Большинство предпринимателей и владельцев хозяйственных обществ так или иначе сталкиваются с необходимостью осуществлять учет расходов и доходов. Это может быть связано как с объективной потребностью, возникающей вследствие необходимости решать те или иные производственные задачи, так и с законодательными требованиями. Какова специфика ведения учета доходов и расходов российскими фирмами? В чем заключаются ключевые задачи бизнесов в данном направлении активностей и как могут быть задействованы результаты их решения?
Принципы учета доходов и расходов на предприятиях
Учет расходов и доходов в российских организациях осуществляется прежде всего в соответствии с законодательными требованиями. Сам порядок определяется на уровне нормативных актов, издаваемых органами исполнительной власти - в частности, Министерством финансов РФ. Данное ведомство разрабатывает различные положения по бухгалтерскому учету, на основе которых российские фирмы осуществляют процедуры, о которых идет речь. Главная особенность, которая характеризует учет расходов и доходов, реализуемый российскими фирмами, заключается в том, что не всякая издержка может относиться к расходам, как и не каждое поступление - к доходам. Каковы же определения соответствующих терминов?
Определение доходов
Под доходами российский законодатель понимает прежде всего увеличение коммерческих выгод предприятия в силу приобретения активов, увеличивающих капитал соответствующей организации, но без учета вкладов собственников компании. При этом фирма может иметь поступления, которые увеличивают активы временно, а потому, доходами не могут считаться. Таковыми могут быть, например, авансы, различные предоплаты, акцизы, суммы, подлежащие перечислению в бюджет в виде НДС.
Специалисты выделяют следующие основные критерии отнесения денежных поступлений к доходам:
- фирма имеет право на то, чтобы получать соответствующую выручку в силу подписанного договора либо иных правомочий;
- сумма денежных поступлений может быть однозначно определена;
- есть уверенность в том, что в силу поступлений выручки организация получит гарантированные экономические выгоды;
- выручка поступает в обмен на некий продукт или услугу, произведенные компанией;
- расходы, что связаны с соответствующей финансовой операцией, могут быть однозначно зафиксированы.
Таким образом, учет доходов и расходов в фирме осуществляется прежде всего при соответствии первых тем критериям, что мы обозначили выше.
Определение расходов
Под расходами фирмы законодатель понимает прежде всего уменьшение коммерческих выгод фирмы вследствие выбытия активов либо появления обязательств, которые приводят к уменьшению величины капитала организации, но без учета снижения доли вкладов собственников. Учет расходов и доходов фирмы не осуществляется, если первые:
- связаны с покупкой внеоборотных активов;
- представляют собой вклады в уставные капиталы иных фирм;
- являются платой по комиссионным контрактам, агентским соглашениям и иным с близкой правовой природой;
- представляют собой предварительную оплату тех или иных активов, работ, сервисов;
- являются денежными средствами, уплачиваемыми как аванс в счет тех или иных поставок;
- представляют собой денежные средства, направленные банку в счет погашения кредита.
Вместе с тем, по каждому из перечисленных пунктов можно выделить исключения. Если их зафиксировать, то учет доходов и расходов организации, в свою очередь, уже может быть осуществлен. Так, например, если погашается не основная сумма кредита, а процент по нему, то это уже будут расходы. Аналогичный статус получают денежные транзакции в счет предстоящих поставок тех или иных активов в том случае, если соответствующие ресурсы не были поставлены заказчику. Например - в силу банкротства поставщика.
Основные и прочие доходы
Существуют самые разные подходы к классификации доходов и расходов. Так, распространен подход, по которому первые подразделяются на те, что получены в ходе основной деятельности фирмы, и те, что извлечены как результат прочих активностей. К основным доходам относится выручка, которая получена в силу производства и последующей продажи фирмой своей продукции, оказания услуг, выполнения тех или иных работ. Есть прочие доходы, называемые также внереализационными. Таковыми могут быть предоставление тех или иных активов фирмы в аренду, предоставление патентных прав, финансовое участие в активах других фирм, оформление кредитов другим организациям.
Классификация расходов
Учет доходов и расходов организации в фирме может иметь особенности, исходя из принятых критериев вторых. Подходы здесь могут быть самые разные. По аналогии с доходами, есть классификация, предполагающая отнесение расходов к основным и прочим. Главный критерий их отнесения к первым - издержки соответствующего типа должны быть связаны непосредственно с последующим извлечением прибыли. То есть они предполагают включенность в себестоимость продукции, услуги либо выполняемой работы. Прочие расходы могут быть связаны, к примеру, с издержками, сопровождающими предоставление какому-либо субъекту во временное пользование активов фирмы, уплатой штрафов, неустоек, компенсацией курсовой разницы. Учет прочих доходов и расходов, вместе с тем, не должен быть менее приоритетным, чем соответствующие процедуры, касающиеся основной выручки и издержек.
Важнейший нюанс активностей компании при решении рассматриваемой задачи - определение порядка отнесения расходов к коммерческим и управленческим. Изучим данный аспект подробнее.
Коммерческие и управленческие расходы
Управленческие расходы классифицируются на несколько основных типов. Прежде всего это постоянные издержки, которые не коррелируют с объемами выпуска товаров. Есть расходы, которые, в свою очередь, непосредственно связаны с показателями производства. Коммерческие издержки, в соответствии с распространенным определением - это те, что связаны с продажами товаров, их продвижением на рынке, рекламой, выплатой вознаграждений посредникам.
Основные учетные документы
В каких документах могут фиксироваться доходы и расходы фирмы? Сущность таковых, если говорить о российском бизнесе, равно как и принципы определения доходов и расходов, зафиксирована в законодательных источниках. Учет, о котором идет речь, в общем случае осуществляется предприятиями РФ по бухгалтерским принципам. Учет доходов и расходов российские фирмы осуществляют, заполняя 2 основных документа - бухгалтерский баланс, а также отчет о прибылях и убытках.
В обоих документах, по сути дела, фиксируется величина прибыли, возникшая в результате инвестирования, а также издержки, которые непосредственно связаны с ее формированием. В бухгалтерском балансе фиксируются показатели нераспределенной прибыли, в отчете - главным образом величина чистой, а также реинвестированной. При этом нераспределенная прибыль должна соответствовать разнице между цифрой, получившейся в результате сложения накопленной прибыли в соответствии с балансом в конце и в начале отчетного года.
