تکلیف سفر کاری. اگر کارمند مجری زیرمجموعه مستقیم مدیر نباشد، چگونه وظایف را تعیین کنیم؟ مدیریت وظایف کارکنان برای چه اهدافی ضروری است؟

توانایی تعیین صحیح یک کار به یک کارمند یک مهارت بسیار مهم برای هر مدیر است. این برای مدیریت موثر کسب و کار مهم است. اما این کار آنقدرها هم که در نگاه اول به نظر می رسد ساده نیست. بیایید نحوه انجام صحیح این کار را بررسی کنیم.

برای فرمول بندی صحیح مسئله از معیارهای هوشمند استفاده می شود. یعنی وظیفه باید به وضوح هر یک از این معیارها را برآورده کند.

1. اسخاص - وظیفه باید باشد خاصو روشن

2. مقابل سهل انگاری - کار باید باشد قابل اندازه گیری

3. آقابل انجام - وظیفه باید باشد قابل دستیابییعنی باید منابع لازم اعم از خارجی و داخلی در اختیار آن قرار گیرد

4. آر elevant - وظیفه باید در موقعیت داده شده مناسب باشد، یعنی مربوط.این بدان معناست که تکلیف با شرایط فعلی تناسب دارد، تکمیل این کار، انجام سایر وظایف را به خطر نمی اندازد، یعنی تعادل به هم نمی خورد.

5. تی imebound - وظیفه ای که باید در یک محدودیت زمانی کامل شود. یعنی دقیق داشتن مدت، اصطلاحاجرا، چه در یک تاریخ ثابت یا دربرگیرنده یک دوره معین.

نمونه ای از یک کار SMART که به درستی تنظیم شده است:

وظیفه یک بازاریاب زنجیره ای داروخانه:

برای خرید 300 روبل یا بیشتر از 1 مارس تا 1 آوریل قرعه کشی را در داروخانه برگزار کنید. در نتیجه تبلیغات، میانگین چک در داروخانه باید از 230 به 260 روبل افزایش یابد.

حالا بیایید در مورد راه های ایجاد مشکل صحبت کنیم. سه مورد از آنها وجود دارد: توسط مسئله، بر اساس نتیجه، توسط الگوریتم.

بر اساس موضوع

مدیر مشکل را فرموله می کند، اما به جزئیات در مورد چگونگی حل آن نمی پردازد. این وضعیت کارمند را افزایش می دهد و فرصتی برای آن فراهم می کند رویکرد خلاق. علاوه بر این، باعث صرفه جویی در زمان می شود.

واضح است که پیشرفت کار در این صورت به سختی قابل کنترل خواهد بود و نتیجه آن مشخص نیست. بنابراین، این روش زمانی استفاده می شود که کار به یک کارمند بسیار ماهر که کاملاً به او اعتماد دارید محول شود.

با توجه به نتیجه

شما به عنوان یک رهبر، مشکل را فرموله کنید و بگویید که چه نتیجه ای می خواهید بگیرید. نحوه رسیدن به این نتیجه به عهده خود زیردست است که خودش تصمیم می گیرد. در این صورت، نتیجه روشن است، اما در عین حال استقلال زیردستان توسعه می یابد. در زمان نیز صرفه جویی می شود.

شما باید مدتی را صرف توافق بر سر نتیجه کنید. بنابراین، کارمند شما باید با تجربه و دارای قدرت لازم باشد. و معیارهای نتیجه باید روشن باشد.

طبق الگوریتم

در این مورد، نه تنها مشکل فرموله می شود، بلکه شرح داده می شود نتیجه مطلوب، بلکه به زیردستان نیز ارائه می شود طرح تفصیلیاقدامات.

در این حالت همه چیز واضح و مشخص است و کل فرآیند تکمیل کار به راحتی کنترل می شود. اما زمان زیادی برای تعیین تکلیف صرف می شود، مسئولیت کارمند کاهش می یابد و کمبود خلاقیت وجود دارد. این روش در شرایطی استفاده می‌شود که زیردستان شما صلاحیت‌های پایینی دارد یا کار برای اولین بار انجام می‌شود.

یک وظیفه شایسته و به درستی با یک سیستم کنترل مستقر، به شما کمک می کند تا کارایی مدیریت فرآیندهای تجاری سازمان خود را به میزان قابل توجهی افزایش دهید.

Job Order یک سند مکتوب است که نمونه ای از عملکرد زیر است: سند مشخص شدهبه عنوان مبنایی برای محاسبه میزان زمان کار کارمندی که برای او پرداخت می شود عمل می کند. نمونه گواهی ثبت احوال در مورد سفر کاری را در مقاله مشاهده می کنید: لینک زیر شرح سفر کاری در همان روز است. اطلاعات وارد شده در فرم مشخص شده باید کاملاً مطابق با کارمند سفر تجاری مورد تأیید رئیس شرکت باشد. همزمان با مأموریت رسمی، گواهی سفر برای کارمند صادر می شود. تکلیف شغلی باید اهداف و مقاصدی را که باید توسط کارمندی که به یک سفر کاری اعزام شده است برآورده کند، به تفصیل ثبت کند. بر اساس آن، یک دستور داخلی صادر می شود، یک دستور کتبی برای ارسال به یک سفر کاری. این امر منوط به ثبت اجباری در مجله مناسبی است که توسط خدمات پرسنلی نگهداری می شود.

