениджър да се обади на доставчик, за да разбере защо компонентите на оборудването се забавят. Или мениджърът има спешна нужда да разбере диапазона на цените на металите, следователно безплатната задача на подчинения е да осигури осева таблицацена по производител.

Основната разлика между безплатните задачи е тяхната изолация и едновременност. Такива задачи не са свързани с други, те се поставят в определен момент и са подходящи за решаване на текущи проблеми. Невъзможно е да се планират свободни задачи, както е невъзможно да се предвиди със сигурност развитието на бизнеса и трудностите, които ще се сблъскат по време на работа. Както показва практиката, именно формулирането и решаването на безплатни задачи заемат лъвския дял от работното време на повечето служители.

Трябва да се учи с максимална ефективноступравлявайте безплатни задачи. Има компании, в които няма специално управление на проекти или бизнес процеси, следователно в такива структури всички задачи автоматично стават безплатни.

За какви цели е необходимо управлението на задачите на служителите?

На първо място, трябва да създадете ясно дефинирана среда за управление. По този начин ще бъде възможно да се постигне повишена ефективност на труда, повишена скорост на работа и без загуба на качество. Човешките ресурси и възможности не са неограничени, но са правилна употреба, посоката в правилната посока обещава добри дивиденти.

При управлението на задачите на служителите се определят следните цели:

1. За мениджъри от всички нива:

• постигане на постигането на основните цели на компанията;
• организирайте ясен управленски контрол на всички нива: следете как се изпълняват възложените задачи, както и предоставяйте обратна връзка на персонала;
• повишаване нивото на дисциплина, така че всеки член на екипа да носи лична отговорност.

2. За служители:

• управлявайте работното време възможно най-ефективно, като вземете предвид собствените си навици и нужди;
• ясно определете за себе си критериите за оценка на вашата работа;
• Всички възложени задачи трябва да имат ясен краен резултат.

Какво представлява правилното управление на задачите на служителите?

Простото разпределяне на отговорностите в екип не е правилно управление на задачите на служителите. На първо място е необходимо да се овластят служителите въз основа на техните наклонности, способности, способности и професионална квалификация. Също така компонент на успешната работа е способността за правилно и точно поставяне на задачи (формулирайте ги така, че резултатът да е видим).

Повечето компании използват метода УМЕНкато най-ефективни в областта на поставянето на задачите. Преведено от английско имеметодът се дешифрира като:

• Конкретен - специфичен.
• Измерим – измерим.
• Постижимо - постижимо.
• Реалистичен - реалистичен или уместен.
• Timed – ограничен във времето.

УМЕНпредполага, че формулирането на всяка задача се определя от тези пет критерия:

• Специфични. Никакви рационализирани формулировки и общи фрази като „приблизително толкова“ или „може би това е по-добре“, „подобно на тези“ не се разглеждат по принцип. Задачата винаги е посочена конкретно: „необходими са десет елемента“, „изключително бял цвят е подходящ“.
• Измерими. Този критерий е свързан с резултата. Например „приблизително“ не е подходящо, защото е неясно. „Човек се нуждае от много пари, за да бъде щастлив“ - без конкретика. „За да постигнете това, което искате, и да сбъднете мечтите си, трябва да имате заплата от поне сто хиляди рубли“ - целта е ясна и престава да бъде толкова неясна и неясна.
• Достижимо. На всеки според възможностите. Трябва да възложите задачи на някой, който поне на теория може да се справи с тях, който има необходимите ресурси или знае откъде да ги вземе.
• Реалистичен. Оценете собствена силатрябва да е адекватно, без да преувеличава нищо. Когато една задача изглежда непостижима и изключително далечна, по-добре е да я разделите на няколко по-малки подзадачи. Тогава резултатът ще бъде възможен. Естествено, една задача не може да противоречи на друга. Например, когато човек си постави за цел да отслабне, това означава, че той трябва както да се ограничи в храната, така и да се движи повече. В противен случай нищо няма да работи.
• Специфично време.В човешката природа е заложено да бъде мързелив и когато няма строги срокове за изпълнение, изпълнението на задачите може да отнеме много време. неопределено време. Дори и най-старателните служители могат да бъдат разочаровани, ако ги помолите да направят нещо без краен срок.

има правила,които трябва да се спазват при поставяне на задачи:

• без сложни и дълги формулировки;
• без претоварване: не трябва да давате много задачи на един служител наведнъж. Обикновено се опитват да поставят не повече от три задачи на човек, за да може по-добре да се концентрира върху всяка поотделно. Това повишава скоростта и качеството на работа;
• в условия, когато се поставят няколко задачи, те трябва да бъдат разделени на по-важни и по-малко важни (това ги прави по-лесни за възприемане и изпълнение);
• задачите винаги трябва да съответстват на отговорностите, възложени на служителя (човек не е в състояние да изпълнява добре работа, която не е подходяща за него или която му е малко позната);
• не поставяйте служителя в твърде строги граници, дайте възможност за поемане на инициатива;
• изпълнението на задачи изисква ресурси, така че първо трябва да се уверите, че те са налични;
• анализирайте задачата стъпка по стъпка, така че служителят да може да си я представи по-добре;
• посочете критериите за оценка на изпълнението на задачата;
• простата инструкция често не е достатъчна; служителят се нуждае от правилната мотивация (и не винаги материална);
• за отстраняване на възможни пропуски, недоразумения и проблеми е важно всички условия на задачата да бъдат фиксирани писмено;
• служителят се нуждае обратна връзкада могат да задават въпроси и да отчитат свършената работа в срок.

Управлението на задачите на служителите понякога включва мениджър, който умело играе добър и лош шеф. За да изпълнява успешно възложените задачи, служителят трябва да знае както вероятните санкции за нарушаване на критерии (например пропускане на крайни срокове), така и ползите от добре свършената работа. Умелият мениджър мотивира всеки отделен служител въз основа на неговите нужди и желания: за един е достатъчен допълнителен почивен ден, за друг малък бонус.

Управлението не е линеен и точен път. Винаги има място за нещо ново, непознато. Нестандартните подходи в лидерството понякога водят до постигане на най-добри резултати. Това правило важи изцяло за поставяне на задачи.

