Сутрешни планови срещи в инженерно-техническата служба. Офис среща: тайните на ефективното провеждане

Организирайте и провеждайте срещата за планиране възможно най-ефективно.

Намерете решение на поставения за обсъждане проблем или задайте посоката за развитие на ситуацията в конструктивна посока.

Интересно е да се проведе планираща среща, така че участниците да нямат време да се прозяват и да не се чувстват като губили време.

План за действие

1. Запознайте се с предложения метод за организиране на планираща среща.

2. Подгответе се, подгответе се необходими материалии поканете участници.

3. Проведете среща за планиране.

4. Обобщаване на резултатите от срещата за планиране и запознаване на всички участници с тях.

Как да организираме среща за планиране

Първо, това, което се изисква за провеждане на среща за планиране, е въпросът или темата на срещата за планиране. Какъв работен проблем искате да разрешите? Какъв положителен ефект за работата на организацията ще има резултатът от срещата за планиране. Запознайте предварително участниците в срещата за планиране с този проблем. По този начин ще спестите време по време на срещата за планиране и участниците в дискусията може да дойдат вече интересни идеиотносно вашия въпрос.

Второ– това са хората, които ще участват в планиращата среща. Специалисти от какъв профил и какво ниво на мениджъри, или какви служители са ви необходими, за да намерите отговора на поставения въпрос?

трето– място на срещата за планиране. Важно е това да е отделна стаяили дори специални зали за срещи. Там, където ще има достатъчно място за всички, външни лица (служители, които не участват в плановата среща) няма да могат да ви безпокоят и телефоните няма да звънят.

Четвърто– час на срещата за планиране. Желателно е да е удобно за всички участници или постоянно. Например, ежедневни срещи за планиранесе провеждат всеки ден точно в 8.30ч.Във всеки случай, когато избирате времето за планиращата среща, ще трябва да се съсредоточите върху най-важните й участници. И го предписвайте предварително, за няколко часа или по-правилно дни.

Пето– регламент за плановата среща. Важно е не само да започнете срещата за планиране навреме, но и да я завършите навреме. Определете предварително реда, в който ще се обсъждат въпросите и времето, разпределено за всеки участник. Ограничете го, това ще направи отчетите кратки и максимално информативни. Например една реч е не повече от 10 минути.

Шесто- импровизирани материали. Необходимият минимум са химикалки за всички участници и хартия. Погрижете се за това предварително, за да не се налага да губите време за обсъждане в търсене на какво и върху какво да пишете. Може да имате нужда също от: флипчарт, проектор, екран, лаптоп, принтер. Цялото оборудване трябва да бъде подготвено и тествано предварително.

Седмо– ръководител на срещата за планиране или секретар, който ще записва процеса и резултатите от обсъждането на вашия проблем.

Формати на планиращи срещи

1. Обобщаване, информационна среща за планиране.

Такива срещи за планиране могат да се провеждат всяка седмица в началото на седмицата за ръководители на всички отдели на вашата организация.

Защо са необходими такива срещи за планиране?

2. Планираща среща – разпределение на текущите задачи.

Обикновено се провежда в началото на всеки работен ден. Форматът е очевиден - ръководителят издава задачи за деня на своите подчинени. Също така няма нужда да разтягате времето - всеки получи задачата и отиде да я изпълни.

3. Планираща среща за обсъждане на повдигнатия проблем.

Вие предварително формулирате вашия въпрос, който е формулиран за вас самия живот и настоящата ситуация на вашия пазар.Изразете целта на срещата за планиране и изпратете тази информация на участниците. Помолете ги да се подготвят (ако е необходимо) за този въпрос. Предварително определете правилата и секретаря на срещата за планиране. Резултатите от срещата за планиране се изпращат на всички участници. Времето за такава планираща среща е не повече от два часа. Но има ситуации, когато е необходимо повече време. В този случай планирайте организирани почивки от 15-20 минути за чай и просто релакс. (Пригответе чай и сладки също предварително!)

4. Среща за творческо планиране.

Заявки за работа в коучинга
1) Развитие на творчески ресурс за растеж (саморазвитие, професионално израстване, бизнес развитие)
2) Разрешаване на вътрешни конфликти, преодоляване на кризи с помощта на ресурса на творчеството

Ръководителят на отдела е много зает човек. Индикатори, регламенти, решения сложни задачи, организирайки всички и всичко да върви към целта - всичко е на неговите плещи. Колкото по-правилно е избран наборът от инструменти за управление, толкова повече по-ефективен мениджър. Струва ли си да отделяте време за такъв инструмент като среща за планиране в линеен блок?

Дори в компании, където срещите за планиране са задължителни и регламентирани, мениджърите често подхождат официално към тях - просто снимайте за показ и продължете с работата си. Те смятат планирането на срещи за загуба на време, което е измислено от теоретиците. Техният девиз е: "Практикуващите трябва да работят, а не да обмислят." В същото време във фирми, където плановите срещи не са задължителни и са лична инициатива, има мениджъри, които без допълнителни напомняния събират служителите в определен час и разговарят с тях.

