- предварителен– основната му задача е да провери готовността на организацията да започне следващия етап от дейността (да започне активна работа на следващия етап от развитието на организацията). Извършва се в следните области: за материални средства– определяне на качествените характеристики на суровини, материали...; за финансови средства– разработване на разчет (бюджет) за планираната работа; за човешки ресурси– проверка на нивото на съответствие на квалификациите, знанията и уменията на служителите; проверка на необходимите условия за извършване на работата, например технологични инструкции..., проверка на учредителните документи...;
- текущ– извършва се директно по време на работа и се извършва за междинни цели, така че по-нататъшните дейности да могат да бъдат коригирани във времето. Обектът е дейността на подчинените. Целта е да се отстранят отклоненията от планираните планове и инструкции. Този тип контрол е възможен, когато системата за управление има изградени канали за обратна връзка за своевременно получаване информация за резултатите от работата;
- финал- извършва се след приключване на работата. Позволява ви да: предотвратите получаването на дефекти на потребителя; предоставя на мениджъра информация за планиране и организиране на работата; да разработи за в бъдеще ефективна система за мотивиране на дейността на служителите чрез оценка на качеството на извършената от тях работа.
Всички тези видове контрол са еднакви по форма на изпълнение, защото имат една и съща цел, а именно реално получените резултати да са възможно най-близки до необходимите, но се различават само във времето на изпълнение.
по покритие:
- твърдо– включва наблюдение на всички процеси и резултати от дейностите; използвани в условия на високи изисквания към нивото на качество, когато е абсолютно неприемливо да се допускат дефекти в по-нататъшното производство (особено при единично производство) и когато качеството на продукта не може да бъде проверено на следващите етапи от употребата на продукта;
- селективен– използва се при проверка на съответствието с технологичните процеси, предимно при производството на големи партиди части, в масово производство. Същността на този метод: пробите, избрани от партида, се тестват по специален начин и се правят заключения за цялата партида продукти.
по характер на контрола:
- пасивен (реактивен)– това е контрол върху отклонения от планираното качество, срокове, резултати и др. Всъщност това е реакцията на системата за управление на откритите отклонения. При констатирани отклонения контролът се засилва. Такъв контрол насочва мениджърите да правят промени, ако има обективни причини;
- активен– изпреварващ контрол, предназначен да предотврати нежелани последствия.
Резултати от контрола в управлението
Положителни (резултатите надхвърлят целите) - необходимо е да се инвестира в развитието на производството, да се подкрепят постигнатите резултати на служителите чрез разработване на ефективна система за мотивация;
Отрицателни (резултати под планираните показатели) - идентифицираните фактори ни позволяват да определим посоката на мерките за подобряване на текущата ситуация (субективни и обективни причини)
Неутрално - организацията функционира по план и не са необходими коригиращи действия. Това не означава прекратяване на контролния процес, т.к балансът между действителните и планираните резултати може да бъде нарушен по всяко време.
контроле процес на определяне на качеството и коригиране на работата, извършена от подчинените, за да се осигури изпълнението на плановете, насочени към постигане на целите на организацията.
Форми на контрол: финансов и административен.
Финансов контрол- получаване от всяка стопанска единица финансови отчети за най-важните икономически показатели на дейността в типови формуляри. Тези отчети, получени от големи дъщерни дружества на ключови пазари, осигуряват основата за сравняване на действителното изпълнение с плановете и анализиране на причините за отклонения. В този случай основните показатели са: ниво на печалба, производствени разходи и връзката им с нетните продажби, ефективност на капиталовите инвестиции, осигуреност на собствените средства, финансово състояние (платежоспособност и ликвидност) и др. Анализът на тези показатели се извършва както за производствените отдели и за компанията като цяло.
Организационният финансов контрол се извършва:
♦ на най-високо ниво на управление - от централната служба;
♦ в производствени отдели и филиали - чрез счетоводни отдели, финансови служби, системи за планиране.
Увеличаването на ролята на контролните функции в управлението на фирмите е свързано с използването на:
♦ автоматизирани информационни системи и компютри, които ви позволяват бързо и точно да предавате, обработвате, анализирате информация и вземате спешни решения, свързани с коригиране на производствената и търговската дейност в зависимост от промените в пазарните условия,
♦ модерни средства за транспорт и комуникация.
Централизираната система за управление ви позволява да поддържате рационална комбинация от централизация и децентрализация.
Административен контрол- контрол на ниво производствени отдели и филиали за съответствието на икономическите резултати с показателите, планирани в текущия бюджет; сравнение на реални и планирани обеми на продажбите; анализ на промените в дела на компанията на пазара както като цяло, така и за отделни продукти и пазарни сегменти, както и състоянието на портфолиото от поръчки.
Методи за контролв управлението пряко зависят от естеството на счетоводните и аналитичните операции, като същевременно се характеризират с голямо разнообразие, тъй като обхващат почти всички процедури и операции, които се извършват за постигане на конкретни цели. С други думи, методи за контрол в управлението- това са начини за осъществяване на контрол в една организация.
Контролната процедура включва три ясно различими етапа:
разработване на стандарти и критерии
сравнение на реални резултати с тях
предприемане на необходимите коригиращи действия.
Определяне на стандарти.Първият етап от контролната процедура показва доколко функциите на контрола и планирането са по същество слети.
Сравнение на постигнатите резултати с установените стандарти. Вторият етап от контролния процес се състои в сравняване на реално постигнатите резултати с установените стандарти.
Действия.След извършване на оценката процесът на контрол преминава към трети етап. Мениджърът трябва да избере един от трите начина на действие: да не прави нищо, да премахне отклонението или да преразгледа стандарта.
Основните методи за контрол, използвани в организациите, включват:
метод на сравнение, сравнение на фактори, метод на изследване на процеса, наблюдения, проучвания и др.
86. Видове организационни структури, тяхната характеристика .
Организационна структура- съвкупност от начини, чрез които трудовият процес първо се разделя на отделни работни задачи, а след това се постига координация на действията за решаване на проблеми. По същество организационната структура определя разпределението на отговорностите и правомощията вътре в организацията. По правило се показва под формата на органиграма - графична диаграма, чиито елементи са йерархично подредени организационни единици (отдели, длъжности).
Линейна организационна структурасе основава на принципа на единството на разпределението на заповедите, според който само по-висш орган има право да дава заповеди. Спазването на този принцип трябва да гарантира единство на управлението. Такава организационна структура се формира в резултат на изграждане на управленски апарат от взаимно подчинени органи под формата на йерархична стълба, т.е. Всеки подчинен има един лидер, а лидерът има няколко подчинени. Двама мениджъри не могат да комуникират директно помежду си, те трябва да го направят чрез най-близкия висш орган. Тази структура често се нарича едноредова.
