Въвеждане на първични документи в програмата. Първични документи

Сред разнообразието от софтуерни продукти за икономически и счетоводни цели, представени на вътрешния пазар днес, програмата 1C заема една от водещите позиции. Благодарение на такива качества като адаптивност към изискванията на вътрешното законодателство, лекота на използване и възможност за персонализиране на системата, като се вземат предвид характеристиките на конкретно предприятие, програмата 1C печели все повече потребители. Не е тайна, че на пазара на труда сред икономистите, служителите във финансовите услуги, счетоводителите и мениджърите най-търсени са специалисти, които владеят тази система, така че запознаването с нея е едно от важните условия за успешна професионална дейност.

Книгата, която държите в ръцете си, отваря серия от тематични уроци, адресирани до потребителите на програмата 1C 8.2. Те включват подробно разглеждане на следните области: поддържане на първична документация, складово счетоводство, заплати, управление на персонала, кадрови и персонализирани записи, счетоводство, управление на търговско предприятие и др.

Това ръководство е предназначено да обучи широк кръг потребители за работа с първични счетоводни документи в програмата 1C Enterprise Accounting 8.2 (ревизия 1.6).

В процеса на извършване на финансово-стопанска дейност всеки стопански субект трябва да се сблъска с голямо разнообразие от различни документи - договори, товарителни и парични документи, пълномощни, разчети, изчисления, всякакви актове/протоколи/споразумения и др. Някои от тях са незадължителни (например протоколи за намерения), докато други могат да бъдат предмет на някаква конвенция. Има обаче категория документи, работата с които изисква специална отговорност, тъй като грешките и неточностите могат да доведат до големи проблеми както за предприятието като цяло, така и за отделни служители. Такива документи обикновено се наричат ​​първични счетоводни документи. Какво обединява тези документи и как могат да бъдат определени?

Първичен счетоводен документ– това е документ, потвърждаващ факта на търговска сделка и изготвен от упълномощени представители на заинтересованите страни по време на сделката, а ако това не е възможно, веднага след нейното приключване.

Въз основа на тази формулировка можем да заключим, че например товарителницата, касовият ордер или актът за изпълнение на работа (услуги) са първични документи, но споразумението или протоколът за съгласуване на цените не са.

Програмата 1C 8.2 предоставя широка функционалност за работа с първична документация. В тази книга ще разгледаме процедурата за работа с товарителни и парични документи, с първични складови документи, с търговски документи на дребно, а също така ще разгледаме някои документи, които по същество не са първични документи, но стоят до тях - по-специално, те включват пълномощни и фактури.

Компанията 1C отдавна и твърдо заема водеща позиция на пазара за икономически, финансов и счетоводен софтуер. В момента компанията предлага широка гама от софтуер, предназначен за решаване на голямо разнообразие от счетоводни и управленски проблеми.

В основата си всеки софтуерен продукт 1C е комплексно използване на технологична платформа и една или повече конфигурации. Технологичната платформа е основата, върху която се основава използването на програмата, а конфигурацията определя посоката на това използване. С други думи, технологичната платформа 1C е вид „рамка“, върху която са „нанизани“ една или повече конфигурации.

Днес 1C предлага продукти, базирани на две технологични платформи - версии 1C 7.7 и 1C 8. „Седем“ е известен като цяло от доста дълго време и е може би най-разпространеният продукт в своя пазарен сегмент. Що се отнася до G8, активното му популяризиране започна преди няколко години и в момента също е един от най-популярните софтуерни инструменти.

Възможностите на фамилията програми 1C 7.7 включват създаване, организиране и автоматизиране на счетоводство, персонал, оперативна търговия, складово и производствено счетоводство, както и изчисления на заплатите. Цялостната доставка включва набор от основни компоненти на системата 1C: Enterprise, които са „Счетоводство“, „Оперативно счетоводство“ и „Изчисляване“, както и основните конфигурации: „Счетоводство + Търговия + Склад + Заплата + Персонал“, „Счетоводно отчитане“, „Търговия + Склад“, „Заплати + Персонал“, „Производство + Услуги + Счетоводство“, „Финансово планиране“. Потребителят може да използва интегрирани конфигурации за доставка поотделно (свързвайки ги чрез механизми за обмен на данни) или заедно. Можете обаче да закупите конфигурации отделно - например само 1C 7.7 „Счетоводство“ или 1C 7.7 „Търговия и склад“. Имайте предвид, че най-мощното приложно решение, създадено на базата на технологичната платформа 1C 7.7, е конфигурацията „Счетоводство + Търговия + Склад + Заплата + Персонал“.