Учет доходов и расходов предприятия осуществляется в корреляции с исчислением налогов. При этом величина базы по тем или иным сборам чаще всего отличается от показателей прибыли до исчисления налогов. Это может объясняться тем, что в структуре расходов фирмы некоторые фактические издержки могут не учитываться.
Значимость учета доходов и расходов
Учет доходов и расходов ИП, ООО и иных форм хозяйствования важен прежде всего с точки зрения эффективного планирования бизнеса, несмотря на то, что предоставление соответствующих документов предопределяется также законодательными требованиями. Руководство фирмы, исследуя отмеченные выше документы, может наблюдать динамику формирования прибыли на предприятии, прослеживать ее зависимость от темпов инвестирования. Бухгалтерский учет доходов и расходов важен также и для инвесторов, а в ряде случаев - для потенциальных кредиторов, партнеров и клиентов фирмы. Соответствующие источники данных позволяют оценить компанию на предмет устойчивости, эффективности бизнес-модели.
Бухучет: необязателен и желателен
Отметим, что ИП, исходя из текущих требований российского законодательства, могут не формировать бухгалтерского учета. Однако на практике многие предприниматели его ведут, так как отмеченные формы бухучета при грамотном их составлении могут быть исключительно ценным источником данных, отражающих эффективность развития предприятия. В свою очередь, для хозяйственных обществ формирование бухгалтерского учета - предопределяемое положениями источников права обязательство. Однако ценность подобных активностей, как мы отметили выше, значима также и с точки зрения развития бизнеса.
Налоговый учет
Наряду с бухгалтерскими показателями важен также и налоговый учет доходов и расходов. Он предполагает прежде всего отражение тех или иных данных в различных декларациях. Данные документы важны, опять же, в силу требований законодательства. Коммерческие фирмы должны предоставлять декларации в налоговую службу в соответствии с установленной в законах периодичностью. Однако потребность в ведении налогового учета предопределяется не только требованиями законодательства. Обладание информацией, отражающей динамику расходов и доходов, позволяет фирме выбрать оптимальную модель налогообложения. Соотношение выручки и издержек - один из ключевых критериев в этом отношении. По сути дела, все процедуры, которые фиксирует финансовые учет - доходы минус расходы. Однако именно они характеризуют эффективность политики фирмы в части задействования тех или иных налоговых режимов.
Определение подходов к учету доходов и расходов
Порядок учета доходов и расходов в значительной степени определяется самой организацией, несмотря на то, что данные процедуры - требование законодательства. В нормативно-правовых актах закреплены главным образом основные формы, в которых должны фиксироваться необходимые показатели, в ряде случаев - сроки предоставления необходимой отчетности в государственные органы. Основные процедуры, в рамках которых может осуществляться учет, о котором идет речь, определяются на уровне конкретного предприятия. Данный процесс может проходить в корреляции с фактическим содержанием хозяйственных операций, в ходе которых фирма осуществляет инвестирование либо извлекает прибыль.
В числе тех активностей, структура которых определяется преимущественно на основе внутрикорпоративных приоритетов - учет прочих доходов и расходов. Руководство фирмы должно, таким образом, выработать критерии, по которым те или иные издержки либо типы выручки будут относиться к данному типу. Таким образом, бухгалтерский и налоговый учет - процедуры, исключительно важные с точки зрения анализа устойчивости предприятия, оценки эффективности его бизнес-модели. В источниках, относящихся к отмеченным типам учета, фиксируются данные, которые нужны сотрудникам налоговой службы для адекватной оценки уровня платежной дисциплины фирмы - в отношении бюджетных обязательств, а также соответствия ее активностей требованиям закона.
Книга доходов и расходов является отличным помощником для предпринимателей, которые ведут упрощенный учет налогообложения и следят за всеми показателями своей деятельности.
Эта книга поможет вести все учеты по финансовым расходам (в том числе и по налогообложению государству), которые осуществлял самостоятельно предприниматель. Если рассматривать Налоговый Кодекс Российской Федерации, то по его правилам учет доходов и расходов индивидуальными предпринимателями обязан вестись только в специально разработанной книге, в которой будут отображаться все финансовые операции, связанные с бюджетом предприятия. Ну, а выглядеть эта книга должна соответственно утвержденному Министерством финансов РФ образцу, и ее форма на данный момент, начиная с 2004 года, неизменна. Давайте более подробно рассмотрим, что представляет собой книга доходов и расходов ИП, как ведется ее учет в нескольких видах. Также необходимо изучить основные правила ведения и заполнения этой книги.
Что это такое?
Министерство финансов РФ утвердило специально разработанную форму ведения книги, где будет отображаться учет, доход и расход, заполненный в определенных графах и будут соблюдены требования. Первый лист (титульный), являющийся представляющим лицом этого документа, обязан содержать следующую информацию:
- Достоверные данные ФИО главного владельца предприятия.
- Идентификационный номер налогоплательщика, являющегося владельцем предприятия.
- Непосредственный объект, который будет подвергаться налоговому сбору.
- Основная единица измерения сбора.
- Место проживания по прописке основного владельца предприятия.
- Все имеющиеся номера расчетных счетов предприятия.
- Правильное название банка, с которым сотрудничает предприятие.
- Указание даты, когда было выдано уведомление, которое позволяет пользоваться упрощенной системой сбора налогов.
В налоговых организациях нет специальных требований, которые направлены на обязательную регистрацию такой книги, чего не скажешь про Министерство Финансов РФ, где выдвигают подобные условия, связанные с обязательной регистрацией.
Обязательным условием перед использованием этого документа является его проштамповка и прошивка. Этот документ должен на последней странице содержать данные о полном количестве листов, которые обязательно должны заверяться личной подписью индивидуального предпринимателя. И не стоит забывать про наличие специальной печати, которую должен поставить в документ работник налогового учреждения.
Ведение документа налогообложения
Документ обязан содержать в себе абсолютно все операции, которые осуществил индивидуальный предприниматель по расходам и доходам. Книга учета доходов индивидуальных предпринимателей должна предусматривать в себе все имущественное состояние предпринимателя, а также все осуществленные операции по налогообложению за полный период существования.