Линейната структура на управление се използва от малки и средни фирми, занимаващи се с просто производство, при липса на широки кооперативни връзки между предприятията. Ръководителят на този тип структурно управление има няколко подчинени.
Функционална организационна структурасе основава на създаването на подразделения за изпълнение на определени функции на всички нива на управление. Такива функции включват проучване, производство, продажби, маркетинг и др. Тук, с помощта на директивно лидерство, по-ниските нива на управление могат да бъдат йерархично свързани с различни по-високи нива на управление. Предаването на заповеди, инструкции и съобщения се извършва в зависимост от вида на задачата.
Функционалната структура на управлението на производството е насочена към изпълнение на постоянно повтарящи се рутинни задачи, които не изискват бързо вземане на решения. Функционалните служби обикновено включват висококвалифицирани специалисти, които извършват специфични видове дейности в зависимост от възложените им задачи.
Линейно-функционална организационна структура
Този тип организационна структура е развитие на линейната и има за цел да елиминира нейния най-важен недостатък, свързан с липсата на стратегически планови връзки. Линейно-функционалната структура включва специализирани звена (щабове), които нямат права да вземат решения и да управляват звена от по-ниско ниво, а само подпомагат съответния ръководител при изпълнението на определени функции, предимно функциите на стратегическо планиране и анализ. В противен случай тази структура съответства на линейна.
Дивизионна структура. Този тип структура се опитва да комбинира централизирана координация и контрол на дейностите с децентрализиран контрол. Ключовите фигури в управлението на организации с дивизионна структура вече не са ръководителите на функционални отдели, а мениджъри, ръководещи производствени отдели (отдели).
Структура за управление на проекта.Основният принцип за изграждане на проектна структура е концепцията за проект, която се разбира като всяка целенасочена промяна в системата, например разработването и производството на нов продукт, въвеждането на нови технологии, изграждането на съоръжения и т. Дейността на предприятието се разглежда като набор от текущи проекти, всеки от които има фиксирано начало и край. За всеки проект се разпределят трудови, финансови, производствени и др. ресурси, които се управляват от ръководителя на проекта. Всеки проект има своя собствена структура, а управлението на проекта включва определяне на неговите цели, формиране на структура, планиране и организиране на работата и координиране на действията на изпълнителите. След приключване на проекта структурата на проекта се разпада и неговите компоненти, включително служители, се преместват в нов проект или биват уволнени.
Матрична структура на управление.Тази структура е мрежова структура, изградена на принципа на двойното подчинение на изпълнителите: от една страна, на непосредствения ръководител на функционалната служба, която осигурява кадрова и техническа помощ на ръководителя на проекта, от друга страна, на ръководителя на проект или целева програма, който е натоварен с необходимите правомощия за осъществяване на процеса на управление
1. Същност и принципи на контрола
Контролът е процес, който осигурява постигането на организационните цели. Необходимо е да се откриват и разрешават възникващи проблеми, преди да станат твърде сериозни, и може да се използва и за стимулиране на успешното представяне.
Процесът на контрол се състои в определяне на стандарти, промяна на реално постигнатите резултати и извършване на корекции, ако постигнатите резултати се различават значително от установените стандарти.
Мениджърите започват да упражняват контролната функция от момента, в който са формулирали цели и задачи и са създали организацията. Контролът е много важен за успешното функциониране на една организация.
Контролната функция е характеристика на управлението, която ви позволява да идентифицирате проблемите и да коригирате съответно дейностите на организацията, преди тези проблеми да се превърнат в криза.
Класиците на науката за управление (F.W. Taylor, A. Fayol, G. Emerson, G. Church) подчертават, че без контрол е невъзможно да се управлява всеки процес. Така А. Файол отбеляза, че във всеки случай целта на контрола е да се провери дали всичко се случва в съответствие с приетия план, текущите инструкции и установените принципи. Целта на контрола е да се идентифицират слабостите и грешките, да се коригират своевременно и да се предотврати повторната им поява. Според него трябва да се контролира всичко: предмети, хора, действия.
Разглеждайки контролните дейности в управлението на предприятието, А. Файол ги разделя на шест основни групи:
· от административна гледна точка - необходимо е да се установи дали има работна програма и дали тя отговаря на момента;
· от търговска гледна точка - всички материали, които влизат и излизат, трябва да бъдат точно отчетени като количество, качество, цена;
· от техническа гледна точка - трябва да следите хода на операциите, резултатите от тях, състоянието на машините и съоръженията;
· от финансова гледна точка - необходимо е да се контролира касата, имуществото, материалите, разходният капитал и др.;
· от гледна точка на сигурността - необходима е проверка на средствата, използвани за защита на имуществото (от пожари, кражби и др.);
· от счетоводна гледна точка - необходимо е да се установи колко бързо се получават отчетите, дали дават точна картина за състоянието на предприятието, как се води статистика.
По този начин, според А. Файол, контролът корелира с всички основни функции на управлението и фактически се превръща в специална функция.
Понастоящем терминът „контрол“ означава:
· органична управленска функция;
· набор от средства за регулиране на поведението на индивид или организация като цяло;
· системна функция, която изпълнява задача за обратна връзка и осигурява мониторинг на състоянието на системата.
2. Видове контрол
Има три вида контрол: предварителен, текущ и окончателен.
По отношение на формата на изпълнение всички тези видове контрол са сходни, тъй като имат една и съща цел: да гарантират, че получените действителни резултати са възможно най-близки до изискваните. Те се различават само по времето на изпълнение.
Предварителен контрол.
Основните методи на този контрол са прилагането, а не създаването на определени правила, процедури и линии на поведение. Тъй като правилата и линиите на поведение са разработени, за да се гарантира изпълнението на плана, стриктното им спазване е начин да се гарантира, че работата се развива в дадена посока, а целта му е да се провери готовността на организацията да започне работа. Този контрол се използва в три области: човешки, материални, финансови. В областта на човешките ресурси контролът се постига чрез анализ на онези бизнес и професионални знания и умения, които са необходими за изпълнение на конкретните задачи на организацията. В областта на материалните ресурси се извършва контрол върху качеството на суровините, за да се произведе отличен продукт. В областта на финансовите ресурси предварителният контролен механизъм е бюджетът. Отговаря на въпроса кога, колко и какви безналични или парични средства ще са необходими на организацията. Има два вида: диагностичен и терапевтичен. Диагностиката включва категории като измервателни уреди, стандарти, предупредителни сигнали, които показват, че нещо не е наред в организацията. Терапевтичното позволява не само да се идентифицират отклонения от стандарта, но и да се предприемат коригиращи мерки.