3 начина за управление на задачите на служителите

Определянето на общите цели на компанията е основна задача на мениджъра. Той трябва да предаде на всеки член на екипа точно към какво се движи организацията. В същото време, фокусирайки се върху глобалните задачи, не трябва да забравяме личните, които може да не са толкова големи по мащаб, но не по-малко важни, чиято формулировка е от стратегическо значение.

В управлението има три начина за поставяне на цели:

1. Лидерът сам определя общата целорганизации. Разпределя и лични задачи на подчинените.
2. Лидерът определя общи и специфични целилично. След което се провежда колективна дискусия, когато служителите имат възможност да се изкажат. Като взема предвид мнението на персонала, мениджърът самостоятелно прави необходимите корекции и след това разпределя задачите между служителите.
3. Лидерът разработва проект за обща цел,и не индивидуално, а на база мнението на екипа. В същото време всеки служител, независимо от началниците си, лично определя цели за себе си, след което се извършва личен анализ на всички предложения. Последният етап от такова целеполагане е общо обсъждане на избраните задачи и окончателното им разпределение между служителите.

Всички горепосочени опции са ясно разделени според метода на насочване. Първият е явно авторитарен. Тук шефът не толерира мнението на другите и не приема аргументи от подчинените си. Именно мениджърът, като безспорен лидер, държи работата на цялата компания. Уви, когато общата цел е напълно разбрана само от един член на екипа, а останалите играят само ролята на несвързани зъбчета, резултатът едва ли ще е добър.

Вторият лидерски стил е по-мек. Шефът, разбира се, управлява делата, неговите подчинени му се подчиняват във всичко, но в същото време им е позволено да изразяват мнения, да задават въпроси и инициативата се насърчава. Персоналът в такива компании работи за постигане на известна цел, а разпределените задачи са ясни за всички. Тук става ясно значението на мотивацията на служителите и цялостния дух на организацията. Персоналът е заинтересован от постигането на положителен резултат.

Експертите в областта на управлението на целите на служителите смятат, че третият вариант за поставяне на цели е най-ефективен, въпреки че е най-енергоемък в сравнение с останалите. Лидерът се възприема в екипа не толкова като шеф, а като колега. Разбира се, авторитетът на директора остава неоспорим. Обсъждането на една цел и след това обмислянето как да я разделите на малки задачи не е бърз процес. Под натиска на времето всичко това значително ще забави работата ви и може би дори ще ви попречи. Ето защо този стил се избира, когато става въпрос за големи задачи, които изискват обмислен подход.

При всякакви обстоятелства (по време на текущата работа или когато темпото трябва значително да се увеличи), мениджърът винаги трябва да помни мотивацията. Когато човек ясно разбира защо се занимава с определен въпрос, защо е назначен да изпълнява тази задача, ефективността на труда се увеличава значително. В същото време подчинените винаги трябва да имат възможност да се изкажат.

Какви проблеми са свързани с управлението на задачите на служителите?

Проблем 1. Синдром на ученика

Както знаете, някои хора са склонни да отлагат нещата до последния момент. Надценявайки силите си, служителите са уверени, че ще имат време да свършат всичко буквално няколко часа преди крайния срок. Но в живота не всичко върви по този начин и прекомерното самочувствие води до неспазване на сроковете и принудителен престой.

Задача 2. Закон на Паркинсон

„Работата запълва времето, определено за нея“ - това е законът на Паркинсон. Това означава, че служителят ще изпълни задачата точно толкова дълго, колкото му е казано. Освен това дори фактът, че задачата не е трудна и решението й всъщност отнема не повече от един ден, няма да попречи на служителя да работи върху една задача в продължение на седем или дори десет дни, ако шефът е поставил такъв краен срок.

Проблем 3. Глух телефон

Често срещана грешка, която се допуска при управлението на задачите на служителите, е неточната комуникация в екипа: обменът на информация е бавен или дори некоректен. По-специално това се отнася за веригата от лидери и подчинени. Понякога служителите не разбират директора си поради различни видовефактори:

• устно поставяне на задачи;
• Неясни обяснения, неясни формулировки. Поради това резултатът изобщо не е това, което се очакваше;
• крайните срокове или напълно липсват, или са неясни;
• няма списък с отворени и все още нерешени проблеми, която е достъпна както от всички служители, така и от мениджъра, за да се види ситуацията в динамика.

Как да оптимизирате управлението на задачите на служителите

като се има предвид възможни грешкии грешните изчисления, описани по-горе, мениджърът може да избегне много проблеми, свързани с пропуснати срокове и грешни решения, както и с изпълнение само на част от необходима работа. Завишените очаквания (към служителя са поставени очаквания, които той не може да изпълни), недоразуменията в екипа и други фактори водят само до лошо представяне, загуба на клиенти и в резултат на това пари.

На склад от специалисти в управление на задачите на служителитеИма още няколко прости правила, които трябва да следвате, които могат да улеснят работата както на директора, така и на подчинените:

1. Не си поставяйте твърде големи цели. Когато една задача изисква много време за изпълнение, да речем два или дори три дни, тогава е по-добре да разделите такава задача на няколко малки подзадачи. За служителя ще бъде по-лесно да работи, а мениджърът винаги ще може да следи напредъка на задачата си.
2. Трябва да оставите няколко за всеки човек лично. отворени задачи. Тогава служителят няма да се отегчи и просто да „убие“ работно време" Отворените задачи в малък брой - обикновено до десет - не позволяват на човек да се отпусне и да започне да мързелува поради липса на работа. Не всеки може да се справи с прекалено голямо натоварване под формата на десет или повече отворени задачи, следователно, за да не страда качеството поради количеството, не трябва да претоварвате персонала си.
3. Естествено, отворените задачи не могат напълно да запълнят целия работен процес, тъй като тогава няма да остане време за разрешаване на текущи проблеми. Следователно служителят трябва да разпредели часове за изпълнение на безплатни задачи. Може дори да е цял работен ден, например понеделник. Първо, това ще рационализира работата. Второ, служителят няма да се притеснява, че няма време да направи нещо, защото има специално определено време.
4. Незабавно да се научите да планирате работното време не е лесна задача. В такива ситуации на помощ идват специално създадени инструменти за автоматизация на работата. Те следят времето, изразходвано за определена задача. Те улесняват рационализирането на вашия работен процес и започването на спазване на крайните срокове.