Стоит отметить, что учет доходов и расходов ИП обязан вестись в рублевом эквиваленте, другие валюты оплаты налога в государстве на нынешнее время не предусмотрены.
Но существуют определенные моменты, которые осуществляются иностранной валютой, это в обязательном порядке должно отображаться в документе. Если используется иностранная валюта, то при записи в документе она должна быть пересчитана на рубли, а пересчет можно осуществить с помощью нынешнего курса на момент перевода в Центральном отделении банка.
Обязательным условием является ведение документа на русском языке. Но в случае занесения записей на иностранном языке должен присутствовать обязательный перевод на русский язык. Книга учета доходов и расходов для ИП должна иметь вид отдельного заполнения для финансовых и хозяйственных операций в случае разнообразных деятельностей одного и того же владельца предприятия.
Если предприниматель занимается деятельностью, направленной на здравоохранение, образование, спорт и культуру, то необходимо заполнять все данные физических и юридических лиц, которым оказывались услуги, связанные с ведением этой документации.
В настоящий момент появилось разрешение, которое связано с ведением электронного вида данного документа. Но обязательным условием при ведении электронного варианта книги является распечатка, когда наступает конец каждого отчетного периода времени.
Еще необходимо помнить, что распечатанная электронная книга должна иметь проштампованный и прошитый вид, где в конце будет содержаться полное количество страниц, которые содержит документ и при этом заверенное личной подписью индивидуального предпринимателя. В этом заключается основная схожесть двух документов.
Если книга доходов и расходов для ИП ведется в электронном формате, то установленного срока сдачи документа в государственные организации налоговых сборов не существует.
В случае допущения опечатки или грубой ошибки предпринимателем в момент заполнения документа необходимо осуществить следующую операцию: аккуратное зачеркивание опечатки с последующим написанием достоверных данных. А вот в электронном варианте книги учета можно поступить следующим образом: запишите неправильную опечатку или строку, в которой была допущена опечатка в программу, и с помощью нажатия знака минус можно внести уже откорректированную или правильную информацию.
При заполнении книги опирайтесь на положенные правила
Законодательство Российской Федерации предусмотрело и утвердило ряд правил, которые обязаны соблюдаться предпринимателем в момент ведения учета книги, где отображены все доходы и расходы ИП. Итак, для каждого человека, который имеет официально зарегистрированное предприятие, являющееся Обществом с Ограниченной Ответственностью (ООО), разработан ряд правил заполнения документации. Это касается и личности, которая является индивидуальным предпринимателем. Основные правила ведения документа налогообложения заключаются в следующем:
- Обязательное внесение доходов, которые подвергаются налоговому сбору. К ряду этих операций могут относиться выполненные услуги или осуществленные работы и товары, которые реализованы на рынке сбыта. Необходимо обращать внимание и на Налоговый Кодекс, в котором прописан ряд продукции, необходимой обязательному занесению, даже если она нереализованная.
- Общая Система Налогообложения (ОСНО) предусматривает вариант, связанный с операцией доходы минус расходы. Но в этом случае необходимо учитывать только облагаемые доходы. Не стоит перечислять в документе ведения учета расходы, которые перечислены в Налоговом Кодексе РФ и отображены в ст. 346.16.
- Ни в коем случае не отображайте информацию об уплаченных платежах. Если вы используете упрощенную систему, то в ней должно быть лишь отображение вычета налога и больше ничего лишнего.
- Стоит учитывать, что все полученные авансы от партнеров тоже облагаются налогом УСН (упрощенная система налогообложения). В случае возвращения покупателем аванса налог значительно уменьшится.
- Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем и используете электронную систему сбора налогов и ведения учета, то не стоит отображать в документе платежи авансов и уплаченных налогов.
- В случае, когда предприниматель, отчитывающийся в учреждении налогового сбора, является посредником, он обязан показывать данные не по всем платежам доходов. Указывается только посредническое вознаграждение.
- В случае принятия УСН расходы должны быть оплачены и приняты поставщиками, но при этом необходимо наличие специального пакета документов, содержащих все накладные и другие документы.
- Получив счет-фактуру, можно определить и включить стоимость расходов.
Вспомогательные моменты заполнения
Помните, что заполнение книги должно осуществляться в конце каждого рабочего дня, если были получены доходы. Не стоит выбрасывать книгу ведения учета после того, как она закончилась или вы в ней осуществили последнюю запись, связанную с работающим предприятием, так как этот документ хранится как образец, подтверждающий финансовую деятельность, на протяжении 3 лет. Это сможет вам помочь, если возникнут неприятные споры или судебные разбирательства с партнерами.
В случае осуществления нескольких деятельностей предприниматель проводит учет только в одной книгу. Потеря книги должна иметь следующие последствия: сообщение об утрате в налоговую службу, восстановление документа на протяжении 90 календарных дней, подача заявления в правоохранительные органы об утрате документа. Необходимо подводить ежемесячные, а также квартальные и годовые итоги в книге учета.
В законодательстве не предусмотрены определенные правила по использованию средств написания информации. Старайтесь использовать одну ручку для заполнения. Бланк титульного листа можно скачать в интернете и с легкостью заполнить самостоятельно.
Книга учета является обязательным документом в ведении расходов и доходов на территории Российской Федерации. Благодаря ведению этого документа предприниматель сможет видеть, как развивается его деятельность.
Как вести учет доходов и расходов ИП при УСН (упрощенной системе налогообложения) в соответствии с законодательством? Порядок учета зависит от выбранных объектов налогообложения — «доходы» или «доходы минус расходы».
ИП с объектом «доходы минус расходы»: как вести учет
Выбор ИП на УСН объектом налогообложения «доходы минус расходы» обязывает ИП вести учет полученной выручки и произведенных затрат. В учете используется кассовый метод (ст. 346.17 НК РФ). Особенности учета дохода:
- Признание доходов от реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав производится в момент получения оплаты.
- Для налогообложения принимается выручка, полученная при ведении обычных видов деятельности, и внереализационный доход.
При подсчете налогооблагаемой базы особое внимание уделяется подтверждению затрат. Расходы должны быть оправданы и подтверждены документально. Для отражения расходов требуется наличие документов первичного учета, подтверждающих их осуществление и оплату.