Текущ контрол
Както подсказва името му, текущият контрол се осъществява директно по време на работа. Текущият контрол обикновено се осъществява под формата на наблюдение на работата на подчинен от неговия непосредствен началник.
Текущият контрол не се извършва буквално едновременно с изпълнението на самата работа. По-скоро се основава на измерване на действителните резултати след извършване на работата. Текущият контрол се основава на обратна връзка. Системите за контрол в организациите имат отворена обратна връзка, тъй като мениджърът, който е външен елемент по отношение на системата, може да се намеси в нейната работа, променяйки както целите на системата, така и естеството на нейната работа.
Финален контрол
Окончателният контрол се извършва след приключване на работата или изтичане на определеното за нея време. Въпреки че окончателният контрол се извършва твърде късно, за да се реагира на проблемите, когато възникнат, той все пак има две важни функции. Една от тях е, че финалната проверка предоставя информация, необходима за планиране в случай, че се предвижда извършването на подобна работа в бъдеще. Втората функция на крайния контрол е да насърчава мотивацията.
3. Процес на контрол
В процеса на контрол има три ясно разграничими етапа: разработване на стандарти и критерии, сравняване на действителните резултати с тях и предприемане на необходимите коригиращи действия. На всеки етап се прилага набор от различни мерки.
Първият етап от контролния процес демонстрира колко тясно се сливат функциите на контрол и планиране. Стандартите са конкретни цели, спрямо които прогресът може да бъде променен. Тези цели възникват изрично от процеса на планиране. Всички стандарти, използвани за контрол, трябва да бъдат избрани от множеството цели и стратегии на организацията.
Целите, които могат да се използват като стандарти за контрол, имат две много важни характеристики. Те се характеризират с наличието на времева рамка, в която работата трябва да бъде завършена, и специфичен критерий, спрямо който може да се оцени степента на завършеност на работата.
Конкретен критерий и определен период от време се наричат показатели за ефективност. Индикаторът за изпълнение определя какво точно трябва да се постигне, за да се постигнат поставените цели. Такива показатели позволяват на ръководството да сравни действително извършената работа с планираната работа и да отговори на следните въпроси: „Какво трябва да направим, за да постигнем планираните цели? “ и „Какво е останало несвършено?“
Сравнително лесно е да се установят показатели за ефективност за такива неща като печалба, обем на продажбите и цена на материалите, тъй като те са количествено измерими. Но някои важни цели и задачи на организациите не могат да бъдат изразени в числа.
Вторият етап от контролния процес се състои в сравняване на реално постигнатите резултати с установените стандарти. На този етап мениджърът трябва да определи доколко постигнатите резултати отговарят на неговите очаквания. В същото време мениджърът взема друго много важно решение: колко приемливи или относително безопасни са установените отклонения от стандартите. На този етап се оценяват контролните процедури, което служи като основа за решението за започване на действие. Дейностите, извършвани на този етап от контрола, са най-видимата част от цялата контролна система. Тази дейност се състои в определяне на степента на отклонения, измерване на резултатите, предаване на информация и нейното оценяване.
Резултати от измерването. Измерването на резултатите, за да се определи колко добре са спазени установените стандарти, е най-трудният и скъп елемент от контрола. За да бъде ефективна, системата за измерване трябва да е подходяща за вида дейност, която се наблюдава.
Трансфер и разпространение на информация. Разпространението на информация играе ключова роля за осигуряване на ефективен контрол. За да бъде контролът ефективен, е необходимо да се доведат до знанието на съответните служители на организацията както установените стандарти, така и постигнатите резултати. Такава информация трябва да е точна, да пристига навреме и да се съобщава на служителите, отговарящи за съответната област, във форма, която им позволява лесно да вземат необходимите решения и действия. Също така е препоръчително да сте напълно сигурни, че установените стандарти се разбират добре от служителите. Това означава, че трябва да има ефективна комуникация между тези, които определят стандартите, и тези, които трябва да ги прилагат.
Оценяване на информацията за резултатите. Последният етап от фазата на сравнение е да се оцени информацията за получените резултати. Мениджърът трябва да реши дали получената информация е правилната и дали е важна. Важна информация е информация, която адекватно описва изследваното явление и е от съществено значение за вземане на правилно решение.
След извършване на оценката процесът на контрол преминава към трети етап. Мениджърът трябва да избере един от трите начина на действие: да не прави нищо, да премахне отклонението или да преразгледа стандарта.
Не правете нищо. Основната цел на контрола е да се постигне позиция, при която процесът на управление на организацията действително би я накарал да функционира в съответствие с плана. Ако сравнението на действителните резултати със стандартите показва, че поставените цели се постигат, най-добре е да не се прави нищо. В управлението обаче не може да се разчита, че това, което се е случило веднъж, ще се повтори. Дори и най-модерните методи трябва да подлежат на промяна.
Елиминирайте отклоненията. Безсмислена е система за контрол, която не успява да коригира сериозни отклонения, преди да са се превърнали в големи проблеми. Всички направени корекции трябва да са насочени към премахване на истинската причина за отклонението. В идеалния случай етапът на измерване трябва да покаже степента на отклонение от стандартите и да посочи причината.
Точката на коригиране във всички случаи е незабавно да се разбере причината за отклонението и да се гарантира, че организацията се връща към правилния курс на действие.
Корекцията може да се постигне чрез подобряване на стойността на всякакви вътрешни промени във факторите на дадена организация, подобряване на управленските функции или технологичните процеси.
Ревизия на стандартите. Не всички забележими отклонения от стандартите трябва да бъдат коригирани. Понякога самите стандарти може да не са реалистични, защото се основават на планове, а плановете са само прогнози за бъдещето. Когато плановете се преразгледат, трябва да се преразгледат и стандартите.
4. Форми на контрол
Целият управленски контрол може да бъде разделен на 2 основни форми, които се използват от организациите:
1. финансов контрол
2. административен контрол
1) Финансовият контрол позволява да се проследяват най-важните икономически показатели за дейността на бизнес единиците по стандартни формуляри, чрез изготвяне на финансови отчети.
Индикатори на фокус:
Ниво на печалба;
Производствени разходи;
Ефективност на капиталовите инвестиции;
Самодостатъчност;
Платежоспособност, ликвидност и др.