В днешно време обаче все повече потребители на системата 1C избират продукти, внедрени на базата на технологичната платформа 1C 8. Разработчиците предлагат широка гама от стандартни решения: „1C: Счетоводство 8“, „1C: Управление на търговията 8“, „1C: Управление на заплатите и персонала 8“, „1C: Интегрирана автоматизация 8“, „1C: Платежни документи 8“ и др.

Можете да научите повече за стандартните решения от 1C на уебсайтовете на www.1c.ru и www.v8.1c.ru. И в тази книга ще разгледаме едно от най-популярните стандартни решения - конфигурацията „1C: Enterprise Accounting 8“ (ревизия 1.6), работеща на технологичната платформа 1C 8.2.

В програмата 1C: Accounting 8 всеки режим на работа има свой собствен потребителски интерфейс. Това е обичайна практика - този подход се използва в повечето Windows приложения. Например, някои интерфейси са предоставени за въвеждане на данни, други за избор на обекти, трети за преглед на списък с обекти и т.н. Тук ще разгледаме основните програмни интерфейси, с които всеки потребител трябва да се сблъска.

След стартиране на програмата на екрана се показва нейният главен прозорец, който е показан на фиг. 1.1.

Ориз. 1.1.Главен прозорец на програмата

Тук потребителят определя по-нататъшните си действия, като избира подходящия режим на работа. Това може да стане с помощта на главното меню, лентата с инструменти или функционалния панел, разположен в централната част на интерфейса.

Изборът на обекти за по-нататъшна работа се извършва в интерфейсите за избор или списък. Например, за да превключите в режим на работа с която и да е директория, трябва да я изберете в прозореца за избор (фиг. 1.2), който се извиква на екрана с помощта на командата от главното меню Операции > Директории.

Ориз. 1.2.Прозорец за избор на директория

В този прозорец трябва да изберете желания обект, като щракнете върху мишката и щракнете върху бутона Добреили ключ Въведете.

Програмата 1C: Enterprise включва всичко, от което една голяма организация може да се нуждае, за да води записи на бизнес транзакции: всички видове документи, няколко журнала, указатели на изпълнители и служители. Можете също така да създадете нов документ, за да въведете данни в базата данни.

Ще имаш нужда

• - компютър.

Инструкции

Отворете програмата "1C: Enterprise" в режим "Конфигуратор". За да направите това, стартирайте прекия път на програмата и в прозореца със списък на свързаните бази данни в полето „В режим“ преминете към използване на „Конфигуратор“, за да влезете. Щракнете върху „OK“, за да стартирате конфигуратора. Веднага след като тази опция е активирана на компютъра, ще се стартира малък прозорец на програмата.

В прозореца на програмата в режим „Конфигуратор“ ще се появи йерархия от обекти. Намерете полето „Документи“ и щракнете с десния бутон върху него. Изберете „Добавяне“, за да започнете процеса на създаване на нов документ. В прозореца със свойства на новия документ посочете всички необходими параметри: неговото име, контрагент и създайте табличен раздел за показване или въвеждане на информация. Персонализирайте полетата на таблицата в зависимост от данните, които трябва да присъстват в новия документ.

Добавете създадения документ чрез елемента от менюто „Операции“, „Документи“. Изберете създадения обект в прозореца Избор на документ и след това въведете новия документ във формуляра. Щракнете върху „Ok“ и документът ще бъде записан в дневника на програмата. В базата данни 1C: Enterprise можете да редактирате и променяте всеки тип документ. Ако, да речем, обичайната форма не ви подхожда, можете да редактирате набора от полета и типове входни данни в „Конфигуратора“, да запишете новия документ и да го използвате в бъдеща работа, както обикновено.