Отметим важные моменты в учете затрат:
- Признание расходов производится после их фактического осуществления (получения товара, работ, услуг) и оплаты поставщику. В случае, если оплата за закупленные товары (работы, услуги) производится по частям - включить в расходы можно только фактически оплаченную часть приобретенных товаров (работ, услуг). Оставшаяся часть включается в расходы после ее оплаты.
- Списание материальных расходов осуществляется после реализации покупателю товара или продукции, для производства которой использовались ТМЦ.
- Назначением затрат является их использование для ведения деятельности с целью получения дохода.
- Перечень расходов представлен закрытым списком, перечисленным в ст. 346.16 НК РФ.
ИП освобождены от формирования баланса и бухгалтерской отчетности. Обязанности ограничиваются ведением доходов и расходов либо только доходов в зависимости от выбранного объекта налогообложения.
Формы первичного учета используются ИП для подтверждения расходов, уменьшающих облагаемую базу единого налога при ведении УСН. Отсутствие первичной документации не позволяет ИП учитывать расходы при подсчете налогооблагаемой базы и величины единого налога.
Ведение книги учета доходов и расходов
Налоговый учет ИП на УСН ведется с использованием книги учета доходов и расходов (КУДиР) — основного налогового регистра (ст. 346.24 НК РФ) при УСН.
Ведение КУДиР производится с соблюдением условий:
- В книге отражаются доходы в соответствии со ст. 346.15 НК РФ и расходы, поименованные в закрытом списке ст. 346.16 НК РФ.
- Запись производится в хронологическом порядке с выведением итогов на отчетную дату. Данные должны быть подтверждены документально.
- Корректировочная запись (например, по факту возврата от покупателя) выполняется аналогично записи по исходной операции (продаже), но со знаком «минус» в колонке с суммой операции.
- Реквизиты подтверждающих документов отражаются в КУДиР в столбце для внесения информации об основании записи.
- КУДиР за налоговый период формируется полностью, все разделы, даже при наличии незаполненных разделов или отсутствии деятельности.
- Обязательным к заполнению являются все разделы, касающиеся учета доходов и расходов, основных средств, полученного убытка и сумм расходов для снижения налога.
Данные КУДиР используют для определения величины налога по УСН при уплате авансовых платежей и расчете с бюджетом по итогам налогового периода. Сводные показатели КУДиР отражаются в декларации, представляемой налогоплательщиком по итогам года.
Контроль данных производится при налоговой проверке, основными задачами которой являются:
- определение полноты учета доходов и документального подтверждения расходов;
- подтверждение правильности внесения показателей в КУДиР и декларацию;
- выявление точности исчисления единого налога по отчетным и налоговым периодам.
Ведение книги осуществляется в ручной (в бумажном варианте) или электронной форме с последующим выводом на печать. Книга формируется по налоговому годовому периоду, прошивается и заверяется предпринимателем. Для каждого календарного года открывается новая книга вне зависимости от того, велась ли ранее деятельность. Заверять КУДиР в ИФНС не требуется.
Как вести бухучет ИП на УСН с объектом «доходы»
Выбор ИП на УСН объекта «доходы» оправдан при отсутствии расходов для учета и снижения налогооблагаемой базы. Учитываются доходы в виде поступивших денежных средств либо полученные путем погашения задолженности зачетом, переуступкой прав.
Учет расходов ИП не производит. При формировании данных облагаемой базы налогоплательщик:
- Ведет учет первичной документации полученных доходов — кассовых ордеров, выписок расчетного счета.
- Учитывает взносы в фонды, перечисленные с заработной платы работников, выплаты по листкам нетрудоспособности и собственные страховые платежи. Суммы используются для снижения величины налога.
Заполнение КУДиР ведется в строго хронологическом порядке. Если ИП отчисляет фиксированные взносы собственного страхования в конце года, снизить единый налог лицо имеет право только в месяце платежа.
ИП обязан вести документы по учету ОС и НМА. Для амортизируемого имущества производится начисление амортизации. Учет ОС производится в соответствии со ст. 258 НК РФ. Данные основных средств используются для определения соответствия остаточной стоимости лимиту при УСН, при переходе на ОСНО или продаже имущества. Учету подлежат основные средства, участвующие в получении дохода и отвечающие признакам ОС.
Программа для упрощения учета
Автоматизированный учет данных является удобной формой ввода доходов, расходов и формирования отчетности. При использовании программы:
- обеспечивается актуальность требований законодательства;
- производится группировка данных по аналитическому признаку для получения сводов и внутренней отчетности;
- осуществляется автоматический расчет налогов для авансовых платежей и окончательного расчета с бюджетом;
- формируется КУДиР и отчетность в автоматическом режиме на основе введенных данных;
- производится выгрузка данных для дальнейшей передачи в органы контроля.
Программа для помощи ведения учета ИП позволяет не заводить штат специальных работников или снизить трудоемкость обработки данных. Продукт адаптируется для индивидуальных условий деятельности.
Итоги
Упрощенная система, используемая ИП, обязывает учитывать данные для формирования единого налога. Для простоты документооборота и получения безошибочных выходных данных используют специализированную программу.
Я уже длительное время пользуюсь специализированными программами, позволяющими вести свою домашнюю бухгалтерию. Для чего мне это нужно, спросите вы? Лично мне это даёт понять на что и какие суммы я трачу. То есть я могу ориентироваться на что я трачу явно лишние деньги, где возможно сэкономить и где это просто необходимо делать чтобы высвободить средства для действительно важных вещей. В подобные программы вы заносите каждую свою операцию (покупку, например), где указываете сумму и категорию расходов (к примеру — «перекусы»). Затем вы можете за определённый период времени быстро вывести отчёт и легко по нему сориентироваться, на что вы реально тратите лишние деньги и стоило бы придержаться в растратах, а где ваши расходы действительно по плану и необходимы. Тоже самое и с вашими доходами. Можно указать откуда и какой в размере вы получаете доход, а затем анализировать в отчётах, с какого направления сколько денег вы получаете и каков ваш общий доход за тот или иной период времени. Также отчёт покажет, например, не тратите ли вы практически полностью все свои доходы на какую-то ерунду ежемесячно?