Контролът върху дейността на звената се осъществява чрез специален апарат (централна служба). А също и чрез счетоводство, финансови услуги и системи за планиране. Те събират информация и обработват информация, характеризираща реалните резултати от дейността за определен период, отклонения от планираните показатели и особено за печалбите и разходите. Следователно системата за планиране и счетоводство трябва да бъде изградена в идентичен вид. Централизираната система за управление ви позволява да поддържате определена комбинация от централизация и децентрализация в управлението, т.к предвижда прехвърляне на контрола върху оперативната дейност на по-ниските нива на ръководителите на съответните отдели.
2) Административният (оперативен) контрол е предназначен за систематично наблюдение на изпълнението на производствената програма и текущите планове: наблюдават се бюджетните показатели, сравняват се планираните и действителните обеми на продажбите, анализират се промените в пазарния дял на компанията и др.
В същото време общият управленски контрол е насочен към решаване на стратегически проблеми и изисква централизация в управлението, а оперативният контрол изисква децентрализация.
Изпълнението на маркетинговите и плановите функции е пряко свързано с контролната функция, без която другите функции на централизираното управление не могат да се реализират напълно. Контролът е предназначен да осигури правилна оценка на реалната ситуация и по този начин да създаде предпоставки за корекция на планираните показатели за развитие както на отделните отдели, така и на цялата компания.
Контролната функция включва събиране, обработка, анализ на информация и действителните резултати от икономическата дейност на всички подразделения на компанията, сравняването им с планираните показатели, идентифициране на отклонения и анализ на причините за тези отклонения; разработване на дейности, необходими за постигане на планираните цели.
Важна функция на контрола е разработването на стандартна система за отчетност, проверката на тази отчетност и нейния анализ както според резултатите от стопанската дейност на компанията като цяло, така и на всяко отделно подразделение. Следователно осъществяването на контролната функция се изразява преди всичко в организацията на счетоводно-отчетната система, която включва показатели за финансовото представяне и техния анализ.
Компанията широко използва различни форми на контрол: финансов (като основа на общия управленски контрол), качество на продукта, ценообразуване, административен.
Контролната функция, подобно на функцията на планиране, служи като най-важното средство за централизиране на управлението от страна на висшето ръководство на компанията и в същото време ни позволява да постигнем оптимална комбинация от централизация и децентрализация в управлението на компанията като цяло.
5. Управление на отклонението
Процесът на контрол е в основата на управлението на отклоненията (управленско счетоводство, неговите подсистеми: регулаторна и контролираща).
Основното е, че целите са формализирани в система от стандарти, отклоненията от които, идентифицирани в резултат на контрол, служат като основа за управленски решения.
Факторите и причините, които причиняват отклонения, са различни по мащаб и последствия, оттук и отношението към тях: не обръщайте внимание, оставете го на контрола на самите работници (самоконтролът е лична стигма) на тези, които могат да застрашат живота на предприятието, което е нивото на мениджъра.
По-голямата част от правомощията за разработване и вземане на решения за отклонения се делегират на подчинени, които оценяват ситуацията (например свръхконсумация на материали), идентифицират какво го причинява и вземат управленски решения относно отклоненията. Изисква създаването на специална счетоводна система.
6. Поведенчески аспекти на контрола
Контролът се осъществява от хора и е насочен към дейността на хората. Следователно е невъзможно да се изгради неговата система, без да се вземат предвид техните психологически и поведенчески характеристики. Има два вида контрол: външен и вътрешен. Идеята на външния контрол е, че хората се справят по-добре със своите отговорности, когато представянето им се наблюдава постоянно и в същото време знаят точно каква награда ще получат за добре свършена работа и какво наказание ще понесат за лоша работа . Психолозите отбелязват няколко причини за подобряване на работата под външен контрол: ръководството използва информацията, получена след работата, за да оцени работата на служителите; повишеното контролно внимание може да означава, че тази област на дейност е включена във важния раздел; Повечето хора обичат да виждат резултатите от работата си със собствените си очи, а контролът ги прави публично известни.
Системата за вътрешен контрол изглежда различно, въз основа на колективното определяне на целта на организацията и нейните подразделения. Този контрол не служи за регистриране на грешки, а за предотвратяването им, за да каже на хората как да работят по-добре. Самоконтролът е възможен само при условия, при които в екипа преобладава здрав морален и психологически климат. Поради тази причина вътрешният и външният контрол най-често се използват заедно, въпреки че се набляга или на едното, или на другото.
За да се намери подходящата доза за всеки, е необходимо да се вземат предвид редица обстоятелства:
Колко съвместими са стратегията за контрол и стилът на управление на организацията?
Външен контрол трябва да се използва в случаите, когато е възможно да се получи оценка на извършената от служителите работа и въз основа на това да се поиска от тях възложената работа.
При провеждане на контрол е необходимо да се вземе предвид естеството на подчинените и микроклимата на екипа, в който работят.
7. Ефективност на контрола
За да изпълни контролът истинската си задача, т.е. за да гарантира постигането на целите на организацията, тя трябва да притежава няколко важни свойства.
Контролът е ефективен, ако е стратегически, ориентиран към резултати, навременен, гъвкав, прост и рентабилен.
Контролът е непрекъснат процес, който съвпада в своето развитие с производствения цикъл.
Характеристики на ефективния контрол:
1. Стратегическа насоченост на контрола, т.е. отразяващи и подкрепящи общите приоритети на организацията.
2.Ориентация към резултати. Крайната цел на контрола не е да събира информация, да определя стандарти и да идентифицира проблемите, а да решава проблемите, пред които е изправена организацията. В резултат на това контролът може да се нарече ефективен само когато организацията действително постигне желаните цели и е в състояние да формулира нови цели, които гарантират нейното оцеляване в бъдеще.
3. Съотносимост към случая. За да бъде ефективен, контролът трябва да съответства на типа дейност, която се контролира. Тя трябва обективно да измерва и оценява това, което наистина има значение.
4. Своевременността на контрола не се състои в изключително високата скорост или честота на неговото осъществяване, а във времевия интервал между измерванията или оценките, който адекватно съответства на контролираното явление. Най-подходящият времеви интервал от този вид се определя, като се вземе предвид времевата рамка на генералния план, скоростта на промяна и разходите за извършване на измервания и разпространение на резултатите.
5. Гъвкавост на контрола. Контролът, подобно на плановете, трябва да бъде достатъчно гъвкав, за да се адаптира към промените.
Контролът в международен мащаб е особено труден поради големия брой различни сфери на дейност и комуникационни бариери. Ефективността на контрола може да се подобри чрез периодично провеждане на срещи на отговорни мениджъри в централата на организацията и в чужбина. Особено важно е чуждестранните мениджъри да не бъдат държани отговорни за решаването на проблеми, които са извън техния контрол.