Мисля, че всеки ще се съгласи, че счетоводителите са най-натоварените специалисти, без които никоя организация не може. Разбира се, те поддържат много важни процеси: въвеждане на входяща и изходяща първична документация в 1C и подаване на отчети до регулаторните органи. В периоди, когато тези процеси съвпадат, за счетоводителя започва истински ад: безсънни нощи, закъснения на работа и можете напълно да забравите за личния си живот.

И всичко това заради “проклетата” ПЪРВИЧНА! Тя е тази, която краде ценно време, приковавайки уморените си очи към монитора. Ето защо съвременните счетоводители все повече мислят за просто и бързо въвеждане на документи в 1C.

Много компании навлизат на пазара с предложения за автоматично въвеждане на първични документи в 1C. Но повечето продукти съществуват от сравнително кратко време и имат приблизително същия принцип на работа:

Етап 1.Сканиране на документи

Етап 2.Признание

Етап 3.Сравнение с справочници на счетоводната система

На пръв поглед изглежда, че решенията са еднакви, но ако ги тествате, можете да намерите клопки:

• Някои ви позволяват да зареждате само Excel таблици в 1C и не поддържат други формати.
• Последният разпознава само няколко шаблона на документи, например фактури и TORG-12.
• Трети не работят във всички конфигурации на 1C; често това е само 1C: Enterprise Accounting.
• А някои ви позволяват да качвате документи само с помощта на скенер.

В резултат на това парите се губят и очакванията не се оправдават. Финита ла комедия, другари!

Но винаги има изход! Продукт , който е на руския пазар повече от 10 години, има сертификат „1C Compatible“ и има много потребители.

4 основни предимства на автоматизирането на въвеждането на първични документи в 1C:

1. Първо, избягване на рутинна работа и различни грешки при ръчно въвеждане, тъй като „автоматична“ първична система работи 10 пъти по-бързо, дори и за най-опитния счетоводител.
2. Второ, спестяване на пари за заплати за 1C оператори. С такава програма просто няма да имате нужда от тях.
3. Трето, възможността за разграничаване на правата и качване на основно съдържание в 1C онлайн на произволен брой потребители, без да сте обвързани с офиса.
4. Възможност за качване на първични данни в 1C директно от телефона, както за клиента, така и за самия счетоводител.

Програмата е съвместима с много конфигурации на 1C: Enterprise, така че независимо от вида на дейността, с която се занимавате: строителство, търговия или предоставяне на услуги, ще можете да качвате документи във вашата база данни. Програмата за качване на документи ви освобождава от ръчно въвеждане повече от други подобни решения благодарение на:

• работа по високопроизводителни технологии на ABBYY, гарантиращи високо качество на обработка и идентификация на документи;
• поддръжка на много шаблони на документи (фактури, фактури, TORG-12, UPD, актове, платежни карти, паспорти и др.);
• обработка на повечето съществуващи файлови формати (.XLS, .JPG, .PDF, JPEG, docx или TIFF и др.).

Друг убедителен аргумент в полза на решението „Качване на документи“ са различните начини за изпращане на сканирания или снимки до 1C:

• от смартфон,
• от скенера,
• от пощата.

Тоест, не е нужно да купувате скенер; можете да се справите с таблет или телефон.

Казано по-просто, по-добре е да работите с блясък в очите, отколкото да се удавите в поток от документи, особено след като текущото състояние на ИТ технологиите позволява на счетоводителя да изостави ръчната работа и да се освободи от натоварването през „горещите“ отчетни периоди .

Сега изборът е ваш! За първата стъпка в живота без основно образование препоръчваме да започнете с безплатно тестване

Променете работния си ритъм сега!

Първичните счетоводни документи са важни както по отношение на счетоводството, така и при определяне на обема на данъчните задължения. Важно е фирменият специалист, отговорен за изготвянето на първични счетоводни документи, да разбира ясно съдържанието и формата на тези документи, както и да познава спецификата на поддържането на счетоводни регистри.

Ролята на първичния документ в счетоводството

Първичните документи са документи, с помощта на които компанията формализира икономическите събития, настъпили в предприятието (клауза 1, член 9 от Закона „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. № 402-FZ).