Защо тези „странни” мениджъри губят ценното си време така „неефективно”, ако никой не ги задължава да го правят? Напоследък трябваше да разгледам задълбочено този въпрос. Кризата наложи топ мениджърите да се гмурнат по-дълбоко в бизнеса. Правилата на играта на пазара се промениха и за да може една компания не само да се задържи, но и да използва кризата, за да затвърди позициите си на пазара, тя трябва да се доближи до клиентите – външни и вътрешни.

За да реагирам бързо на промените и да повиша нивото на контрол върху ситуацията, аз, наред с други неща, започнах редовно да се присъединявам към срещи за планиране в отдели, в сравнение различни стиловеуправлението им. Цифрите бяха показателни: оказа се, че от 12-те еднопрофилни отдела, в които се извършват както продажби, така и изпълнение на договори, най-високи и стабилни показатели са тези, в които се провеждат планови срещи всяка седмица. И това не е случайно.

Целта на срещата за планиране

Ако мениджърът, попитан за целта на срещата за планиране, отговори: „Защото така трябва“, по-добре е изобщо да не я провеждате. Всякакви официални събития „за показ“ работят само в неизгодна позиция; учат ви да работите не за резултати, а за „видимост на движение към целта“. Наименованието „среща за планиране” подсказва, че нейната цел е да актуализира движението според планирания план към поставените цели.

Ако разгледаме това събитие от гледна точка на цикъла на Деминг (Планиране – Направете – Проверка – Действие), тогава срещата за планиране е редовно наблюдение (Проверка) на дейностите, за да се направят изводи и, ако е необходимо, да се коригира движението (Akt). Но има статистика за това! Струва ли си да събираме допълнителни хора? Определено си заслужава и основните функции на срещата за планиране ни помагат да се уверим в това.

Основни функции на срещата за планиране

1) Информационен. Служителите имат няколко начина да получат информация за ситуацията в компанията и на пазара:

• официална публикувана информация, която понякога се пропуска или не се разбира напълно;
• клюки, често много далеч от истината, но обсъждани с голямо удоволствие в трапезарии и стаи за пушачи;
• информация от първа ръка, с обяснения и акценти върху важни точки, които мениджърът дава на срещата за планиране, като обръща необходимото внимание на изработването на възражения и намаляване на ефективността на устната комуникация.

И е задължително служителите да се информират за напредъка на отдела по планирания път.

2) Контрол. В допълнение към сухите и категорични числа е възможно да се следи атмосферата в екипа и да се изяснят причините за успех или спад в представянето. Въз основа на резултатите от срещата за планиране често се идентифицират повреди във веригата на взаимодействие в отдела и в компанията и мениджърът незабавно започва да предприема действия за отстраняването им.

3) Мотивационен. Служителите се нуждаят от внимание. Нека си припомним известния ефект на Хоторн в управлението - производителността на труда се увеличава поради факта, че се обръща внимание на дейността на служителите. Среща за планиране на една от най-добрите начиниредовно напомняйте на служителите, че са важни и че на работата им се обръща достатъчно внимание.

Един от служителите в отдела имаше пробив, излитане - добра причина да признае постиженията и, ако е необходимо, да подкрепи състезателния дух в отдела. И освен числата, трябва да видите и очите на вашите служители. Мениджърът трябва внимателно да гледа и слуша служителите си. Поведението на служителя се промени, страстта изчезна - причина мениджърът да включи индивидуален разговор в седмичния план.

4) Образователни. В тази функция срещата за планиране е незаменим инструмент за опростяване на трудната управленска работа на мениджъра. През седмицата се случи един показателен за всички работен случай - управителят го записва и го оповестява на плановата среща. По този начин, досадната нужда да се повтаря едно и също нещо различни хорамного пъти е нещо от миналото и ние редовно и съзнателно „заточваме“ нашите работни инструменти.

5) Организационни. Добра практика е да поканите представители на свързани отдели на срещи за планиране, особено по време на иновации. Възможност за установяване или коригиране на взаимодействие, разрешаване на конфликти и обмен на опит.

6) Дисциплиниране. U мотивация, като средство за управление, има един много съществен недостатък: ефектът му е краткотраен. Малко хора са способни на самомотивация и именно хората с тази способност най-често стават лидери.

Дисциплината, редовните ритуали и правила, включително срещи за планиране, са предназначени да помогнат за мотивирането на служителите. Срещата за планиране е събитие. Служителите свикват с факта, че ще се нуждаят не само от отчитане в цифри, но и от желание да обосноват своите показатели. Подготвят се въпроси за срещата за планиране, служителите събират и предават на мениджъра случаи, които според тях трябва да бъдат показани на целия отдел. Подобно на семейната вечеря в петък, срещата за планиране се превръща в обичайно дисциплинарно действие според правилата, когато всеки трябва да остави настрана своите дела, да е сигурен, че присъства на работното място и накрая да се обърне един към друг. Това е особено важно.

Колко често да провеждате срещи за планиране

Вярвам, че ежедневните срещи на отдела са подходящи само за новоназначени, които се нуждаят от наставнически стил на управление и подкрепа на всяка стъпка от пътя. За установен екип срещите за планиране трябва да са ежеседмични. Основното е, че те се извършват в един и същи ден, по едно и също време и приблизително съвпадат по продължителност и ред на действията, което ще запази възпитателната функция.