Контролът е задължителна управленска функция, която е последният етап от процеса на управление и играе ролята на свързващо звено между управляващите и управляваните системи.
Контролът е многоизмерно понятие. Ако се абстрахираме от конкретния обхват на контрола, то неговата същност се състои в измервания и анализ на преминаването и изпълнението на определени операции, свързани с изпълнението на планове и програми, и използването на получената информация за коригиращи действия.
В управлението контролът може да се дефинира като процес на наблюдение как едно предприятие се движи към набелязаната цел и коригиране на отклоненията от приетия курс, ако е необходимо.
Контролът в управлението: понятие и същност
Контрол в управлениетое управленска функция, чиято задача е количествено и качествено да оценява и записва резултатите от работата на организацията.
Има две основни области на контрол:
- контрол върху изпълнението на планираната работа;
- мерки за коригиране на всички съществени отклонения от плана.
Контролната функция включва:
- отчитане (събиране, обработка) и анализ на информация за действителните резултати от дейността на всички подразделения на организацията;
- съпоставка на резултатите с планираните показатели;
- идентифициране на отклонения и анализиране на причините за тях;
- развитие на дейности за постигане на поставените цели.
Основните инструменти за контрол са:
- наблюдение;
- проверка на всички аспекти на дейността;
- счетоводство;
- анализ.
В цялостния процес на управление контроле елемент на обратна връзка.
Стимули за контрол:
- несигурност;
- опасност от кризисни ситуации;
- необходимостта от поддържане на успеха на организацията;
- натиск от страна на конкурентите;
- осигуряване на същността на покритие на обект, процес, система.
Контролът като управленска дейност трябва да отговаря на следните изисквания:
- да бъде всеобхватен, всеки ръководител трябва да упражнява контрол като неразделна част от служебните си задължения;
- фокус върху крайните резултати в този контекст контролът се разглежда като средство за постигане на целите;
- трябва да бъде непрекъснато и редовно;
- бъдете гъвкави, т.е. не пречат на изпълнението на основната работа;
- отговарят на съдържанието на онези произведения, които се контролират, проверяват не само количеството и времето, но и качеството на работата;
- да са разбираеми за контролираните и изпитваните;
- да бъде навременна, за да може да се намеси при коригиране на протичащи процеси;
- предоставя на инспекторите пълна, необходима, разбираема и кратка информация;
- бъдете икономични, т.е. разходите за изпълнението му не могат да бъдат по-големи от постигнатите резултати в процеса на контрол;
- трябва да е ефективен, т.е. трябва не само да разкрива действителното състояние на обекта, но и да бъде придружено от подходящи решения.
Видове контрол
Според времето на контрол се разграничават:
- предварителен контрол;
- текущ контрол;
- финален контрол.
Предварителен контролпредхожда активната дейност на организацията. Това е организационен процес, чиято задача е да провери готовността на организацията, нейния персонал, производствен апарат и други елементи за работа. При планиране на организация е необходимо да се извърши предварителен контрол.
Този тип контрол се прилага за:
- съществуващата структура на организацията, взетите решения;
- персонал;
- състояние на материалните и финансови ресурси.
Текущ контролсе осъществява чрез система за обратна връзка, която:
- има характер на управленска необходимост;
- има цели;
- използва външни ресурси, които се превръщат в ресурси за вътрешно укрепване;
- коригира отклоненията, които възникват по време на процеса на управление.
Текущият контрол се осъществява под формата на стратегически и оперативен контрол.
Стратегически контролима за основен обект ефективността на използване на ресурсите на организацията по отношение на постигане на нейните крайни цели и се осъществява по количествени и качествени показатели. Този контрол се свежда до събиране, обработка и оценка на информация.
Оперативен контролнасочени към текущата производствена и икономическа дейност.
Финален контролсвързани с оценка на изпълнението на плановете на организацията и изготвяне на нови планове. Той включва цялостен анализ на конкретни резултати от представянето през изминалия период, както и на силните и слабите страни на организацията.
В зависимост от съдържанието и обхвата на изпълнение се разграничават следните видове контрол:
- икономически контрол;
- социален контрол;
- контрол на околната среда;
- технологичен контрол.
В зависимост от използвания източник на информация:
- документален контрол (проверки);
- визуален контрол (преглед).
В зависимост от степента на покритие на контролния обект:
- пълен контрол;
- селективен контрол.
Етапи на контролния процес
Контролът в управлението се състои от следните етапи:
- определяне на параметрите на функциониране и развитие на организацията, които трябва да контролират източниците на информация за нея;
- създаване на модел за управление на организацията, който отразява ресурсните потоци, местата на формиране на междинни и крайни резултати, както и най-подходящите места за извършване на контролни действия;
- събиране на информация за реално постигнатите резултати и сравняването й със съществуващите стандарти, за да се установи дали има отклонения от планираните резултати;
- коригиране на дейностите на организацията, промяна на целите, преразглеждане на планове, подобряване на технологията на производство и управление.
Характеристики на ефективността на контрола:
- стратегическо направление на контрола;
- ориентация към резултат;
- своевременност на контрола;
- гъвкавост;
- съответствие с бизнес целите;
- простота;
- ефективност;
- високо качество.
За да се осигури ефективен контрол е необходимо:
- разработване на стандарти, които ефективно отразяват резултатите от изпълнението;
- осигуряване на двупосочна комуникация между контролерите и управляваните;
- използват методи за разработване на стандарти, които ще осигурят строг, но справедлив контрол;
- използват методи за финансово стимулиране за постигане на стандарти;
- внедри система за контрол на информацията;
- обърнете специално внимание на контрола на производствените процеси.
Основни характеристики на ефективна система за контрол
Целта на системата за контрол е да увеличи вероятността за постигане на организационните цели и стандарти.
Основни системи за управление:
- финансов контрол;
- бюджетен контрол;
- контрол на качеството;
- контрол на материално-техническите средства.
Системите за контрол са склонни да се променят в зависимост от степента на тяхното използване на различни нива на управление. Системите за инспекция се фокусират върху различни въпроси: от времето на инспекция (преди, по време или след процеса на производство на продукта) до важността на инспекцията.
Системата за контрол в предприятието е насочена към:
- установяване на дадено ниво на качество, което отговаря на изискванията на потребителите;
- коригиране на производствения процес за подобряване на качеството;
- отстраняване на установени недостатъци в качеството на продуктите и производствения процес;
- осигуряване на стабилизиране на постигнатото ниво на качество;
- намаляване на производствените разходи;
- възможност за изпълнение на поръчките навреме.