Първото нещо, което счетоводителите на всяка организация трябва ясно да разберат, е, че днес няма конкретен задължителен списък от формуляри за първични счетоводни документи. Всяка компания сама определя формите на първичните документи в зависимост от целта на тяхното използване.

За такива документи обаче е законово установен списък със задължителни данни (клауза 2, член 9 от Закон № 402-FZ).

ВАЖНО! Формулярите, използвани в счетоводството, трябва да бъдат фиксирани в счетоводната политика на организацията (клауза 4 от PBU 21/2008, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 6 октомври 2008 г. № 106n).

Списък на възможни първични счетоводни документи

Списъкът на първичните счетоводни документи през 2018-2019 г. може да бъде както следва:

1. Опаковъчен лист. Това е документ, който отразява списъка на прехвърлените инвентарни позиции. Фактурата се издава в 2 екземпляра и съдържа информация, която впоследствие се отразява във фактурата. Фактурата се подписва от представители на двете страни, участващи в сделката и се заверява с печат (ако фирмата го използва в практиката си).

1. Запис за приемане. Той се съставя след завършване на определени работи (услуги), за да потвърди, че резултатът от работата отговаря на първоначалните изисквания на договора.

Вижте образец на такъв акт.

1. Първични документи за изплащане на заплати на персонала (например фишове за заплати).

За повече информация относно тези твърдения вижте статията „Образец за попълване на ведомост за заплати T 49“ .

1. Документи, свързани с наличието на дълготрайни активи - тук фирмата може да състави такава документация от списъка на първичните счетоводни документи:

• Удостоверение за приемане и предаване на дълготрайни активи във формуляра OS-1 - при получаване или изхвърляне на обект, който не е свързан със сгради или конструкции.

За повече информация относно този акт вижте материала "Унифициран формуляр № OS-1 - Удостоверение за приемане и предаване на дълготрайни активи" .

• Ако дълготрайният актив е сграда или конструкция, тогава неговото получаване или изхвърляне се формализира с акт във формуляра OS-1a.

За повече подробности вижте статията „Унифициран формуляр № ОС-1а - формуляр и образец“ .

• Отписването на актив се формализира с акт във формуляра OS-4.

За повече подробности вижте материала „Унифициран формуляр № ОС-4 - Акт за извеждане от експлоатация на актив” .

• Ако е необходимо да се документира фактът на извършената инвентаризация, се съставя инвентарен списък на дълготрайните активи във формуляра INV-1.

За повече информация относно такъв първичен документ вижте статията „Унифициран формуляр № INV-1 - формуляр и образец“ .

• Ако инвентаризацията е извършена по отношение на нематериални активи, тогава инвентаризацията ще бъде съставена съгласно формуляр INV-1a.

За повече информация вижте материала „Унифициран формуляр № ИНВ-1а - формуляр и образец“ .

1. Отделна група първични документи са касовите документи. Те включват по-специално следния списък с първични счетоводни документи за 2018-2019 г.:

• Приходен касов ордер.

За повече информация относно съставянето му вижте статията „Как се попълва приходен касов ордер (ПКО)?“ .

• Касова гаранция по сметка.

1. Платежно нареждане.

Прочетете за правилата за изготвяне на този документ.

1. Предварителен отчет.

1. Актът на прихващане на взаимни искове.

Прочетете за спецификата на използването на този документ.

1. Счетоводна информация.

За принципите на неговия дизайн вижте материала „Счетоводно удостоверение за коригиране на грешки - образец“.

Горният списък не изчерпва целия обхват на първичните документи, използвани в счетоводството, и може да бъде разширен в зависимост от характеристиките на счетоводството, извършвано във всяка конкретна организация.