Пример за възможен сценарий за среща за планиране:

• Мениджърът прави информационно съобщение въз основа на резултатите, служителите могат да задават уточняващи въпроси.
• Мениджърът обявява планираните показатели и задава въпроси на служителите за тях. При необходимост назначава индивидуални срещи.
• Мениджърът говори за показателния случай на седмицата или представя поканения служител.
• Мениджърът изяснява дали има неотложни работни въпроси, които са важни за целия отдел и изискват обсъждане на срещата за планиране. Оценява проблемите, взема решения - какво да обсъдим незабавно, какво ще изисква отложено решение.
• Мениджърът говори за планове за текущата седмица – значими събития, срещи и приключва срещата за планиране.

Времеви разходи

Отнемаме много време и губим време - това е основната причина, поради която мениджърите отказват провеждането на планови срещи. Това води до пълен отказот този инструмент, или всичко се свежда до кратък монолог на ръководителя без обратна връзка от подчинените. Запазват се само информационни и леко дисциплиниращи функции.

Това всъщност е проблем: управлението „лично“ е по-лесно, отколкото работата с група. Управлението на груповата динамика е изкуството на добрия лидер. Целта му е да проведе срещата за планиране кратко и ясно и в същото време да получи обратна връзкаот служители, които ще помогнат за коригиране на движението, ако е необходимо. Оптималната продължителност е до 20-45 минути. Именно това време е заложено в нас от детството като период на концентрация.

Силата на лидера е, че той определя правилата. За да сте сигурни, че срещата за планиране няма да се проточи, трябва да сключите „договор за среща за планиране“ с вашите служители. Например:

• Ние само обсъждаме общи въпроси, вадим частните за индивидуално решение.
• Нека бъдем кратки и по същество.
• Не се разсейваме от работни проблеми; настройваме телефоните си в режим на вибрация.
• Посочвайки проблем, ние предлагаме решение.
• Обсъждаме извънработни въпроси в извънработно време.

Наборът от правила може да варира в зависимост от ситуацията. Основното е, че мениджърът управлява разпоредбите и не се задълбочава сам в проблемите. Целта на срещата за планиране е да се идентифицира, а решението може да бъде взето по-късно, като внимателно се претеглят и изучават всички подробности, докато отделът работи. Основното нещо е да се покаже на служителите, че докладваните проблеми се разрешават. Понякога възникват ситуации, в които планиращата среща излиза извън определеното време и напрежението в екипа е ясно видимо. След това трябва да уредите допълнителна среща, често след работно време. Това е умението на мениджъра – да не допуска ескалация на ситуацията, да идентифицира маркери, които показват негативни страни в екипа.

Разбира се, ще отнеме време за внедряване на инструмента за планиране на срещи в отдела. Понякога трябва да извършите повече от едно събитие, преди инструментът да стане наистина ефективен. Когато един мениджър стане отворен за обратна връзка, той ще бъде изненадан да чуе много неизказани неща, които служителите отдавна са искали да кажат, но никога не са имали възможност. И тогава попитах! Ще трябва да обмислите ролите на вашите подчинени и тяхното използване в груповата динамика, да работите с възражения, да спорите за Най-високо ниво. Много мениджъри не преминават през този конкретен път на формиране, а преминават към индивидуално управление, което е много по-трудоемко и по-малко ефективно, когато до успеха остават само две стъпки.

Мениджърите, които владеят отлично този инструмент, го използват в своите отдели с голям успех, защото успяха да оценят неговата ефективност. Срещата за планиране не е остатък от миналото и не е формалност, а един от най-модерните и ефективни инструменти, който помага при решаването на най-трудната задача в управлението - постигането на целите на звеното. Но именно тези цели съставляват успеха на цялата компания.

Препоръчваме да го прочетете на всички, които трябва да организират срещи за планиране, петминутни срещи и други срещи. Много хора ги правят, но малцина го правят добре. Статията описва етапите на подготовка на среща, нейната структура, оценка на ефективността и записване на резултатите - всичко, което трябва да знаете, за да проведете една наистина полезна среща.

Автор за себе си

Евгения Коряковцева.Консултант, независим бизнес треньор. Работила е с търговски формати повече от десет години, с опит като външен консултант в консултантска агенция и вътрешен обучител в търговски мрежи, ръководеше отдел B2B продажби.

Опит в провеждането на семинари, обучения, лекции (повече от 400 проекта). знание съвременни методиуправление, обучение и оценка на персонала в търговията на дребно; формиране на цялостни проекти в тези области. Опит в описване на бизнес процеси, изграждане на системи за обучение, разработване на системи за мотивация на персонала и управление на проекти.

Всички участваме в срещите. И някой дори трябва да ги готви и дирижира. Или планиране на срещи. Или групови дискусии. Признайте си, много от нас наистина не харесват такива „говорещи“ неща.