Для того чтобы вы поняли суть подобных программ и их полезность, приведу несколько наглядных примеров. Ниже вы видите отчёт из программы о доходах и расходах за выбранный период — месяц:
Отмечу сразу, что все эти данные по дням я забивал в программу для того чтобы показать как пример, и к моим личным данным это не имеет никакого отношения:)
А вот отчёт о расходах по определённой категории «Перекусы»:
Также очень наглядно можно посмотреть на что вы тратите больше всего денег в виде диаграммы:
И последнее — отчёт о доходах за месяц через интернет:
Как видите, всё очень наглядно и понятно. Каждый из таких отчетов за месяц / полгода / год или более может сделать определённые выводы для себя. И ещё многое можно понять о своих финансах при помощи подобных программ.
Мой выбор программы для ведения домашней бухгалтерии
Из бесплатных программ под платформу iOS, куда относятся Айфоны и Айпады, я не смог выбрать ничего. Критерии выбора были примерно такими: программа должна уметь работать с несколькими созданными мной счетами, учитывать доходы и расходы по разным счетам, иметь возможность учитывать займы и самое главное — отображать подробные отчеты во всевозможных вариантах по заданным мной критериям с возможностью гибкой настройки. Также необязательно, но неплохо было бы, чтобы программа позволяла вести учет в разных валютах и конвертировать их по текущим курсам к рублю. Самый главный критерий (детальные отчёты) оказался самым непростым:) Какие-то программы не позволяли учитывать расходы / доходы по указанному мной промежутку времени, какие-то учитывали только расходы без доходов, какие-то не позволяли показывать отчёты только по заданным мной категориям расходов. Более того, большинство программ вроде и являлись бесплатными, но просили деньги за использование каких-то важных функций или после пользования ей определённого количества дней. Все эти варианты я отбрасывал.
А при выборе платной программы для меня важным критерием была разовая оплата на постоянный срок пользования. То есть безо всяких ежемесячных платежей. Моим перечисленным выше критериям не отвечали большинство платных программ.
Перелопатив не мало вариантов, читая отзывы, я в итоге остановился на программе «Личные Финансы ПРО». Построена программа на 1С бухгалтерии и уже по отзывам я сразу понял что функционал её очень неплох, а стоимость была порядка 250-300 рублей за постоянное использование. Версия есть как под iOS, так и под Android, а в марте этого года ожидается выпуск и под Windows.
Вот об этой программе я сегодня вам расскажу и для тех кто выберет её для ведения домашней бухгалтерии, данная статья может оказаться полезной. В принципе, ведение домашней бухгалтерии это процесс фактически аналогичный для всех программ, поэтому поняв, что умеет делать программа и зачем она нужна, вы сможете без труда разобраться и с другими подобными программами.
Как работать с программой «Личные Финансы»?
Саму программу покупаем и скачиваем соответственно либо с Play Market, если планируете пользоваться на устройстве с системой Android, либо с App Store, если будете пользоваться на устройстве с iOS.
На изображении ниже показана программа Личные Финансы в App Store, и в данной статье я буду всё рассказывать и показывать именно на примере для iOS:
После того как установите и запустите программу, в первом же окне необходимо выбрать начальное действие. Поскольку программа ставится впервые и ранее с ней не работали, то нужно выбрать «Перейти к вводу начальных остатков», что подразумевает в начале процесс создания кошельков:
Остальные 2 пункта необходимы в случае если вы хотите загрузить данные для программы, ранее экспортированные, например, с других устройств.
Создание кошельков для учёта денежных средств
При работе с программой, она может постоянно выводить подсказки при посещении каждого из разделов. И выглядят они вот так:
Для того чтобы не видеть эти одинаковые подсказки слишком часто, поставьте галочку «Больше не показывать» и нажмите «Закрыть», после чего подсказки больше появляться не будут.
Программа срезу же откроет окно, где необходимо будет ввести наименование первого кошелька и указать его валюту. Кошелёк это то, где хранятся ваши средства. Как правило, удобно создавать несколько кошельков. Например, я создал себе в программе для учёта 2 кошелька: «наличные деньги + карта банка» и «Электронные деньги». Потому как мне удобно вести учёт отдельно денег, поступающих на карту или мне на руки, а также расходы с рук и карточки, и отдельно поступления и расходы электронных денег в интернете. У каждого могут быть свои предпочтения и выбор того как вести учёт.
Но перед тем как указать наименование кошелька, сразу укажем валюту, нажав на стрелочку в поле «Валюта»:
Программа выдаст ошибку, что необходимо сначала указать основную валюту, в которую будут переводиться другие в случае если средства планируем учитывать в разных валютах:
Нажав «ОК», откроется окно с выбором основной валюты. Помните, что вы можете вести учёт, создав кошельки в разных валютах, не только в рублях. Программа сама будет пересчитывать вам всю общую сумму ваших имеющихся средств в основной валюте по курсу на заданный день.
В открывшемся окне нам нужно выбрать основную валюту. Скорее всего, как и у меня, у вас это будет «Российский Рубль». Чтобы сделать выбранную валюту основной, необходимо выделить сроку с нужной валютой, нажав на неё и удерживая в течение пары секунд, после чего вверху нажать кнопку «Основная»:
Валюта создаваемого кошелька будет указана и теперь впишем ещё и название этого кошелька в строке «Наименование». Группу имеет смысл указывать только если вы собираетесь создать для учёта большое количество кошельков, которые удобно было бы группировать по каким-то признакам. Указав наименование и валюту первого кошелька, кликаем по ссылке «Записать и закрыть», что означает сохранение изменений в программе и закрытие текущего окна:
Далее, если программа открыла сама какое-то новое окно, лучше закрыть его (или несколько окон) чтобы перейти в главное окно программы под названием «Рабочий стол» и оттуда продолжить создание кошельков, если у вас их несколько. Чтобы создать ещё один кошелёк открываем значок «Кошельки» на рабочем столе:
В случае, если вы планируете вести учет только лишь по одному кошельку, который вы уже создали ранее, то сразу переходите к следующему заголовку « ».
В разделе кошельков вы увидите созданный кошелёк, в котором пока ещё нет остатка, поскольку до этого ещё не дошли. Для создания следующего кошелька кликаем по ссылке «Создать» в правом верхнем углу:
Точно также вводим понятное для себя наименование кошелька, выбираем валюту и нажимаем «Записать и закрыть»:
И теперь закрываем текущее окно с кошельками и переходим к вводу остатков денежных средств.