ВАЖНО!Те не са първични счетоводни документи от списъка за 2018-2019 г. - списъкът е предложен по-горе:

• споразумение. Това е документ, който определя правата, задълженията и отговорностите на страните, участващи в сделката, условията и реда за сетълмент, специални условия и др. Неговите данни се използват при организиране на счетоводството за анализ на сетълментите с контрагентите, но самият той не генерира счетоводни операции.
• Проверете.Този документ отразява сумата, която купувачът се съгласява да плати, като приема условията на доставчика. Фактурата може да съдържа допълнителна информация относно условията на сделката (срокове, процедури за плащане и доставка и др.), т.е. допълва договора.
• Фактура.Този документ се изготвя за данъчни цели, тъй като на негова основа купувачите приемат за приспадане сумите на ДДС, представени от доставчиците (клауза 1 от член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация). По този начин, при липса на други документи, характеризиращи конкретна сделка, ще бъде невъзможно да се потвърдят разходите за тази сделка с фактура (писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 25 юни 2007 г. № 03-03-06/ 1/392, Федерална данъчна служба от 31 март 2006 г. № 02-3 -08/31, решение на Федералната антимонополна служба на Източносибирския окръг от 19 април 2006 г. № А78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Трябва да се има предвид, че унифицираните форми на първични счетоводни документи, дадени в списъка, не са задължителни за използване, тъй като от 2013 г. (след приемането на Закон № 402-FZ) формулярите на такива формуляри могат да бъдат разработени самостоятелно. Но в повечето случаи те продължават да се използват. Следователно през 2018-2019 г. списъкът с унифицирани форми на първични счетоводни документи, съдържащи се в решенията на Държавния комитет по статистика, продължава да остава актуален.

Каква информация трябва да съдържат формулярите на първичните документи?

Въпреки факта, че понастоящем няма задължителни първични документи за всички формуляри, законодателят е установил изисквания за съдържанието на такива документи. Списъкът на задължителните данни, които трябва да се съдържат във всеки първичен документ, е даден в параграф 2 на чл. 9 от Закон № 402-FZ. Това са по-специално:

• име на документа;
• датата, на която е съставен този документ;
• информация за лицето, съставило документа (име на фирмата или индивидуален предприемач);
• същността на факта на икономическия живот, който е формализиран от този документ;
• парични, числови характеристики, мерки за настъпилото събитие (например в какъв обем, в какви единици и за каква сума са продадени продуктите на клиентите);
• информация за отговорните специалисти, документирали събитието, както и подписите на тези специалисти.

Първични документи и счетоводни регистри

Как могат да се класифицират първичните счетоводни документи?

Ако първичният документ е издаден от самата компания, тогава той може да принадлежи както към групата на вътрешните, така и към групата на външните. Документ, който е съставен в рамките на дружеството и разширява действието си върху дружеството съставител, е вътрешен първичен документ. Ако документът е получен отвън (или съставен от фирмата и издаден навън), тогава той ще бъде външен първичен документ.

Вътрешните документи на компанията са разделени на следните категории:

• Първичните административни документи са тези, с които фирмата дава нареждания на някое от своите структурни звена или служители. Тази категория включва фирмени поръчки, инструкции и др.
• Изпълнителни първични документи. В тях дружеството отразява факта, че е настъпило определено икономическо събитие.
• Счетоводни документи. С тяхна помощ фирмата систематизира и обобщава информация, съдържаща се в други административни и съпътстващи документи.

След като стопанското събитие е документирано като първичен документ, е необходимо събитието да се отрази в счетоводните регистри. Те по същество са носители на подредена информация, акумулират и разпределят характеристиките и показателите на бизнес транзакциите.

По външния си вид се отличават следните регистри:

• книги;
• карти;
• безплатни чаршафи.

Въз основа на метода на поддържане на регистъра се разграничават следните групи:

• Хронологични регистри. Те записват събитията, случили се последователно – от първото във времето до последното.
• Систематични регистри. В тях фирмата класифицира извършените сделки по икономическо съдържание (например касова книга).
• Комбинирани регистри.

Според критерия за съдържанието на информацията, отразена в регистрите, се разграничават:

• синтетични регистри (например журнален ордер);
• аналитични регистри (ведомости за заплати);
• комбинирани регистри, в рамките на които дружеството води както синтетично, така и аналитично счетоводство.

За повече информация относно счетоводните регистри вижте статията „Счетоводни регистри (формуляри, образци)“ .

Резултати

В момента няма задължителни форми и списъци на първични счетоводни документи: всеки стопански субект има право самостоятелно да определя формите на първичните документи, които ще използва в своята дейност.

В същото време най-често срещаните първични счетоводни документи са тези, които имат аналози сред унифицираните формуляри, одобрени от Държавния комитет по статистика.