Защо? Защото философията е залегнала в кръвта на всеки наш човек: среща е, когато се говори дълго, официално и досадно, не служебно, и след това така или иначе нищо не става. Е, не е ли загуба на време?

Този прекрасен формат на работа

Срещите в компании често се насрочват неочаквано и се провеждат спорадично. Освен това те не са добре подготвени, а лидерите не знаят как да организират дискусия. Следователно много участници възприемат информацията неправилно (не чуха, не разбраха, забравиха) - необходимите решения не се вземат (отлагат и затварят) и дори да бъдат одобрени, те често не се изпълняват. нали

Обиден съм от този прекрасен формат на работа. Ето защо в днешната статия ще обсъдим какво е добро в него, какво прави груповата дискусия незаменима и ще научим как да я провеждаме ефективно.

Като начало, защо имаме нужда от всичко това? Защо да събирате много заети хора и да ги откъсвате от работа?

Висококачествената среща ви позволява да използвате ключови механизми, които повишават производителността на труда, за които повече...

Принципът на синергията.Ефектът на синергията отдавна е известен на психолозите. Помня? — Ефективността на цялото е по-висока от общата ефективност на отделните му части. Или още по-просто: една глава е добра, но две са по-добри. И е истина. Заедно можем да генерираме повече идеи, да намерим много решения на даден проблем и да изберем оптималното от това разнообразие. В режим на групова дискусия хората започват да работят като едно цяло, като се допълват взаимно. Ефективността също се повишава - проверете. Ето защо, ако трябва да разрешите редица работни въпроси, тогава качествената дискусия, този огромен ресурс, не трябва да се пренебрегва.

Принципът на кохезията.Един екип, тоест хора, които имат една и съща визия за целта, имат доверие един на друг и знаят как да работят заедно, е по-ефективен от един човек. Съгласен ли си? Как вашите служители ще станат екип? Внезапно? сам? Може би веднага много ефективен? И поради какво? Ключът към формирането на екип е да се придвижвате към целта заедно, проактивно и по организиран начин. И всички тези условия живеят в режим на среща. Срещите и сесиите за планиране са мощен инструмент за единство, изграждане на уважение към колеги и мениджъри и отличен инструмент за преподаване. Ето защо, ако за вас е важно вашите служители да работят хармонично, а не да принадлежат само към един отдел или компания, провеждайте седмични срещи за планиране с високо качество.

Принципът на яснотата.Много хора се страхуват от неизвестното. Нормалният човек - волно или неволно, съзнателно или не - се съпротивлява на непонятното и непознатото и това е напълно естествено. Ами ако целите на компанията, показателите за ефективност, задачите за следващия месец и т.н. изведнъж попаднат в категорията на неразбираемите? Как се чувства човек, когато го помолят да изкопае дупка, но не му кажат защо, колко дълбока и къде? Разбира се съпротива и демотивация.

Срещите са платформа за разясняване на „партийния курс“, повишаване на неговата разбираемост, приемането му от служителите и следователно инструмент за намаляване на съпротивата им към неизвестното. Ето защо, ако въвеждате промени, прекарайте ги през поредица от сесии за планиране и срещи.

Опитният лидер знае, че срещите създават организация. С тяхна помощ можете да поддържате връзки в компанията и да изпълнявате взетите решения, да проверявате как служителите виждат целите и да премахвате бариерите между отделите. Ако не провеждате срещи, тогава във вашата организация възникват слухове и спекулации. Това е проблем, който води до разединение и несигурност сред служителите. утре, и тук не е далеч от загубата на управляемост.

Добре проведените срещи могат да направят чудеса. Ключова думатук е хубаво. Какво трябва да се вземе предвид при провеждане на срещи?

Принципи за ефективни срещи

Съответствие с целите

Има няколко формата за среща: среща, мозъчна атака; среща за планиране, пет минути. Всеки формат има показания за употреба и методология. Когато решавате да съберете хора, преценете трезво целите и задачите си. Какво искате да получите от този формат? Хората трябва да намерят решение? Тогава това е сесия за мозъчна атака - всички сте равнопоставени и приемате всякакви идеи за разглеждане. Искате ли да поставяте задачи? Тогава това е планираща среща с протокол и дневен ред... Форматът се определя от ключови моменти: ролята на водещия на срещата, стилът на комуникация на срещата, резултатът от срещата.

Примерни формати:

Среща. Целта е да се генерират идеи, да се оценят опциите и да се намерят решения.Тоест екипът работи в творчески режим. Апотеозът на този формат е мозъчната атака. Задължително условие— възможност за изразяване на идея/мнение, тоест култура на свободно общуване на среща. Хората трябва да се чувстват свободни да изразяват мислите си и трябва да бъдат насърчавани да го правят. Затова не бива да има остра, неконструктивна критика.

Плановик. Целта е да се анализира текущото състояние на процеса и да се идентифицират нови задачи.Този формат е по-близо до устното отчитане по дадени показатели, така че наличието на същите тези показатели е задължително за него. Срещата за планиране винаги протича по работа, според предвидения дневен ред.