Ввод начальных остатков денежных средств в кошельки
Итак, теперь у нас есть кошельки, по которым программа будет вести учёт потока денежных средств. Следующее, что необходимо сделать — ввести начальные остатки в созданные кошельки. Т.е. это те средства, которые у вас уже имеются на каких-то счетах и на руках.
С рабочего стола программы открываем значок «Начало работы», что является вводом остатков:
В окне ввода остатков нажимаем «Создать»:
В следующем окне выбираем «Ввод остатков денежных средств»:
Выбираем один из кошельков из созданных нами:
Теперь откроется уже непосредственно окно для ввода начального остатка. Сумму можно указать как при помощи кнопок в программе, так и при помощи клавиатуры вашего устройства, которая появится если вы выделите верхнее поле «Сумма». Вводим начальный остаток в выбранный кошелёк, после чего нажимаем «Оk» внизу:
Программа вернёт вас в предыдущее окно, где вы увидите кошелёк, куда добавляли начальный остаток и сумму. Если вы ранее создавали не один кошелёк, то соответственно необходимо добавить начальные остатки и в них тоже, нажав снова кнопку «Добавить»:
Если же кошелёк один, то можно закрывать окно и сразу переходить .
Начав добавление нового остатка, как и прежде, выбираем кошелёк (например, второй — «электронные деньги») и указываем начальную сумму для этого кошелька. В конечном итоге в окне вы увидите уже 2 введённых остатка:
Для того чтобы принять изменения, кликаем по уже знакомой ссылке «Провести и закрыть» справа в верхнем углу.
Вернувшись на главное окно раздела ввода остатков, нажимаем «Закрыть»:
Теперь для того чтобы удостовериться, что наши кошельки точно «наполнены» начальной суммой, перейдите с рабочего стола программы в раздел «Кошельки» и посмотрите, зачислены ли в них указанные суммы:
В моём примере, как видим, всё в порядке и можно теперь переходить к созданию категорий расходов.
Категории расходов (в программе это называется «Статьи расходов») — это то, куда вы регулярно тратите деньги. Например, вы можете создать категорию «Проездной» и каждый раз как тратите деньги на проездные, заносите в данную категорию нужную сумму расхода. Или, например, категория «Бензин». Как заправляете автомобиль, заносите в программу операцию расхода с нужной суммой в категорию «Бензин». Создать можно сколько угодно категорий для вашего же удобства ведения расходов и дальнейшего анализа отчётов.
Для создания статей расходов с рабочего стола открываем раздел «Ст. расхода»:
Создадим свою группу, куда будем помещать все статьи расходов. Для создания группы, нажмите на иконку с изображением папки со знаком «+»:
Указываем наименование группы, например «Мои расходы», которая будет объединять все наши категории расходов и кликаем по ссылке «Записать и закрыть»:
Все создаваемые далее категории расходов удобнее всего заносить в эту созданную группу, чем сейчас и займёмся. Выбираем в окне статей расходов только что созданную группу чтобы программа перешла в неё, после чего нажимаем «Создать»:
В новом окне придумываем и вводим название первой категории расходов в поле «Наименование». Как пример: «Перекусы», «Проезд», «Бензин», «Рестораны», «Кино»:
Нажимаем «Записать и закрыть» для сохранения введённой статьи расходов.
Вернувшись в предыдущее окно, увидите первую только что созданную статью расходов в вашей группе:
Конечно, у каждого из нас категорий (статей) расходов может быть сколько угодно, явно не одна:) Поэтому теперь точно таким же образом вам необходимо добавить все остальные категории ваших расходов, которые вы сразу можете вспомнить. Т.е. снова кликаем по ссылке «Создать», вводим новую категорию, сохраняем её:
И так, соответственно, до тех пор, пока не введёте все категории которые на данный момент укладываются в вашей голове:)
После того как нужные для себя статьи расходов вы создадите, закройте окна создания статей расходов и перейдём к аналогичному процессу — созданию категорий ваших доходов.
Для чего нужны категории (статьи) доходов в программе, вы уже наверное догадались сами. У каждого из нас есть источники дохода, у кого-то один, у кого-то их несколько. Как пример — доход от предприятия в котором вы работаете, доход от какой-то второстепенной работы (например листовки раздавать), доход от какого-то проекта в интернете и всё что угодно. А статьи дохода это и есть, соответственно, ваши источники доходов, которые вы разобьёте по категориям, например: «Зарплата от фирмы», «Доход из интернета» или создадите для удобства любые другие категории. Каждый раз как вы будете получать средства, вам необходимо это зафиксировать в программе, создав операцию дохода в указанную категорию с нужной суммой.
И сейчас займёмся созданием этих самых категорий доходов. На рабочем столе программы открываем иконку «Ст. дохода»:
Как и в случае с расходами, в открывшемся окне уже будет создана одна системная группа, которую мы трогать не будем. Создадим свою группу, куда будем добавлять все статьи (источники) доходов. Нажимаем на маленькую кнопку с изображением папки и значка «+» слева:
Группу можно назвать, например, «Мои доходы». Указываем название в поле «Наименование» и нажимаем «Записать и закрыть»:
Создав группу, открываем её и нажимаем «Создать» для ввода первой статьи дохода:
Придумываем и вводим 1-ю категорию доходов в поле «Наименование» и также сохраняем при помощи «Записать и закрыть»:
Точно также вводим другие источники дохода если они у вас имеются. Т.е. нажимаем «Создать», указываем новый источник дохода и сохраняем:
Теперь, после того как мы занесли в программу нужные статьи расхода и дохода, рассмотрим как вести учёт движения наших средств.
Занесение расхода и дохода в программу
Для чего это необходимо, я думаю итак понятно. Когда вы получаете деньги на какой-то свой счёт или на руки, это необходимо занести в программу как операцию дохода. А если вы на что-то потратили деньги, то это заносим в программу как операцию расхода по указанной категории. В итоге, регулярное ведение такого рода учёта позволит вам в дальнейшем в любое время формировать любые отчёты, в которых будет детально видно какой вы получаете доход и из каких источников, на что тратите деньги и в каких суммах.