След съставянето на първичния документ е необходимо информацията от него да се прехвърли в счетоводния регистър.

Цялата първична документация е потвърждение за финансовата дейност на компанията. Тези счетоводни документи ще се изискват основно от регулаторните органи по време на проверка. Поради това се поставят повишени изисквания към поддръжката и съхранението на такива документи.

Първичната документация, или както виртуозните счетоводители я наричат ​​първична документация, е доказателство за финансовото състояние на фирмата. Освен това, имайки юридическа сила, тези документи могат или да помогнат на компанията при спорни въпроси, или да я спънат. Тези документи са: договор, фактура, платежни документи, приемо-предавателна бележка, фактура, касова бележка и други.

Формулярите на първичните документи са унифицирани. Ако е необходимо, към формуляра се добавят допълнителни редове, но в същото време се запазват основните.Това е посочено в Правилника за счетоводството и счетоводството в Руската федерация (Заповед на Министерството на финансите на Русия от 29 юли 1998 г. № 34 n (с измененията на 26 март 2007 г. № 26 n). Изключение правят формулярите за извършване на касови операции (Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 24 март 1999 г. № 20).

Всички промени и допълнения, направени в стандартния формуляр, се одобряват със заповед на ръководителя на дружеството.

Организацията самостоятелно разработва формуляри на първични документи, ако необходимият формуляр не е наличен в каталога на унифицираните формуляри. Задължително условие: такива формуляри трябва да съдържат необходимите подробности.

1. Какво е името на документа?
2. Когато се компилира.
3. Информация за организацията, съставяща документа.
4. Посочете какво включва конкретна бизнес транзакция за този документ, цената на транзакцията (парична или в натура).
5. Списък на лицата, отговорни за изготвянето на документа със задължителен подпис.

Горните подробности са посочени във Федералния закон „За счетоводството“.

Всички първични документи трябва да бъдат предадени в счетоводния отдел своевременно. Спазването на хронологията на въвеждане на информация е едно от основните условия за правилно счетоводно отчитане.

За удобно счетоводство всички първични записи са класифицирани в групи - таблица:

И друго успешно изобретение на счетоводната услуга е графикът на документооборота. Моля, обърнете внимание: формата на графика трябва да бъде отразена в счетоводната политика на организацията.

График на документооборота

В съответните редове и колони се отразяват данните за движението на отчетните документи. Огромен плюс на този график е, че всички издадени документи са под контрол. Основното нещо е да не забравите да направите съответните записи.

Попълнете според правилата

Да започнем с факта, че първичните данни, подадени в счетоводния отдел, трябва да бъдат проверени. Какво да проверите:

1. Обем на попълване (всички необходими редове и секции са попълнени).
2. Коректност на попълване (въведените данни трябва да съответстват на мястото на въвеждане, противоречия в данните са недопустими).
3. Надеждност на информацията (проверка на математически операции, съгласуване с придружаващите документи).

Завереният документ трябва да бъде въведен в счетоводните регистри.

Съвет: за да избегнете грешката при многократно отразяване на документ в счетоводството, трябва да направите следното. На обратната страна на формуляра се посочват датата и номерът на регистрация в регистъра.

Как да попълните първични счетоводни документи през 2017 г

• Всички записвания, направени в първичните счетоводни документи, трябва да имат дълъг срок на годност.
• Разрешено е да се използват хартиени документи заедно с електронни, които трябва да бъдат подписани с цифров подпис (Федерален закон 402-FZ от 6 декември 2011 г.).
• Използването на печат е задължително върху документите, където е предвидено място за това.

От 07.04.2015 г. акционерните дружества и дружествата с ограничена отговорност получиха правото да работят без кръгъл печат (Федерален закон 82-FZ от 06.04.2015 г.). Проверете какво е написано в Хартата относно използването на печата. Ако компанията продължи да използва печата, не са необходими промени в Хартата. Крайният срок за извършване на такива промени в устава на дружеството не е определен от закона. Но не трябва да отлагате промените, за да не внесете много противоречия във финансовите документи.