Пет минути. Целта е да се определят приоритетите и да се създаде работещо мислене.Петминутни срещи не се провеждат за решаване на глобални проблеми и отговор на въпросите „Кой е виновен? и „Какво трябва да направя?“ Това е формат за напомняне. Основните изисквания са позитивност и краткосрочност. Не забравяйте, че сутрешните срещи играят ролята на стимулатор, активатор и мотиватор. Продължителността им е от 5 до 15 минути – не повече!

Специфичност

Дефинирани ли са самите задачи? Преди срещата напишете ясно дневния ред и подгответе необходимите материали. Изпратете дневния ред на всички участници предварително (най-малко три часа преди началото или за предпочитане предния ден), за да могат и те да се подготвят. Това ще позволи на всички вас да не се изгубите в задачите, да се придържате към опашката за срещи и да спазвате определеното време.

Краткосрочен

Всяка среща трябва да се проведе във възможно най-кратки срокове. Идеален - 30 минути, максимум - един час. Много е лошо, ако трябва да стискате дупето си няколко часа. Защо? Доброволното внимание на човек има тенденция да се разсейва с течение на времето, по-специално в рамките на 30-40 минути. При монотонен процес случващото се престава да се възприема след 20-30 минути. И с намаляване на вниманието паметта на човек работи много по-зле... Това ни казва: след 3 часа среща хората ще бъдат много неефективни.

Време

Предпоставка за ефективна среща е строгото време или правила. Задайте начален и краен час за срещата. Започнете в определеното време, независимо дали всички са пристигнали - това ще научи хората да не закъсняват. Поставете ЧЕСТЕН ​​краен срок (примерно час и половина) и 10 минути преди крайния срок - финиш, независимо от резултата. Задайте петминутен таймер за всеки говорител, това ще научи хората да говорят по същество. Спрете неуместните разговори на срещата и върнете хората към темата. Имайте ясен дневен ред за срещата. Трябва да е пред всички участници.

Адекватност на участниците

На събранието трябва да присъстват само тези служители, които са засегнати от дневния ред. НИКОГА не канете хора на среща с трейлър, просто седнете. Следвайте принципа на оптималност: трябва да има по-малко участници, но нивото на тяхното влияние върху проблема трябва да бъде по-високо.

Правото да говориш

Знаете ли онези срещи, при които служителите говорят само когато бъдат попитани и дават на мениджъра социално желани отговори като „да, разбира се, че ще го направим“? Защо се случва това? Защото хората са свикнали да получават удари по главата за мнение, особено за съмнение. Ако мениджърът поиска да прецени дали даден проблем може да бъде решен, служителят изразява съмнение и мениджърът отговаря, като му затваря устата - какво тогава научават другите? Мълчи и „не се ядосвай“. Какво ни трябва от тях? Разузнаване и анализ. Несъвместими неща, нали? Следователно, по време на среща, повече от всеки друг път, служителите трябва да получат правото да говорят, на мнения, идеи, съмнения и въпроси. Освен това трябва да се научите как да отговаряте на въпроси на служителите: кратко, по същество, като същевременно потискате ненужните и дълги стенания за трудния офис живот.

Консолидиране на резултатите

Всяка среща, особено тази, на която си поставяте цели, трябва да има писмено резюме. Препоръчвам да се води електронен протокол от срещата. Например в тази форма:

След срещата се изпраща протокол на всички участници. Именно протоколът от срещата се превръща в инструмент за контрол, който ви позволява да не пропуснете нищо или да забравите нито една задача. И прехвърлянето на протокола в електронна система (например 1C или Lotus) прави възможно интегрирането му в системата за задаване на задачи. И най-важното: определено трябва да попитате за задачите, поставени на последната среща. Това е режимът на циклични срещи „анализ → задачи → контрол → анализ“, който ви позволява да прехвърлите срещата от режим на празен разговор в работен формат.

Планиране на срещата

Всичко, което може да бъде прехвърлено в планиран режим, трябва да бъде прехвърлено. Единственият начин да свикнете с контролните процедури е да начертаете планиран курс за тях. В идеалния случай всички служители трябва да знаят кога ще бъдат помолени за този или онзи въпрос, тоест кога трябва да докладват - за да имат време да съберат данни и да изготвят смислен доклад. Непланираните срещи са подходящи само за спешни и важни въпроси и делът на такива непланирани срещи трябва да бъде нисък. В противен случай служителят просто няма време да се подготви (което означава, че ще чуете „не знам“), понякога дори няма да може да присъства (вместо осем идват двама, останалите са „на полето“ ”), той се разсейва от задачата (а високата производителност изисква концентрация) и др. .d.

За да оцените ефективността на вашите срещи, направете този тест:

Имате ли повече от 3 „да“? Да оптимизираме!

Етапи на подготовка и провеждане на ефективна среща

Определете целите и задачите на срещата.Какви проблеми трябва да бъдат решени? Каква информация трябва да проследя? Какви изводи трябва да направим? Кой е най-добрият начин за структуриране на задачите?

Определете формата на срещата въз основа на целите.Изберете участници и час на срещата. Срещата ТРЯБВА да има председател/водещ, който да следи правилата. Този човек трябва да носи по-малко отговорност за решаването на проблема, за който се провежда срещата. Тогава той е по-малко фиксиран върху емоциите (от например инициатора на срещата) и не лобира, волно или неволно, за решения, изгодни за последния. А правото да говори честно е дадено на всеки присъстващ.