Перед тем как мы сможем регулярно заносить доходы и расходы в программу необходимо в настройках указать кошелёк по умолчанию из созданных нами ранее, с которого будут совершаться все операции. Для этого переходим с рабочего стола в раздел «Настройки»:
В окне настроек нажимаем на стрелочку в поле «Кошелёк (по умолч.)»:
Выбираем один из созданных вами кошельков, по которому будет происходить основное движение ваших средств:
После занесения операции расхода / дохода в программу вы всё равно сможете изменить кошелёк, с которого / на который эта операция производилась, если это необходимо.
Теперь, когда кошелёк выбран, в главном окне настроек нажимаем «Записать и закрыть»:
Ну и теперь научимся самому главному для любой подобной программы — заносить доходы и расходы.
Занесение расхода в программу
Для того чтобы произвести операцию расхода в программе нужно открыть раздел «Создать расход» с рабочего стола.
В следующем окне программа просит указать статью (т.е. категорию) расходов, в которую будет занесена данная операция. Т.е. если вы потратили деньги на кино, значит выбирайте соответствующую созданную ранее категорию. Думаю тут всё ясно.
Выбрав статью расхода, указываем сумму которую потратили на данную категорию. Теперь, если мы не хотим менять кошелёк заданный по умолчанию, с которого производим данную операцию, то просто сохраняем изменения кнопкой «Провести и закрыть». Если же нужно указать другой кошелёк для совершения операции, а не тот который был задан в настройках по умолчанию, то нажимаем «Оk» внизу окна:
В первом случае операция будет сразу завершена и программа моментально учтёт списание средств с кошелька, который был ранее задан по умолчанию в настройках программы.
Во втором случае откроется ещё одно окно, где вы сможете выбрать кошелёк для списания средств при помощи стрелочки в поле «Кошелёк» и затем уже подтвердить операцию кнопкой «Провести и закрыть»:
Вот и весь процесс создания расхода. Делается это на самом деле за несколько секунд. Таким же точно образом теперь вы можете регулярно быстро заносить расходы в программу для их учёта.
Ознакомиться со всеми своими ранее проведёнными расходами можно в разделе «Список расходов»:
Занесение дохода в программу
Любой полученный вами доход можно занести в программу совершенно аналогичным образом, как и в случае с занесением расхода.
Для внесения дохода зайдите в раздел «Создать доход»:
В новом окне выбираем одну из ранее созданных категорий дохода, т.е. источник дохода, с которого вы на данный момент получили средства:
Весь список доходов вы можете просмотреть в разделе «Список доходов»:
В окне будут отображены все занесённые вами доходы по датам и на указанные кошельки:
Теперь рассмотрим последнюю очень важную возможность программы — вывод детальных отчётов по заданным временным промежуткам.
Создание детальных отчётов по доходам и расходам
Программа позволяет создавать множество различных отчётов по вашим доходам и расходам за определённые периоды времени.
Перейти к формированию отчётов можно с рабочего стола через соответствующую иконку «Отчёты»:
В следующем окне будет представлен полный список возможных отчётов, который вы можете быстро сформировать в программе:
Например, выбрав пункт «Ведомость доходов и расходов», вы сразу же увидите детальный отчёт по вашим доходам и расходам за весь период времени:
В каждом из формируемых отчётов вы можете задать более гибкие настройки выдачи. Для перехода к настройкам выдачи текущего отчёта, нужно нажать кнопку с изображением шестерёнки в верхней части окна. После этого появится несколько опций для настройки отчёта:
Например, вы можете задать нужный временной период, по которому хотите видеть отчёт, а также указать конкретную группу расходов / доходов, фильтруя тем самым не важную для вас на данный момент информацию по вашим транзакциям.
Таким образом, каждый из отчётов, который может сформировать программа можно настроить под свои потребности. Некоторые из примеров отчётов я показывал в самом начале статьи — вот здесь. Я как раз формировал их через данную программу.
Теперь покажу ещё пару опций в настройках программы, таких как удаление старых операций и загрузка / выгрузка данных программы.
Настройки программы
В настройках программы, помимо выбора кошелька по умолчанию, есть ещё пара полезных опций.
Одна из них — возможность удалить какие-то на ваш взгляд ненужные ранее созданные операции или те, что вы добавили по ошибке. Делается это так:
Вторая полезная функция в настройках — возможность экспорта всех операций вместе с настройками в отдельный файл на устройстве или на онлайн диске Dropbox. О том что такое онлайн-диски вы можете прочитать в статье:
Выгрузка (экспорт) данных программы — это своего рода создание резервной копии на тот случай, если вы случайно что-то сделаете в программе и не сможете исправить. Или же вовсе удалите программу, а затем захотите продолжить ею пользоваться. Либо при помощи экспорта данных вы можете перенести их на другое устройство и загрузить в такую же программу.
Перейдя на вкладку «Файл», будет указано, в какую папку и в какой файл вы можете экспортировать данные. Тоже самое и при импорте. Вы также можете указать имя файла самостоятельно. А ещё ниже показана небольшая инструкция о переносе данных в файле между устройствами Apple.
Экспорт и импорт данных в файл / из файла производится простым нажатием соответствующей кнопки.
Резервирование в Dropbox наиболее удобное и безопасное, поскольку файл с данными не будет храниться на вашем устройстве и тем самым вы его не потеряете, а также не придётся в случае чего вручную копировать файл с устройства на устройство, поскольку достаточно будет только авторизоваться в Dropbox на другом устройстве и загрузить ранее сохранённые данные.
Для возможности резервирования в Dropbox, вам соответственно нужна учётная запись в этом сервисе, создать которую вы можете по ссылке:
После этого, когда появится сообщение об успешно проведённой операции (Надпись «Success!»), закрываем данное окно и возвращаемся на главное окно вкладки Dropbox:
Здесь теперь мы видим внизу 2 кнопки — для загрузки и выгрузки данных и можем быстро произвести необходимое действие через аккаунт в Dropbox:
Ну вот и все наиболее важные функции программы. Есть ещё, конечно, и другие полезные, но рассказать обо всех — это всё равно что написать книгу — руководство по эксплуатации данной программы:) Из других полезных функций отмечу возможность ведения займов и накоплений, что кому-то может оказаться нужным. Информация из данной статьи, я надеюсь, прежде всего поможет читателям понять для чего вообще может быть полезным ведение домашней бухгалтерии, а кто-то сможет лучше разобраться именно с этой программой.