Възможно ли е да се автоматизира управлението на задачите на служителите?

Модерният проект за реализиране на бизнес идея включва както творчески компонент, така и желанието да се върнат инвестираните средства възможно най-бързо и да започнете да печелите пари. Разбира се, без ежедневие, без монотонна работа нищо няма да се случи. Ето защо много директори на компании се опитват да прехвърлят редица от ежедневните си отговорности на различни помощници, заместници и мениджъри. Това са хората, които вършат рутинната работа.

Логично е, че допълнителната ставка в компанията е допълнителни разходии разходи, а не винаги само финансови. Специална CRM система може да изпълнява функциите на мениджър или секретар. Това спестява пари на компанията заплати, социални помощи и др. Да не говорим за моралната страна на въпроса: хората са живи същества, следователно могат да се разболеят (в най-неподходящия момент), да забравят, да объркат или да не се справят с възложените им отговорности поради надценяване на собствените си възможности.

Всички задачи през CRM системата се въвеждат директно софтуер. И самият компютър, без човешка намеса, напомня на мениджъра за необходимостта да започне да изпълнява задачата. Освен това CRM системата е в състояние напълно да контролира работата и дори да управлява служителите. Роботът ще стане добър шеф, не по-лош от старши мениджър. За да започнете процеса, трябва да:

• формулирайте и създайте задача в програмата (да речем, завършване на транзакция);
• идентифициране на изпълнителя чрез въвеждане на името му в програмата;
• определени срокове.

Когато настъпи часът „Х“ и служителят трябва да започне да изпълнява задачата, програмата автоматично ще ви напомни. CRM системата ще уведоми мениджъра, ако някои задачи се изпълняват зад графика или изобщо не се изпълняват. Специално създадена в програмата емисия за активност означава, че мениджърът може да наблюдава работата на персонала отвсякъде. Не е необходимо физическо присъствие в офиса.

В края на работния ден режисьорът преглежда лентата и се уверява, че работа в ходпо график и това е. Освен това можете да видите статистиката за дейността както на целия екип, така и на всеки мениджър поотделно. Няма нужда да чакате ежедневни отчети за напредъка от вашия асистент.

Наред с други неща, в CRM системата се въвеждат:

• график на проведените и планирани срещи;
• телефонни разговори;
• кореспонденция с клиенти;
• изразходвано работно време.

Такава статистика за работата се води лично, следователно мениджърът винаги може да сравни кой е мързелив и кой проявява инициатива. Субективният фактор при този подход е напълно изключен: машината поддържа само записи, не може да изпитва харесвания или нехаресвания.

CRM системата разпределя работния процес по оптимален начин. За да направите това, програмата разпространява инструкции на мениджърите. Да приемем, че една компания продава нещо, може би дори кламери и карфици. Логично е транзакция за няколко хиляди пина да бъде извършена правилно, без никакви дефекти. Автоматизирана системаетапи на процедурата по продажба:

• обадете се на потенциален купувач;
• обадете се обратно на този клиент (ако е необходимо);
• изпрати го търговско предложение;
• съставяне на договор за покупко-продажба;
• След известно време се обадете отново с повторна оферта.

Остава служителят да действа според инструкциите. Ако той не се отклони от посочения план, тогава работата ще бъде завършена правилно и навреме. Мениджърът няма да трябва постоянно да напомня, принуждава и следи изпълнението на заданието: програмата ще го направи вместо него. CRM има таймер, който следи прекараните работни часове. Всички опити за промяна на настройките му няма да останат незабелязани.

Онлайн управление на задачите на служителите: топ 6 услуги

1. Trello

https://trello.com

Тук се използва японският метод канбан. Съгласно този принцип производството е разделено на няколко етапа.

Принцип на действие: всички дейности са разпределени между така наречените бордове - това са проекти и процеси в организацията. Под тях има вертикални колони отляво надясно (това са списъци със задачи). На такива дъски е написана буквално цялата продукция: от идеята до момента на получаване на първата печалба. Тоест отдясно са първоначалните задачи (където всъщност започва всичко), отляво са крайните списъци (последният етап).

Самите дъски са разделени на карти (малки подзадачи). Обикновено основната и рутинна работа се извършва с карти: към тях се прикачват файлове, картите се маркират различни цветове(в зависимост от значимостта). Всяка карта има свой изпълнител и срокове. Списъците автоматично се преместват в следващата колона вдясно. Това означава, че задачата е изпълнена.

Менюто на програмата има вграден календар. Ако е особено необходимо, може да се изключи. Служителите имат възможност да гласуват за карти (същият принцип за включване на подчинени в процеса на разпределяне на задачите). Неактивните задачи се маркират автоматично със специален цвят за яснота.

Разходи за използване: Основните функции на сървъра са безплатни. Ще трябва да платите за множество допълнителни опции (между другото, не винаги е необходимо да се разширяват възможностите на тази програма). Месечните възнаграждения от пет долара ви позволяват да качвате тежки файлове и да персонализирате дизайна. Желаещите да качват файлове от акаунта си ще трябва да платят двадесет и пет долара за свързване с услугата Google Apps и за ограничения на правата за достъп (когато не всички служители имат еднакви права в програмата).

Trello се поддържа от всички известни операционни системи: iOS, Android, Windows 8, Windows RT. Услугата работи само на английски.

2.Базов лагер

https://basecamp.com

Basecamp принадлежи към първото поколение услуги за задаване на задачи. Изобретен е в САЩ от компанията 37signals. Първоначалната цел на тази услуга е да управлява задачите на служителите и нищо повече, без ненужни опции или добавки.

Принцип на действие: всички дейности са разделени на проекти. Всеки проект има отделен раздел. Тук, на главната страница, всички задачи се виждат веднага, с актуализации. Потребителите обсъждат работата и правят промени сами. При добавяне на задача можете да прикачите необходимите файлове към нея, да посочите отговорник и краен срок.