Определете структурата на срещата.Срещата трябва да има ясна структура и всеки път да се провежда точно по предвидения ред.

Типична структура на планиране:

• Встъпителни бележки/загрявка.

  цели. Регламенти. формат.

  Общи въпроси.

  Общи резултати от работата. Изпълнение на поставените задачи.

  Частични резултати/доклади на участниците.

  Анализ на резултатите. Поставяне на цели. Обобщаване.

Типична структура на срещата:

Идентифициране на проблема, цел. Важността на темата. Планове.

цели. Регламенти. формат.

Дискусия. Анализ.

Анализ на резултатите. Поставяне на цели.

Обобщаване.

Типична структура на мозъчна атака или дискусия:

Встъпителни бележки / цели на срещата / регламент.

Проблемът и защо има значение.

Генериране на ВСИЧКИ опции за решение.

Обсъдете плюсовете и минусите на всяка опция.

Избор на опция за решение. Въз основа на него се поставят задачи на участниците.

Изготвяне на протокол от заседанието.

Определете разпоредбите.Когато разработвате правила, не забравяйте, че те трябва да са удобни както за лидера, така и за участниците. Стандартно: 3-7 минути за презентация за поставяне на проблем; 5-7 минути за дебат. Полезно е да се осигуряват почивки в размер на 10-15 минути на всеки 45-60 минути активна работа. от общо взето, срещите, по-дълги от час, крият риск от загуба на вниманието на участниците. Такива срещи може да са неефективни.

Задайте реда на проблемите за решаване.Въпросите по правилника се определят от тези ключови точки, от които зависи общият резултат и качеството на работата на компанията (например обратна връзка от клиенти, реакция на реклама, информация за нови продукти и др.).

Разделете всички въпроси на три групи.

1. Редовни въпроси - съгласно регламента. Опитайте се да се справяте по-бързо с обичайните въпроси. В началото дискусията им може да отнеме цялото време. След това към тях ще се добавят текущи проблеми - самите хора ще се активизират. Но вашият приоритет, който определя скоростта на движение напред, са проблемите на развитието. Отделете им до 50% от времето на срещата.

   Текущи въпроси – според плана на срещата: възникнали идеи, проблеми, какво пречи на работата и как да я оптимизираме. Общо можете да анализирате не повече от 5 въпроса. Винаги започвайте с най-важните неща. По-добре да завърша с един важен въпросотколкото да оставим десет неразрешени напълно.

   Устройствени въпроси - съгласно плана за застрояване.

приготви се Задължителни документии форми.За ефективна работа по проблемите е изключително важно правилно да подготвите материалите за срещите и да ги изпратите на всички предварително. На самото заседание е необходимо да се води протокол от заседанието, където да се записват всички взети решения.

Определете часа за срещата.Ако служителите не са дисциплинирани и често закъсняват, препоръчвам да провеждате седмични срещи сутрин, точно в началото на работния ден - навременното пристигане на работа е гарантирано. Най-лошите „по-късно“ ще бъдат реабилитирани след няколко дни. Винаги посочвайте крайния час на срещата. Опитайте се да завършите малко по-рано - това се превръща в приятна изненада за участниците. Във всеки случай, след обсъждане на планираните въпроси, все още трябва да остане малко време. Тогава служителите ще имат възможност, причина и стимул да задават своите въпроси – тоест да бъдат активни и да мислят. А какво по-добро за един мениджър от активен и умен служител!

Уверете се, че срещата е необходима.

Отговорете си на следните въпроси:

1. Уместни ли са въпросите за срещата? За това ли трябва да говорим днес?

   Съответства ли формата на представяне на материала на целта, аудиторията, съдържанието?

   Какво трябва да се случи/остане в съзнанието на служителите след срещата?

   Възможно ли е да пропуснете срещата и да постигнете същия резултат?

Ако сте отговорили с „Да“ на въпроси 1, 2 и „Не“ на въпрос 4, можете да проведете среща!

Часовете умствено изтощаващи офис срещи не са мит, не са нещо гротескно и не са шеги. Реалностите на днешния живот са такива, че до 50% от работното време се изразходва за празно бърборене, което не носи никакви резултати. Ускоряването на живота налага нови правила на офис културата; провеждането на бързи и ефективни срещи е част от корпоративната етика.

Какво е среща на персонала?

Може ли петминутна среща, среща за планиране или среща да се класифицират като официална среща? Какви са целите на този формат на колегиална работа? Какви са общоприетите методи за провеждането му и как да постигнем най-високи резултати след приключване на срещата?

Бизнес срещата е формат на работа в една компания, с цел редовно планиране и наблюдение на изпълнението на планираните дейности на всички служби на организацията. Това ефективен инструментуправление на персонала и получаване на бърза обратна връзка от служителите. Вярно е, че този инструмент работи успешно само в в способни ръцекомпетентен лидер.