Тази глава ще разгледа подробно една от основните функции на управлението - контрола. Ще научите какво е контролът в предприятието и какви видове съществуват. Ще разгледаме три етапа на контрол: разработване на стандарти и критерии, сравнение на реални резултати с тях, корекция. Такива видове контрол като предварителен, текущ и окончателен ще бъдат разгледани по-подробно.
Ще се научите да прилагате такъв метод за наблюдение на дейността на персонала като „мениджърски петици“.
Контрол, неговата концепция
Най-често срещаното погрешно схващане на неопитния мениджър е убеждението, че взетото от него решение ще бъде изпълнено автоматично от неговите подчинени, без много усилия от негова страна. Управленско решение може да остане нереализирано, ако мениджърът не извършва някаква организационна работа и не прибягва до изпълнението на такива управленски функции като регулиране и контрол на действията на служителите на предприятието. Опитни, ефективно работещи мениджъри още на етапа на разработване на решение поставят следните организационни въпроси:
- кой от подчинените ще изпълни това управленско решение;
- какво е нивото на квалификация на служителя, който ще реализира това управленско решение;
- доколко това управленско решение отговаря на квалификацията на служителя, който ще го реализира;
- има ли ресурси за изпълнение на това управленско решение и доколко.
Контролът е последната от основните функции на управлението след планирането, организирането и мотивирането.
Контролът е процес, който гарантира, че компанията постига своите цели.
Контролът е управленска дейност, чиито задачи включват количествена и качествена оценка и отчитане на резултатите от работата на организацията.
Контролът в предприятието трябва да бъде насочен към идентифициране и предотвратяване на отклонения и недостатъци, както и към тяхното своевременно отстраняване.
Основните инструменти за изпълнение на тази функция са наблюдение, проверка на всички аспекти на дейността на предприятието, счетоводство и анализ. В общия процес на управление контролът действа като елемент на обратна връзка, тъй като според неговите данни предварително взети решения, планове и дори норми и | стандарти, j
Всяко взето управленско решение първо се разделя на отделни фрагменти, които определят съдържанието на задачите за конкретни подчинени и структурни подразделения на предприятието. След това следва много важен етап от дейността на мениджъра - довеждане на задачата до подчинените или инструктиране. На този етап от дейността мениджърът трябва да отговори на редица въпроси.
- СЗО? Кой ще изпълни решението, колко оправдан е изборът на конкретен служител да изпълни тази задача, способен ли е да се справи със задачата и т.н.?
- Какво? Каква би била подробната задача за служител или група служители?
- Защо? Защо тези хора са тези, които ще изпълнят решението? Необходимо е да им се покаже значението му за предприятието. Необходимо е да се събуди интерес към него и да се определи подходящата мотивация.
- Кога? Кога и в какъв срок трябва да бъде изпълнена задачата и с какъв резултат?
- Как и по какъв начин? Как трябва да работят подчинените за изпълнение на решението, какви методи и методи на работа трябва да използват, кой трябва да окаже подкрепа и на кого?
- Където? Къде трябва служителят да изпълнява задачата - в рамките на своето предприятие или в контакт с представители на други компании и организации, какво трябва да включва съдържанието на взаимодействието с тях?
Изпълнението на управленско решение се определя от успеха на усилията на мениджъра да предаде задачите на подчинените. Служителят трябва да има представа за бъдещата дейност (FEA). Тази представа има такива характеристики като пълнота, точност, сила, гъвкавост и индивидуалност по отношение на конкретните действия на даден служител.
Дейността на ръководителя е насочена, първо, към анализиране на процеса на работа на подчинените за изпълнение на инструкции и задачи (контрол на процеса на дейност), и в по-широк смисъл - анализ на естеството на изпълнението на служебните им задължения, и второ , за наблюдение на резултатите от тяхната дейност (1" И подчинени.
Обикновено се поставят следните цели за контрол:
- своевременно и пълно разкриване на пропуски, грешки и недостатъци в работата на подчинените и структурните звена;
- набелязва начини за отстраняване на недостатъците и чрез инструктаж, демонстрация, личен пример и обучение на служителите им оказва реална практическа помощ;
- обобщават и разпространяват най-добрите практики, показват възможностите на прогресивните методи за подобряване на дейностите и системите за управление.
В управленската дейност контролът изпълнява редица задачи:
- диагностика на състоянието на предприятието;
- обратна връзка от служителите;
- информиране на служителите;
- ориентация към дейността;
- стремеж или мотивация;
- организиране дейността на подчинените;
- проучване и разпространение на най-добри практики.
Контролни етапи
- общ - контрол на управляваната система като цяло;
- функционален - контрол на отделна функция или отделно подразделение, отделна област;
- предварителен - контрол в началния етап на изпълнение на задачата. Този вид контрол се извършва от мениджъра главно на етапа на създаване на фирма или на етапа на започване на каквато и да е работа.
На етапа на формиране и организация на компанията функциите на мениджъра включват контрол върху разработването на нормативни документи, формулирането на правата и отговорностите на служителите, както и подготовката и публикуването на вътрешни документи на компанията.
При извършване на предварителен контрол, ръководителят трябва да вземе предвид наличието на материални, човешки и финансови ресурси, контролът се извършва върху качеството на суровините и състоянието на дълготрайните активи човешките ресурси, контролът се постига чрез анализиране на онези бизнес и професионални знания и умения, които са необходими за изпълнение на конкретни задачи на предприятието. В областта на финансовите ресурси механизмът за предварителен контрол е бюджетът в смисъл, че той дава отговори на въпросите: кога, колко, какви средства (парични и безкасови) ще са необходими на предприятието.
На етапа на предварителния контрол е възможно да се идентифицират отклонения от стандартите и нормите в различни точки. Предварителният контрол има две разновидности; диагностични и терапевтични. Тези имена дойдоха в управлението от медицината:
Диагностично - контрол, включващ категории като измервателни уреди, стандарти, предупредителни сигнали и др.; тези категории показват, че нещо не е наред в предприятието;
Терапевтичен - контрол, който позволява не само да се идентифицират отклонения от стандартите, но и да се предприемат коригиращи мерки,
В хода на работа неизбежно възникват промени и отклонения, които изискват корекции на предварително изготвените планове. Текущият контрол в тази ситуация играе ролята на основата на системата за обратна връзка. Навременното, пълно и точно отчитане на различни видове отклонения и промени в хода на работа позволява с помощта на текущ контрол бързо да се коригират и регулират такива отклонения, насочвайки потока на работния процес в съответствие с разработения план и използвайки външни ресурси за вътрешна употреба. Друго име за този вид контрол е оперативен. Проявява едно от основните си предимства – ефективността.