• Съпоставка на парични и натурални показатели. Не е необходимо да посочвате и двете наведнъж, достатъчно е едно (Федерален закон 402-FZ). Случва се, че е по-удобно да се посочи всеки един индикатор (например, когато се движат материали в рамките на една компания, се използва естествен индикатор). В сертификата за приемане на услугата е по-удобно да се посочи само информация за разходите, но за да се избегнат недоразумения, видовете услуги са изброени допълнително.
• Подпис на отговорното лице. Законът на Руската федерация не казва нищо за факсимилни подписи върху първични документи. Писмото на Федералната данъчна служба на Руската федерация № 3–1.11.469 от 23 септември 2008 г. разглежда позицията на данъчната служба по отношение на факсимилета върху документи.
• Валутата, в която е изготвен документът. Основната парична единица е рублата. Дори когато условията на договора говорят за конвенционални единици. Тъй като всички транзакции в счетоводството се оценяват в рубли (Федерален закон 402-FZ от 6 декември 2011 г.). Никой не забранява добавянето на допълнителни колони, посочващи суми в чуждестранна валута, но трябва да присъства колона, посочваща сумата в рубли. В противен случай съществува риск от приспадане на разходи и приспадане на ДДС.

Списък на първичните документи

споразумение

Понятието „договор“ е уредено в чл. 420 Граждански кодекс на Руската федерация. Договорът е споразумение за възникване (промяна) или прекратяване на права и задължения между страните. Всяка страна е длъжна да прочете внимателно условията на договора. При договаряне се полагат подпис и печат на всяка от страните. Договорът като първичен документ има пълна юридическа сила, всяка страна трябва да има по един подписан екземпляр. Всички точки, предвидени в съдържанието, трябва да бъдат изпълнени от страните по споразумението в съответствие с техните задължения. Споровете се разрешават по мирен път или чрез съдебно производство.

И един момент. Не във всички ситуации сключването на споразумение е признаване на взаимни права и задължения. Касова бележка, получена при закупуване на продукт или услуга, се признава за същия договор.

Проверете

За първичен счетоводен документ се счита фактура за плащане, получена от продавача на стока или услуга. Въз основа на сумата, посочена във фактурата, купувачът извършва плащане. В платежните документи е желателно да има връзка към този документ (например платежният документ съдържа фразата „плащане по фактура № 35/7 от 31 януари 2017 г.“). Възможно е да има ситуации, при които ще бъде трудно да се докаже, че плащането е извършено специално за конкретна фактура.

За купувача на продукт (услуга) представената фактура е вид гаранция, че продавачът няма да промени фиксираната цена в определен срок (1-5 дни). Срокът на валидност на фактурата за плащане се определя от продавача. Купувачът извършва плащане в посочения срок.

Фактура за плащане

Ако плащането не е възможно поради редица причини (например проблеми със счетоводната компютърна мрежа, финансови проблеми), тогава е препоръчително да уведомите продавача за текущата ситуация, за предпочитане предварително. Възможно е датата на фактурата да бъде променена, но условията за закупуване да останат същите.

Платежни документи

Към този вид счетоводни документи спадат: чекове за плащане (стокови, касови), платежни нареждания, платежни искания.

Когато купувате стоки (услуги) за пари в брой от касата на организацията, определено трябва да запазите касовата бележка и да я прехвърлите в счетоводния отдел.

Касов бон

Ако в касовата бележка не е посочено какво плащане се извършва в брой, тогава към касовата бележка трябва да бъде приложена касова бележка. Съдържа опис на закупените стоки (услуги), като се посочва в какво количество и на каква цена е извършено плащането. Разписката за продажба е подпечатана с печата на продавача и подписа на лицето, отговорно за продажбата на стоки (услуги).

Разписка за продажба без касова бележка се признава за основен документ, тъй като индивидуален предприемач има право да работи без касов апарат (със задължителното условие за издаване на касова бележка).

Разписка за продажба, издадена от индивидуален предприемач без използване на касов апарат

Това е посочено в Закон 54-FZ на Руската федерация „За използването на касово оборудване при извършване на плащания в брой и плащания с платежни карти“ (актуален през 2017 г.).

При плащане на стоки (услуги) между юридически лица чрез разплащателна сметка се издава товарителница.