Преди да се въведе подобна форма на комуникация със служителите в работен режим, обикновено се издава съответна заповед, която всеки участник в срещата получава срещу подпис за преглед и изпълнение. В текста на заповедта се посочват целите, задачите, часовете и датите на официалните срещи, както и списъкът на участниците, правилата и структурата на дневния ред.

Общата цел на провеждането на офис срещи е да се включат служители, служби и отдели, както мениджъри, така и линейния персонал, в процеса на управление и вземане на решения.

Офисните срещи включват срещи за планиране, брифинги и петминутни срещи, на които се съгласува векторът на развитие на компанията като цяло, разработват се тактики и стратегия на предприятието и се поставят конкретни задачи. На срещите за планиране се решават текущи проблеми, сортират се напомнянията и се съгласува общият курс. Оперативна среща - бърза среща за разрешаване на някакъв проблем или конфликтна ситуацияотбор. основната целбизнес среща - поставяне и решаване на нови проблеми.

Ако една компания започне да се обърква относно тези концепции, ефективността на работното време непрекъснато ще намалява.

Основните грешки при провеждане на служебни срещи

Неефективната среща разкрива незрелостта на мениджъра и/или организатора на този формат на комуникация на служителите. Във всеки бизнес се нуждаете от опит и умения, които могат да предадат общата линия на компанията на служителите и да получат най-голяма възвръщаемост от тях.

Основният сигнал за неумела среща е взаимното недоволство от резултатите: мениджърът очаква отговори от своите подчинени, които от своя страна искат да получат най-много изгодни условияза мен. На срещата обаче никой с никого не се договаря за нищо.

В същото време се развива офисната болест - лицемерен образ на заинтересовано участие в бизнес срещи, които всъщност са празно бърборене, дискусия офис клюки. За наетите служители такива събития имат развлекателен характер, те дават още една възможност да не работят, да не изпълняват ежедневните си задължения.

Доста често след такова регламентирано бърборене мениджърът започва да изисква резултати от служителите, възниква конфликт на интереси, последван от уволнение на служители, понякога от цели отдели.

Един от най често допускани грешкипри провеждане на офис срещи - неструктурирано представяне на решението на мениджъра, когато вместо мозъчна атака, топ мениджърът поставя завишени изисквания, а екипът, който не може да ги изпълни, на свой ред излага причини, поради които предложението не може да бъде изпълнено.

Това се случва, защото често самият мениджър не знае какво иска и не търси начини да постигне желаните резултати.

Тайните на ефективните срещи

За да се проведе срещата с най-висока ефективности донесе значителни резултати, инициаторът на тази колегиална форма на работа трябва да знае някои тайни.

Определяне на целта на срещата. Всеки бизнес започва с правилната цел. Преди да събере служители за бизнес среща, организаторът трябва да отговори на редица въпроси:

Възможността за провеждане на срещата;

Точен регламент и точна тема;

Маркери, по които може да се съди за ефективността на събитието.

Лидерът е стратег, който е в състояние да постави ясна и конкретна задача. Подчинените са специалисти, които знаят какви средства трябва да се използват за изпълнение на възложените задачи.

Назначаване на отговорници за провеждане на събранието. Всяка бизнес среща протича по стандартните закони на жанра - първо се извършва внимателна подготовка, назначаване на лица, отговорни за поканите на служителите, за събиране на очаквания и предложения, водещи всяка точка от дневния ред, изпълнители и секретари, записване на етапите на заседанието, попълване на протоколи и доклади.

Оптимален подбор на участниците. Успехът на срещата до голяма степен зависи от тези, които ще участват в нея. Недопустимо е в подобни събития да се включват некомпетентни служители, които могат да отклонят събитието в друга посока. Подборът на специалисти, готови да обсъждат въпроси, повдигнати на служебна среща, трябва да бъде поверен на компетентен организатор-стратег.

Създаване на регулации. Бизнес срещата, в зависимост от решаваните проблеми и големината на компанията, обикновено е в рамките на стандартната продължителност - от тридесет минути до два часа. Срещата за планиране трябва да приключи след пет до десет минути, а оперативната среща трябва да приключи в рамките на четиридесет минути до един час.

Изготвяне на план за среща. Преди откриването на деловата среща всеки участник получава подробен пландневен ред, отчетни материали, по които да изготвя своите въпроси и/или доклади.

Примерна структура на дневния ред. Този документ може да включва основни точки, свързани с оперативното, тактическото и/или стратегическото управление в компанията. Структурата на дневния ред обикновено включва конкретен списък от задачи, продиктувани от плановете на предприятието и начините за тяхното решаване. Освен това в дневния ред може да има допълнителни задачи, които е препоръчително да изпълните в близко бъдеще.

Провеждане на среща. За да може една бизнес среща да се проведе възможно най-ефективно и да не се превърне в продължителен хаос, тя трябва да започне точно навреме, да преминете от въпрос към въпрос бързо, без колебание. След всеки обсъждан въпрос е необходимо да се обобщи междинна справка с посочване на точния час и дата и отговорните за изпълнението служители. В същото време е необходимо да се намалят дискусиите до минимум, като се допускат само пояснения при разработването на решения.