На этом пока всё... Удачи Вам! Пока.
Ведение домашней бухгалтерии является гарантией сохранения достатка в семьях. Контролировать финансы пользователи могут как по старинке, то есть в тетрадях, так и современными способами, путем установки на компьютеры соответствующих приложений. В этом обзоре будет выбрана лучшая программа для учета доходов и расходов.
HomeBank
Бесплатная утилита, позволяющая вести домашнюю бухгалтерию. С помощью этого пользователь может контролировать семейный бюджет, анализировать расходы и т. д. Приложение позволяет импортировать данные из сервиса Quicken и утилит для управления личными средствами. Программа для учета доходов и расходов работает с форматами QIF, QFX, CSV и OFX.
Приходные операции автоматически добавляются в базу данных. Пользователь может прописывать теги и редактировать несколько строк одновременно. Это позволит ускорить работу и упростит процесс ведения расчетов. В приложении можно создавать годовой или месячный план для каждой категории, а также генерировать динамическую отчетность, отражающую текущее финансовое положение. Для наглядности к тексту добавляются диаграммы.
"Семейный бюджет Lite"
Для того чтобы начать работу в этой программе, нужно всего лишь указать доходы и расходы в соответствующих колонках. Все операции выполняются в автоматическом режиме. Данные указываются в нескольких основных категориях. В программе можно вести ежемесячный учет кредитов, вкладов и т. д. При указании названий товаров приложение автоматически подбирает требуемую категорию из списка.
Для создания детального отчета необходимо сделать 1 клик компьютерной мышью. Программа работает с форматами HTML, BMP, TXT, а также MS Word и Excel. При необходимости можно распечатать и сохранить документ. Каждому пользователю, желающему работать с утилитой, нужно зарегистрироваться. Пароль можно установить при запуске программы.
Поиск счетов очень удобен. Пользователь может выполнить настройку выдачи с помощью нескольких фильтров: «товар», «дата» и т. п.
"Бухгалтерия семьи"
Утилита позволяет анализировать и контролировать доходы. Пользователь научится планировать траты и продумывать бюджет. Ему больше не придется вспоминать, куда делись средства, откладываемые на важную покупку. В программе можно вести учет выручки и долгов в различной валюте, анализировать финансовые операции.
Пользователь может не только работать в приложении самостоятельно, но и предоставить доступ другим людям. У каждого участника системы будут свои учетные данные. Программа для учета доходов и расходов создает архивные копии базы, которые сохраняются для последующего восстановления или экспорта в Excel.
CashFly
Это простая и очень удобная для конечного пользователя утилита. Владелец ПК может создавать наглядные многоуровневые структуры и сложные графики, отображающие вводимые данные и прочую важную финансовую информацию. Здесь пользователь найдет адресную книгу, перечень предприятий и личный дневник.
Органайзер позволяет сохранять записи о важных мероприятиях. Утилита была создана для ведения учета доходов в любой валюте, проведения плановых операций и вывода информации на печать. Для ограничения доступа к базе данных пользователю следует установить пароль.
"Домашняя бухгалтерия Lite"
Эта утилита предназначена для ежедневного ведения учета поступающих денежных средств. Пользователь может осуществлять систематизацию личных и семейных расходов. Приложение также понравится владельцам небольших фирм и предприятий. Интерфейс программы учета доходов и расходов ИП простой и понятный. Для работы с утилитой необязательно обладать особыми знаниями в сфере бухгалтерии.
Пользователь может учитывать доходы, расходы и другие операции. В программе нет ограничения на количество счетов. Пользователь может выбирать валюту, корректировать интерфейс под собственные нужды, искать ответы на вопросы в специальной справочной системе. Для начала работы с приложением необходимо ввести логин и пароль.
AbilityCash
С помощью этого приложения можно вести финансовый учет как в домашних условиях, так и в организации. Пользователь получает доступ к большому количеству опций. При этом бесплатная программа учета расходов и доходов не занимает на ПК много места. Интерфейс утилиты достаточно прост. Благодаря этому приложением можно пользоваться без специальных знаний и навыков.
Программа позволяет адаптировать любую функцию. Пользователь может вести отдельный учет по каждой позиции личных расходов. Ему необязательно заносить данные в предложенную категорию. Учет поступающих средств ведется в любой валюте.
С помощью этой утилиты можно составить план денежных поступлений и затрат на любой срок. Программа помогает накопить в указанные сроки нужную сумму денег.
Personal Finances
Еще одно удобное приложение для управления денежными средствами. Разработчики предлагают пользователям загрузить пробную версию программы учета доходов и расходов бесплатно либо приобрести лицензию. Утилита обладает удобным интерфейсом. С помощью демонстрационной базы можно освоить программу в короткие сроки. Приложение позволяет контролировать расходы всех членов семьи, отслеживать банковские депозиты и оплату кредитов, планировать бюджет в разных валютах.
Пользователь может переводить деньги с одного счета на другой, просматривать список долгов, создавать отчеты по выбранным категориям. Утилита была создана для операционных систем Windows и iOS. Приложение также можно запускать с USB-накопителя.
Family Pro 11
Это еще одна платная программа учета доходов и расходов для дома. Разработчики предлагают владельцам ПК загрузить пробную версию утилиты. Это нужно для того, чтобы пользователь имел возможность изучить все опции и понять, будет ли он приобретать лицензию. Интерфейс удобный и понятный. Приложение можно освоить за несколько часов.
Программа для учета доходов и расходов позволяет отслеживать кредитные выплаты, создавать цели, планировать семейный бюджет. Пользователь может сохранять отчеты за указанный период и выполнять синхронизацию с другими устройствами. К недостаткам утилиты следует отнести отсутствие опции добавления категорий.
Вести книгу учета доходов и расходов в программе очень удобно. Для хранения данных достаточно установить утилиту. После этого владелец ПК может начать производить расчеты, одновременно систематизируя доходы и другие финансовые операции.
Выводы
Пользователи, желающие работать с полнофункциональной утилитой, по достоинству оценят приложения HomeBank и CashFly. Программу Family Pro 11 выберут люди, умеющие лаконично вести семейный бюджет.