Обект на текущ контрол най-често са служителите, като той се осъществява от техния преки ръководител. Такъв контрол позволява да се елиминират отклоненията от планираните планове и инструкции.
Междинният контрол е контрол в средата на завършена задача или работа.
Окончателният контрол, или окончателният, е контрол, извършван след завършване на задача или работа.
Целта на крайния контрол е да предотврати бъдещи грешки. Този вид контрол се извършва след приключване на всяка конкретна работа или етап от работа. То трябва да се извършва качествено и със сигурност да има по-голяма надеждност, тъй като основното тук е съпоставянето на реално получените данни с планираните. Такова сравнение ни позволява обективно да преценим ефективността на производството и управлението в предприятието.
Недостатъкът на крайния контрол е по-ниската му ефективност в сравнение с текущия контрол.
Планов контрол - контрол, извършван по график, например месечно, тримесечно.
Внезапен контрол е контрол, упражняван при получаване на негативни сигнали от вътрешната среда на предприятието. Например, има оплаквания за системно закъснение на служители или служители, които не изпълняват служебните си задължения, постоянно пият чай или правят паузи за цигари.
Всяко предприятие има вътрешен контрол - система от мерки, която осигурява нормалната работа на предприятието. Обикновено вътрешният контрол се извършва от самото предприятие. Например във финансовата сфера можем да говорим за безопасност на активите, постигане на планирани цели, включително печалба. Този вид контрол обикновено се извършва от администрацията на предприятието. Освен това има вътрешен счетоводен контрол. За текущ вътрешен контрол, извършван от ръководните органи на предприятието, се използват данни от анализи, включително статистически данни, материали за оценка на качеството на изпълнение на плана и др. От гледна точка на контрола от страна на счетоводния отдел тук се оценява стриктното спазване от служителите на управленските решения и правилата за отчитане, по-специално точното отразяване на извършените операции.
Външен контрол - контрол, извършван от външни специалисти или организации на трети страни, например контрол на санитарна и епидемиологична станция, одит и др. Проверката на резултатите от работата на предприятието от одиторска фирма е насочена към определяне на нивото на надеждност на показателите, съдържащи се в документите и отчетите. В този случай задачата на контрола е квалифицирано определяне на границата на допустимите отклонения; да бъдат записани и елиминирани.
Общи изисквания за ефективно осъществяван контрол. Характеристики на ефективния контрол
Всички системи за контрол трябва да се основават на следните основни изисквания или критерии.
Ефективност на контрола. Те включват: изпълнение на задълженията, предотвратяване на недостатъци, разходи за контрол. Основните цели следва да бъдат: намаляване на разходите, свързани с откриването и отстраняването на недостатъците, установени в процеса на контрол; намаляване на разходите за контрол; намаляване на разходите за персонал и контролно оборудване.
Ефективно осъществяваният контрол трябва:
- да има стратегически фокус, т.е. да бъде целенасочен;
- фокус върху резултатите;
- съответстват на естеството на дейността на предприятието;
- бъдете навременни, гъвкави, икономични, пълни, систематични, проактивни, обективни (честни), компетентни, делови, приятелски настроени,
Задължителен елемент от всеки ефективен контрол е неговата относителна и достатъчна простота. Ефективността и простотата са особено важни в съвременните условия, когато организациите се стремят да изградят своята работа на принципа на доверието на хората, което води до необходимостта и възможността за значително намаляване на контролните функции, изпълнявани директно от мениджърите. При тези условия контролът става по-малко строг и по-икономичен.
Контролът ще бъде ефективен, ако мениджърът вземе предвид редица условия:
- важно е мениджърът да формира правилното отношение към контрола, разбирайки неговата същност не от позицията на „хванете, разобличете и критикувайте“, а от позицията на конструктивна работа за отстраняване на установените недостатъци;
- необходимо е постоянно да се мисли за създаване на благоприятни предпоставки за контрол при изпълнение на други управленски функции (например при изпълнение на задача, определяне на краен срок за нейното изпълнение);
- контролът е ефективен, ако има добре обмислена система от контролни дейности на всички ръководители на предприятието. В контрола участват квалифицирани специалисти. Използва се комбинация от планиран и неочакван контрол и др.;
- важно е мениджърът правилно да избере обекти, „точки“ на прилагане на контрол и да приложи ефективни методи и техники за неговото прилагане;
- Наблюдението на работата на подчинените трябва да се комбинира от ръководителя със самонаблюдение на ефективността на собствените му дейности.
Ефективност на въздействието върху хората. В този случай трябва да се получат отговори на следните въпроси: какви стимули създава прилаганата технология за контрол у работниците (положителни или отрицателни); дали прилаганата технология за контрол предизвиква стресови реакции у служителите (ако е така, тогава говорим за демотивация на труда, която може да има дълбоки негативни последици както за самия служител, така и за предприятието, в което работи).
Изпълнение на контролни задачи. Това изискване е, че контролът трябва да идентифицира съвпадения или отклонения в системата за управление на организацията и да помогне за премахване на отклоненията и разработване на ефективни решения.
Определяне на границите на контрол. Мениджърът трябва да разбере, че контролните дейности не могат да се извършват без ограничения. Данните от тестваните сегменти трябва да позволяват идентифицирането на отклонения на най-ранен етап. Предприятието е длъжно да спазва стандартите за контрол, определени от действащото законодателство.
Типични грешки при изпълнение на контролни функции. Неправилно извършеният контрол често е придружен от различни инциденти с персонала на компанията, което, естествено, се отразява негативно на климата в екипа, личните отношения и може да доведе до спад в производителността на труда.
Осъществяването на пълен контрол от страна на ръководителя върху действията на подчинените води до раздразнение и, като следствие, небрежност в работата.
Общественият контрол има и негативни последици. Никой не обича, когато грешките му се съобщават на всички.
И накрая, най-важното правило, което всеки мениджър трябва да спазва: контролът не може да бъде следствие от недоверие към служителя, контролът е функция на мениджъра.
Окончателна контролна документация
Мениджърът трябва да може компетентно да изготвя окончателна контролна документация. Трябва да знаете критериите за оценка на изпълнението на задачата. Ако такива критерии са количествени или качествени показатели, тогава оценката на работата не е толкова трудна. Но ако извършената работа не може да бъде оценена по този начин, тогава възниква проблемът как да се следи изпълнението на задачата. Сравнете два примера.