В Basecamp потребителите имат широк набор от възможности за бърза комуникация. Можете да оставите коментар под всяка задача и предварително да изберете кой от участниците в процеса ще получи известие за това и кой не. За да отговорите, не е необходимо да отивате в услугата, а да пишете директно от пощата си.

Задачите са организирани по раздели. Освен това, ако желаете, разделът може да бъде свързан с календара или да остане непроменен. Можете да проследите процеса на изпълнение на задачите в хронологичен ред(ден след ден).

Поради допълнителни функцииВ календара можете да отбелязвате отделни дни или важни за компанията дати, включително такива, които не са пряко свързани с някоя от задачите. Под всяка такава дата е разрешено обсъждане.

Разходи за използване: Услугата не е безплатна. Само през първите 60 дни можете да използвате предимствата на американските програмисти безплатно.

Таксата за използване на Basecamp е разделена на тарифи: започва от двадесет долара на месец (това включва не повече от десет проекта, а обемът на изтеглените данни не трябва да надвишава 3 GB). След месец, ако не бъде подновен, достъпът се затваря, независимо дали работата е завършена. Малко жестоко, тъй като никой не иска да загуби това, което е спечелил. Затова много хора предпочитат да плащат постоянно.

Американците са верни на себе си: услугата поддържа само iOS и английски, което е логично.

3. Wrike

https://www.wrike.com/ru

Услугата е предназначена за екипна работа. Тук можете да направите всичко необходимо за координирани действия: създаване на задачи, планиране, наблюдение на дейността на всеки служител и изпълнение на поръчките.

Принцип на действиепредполага разделяне на три подсекции: преглед, папки със секции и отчети. Текущата активност се извършва във втория раздел - папки. Освен това потребителят сам е свободен да определя местоположението им, да ги разпределя по теми и т.н. Една задача може да включва няколко папки (подзадачи) наведнъж.

Възможно е да редактирате прикачени файлове, да зададете приоритет на задача, да посочите крайни срокове, а бутонът „таймер“ ви позволява да отчитате времето, прекарано за завършване (Wrike работи с графиката на Grant). Служителите могат да комуникират, като оставят коментари директно от имейл.

Разходи за използване: Услугата е безплатна само за компания до пет души, които качват до 2 GB информация, но някои опции не са достъпни за тях. След това създателите разработиха система за ценообразуване: повече участници - повече пари. До петима души с обеми до 5 GB и пълен достъп до всички функции на програмата ще струват $49 на месец, офисите с голям бройот служителите се изисква да плащат от $99 на месец.

Поддържа системи: iOS, Android. Wrike в Русия работи на руски (превод).

4.Teambox

https://teambox.com

Услугата е проста и по-подходяща за малки проекти.

Принцип на действие: стандартен. Човек влиза в услугата, отваря му се десктоп с доказателства за случаи не текущ момент, след това раздел със задачи, разделени в папки. Възможно е да видите списък с последните манипулации. Планировчикът ви позволява да изберете опцията за поставяне на списъка със задачи: вертикално или хоризонтално.

Наборът от функции е малък: изпълнители, определяне на срокове и прикачване на необходимите файлове. Възможна е дискусия под формата на бележки. Можете да правите промени в задача, да отговаряте на коментари и т.н. от вашата пощенска кутия.

Разходи за използване: Безплатната услуга работи по системата: пет участника - 5 GB файлове. Няма тарифи, а тези, които искат да използват всички функции и да изтеглят неограничено количество информация, независимо от броя на служителите, свързани с услугата, плащат пет долара на месец.

Интерфейс - превод на руски език. Поддържани системи: iOS, Android, Amazon, BlackBerry.

5. Сътрудник

http://www.teamer.ru

Напълно домашен планер. Разработен е от Ateve Commercial за собствени нужди.

Принцип на действие: Teamer има три раздела: „Какво да правя?“ (директно списък със задачи), „Кой е виновен?“ (срокове и изпълнители), „Къде са всички?“ (покани за участниците). Дейностите се извършват по проекти, където можете да създавате папки, да прикачвате файлове, да пишете бележки и т.н., включително да задавате приоритет.

Системата се отличава с начина си на идентифициране на отговорните: служител, който е приключил работата по дадена задача, просто я маркира като изпълнена и след това папката автоматично се изпраща на мениджъра за преглед.

Разходи за използване: Това може да е единствената безплатна услуга. Няма никакви ограничения.

Интерфейсът, което е логично, е на руски език. Но никой не се поддържа операционни системиза приложения.

6. Подио

http://podio.com

Тази услуга се отличава с красота и модерност.

Принцип на действие: Podio включва секции: „Действия“ (преглед на последните операции), „Проекти“ (списък с проекти и техните задачи), „Вдъхновение“ (диалози на служителите), „Срещи“. Има и няколко допълнителни секции, с които можете да контролирате нивото на продажбите и текущите разходи.

Работата по проекти включва всички известни опции и можете да свържете данни от други раздели (например „Вдъхновение“). В Podio проектите са подредени в рейтингова система, но всеки служител е свободен да сортира задачите според принципа: „приятели или врагове“.

Разходи за използване: Podio е безплатен и работи само за екипи от до петима души, за които не са налични всички опции. Платената опция е $9 на месец за всеки допълнителен свързан служител, няма ограничения за функциите.

Интерфейсът е преведен на руски, приложението е достъпно за iOS и Android.

Експертно мнение

Как да оптимизираме системата за спецификата на фирмата

Виталий Шеремет,

генерален мениджър, Avangard Global Communications, Краснодар

Чуждестранните програми за планиране на задачи не бяха подходящи за нашата компания именно защото не са местен продукт: интерфейсът е на английски. Разбира се, нашите служители говорят чужди езици, включително английски. В крайна сметка ние се позиционираме като международна компания, изпълняваща проекти в чужбина, но за нашата компания проблемът с езика на интерфейса се оказа основен: софтуерът трябва да работи на руски език.

Не трябва да забравяме също, че всяка електронна система е вид математически модел. Имахме нужда от персонализиран продукт, който може да даде цифрова форма творчески процеси. Тъй като на пазара нямаше подходяща оферта, ние модернизирахме типична ИТ система на платформата Bitrix24. Днес SAP се появи на пазара за планиране. Но техните разработки са насочени към големи предприятия, така че цената на SAP е по-висока.