Измервания на ефективност. Всяка проведена среща трябва да бъде анализирана за съответствие с целите и задачите. Ефективността на една среща се измерва с пропорционалност желан резултатспрямо разходите, необходими за извършването му.

Контрол и анализ. След постигане на ефективност от една бизнес среща е необходимо да се следи резултатът и да се извърши задълбочен анализ. Способността да се измерват, анализират и контролират всички данни е качество на мъдър лидер, способен да направи една компания пазарен лидер.

Бележки към умния лидер

Бизнес срещата е най-добре да се проведе в началото на деня, когато служителите са в състояние да генерират интелигентни опции за решение.

Корпоративният етичен кодекс трябва да уточнява алгоритъма, графика на срещите и тяхната честота, правилата, целите и задачите. Най-добре е да провеждате такава среща в понеделник, когато трябва да поставите мини-задачи за седмицата и да обобщите резултатите от изминалия отчетен период.

Всеки служител трябва да знае часа, мястото и датата на редовните бизнес срещи и да бъде подготвен за тях. Тази точка е най-добре отразена в служебни задължениявсеки служител, като се посочва степента на неговата отговорност и участие. Това е етиката на служебните отношения, чието нарушаване води до сериозни заболявания на екипа.

По време на срещи доста често се получава съпротива от страна на служителите, която трябва да се диагностицира своевременно и умело да се отстранява, без да се стига до саботаж и вътрешни конфликти на интереси. Ако в компании с авторитарен стил на управление такава съпротива не се среща на срещи поради страх или несигурност, тя трябва да бъде изкуствено провокирана. В противен случай в процеса на изпълнение и решаване на възложените задачи могат да възникнат сериозни проблеми поради нелоялността на служителите към компанията.

За да се предотвратят подобни практики, е необходимо да се сведат до минимум проблемите на етапа на избор на цел и възлагане на задачи на подчинените. За да направите това, е необходимо да раздадете „обеци на всички сестри“, тоест персоналът да бъде зает с важни задачи: поверете на някои трудните етапи на разработване и изпълнение на проекта, делегирайте контрола върху изпълнението на други, мотивирайте другите да извършват „подвизи“ чрез повишаване на авторитета им в екипа чрез временно назначаване на изпълняващ длъжността пряк ръководител или демотивиране на особено ревностни служители.

Отговорността на служителите за изпълнение на възложените задачи трябва да бъде разпределена така, че да могат да бъдат удобно контролирани. На всяка среща е необходимо да се обобщават и признават особено отличилите се служители и да се наказват виновните и саботират работата пред целия екип. Не трябва да се допускат никакви дискусии или решения зад гърба на служителите, тъй като веднага има опасност от избухване на вътрешнофирмени конфликти.

За всеки мениджър е полезно да знае разликите между офис срещи, срещи за планиране и брифинги от мозъчна атака, обмен на мнения и дискусии. И двата формата на управление включват получаване на обратна връзка, но по различни начини. Бизнес срещите са технология за управление на хората и поставяне на тактически и стратегически задачи, а форматът на дискусията е неформална комуникация, маркер, че мениджърът е неопитен и не знае как да управлява хода на срещата и да я насочва правилно посока.

Освен това бизнес срещата се разделя на:

Инструктивно, когато лидерът дава точни инструкции и получава обратна връзка от подчинените;

Оперативна, в рамките на която се решават текущи задачи;

Проблемно е, когато се реши някакъв проблем на отбора и се разработи поетапен план за излизане от настоящата кризисна ситуация.

Много съвременни компании са виновни за объркване на бизнес формати, дърпайки екипа в бездната на объркване, конфликти и обсъждания на напълно неработещи въпроси. Форматното структуриране е част от културата, която е подчинена на строги корпоративни стандарти.

Оценка на ефективността на бизнес срещите

Как да разберем, че една бизнес среща е проведена компетентно и изключително ефективно? Трябва да се отговори на следните въпроси:

Постигнати ли са поставените цели на събитието?

Обхванат ли е целият дневен ред? Обсъдени ли са всички въпроси?

Спазихте ли определените разпоредби?

Всички решения съобщават ли се на изпълнителите?

Правилно ли са разбрали изпълнителите своите задачи и срокове?

При отговора на тези въпроси ще възникне количествен компонент - колко хора участват в решаването на проблема, колко работни часа са им необходими за изпълнение на задачите, колко пари са необходими за това и т.н. Количествен маркер - добър инструментза анализиране на представянето във времето и сравнение с предходни периоди.

По правило ефективни срещи се провеждат, когато всички цели са постигнати точното време, носят осезаеми резултати.

Провеждането на високоефективна среща е истинско изкуство, където водещият е диригентът, секретарят е първата цигулка, а целият екип е целият оркестър. Внимателната подготовка и компетентното провеждане на бизнес среща определя какъв резултат ще изпълни този жив организъм - класическа музика, която може да предизвика ентусиазирани емоции и да вдъхнови бъдещи победи, или какофония от звуци, която убива всичко наоколо.

С пожелание за умни управленски ходове, господа!

Жана Пятирикова специално за бизнес портала BZZN.ru