Пример 1. Критерият за увеличаване на броя на определени произведени продукти е от 100 до 200 бр. за 1 час работникът продължава да произвежда 110 бр. за 1 час и не се стреми да увеличи производителността на труда си. В този случай ръководителят има право да направи справка и да установи причините, поради които работникът не може да се доближи до цифрата от 200 бр. в 1 часа
Пример 2. Работилница е изправена пред задачата да произведе прототип на нов автомобил в рамките на шест месеца. В този случай процесите на наблюдение и измерване на индивидуалните трудови резултати стават по-сложни и объркващи.
За да улесните контролирането на сложни производствени процеси, можете да създадете пълен списък от различни стъпки и действия, насочени към успешно решение. Има обаче по-модерни методи. Един такъв метод е графичното представяне на проект или задача, което прави процеса на изпълнение и наблюдение на задачата по-лесен и интересен. Това е особено важно за сложни задачи. За това се използват линейни, поточни и други видове диаграми.
Линейни диаграми. Това е една от най-простите и често срещани техники, използвани за илюстриране и контрол на процеса на изпълнение на задача. Такива диаграми понякога се наричат диаграми на Гант, кръстени на инженера G. L. Gantt. Достатъчно е мениджърът дори да хвърли бърз поглед на такава диаграма, за да разбере лесно на какъв етап се изпълнява задачата към дадена дата, а също и да може да сравни действителното състояние на нещата с плана.
Линейната диаграма има три основни елемента.
Времевата ос определя скалата, по която се оценява постигнатият резултат. Върху него се поставят всички необходими мерни единици: дни, седмици, месеци или тези, които ще бъдат най-подходящи за всеки конкретен случай. Обикновено времето се нанася по хоризонталната ос X.
Оста на етапа - етапите се отнасят до отделни действия, които работниците трябва да изпълнят, докато се придвижват от един етап към друг. Обикновено тези етапи са отбелязани в хронологичен ред по оста Y."
Линиите са прави сегменти, които са начертани на диаграма. Те посочват периоди от време, през които трябва да бъдат изпълнени определени етапи според плана. Късите сегменти показват кратки интервали от време, дългите сегменти показват дълги интервали от време.
Предимството на линейната диаграма е, че след като завършите всеки етап, можете да засенчите съответния сегмент и бързо да получите визуална информация за завършени и незавършени етапи.
Диаграмите на Гант се отличават от другите по своята простота, бързина на подготовка и използване и ниска цена. Те са чудесни за наблюдение както на прости, така и на сложни проекти, но понякога не могат да покажат последователното развитие на действията, така че не са подходящи за много сложни проекти.
Блок-схеми. Такива диаграми много добре илюстрират последователността от събития. Блок-схемите изглеждат различно от линейните диаграми, но също така се състоят от три основни елемента.
Етапи - Диаграмите показват етапите като стрелки, които водят от едно събитие към следващото и така нататък до завършването на проекта. В този случай дължината на стрелките не отразява непременно продължителността на епизода. Основната цел на стрелка в диаграма на потока е да илюстрира последователността и връзката на стъпките една към друга,
Събитията са представени като номерирани кръгове, показващи завършването на определен етап.
Време - зададените интервали от време са отбелязани на диаграмата до всеки етап (стрелка). Чрез сумиране на тези интервали по даден път, мениджърът може да определи общото налично време за изпълнение на тези дейности.
Диаграма на потока илюстрира как етапите са свързани един с друг. След като определи най-дългия път, мениджърът може лесно да намери критичния път на целия проект. При това той може да използва няколко метода.
Методът на критичния път предполага, че времето, необходимо за завършване на всяка отделна стъпка, може да бъде определено с доста висока степен на точност. Този метод идентифицира етапи, които определят продължителността на целия проект.
Техниката за оценка на програмата и приходи (PERT) е вариант на метода на критичния път, който се използва, когато времето за завършване на отделните етапи на проекта не може да бъде точно определено. Този метод определя средното време за възможно завършване на проекта, като се вземат предвид статистическите методи за обработка на данни. В този случай се посочва продължителността на всеки етап.
Освен това мениджърът може да въведе система за точков контрол, като присвоява точки за всеки фактор, взет предвид в работата или за поведението на служителите.
При изготвянето на окончателна контролна документация ръководителят трябва да може официално да документира резултатите от дейността на служителите. Обикновено служителите в предприятието имат много неформални източници на информация относно резултатите от тяхната работа. Неофициалните източници на обратна връзка не са документирани. Те могат да бъдат положителни (Работата е свършена навреме и добре! Браво!) и отрицателни (Направи ли това? Как можа? Ти си луд!). Има важни причини за извършване на редовни официални прегледи на изпълнението. Ръководителят трябва стриктно да документира всички задачи, възложени на подчинените. Това улеснява контрола и помага в случай на конфликтни ситуации, когато подчиненият започне да отказва получената задача или да оправдава неуспеха си да я изпълни. Понякога подчинен може да твърди, че изобщо не е получил задачата. Ръководителят трябва да оцени изпълнената задача в съответствие с нормите и стандартите, приети в даденото предприятие и в индустрията,
Нормата е някакво неформално поведение, което се счита за общоприето на работното място.
Стандартът е формално изискване, свързано с изпълнението на задълженията директно на работното място. Стандартите включват: правила, приети от организацията; ограничения и установени процедури; служебни задължения и други официални процедури, както писмени, така и устни.
В Русия исторически се е развила малко по-различна дефиниция на понятията „норма“ и „стандарт“. По този начин в нашата страна стандартите са формални изисквания, одобрени на най-високото ниво на управление (държава, индустрия, ниво на предприятието). Други формални изисквания, установени за обект, цех, отдел и предприятие, се наричат технически стандарти. Това, което определяме като норма в тази глава, обикновено се нарича етични норми и правила на поведение.
Разглеждайки контрола като управленска дейност, трябва да се разбере, че основната му задача е количествената и качествена оценка и отчитане на резултатите от работата на всяко предприятие. Основните инструменти за изпълнение на тази функция, както вече беше споменато, са наблюдение, проверка на всички аспекти на дейността, отчитане и анализ В общия процес на управление контролът действа като елемент на обратна връзка, тъй като според неговите данни, предварително взети решения и планове. се коригират.
Мониторингът на годишните, месечните, седмичните и дневните планове трябва да се извършва редовно. Окончателната контролна документация е писмен доклад, съдържащ следните въпроси и отговори:
- Какво може да се постигне от поставените задачи (цели)?
- Какви резултати са постигнати?
- Какво е оставено несвършено и защо (посочете причините, пречките)?
- Къде се губи времето?
- Какви изводи могат да се направят за предварително планиране на следващия период (ден, седмица, месец)?
- Окончателната контролна документация включва още счетоводна документация, себестойност и статистическа отчетност.