В началото на нашата работа по създаването на електронна система за задачи, ние структурирахме всички бизнес процеси. Консултантската област, в която работим, има редица специфични характеристики: задачите тук са различни, практически няма повторения. Постоянно пристигат нови данни и всичко трябва да се променя в движение. Дълго време нямаше решение на този конкретен проблем. Отговорът беше открит, когато в нашия екип дойде на работа нов мениджър бизнес развитие. Започва да анализира вътрешните процеси в компанията, като ги систематизира от началото до последния етап. Освен това нито един детайл не убягна от вниманието му.

Подходът за изрязване на бисквитки към бизнес решения с готови идеи не е подходящ. Платформата Bitrix24 ви позволява да работите с основния интерфейс, но без да вземете предвид индивидуални характеристикифирми. Програмистите трябваше да работят усилено, за да се обърнат конвенционална системав нещо оригинално и уникално.

Специално наехме няколко IT специалисти, които подготвиха работно мястовсеки служител поотделно. Освен това не всички наши служители успешно започнаха да работят в новите условия. Внедряването на системата за бизнес процеси не вървеше гладко. Някой от екипа трябваше да преразясни ролята си в проектите, личната отговорност и функционалност.

Творческият процес a priori не предполага спазване на правила, строгост и яснота. Дори такъв прост принцип на управление, когато един човек отговаря за решаването на конкретна задача и той също така контролира сроковете, е трудно да се спазва. Този подход не може да не се отрази негативно на крайния резултат. С въвеждането на електронната система вече всеки ясно знае своята роля, своите отговорности и задачите, които трябва да решава.

Не всички членове на екипа приеха промените: трябваше да се разделим с повече от половината служители. Малцина успяха да работят в новата, строга рамка. За по-добра адаптация на персонала решихме да представим внедрената ИТ система като придобивка. И трябваше да разработим цяла рекламна кампания, за да популяризираме успешно иновациите.

Не може да се каже, че към днешна дата сме преодолели напълно всички трудности. Стараем се да се вслушваме в мнението на екипа; всяко решение първо се тества, след това се обсъжда и след всички манипулации се внедрява в производство.

7 съвета за мениджър как да управлява задачите на служителите

Съвет 1. Поставете правилно задачите на служителите

Едно е, когато ръководството разбира точно какво трябва да се направи и как. Важно е да предадете това разбиране на персонала и то в най-разбираема форма. Ефективността на служителите често зависи пряко от това колко точно мениджърът е формулирал своите изисквания.

Невъзможно е да се постигне коректно изпълнение, ако служителят от самото начало не знае какво иска от него, какъв трябва да бъде крайният резултат. Разбира се, не е необходимо да обяснявате буквално всеки малък детайл в детайли, но е препоръчително да се съсредоточите върху най-важното.

Конкретните срокове са компонент на успеха. Самият служител може да изчисли работното си време по такъв начин, че да стигне навреме в определеното време, просто трябва да бъде подтикнат, задължавайки го да подаде отчет не по-късно от определена дата.

За ваше удобство и за избягване на пропуски, всички задачи трябва да бъдат формулирани в писмен вид. Първо, по този начин вие, като мениджър, винаги ще можете да контролирате процеса на изпълнение, без да се страхувате да забравите на кого е възложена задачата. Второ, в спорни ситуации служителят няма да каже: „Те не ми дадоха това“ или „Това не е моята зона на отговорност“.

Съвет 2: Помислете за производителността на служителите, когато избирате най-добрият методконтрол

Пълният контрол не е добър за никого. Професионалистите, квалифицирани в управлението на задачите на служителите, са убедени, че прекомерният надзор намалява производителността. На служителите трябва да се даде свобода, за да не се чувстват под контрол.

В случаите, когато ръководителят е прекалено контролиращ, следейки внимателно всяко действие на своите подчинени, те престават да работят ефективно, уморени от натиска и постоянно напрежение. Да, не трябва да отивате твърде далеч, но също така не трябва да забравяте личната продуктивност. В крайна сметка, един човек, естествено, винаги работи по-добре или по-зле от друг.

В професионална среда изпълнителите са тези, чиято продуктивност винаги е най-добра. Такива служители не трябва да повтарят нищо два пъти; те сами са в състояние да разберат поставената задача, определяйки крайния резултат. При работа с изпълнители не се изискват подробни обяснения. Освен това такива служители очевидно не се нуждаят от допълнителен контрол, те адекватно оценяват своите възможности, така че разпределят работното си време по определен начин, като успяват да се справят със своите отговорности.

Лидерът трябва да може да прехвърли част от отговорността на изпълнителя. Работата му трябва да се оценява по резултатите, а не по процеса.

За да се избегнат спорове, упреци и т.н., най-добре е компанията да въведе собствена система за оценка на работата, базирана на постиженията и качеството на изпълнение на задачите. Динамиката на активността може да се следи с помощта на графика, за да се покаже представянето на всеки служител поотделно. Тогава става ясно видимо дали човек напредва или, напротив, започва да губи позиции. Такава графика няма да остане незабелязана в екипа. Разбира се, всеки ще иска да е начело в списъка (един вид допълнителна мотивация).

Ако един служител се представя добре и представянето му се увеличава, може би е време да му поверите нещо сериозно. В обратната ситуация, когато резултатите от работата на човек намаляват, производителността явно пада, е необходимо да се засили контролът, като се задължи да представя например ежедневни отчети.

Не изпълнителите изискват различен подход към себе си. Разбира се, не може да се каже, че такива служители са лоши работници, те просто не са в състояние да определят крайния резултат от своята дейност. Следователно те не разбират напълно собствените си действия. Такива служители се наричат ​​изпълнители: те са добри изпълнители, но постоянно трябва да бъдат насочвани и контролирани.

Доверете се на изпълнителите сложни задачиопасно. По-добре е да им делегирате прости и разбираеми текущи задачи, където има минимална отговорност. Изпълнителите са по-способни да се справят с проекти, които са важни за компанията.