Опаковъчен лист

Всяка страна се съставя по образец (необходими са подписи на отговорни лица и печат). Сумите, посочени в бележката за доставка и във фактурата трябва да съвпадат. В някои случаи е удобно да се използва факсимилен подпис; този факт определено трябва да бъде посочен в договора за доставка на стоки (услуги).

При плащане на фактура за продукт (услуга) чрез разплащателна сметка се издава платежно нареждане.

Платежно нареждане

Това е унифициран формуляр на документ, най-често попълван на компютърна технология. Подготвеното за плащане плащане може да бъде предадено на банката на хартиен носител или чрез специалната банкова програма „Clint-Bank“ (която е много по-бърза). Преди да изпратите, трябва да проверите всички данни на получателя на плащането, за да избегнете недоразумения, особено ако работите с контрагент за първи път. Внимателно попълнете информацията за какво плащате. Би било полезно подробно описание със задължително посочване на данните за сметката (дата, номер).

Искането за плащане е първичен документ, в който кредиторът изисква от длъжника да изплати дълга чрез банката.

Искане за плащане

Има изискване без приемане: в този случай парите се дебитират автоматично от сметката на длъжника. Искането за приемане предполага наличието на приемане от длъжника. Споразумението обаче може да определи условията за връщане на произтичащия дълг; в този случай връщането на дълга чрез банката се извършва без приемане.

Формулярът за фактура се използва в случаите, когато се записва ДДС.

Фактура

Изготвят се за фактури и актове. Плащането на аванс по договор също е основание за издаване на фактура. ДДС се приспада на база фактури и фактури. Заслужава да се отбележи, че всички платци на ДДС са длъжни да издават фактури. Много по-удобно е да попълвате формуляри с помощта на автоматизирани програми.

Правене на промени

Строго е забранено да се правят промени в парични средства и банкови документи (член 9 от Федералния закон на Руската федерация „За счетоводството“).

Промени в други първични документи са допустими, но при условие че всички участници в стопанската сделка са запознати с направените промени. Запознатостта на участниците с промените се потвърждава от техните подписи, като се посочва датата на промените.

Корекцията се извършва по следния начин: неправилното вписване в документа се зачертава внимателно с тънка линия. В същото време задрасканото се чете ясно. Правилният запис се въвежда над или до корекцията. До зачеркнатата линия или там, където има достатъчно свободно място, се изписва надпис „Вярвайте на поправените“. Трябва да се посочи пълното име. лицето, извършило промените, дата и подпис.

Колко години трябва да се съхраняват счетоводните документи?

Съхранение

Оптималното място за съхраняване на първични материали е архивът. Важно е правилно да подготвите документи за подаване в архива:

• Сортиране в хронологичен ред.
• Оборудване по вид.
• Подвързване и архивиране на документи в папки.
• Изготвяне на придружаващ сертификат.

Важно е да се гарантира безопасността на счетоводните регистри от неразрешени корекции. Коригиране на грешки може да се извърши само по официален начин, с подпис на лицето, извършило корекцията. За ваша информация, в регистрите се натрупва информация за приетите за счетоводство първични документи.

Тук има и търговска тайна: съдържанието на регистрите е точно такова. Разкриването на информация за съдържанието се наказва от руското законодателство.

Продължителност на съхранение

Федералният закон на Руската федерация „За счетоводството“ (член 17), както и архивното законодателство (Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. № 558) предвижда срока на съхранение на фирмените документи. За първичните счетоводни документи този срок е минимум 5 години.

Срокът за съхранение започва да се брои от 1 януари на годината, следваща годината на поставяне на документа в архива.

Ако дадена организация наруши срока за съхранение на първичните материали, тогава контролните органи имат право да налагат санкции (член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Глобата варира от 10 хиляди до 40 хиляди рубли в зависимост от степента на нарушението.

Между другото, само документи, които са на три години, ще бъдат подходящи за проверка от данъчните власти. При липса на първичен отчет за по-стар период инспекторите нямат право да налагат глоби съгласно член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация.

Счетоводната служба на фирмата е длъжна не само да води правилна отчетност на първичните документи, но и да гарантира тяхната безопасност. Само в този случай претенциите на данъчните ще се окажат неоснователни.