Колкото и талантлив и продуктивен да е един служител, без да си поставя глобални цели, ще му бъде трудно да покаже добри резултати. Всеки член на екипа трябва да има ясно разбиране за това накъде да продължи, какво е следващото ниво на развитие.

Съвет 3. Обърнете внимание на личностни качестваслужители

Добрият мениджър трябва много добре да познава екипа си и да има информация какви хора работят в неговата компания. Винаги е необходимо да се вземат предвид личните качества, когато се дават инструкции, защото само професионални умения не са достатъчни. Общителен и общителен човек не може да бъде поставен в затворен офис, за да се занимава с документи;

Съвет 4: Правете неочаквани проверки на място

Мечтата на всеки мениджър е да организира работата на фирмата без постоянното му присъствие. Дистанционното управление е това, което директорът на компанията иска да постигне. Но не е тайна, че когато шефовете не са на работното място, подчинените могат да си позволят да се отпуснат, в резултат на което ефективността на работата намалява. За да предотвратите това, можете да започнете да практикувате неочаквани проверки.

Междинният контрол дава плодове, но обикновено се знае предварително. Непланираните проверки помагат да държат персонала на крака и дават реална представа какво всъщност правят служителите в отсъствието на своя шеф.

Съвет 5: Не разсейвайте служителите от работните им задачи

Вече писахме малко по-горе, че служителят трябва да отдели време за решаване на текущи проблеми: или един ден в седмицата, или няколко часа през работния ден. Това е измислено с причина: когато на човек е поверена важна задача, но двадесет минути по-късно пристига спешна задача, а след още двадесет минути - друга задача, тогава човекът просто не разбира какво трябва да поеме. Естествено, производителността пада, а самият служител е в постоянно напрежение, тъй като няма време да изпълни основната задача.

Специално отделеното време ще позволи на служителя да планира процеса на своята дейност по такъв начин, че да има достатъчно време както за текущи дела, така и за решаване на дългосрочни проблеми.

Съвет 6: Отделете време за лична комуникация със служителите

Не пренебрегвайте личните проверки на работата на персонала. Не трябва да разчитате само на услуги, тъй като опитните служители може да не посочват проблеми, които възникват там, решавайки, че могат да се справят сами. Някои мениджъри разбират, че ситуацията вече е много лоша, твърде късно.

Разговорите със служителите, на първо място, дават представа за реалното състояние на нещата. На второ място, вие като мениджър проявявате своя личен интерес, което, разбира се, впечатлява служителите. Важно е хората да разберат, че техните дейности не са безразлични.

Личното общуване между шеф и подчинен, когато ръководството не само порицава за грешки, но и се вслушва в мнението на служителите, създава специална атмосфера в екипа. Обикновено в такива компании служителите се чувстват по-спокойни, като същевременно разбират цялата отговорност, която им е поверена.

Съвет 7. Определете наказание за неизпълнение на задачите

Колкото и мил и симпатичен да е шефът, фамилиарниченето не бива да се допуска. Как да позволим дадените инструкции да се възприемат не като директни инструкции за действие, а като искания най-добър приятел. За целта е необходимо да се въведе система от санкции за работа, която не е предадена навреме. Разбира се, наказанието трябва да е съобразено с нарушението, извършено от служителя.

Първо трябва да разберете причината за пропуснатите срокове. Може да се окаже, че служителят не е пряко виновен. След това си струва да определите доколко една незавършена навреме задача е повлияла на дейността на компанията като цяло. Всички нюанси трябва да бъдат изяснени в личен разговор със служител, за да не изглежда като публично бичуване. Но целият екип трябва да знае за взетото решение (глоба, лишаване от бонус или почивен ден) от съображения за безопасност.

След наказанието трябва внимателно да наблюдавате действията на служителя: дали е направил определени заключения и дали е подобрил работата си. Това ще даде възможност да се разбере колко продуктивни са предприетите мерки.

Информация за експертите

Виталий Шеремет, генерален директор, Avangard Global Communications, Краснодар. Виталий Шеремет е завършил Open University (Великобритания), магистърска степен по връзки с обществеността. Носител на почетния знак на Президентската програма за подготовка на управленски кадри за организациите на националната икономика на Руската федерация. Опит в PR - повече от 15 години. Avangard Global Communications е комуникационна група, основана през 2003 г. Ръководи проекти в 14 региона на Русия. Персонал: 47 служители. Клиентите включват: AGCO, BASF, Bayer. Годишен оборот - 2,5 милиона долара (през 2013 г.). Официален уебсайт - www.gcav.ru.

Стъпка по стъпка алгоритъм за възлагане на задача на служител

Всички проблеми се дължат на недоразумения. Може да имате най-добрия отбор в света, но ако не успеете да поставите задачата правилно, вместо хубава селска къща ще се окажете с три кули близнаци и дупка в бюджета. От друга страна, не е препоръчително да набирате Айнщайн и Джобс в екип от куриери, но на тях също трябва да се възлагат задачи и задачите също трябва да бъдат изпълнени навреме и в рамките на бюджета.

Има много статии, книги и видеоклипове за правилното поставяне на задачи. Поставяне на задачи - древно изкуство, както ни казват дори буквите от брезова кора.

Всички снимки в статията, с изключение на една, са невероятни творби на шведския художник Саймън Сталенхаг http://www.simonstalenhag.se Една снимка е базирана на " Комиксите на Настенка "

Алгоритъм за поставяне на задачи

Подготвителен етап

Дори когато поставяте задача, трябва да се подготвите.

• Възможно ли е изобщо да не изпълнявате тази задача?
  • Може би има по-полезни и печеливши задачи, но последствията от неизпълнението на въпросната задача могат да бъдат пренебрегнати? Трябва да можете да кажете НЕ не само на задачи, които трябва да изпълнявате сами, но и на тези задачи, които можете да делегирате.
• Служителят има ли успешен и редовен опит в решаването на подобни проблеми?
  • В зависимост от отговора изберете вида/честотата на контрола
    • Има опит: можете да наблюдавате напредъка и резултатите малко преди края.
    • Няма опит, или е малък, или опитът не е много успешен: наблюдавайте с определена честота (честотата се регулира от важността на задачата и опита на служителя) или на етапи.
  • В зависимост от отговора и характеристиките на проблема се взема решение на какви етапи и по какви въпроси трябва да се съгласува решението с ръководителя.
• Служителят разполага ли с всички необходими ресурси?
  • Кой трябва да бъде уведомен, че при него идва служител и ще има нужда от помощ?
  • Трябва ли някой да бъде преназначен към служител?
  • Къде може да намери служител допълнителна информацияи изобщо съществува ли?
  • Какви задачи вече изпълнява или какви са в опашката?
  • Служителят има ли достатъчно време? (Не искате да изгори или да изтощи батерията, нали?)
  • Определете приоритета нова задачаспрямо други задачи.

Постановка на проблема

На този етап разговаряме със служителя.

• Казваме накратко какво трябва да се направи.
  • Фокусирайте се върху „какво“, а не върху „как“. Много е унизително да слушаш на кой крак трябва да стъпиш, когато тръгваш на мисия.
• Обясняваме как да разберете, че дадена задача е изпълнена успешно
  • Според SMART целта трябва да бъде измерима. В противен случай ще можете да копаете от оградата до залез слънце до насита. За да се гарантира, че служителят не се увлича от перфекционизма, така че да не спира наполовина, е необходимо да се изразят измерими критерии, по които може да се заключи, че задачата е изпълнена и целта е постигната.
• Посочваме сроковете
  • Тук си спомняме не само за текущото натоварване на служителя и действителните срокове на задачата, но и за закона на Паркинсон: работата се върши поне толкова време, колкото е отделено за нея. Тези. Не трябва да изисквате да направите нещо, без изобщо да дадете краен срок или да дадете твърде много време.
  • Не се шегувайте, че крайният срок е „вчера“. Твърде често това се казва сериозно.
• Изразяваме приоритета спрямо другите задачи.
• Изразяваме целта за изпълнение на задачата.
  • Тези. Ние отговаряме на въпроса „защо изобщо е необходима тази задача от гледна точка на отдел/бизнес/стратегия?“ Поясняваме, че изпълнението на тази задача е необходимо за изпълнение на друга. С други думи, ние обясняваме какви са последствията от успешното или неуспешното изпълнение на тази задача.
  • Служителят трябва да разбира:
    • защо е важно да изпълним задачата,
    • кое е най-важното в него и кое може да бъде пожертвано,
    • защо не може да се направи по този начин, но този начин е за предпочитане,
    • защо не можете да помолите този човек за помощ, за да изпълни задача (например, човек категорично не е заинтересован да я изпълни), а другият човек ще счупи торта, за да го постигне.

Преувеличен пример. Задачата е да боядисате оградата с жълти и бели ивици. Служителят предлага оградата да изглежда забавна и свежа, така че екипът да има повече желание за работа. Намира кутия с лилава боя и решава да прояви креативност и независимост (шефът винаги го хвали за това!). Но всъщност оградата трябва да бъде боядисана по такъв начин, че роботите в завода да могат да забележат границата на предприятието дори при лоша видимост по време на ядрената зима. Освен това ивиците трябва да са цветове на Yandex, а не фуксия, в противен случай роботът няма да разпознае оградата. Можете да напишете подробно техническо задание за боядисване на ограда, като отделите няколко дни за това и да го предадете на служител за изпълнение. Или можете просто да обясните на служителя защо трябва да боядисате оградата. След което служителят самостоятелно ще потърси документацията за роботите и ще разбере какъв цвят трябва да бъде и защо видимостта е лоша по време на ядрена зима.

• Мотивиране на служител
  • Обясняваме какви ползи ще получи, ако изпълни успешно задачата.
  • Това не е непременно материална награда. Най-вероятно служителят вече получава заплата. U различни хораразлични мотивационни фактори. Надявам се, че знаете какво вдъхновява вашите служители. Ето само няколко примера за мотивационни фрази:
    • Ако направите това, отделът и вие няма да трябва да се борите с голям и неприятен проект през цялата година.
    • Никой не е правил това преди, покажете готиността си
    • Между другото, всички участници в проекта ще бъдат забелязани на самия връх, така че не ни разочаровайте, това е във ваш интерес.
• Ние ви помагаме да изпълните задачата по-ефективно (споделяне на опит и връзки)
  • Кой ще помогне и откъде да вземе допълнителни ресурси
  • Какви клопки виждате?
  • Не забравяйте да ни кажете кой може да подпише вместо вас, да издаде ресурс или да вземе решение, ако не сте там.
• Контрол и одобрения
  • Какво да направите в случай на проблеми
  • В кои моменти и на какви етапи се изисква вашето одобрение?
    • Всичко останало служителят трябва да направи самостоятелно.
  • Кажете ни кога е най-удобно да се свържем с вас и отбележете кога може да не се свържем
  • Колко често и в какъв формат трябва да се докладва състоянието?
    • Не бъдете като „управителя на чайката“; ако се втурнете в стаята в напълно непредвидим ред, прекъснете всяка работа и попитайте „е, как?“, Вашата карма със сигурност ще пострада и ефективността на служителите ви ще падне. Бъдете предвидими и спазвайте споразуменията.
• Проверяваме дали служителят е разбрал правилно задачата?
  • Как ще го направите (в общи линии)?
  • Повторете същността на проблема със собствените си думи
    • Имам служител, който на въпроса „всичко ясно ли е?“ той сам доброволно произнася постановката на проблема със свои думи. Често той формулира проблема по-ясно и ясно от мен самия. В същото време демонстрира принципа „правилно поставеният въпрос вече е половината от решението“.
    • Но може да се изненадате колко често, когато говорите по дадена задача, се оказва, че служителят я е разбрал точно обратното, а вие самият имате върху какво да работите - върху правилното поставяне на задачите :)
• Уверете се, че всичко е наред
  • Някакви въпроси?
  • Какво ви е необходимо, за да изпълните успешно задачата?
  • Има ли конфликти с текущите дела?
    • За съжаление е невъзможно да се знае колко точно е зает даден служител.

• Обучете служителите си да идват с бележник и химикал. Главата е лоша база данни.
• Вместо бележник и устни заповеди можете да използвате системи за задаване на задачи. Но там не можете да задавате въпроси. Ето защо е по-добре да напишете задачата там след комуникация със служителя.
• Даже прости задачиПо-добре е да го поставите в система за управление на проекти и задачи.
• Веднага след поставяне на задачата, служителят трябва да постави бележка в дневника си за датата на най-близката контролна точка. Един служител може да бъде толкова отговорен, колкото иска. Но животът е сложен, така че си вършете работата – поставяйте си цели, наблюдавайте напредъка и управлявайте рисковете. Ти управител ли си или какво?
• Предложеният алгоритъм всъщност съдържа по-прост подход за поставяне на проблеми, който е известен с акронима SMART. Интелигентният подход описва каква трябва да бъде една правилно поставена задача/цел. Всяка година поставям тази снимка на първата страница на моя нов планер:

Животът е свързан със задачи. Те са навсякъде: големи и малки, важни и неважни, спешни и не толкова.

Жена ми ме моли да резервирам билети за Нова година, моля подчинен да подготви документи за сделката. Ако не резервирам билети днес, утре ще струват повече. Служителят не подготви документите навреме - сделката ще бъде анулирана и компанията ще загуби пари.

Успехът на проект или компания зависи от резултатите от изпълнението на задачите. Следователно първият проблем на всеки бизнес е изпълнението на задачите.

Мениджърът иска неговите подчинени да изпълняват задачите ясно и навреме. Ако дадена задача не е изпълнена или изпълнена, но неправилно, служителят е виновен. Машината за изпълнение на задачите не работи. Колата трябва да бъде сменена. Това е психологията на лидера. И аз така си мислех, докато не разбрах, че причината за неясното изпълнение на задачите не са служителите.

Те не са роботи, а умни, мислещи, креативни и отговорни хора. Сам ги избрах за отбора. Проблемът е при мен: аз, като много мениджъри, не обръщам достатъчно внимание на поставянето на цели.

Формула за ефективен проблем

Формулата за ефективна задача, която служителите поемат с радост и усърдие, се състои от шест прости правила.

1. Идентифицирайте проблема

Зад всяка задача на лидера стои болка.

Ако помоля подчинен да направи нещо, това означава, че имам нужда от това по някаква причина. Но мениджърите не смятат за необходимо да обясняват това на своите подчинени. В резултат на това служителят смята, че шефът просто иска да натовари подчинения си с рутинни задачи.

Свързана статия: Работници от ново поколение: Как да си поставяме цели за двадесетгодишните

Например, моля мениджър да анализира водещ доклад. Основната работа на мениджъра е работата с клиента. Анализът отвлича вниманието от основната работа. Мениджърът глупаво събира данни и така или иначе прави отчет, само за да се отърве бързо от рутинна и маловажна задача.

Правилно поставената задача е проблем, който служителят трябва да реши по възможно най-добрия начин и творчески. Това не е заповед или пряка инструкция.

Чрез решаване на проблеми, вместо глупаво изпълнение на заповеди, служителят се развива. Той се появява нестандартни идеикоито помагат на компанията да върви напред.

2. Опишете значението на проблема в бизнес мащаб

Ако един служител не разбира защо точно изготвя същия анализ, той ще го направи лошо. Обяснете какво ще се случи с резултата от работата след това.

С анализа на доклада ще работят маркетинг специалисти. Въз основа на събраните данни те ще коригират рекламната кампания на продукта, която ще привлече нови клиенти. Конверсията ще се увеличи, компанията ще расте.

Така служителят ще усети важността на задачата за развитието на бизнеса.

3. Формулирайте същността и условията на проблема

Опишете резултата, който искате да получите. При необходимост условия и ограничения. Дайте на вашия мениджър ясни времеви рамки.

Пребройте броя на потенциалните клиенти за последните три месеца. Трябва да разбера дали реализацията действително е намаляла. Ако да, тогава в кой момент? Направете списък с възможни причини.

4. Обяснете крайните срокове

Мениджърите често поставят краен срок за задача, но не обясняват защо точно тази дата е важна. В резултат на това за служителя крайният срок е само ден X, до който трябва да приключи рутинната работа.

Свързана статия: Къде да търся изпълнители за делегиране на работа

Анализът е необходим до понеделник. След три седмици започваме мащабно рекламна кампания. Маркетолозите ще се нуждаят от време, за да коригират сайтовете.

Обяснихте на служителя причината, поради която задачата трябва да бъде изпълнена в рамките на определен срок. Той разбира, че работата на другите зависи от изпълнението на дадена задача и подхожда по-отговорно към решаването на проблема.

5. Мотивирайте

Работникът получава заплата. Мениджърите често смятат, че това е достатъчна мотивация. Но това не е вярно. Служителите не винаги разбират защо тази или онази задача е паднала върху раменете им. Обяснете избора си на мениджъра.

Маркетологът може да анализира данните. Но бих искал да го направиш. Вие познавате клиентите си по-добре и събирате по-пълна информация.

Подчиненият се чувства специален, герой, супермен и е нетърпелив да се бие с ентусиазъм.

6. Поставете задачата писмено

Ако поставите задачата правилно, но я изпълнихте устно и служителят я записа в тетрадка под диктовка, нещо определено ще се загуби. След като сте обсъдили задачата устно, създайте писмено резюме.

Формиране на навик

Да знаете как да поставите задача, така че да бъде изпълнена, е половината от битката. Трябва постоянно да прилагаме знанията на практика. Това е невъзможно без автоматизация. Ще ви стигне за седмица-две. Тогава ще се появят спешни неща и няма да описвате подробно задачата. Веднъж - нищо страшно. Но когато едно време е хак, винаги ще се появяват второ и трето. Скоро ще плюете на този пагубен бизнес и отново ще се превърнете в дистрибутор на поръчки за роботи.

Нещо трябва постоянно да ви напомня за правилното поставяне на задачите, така че схемата да се превърне в навик. Мегаплан ми помага. Форма за задаване на задача - автоматично напомняне.

Името на задачата винаги е желаното действие. Какво трябва да прави вашият служител? Отговорът на въпроса е правилна формулировказадачи.