در حال بارگذاری صفحه

اگر سند را به صورت کتبی تهیه کنید، می توان از چنین مشکلاتی (و بسیاری دیگر) جلوگیری کرد. به همین دلیل است که کارشناسان اکیداً توصیه می کنند که تمام لحظات کلیدی کاری از نظر فعالیت های اداری به صورت کتبی رسمی شود: دستورات یا دستورالعمل ها. تفاوت بین یک سفارش و یک دستور چیست؟
با این حال، تفاوت هایی بین آنها وجود دارد:

• حوزه نفوذ. تفاوت اصلی سفارش و سفارش در این است که یک دستور، روابط حقوقی و فعالیت های اصلی شرکت را تنظیم می کند، در حالی که دستور، مسائل عملیاتی را تنظیم می کند.
• اعتبار. در بیشتر موارد، دستور مربوط به برخی مسائل محلی، تعداد کمی از کارمندان است و برای یک دوره کاملاً محدود و نسبتاً کوتاه معتبر است: تا زمانی که اجرا شود.

سفارش مدیر نمونه

توجه

اگر یادداشتی به رئیس سازمان (یا معاون او) ارائه شود، رئیس سند را امضا می کند واحد ساختاری. یادداشتی خطاب به رئیس اداره به امضای یکی از کارمندان این اداره می رسد. این سندباید شامل مجموعه خاصی از جزئیات ضروری باشد.

تکالیف زمان بندی شده

اطلاعات

چارچوب مقرراتی طبقه بندی برای محاسبه میزان غرامت استفاده می شود. این مبلغ توسط شرکت به کارمند پرداخت می شود تا هزینه های مربوط به سفر کاری را پوشش دهد. از 5 ژانویه سال جاری به اجرا درآمد. هدف از سفر در مأموریت رسمی که توسط رئیس شرکت تعیین می شود تعیین می شود.

صفحه یافت نشد

مهم

سفارش سندی است که به اسناد مدیریت محلی یک شرکت مربوط می شود و به شدت در آن عمل می کند. سفارشات هم در سازمان های بخش تجاری و هم در دولت و موسسات بودجه. FILESدانلود فرم سفارش خالی.docدانلود نمونه ای از پر کردن سفارش.doc شفاهی یا به صورت مکتوبسفارشات؟ برخی از مدیران ترجیح می دهند به صورت شفاهی به زیردستان دستور دهند: از نظر آنها، این باعث صرفه جویی در وقت و حذف کاغذهای اضافی می شود.

بنابراین، یادداشت به مدیریت در مورد موضوع انتخاب شده، با تشریح نتیجه گیری و پیشنهادات (ارتباط عمودی) خطاب می شود. معمولاً هدف از نوشتن آن تمایل به تشویق مدیر برای تصمیم گیری خاص است. این تصمیم در قالب تصمیم یک مدیر رسمیت می یابد.
اما گاهی اوقات یک یادداشت ممکن است صرفاً ماهیت اطلاعاتی داشته باشد. این سند از نظر هدف کاملاً به یادداشت نزدیک است و معمولاً داخلی نیز می باشد. به آدرس سازمان بالاترمعمولا روی سربرگ رسمی سازمان نامه خدمات ارسال می کنند.

در ابتدای یادداشت دلایل یا حقایقی در مورد موضوع مورد علاقه بیان شده است. ممکن است تجزیه و تحلیل انجام شود (شما می توانید از این قسمت صرف نظر کنید). متن یادداشت با بیانیه نتیجه گیری و پیشنهادات تکمیل می شود.

ارسال شده در 19 ژانویه - آیا فکر می کنید این انجمن باید عواقب شکستن دیوار یا کنار زدن کارمندان را برای یک کارمند بررسی کند؟ این چه نوع سندی است؟ چه چیزی او را از رفتن و انتشار بین ضریب منطقه ای ساراتوف باز می دارد که او را به هر جایی فرستاده اند، نه به جایی که واقعاً فرستاده شده است. ارسال شده در 31 دی - آیا چنین عملی بدون استماع خود شهود در قانون مذکور در دادگاه ها تصویب می شود؟ خوب، من هرگز با موقعیتی مواجه نشده ام که در آن یک کارمند قفل شود. در موارد دیگر، کارگر حیله گر، با درک اینکه همه چیز اکنون به کجا می رود، به سادگی محل را ترک می کند.
و بله، اگر تعداد زیادی از آنها در اطراف جمع شده اند، افراد حاضر را دور کنید. و اینجا - شاید آنها آن را خوانده اند، اما من نیمی از آن را نشنیدم، نیمه دوم را متوجه نشدم: تابلو برق okof به نقل قول اول. پیامد معمول "نابودی" متقابل هر دو نشانه است.

نمونه تکلیف کتبی به یک کارمند

در عین حال، هنگام تنظیم یک سند، رعایت استانداردهای خاص کار اداری مربوط به اسناد اداری مهم است. به خصوص:

1. دستور باید باشد
   • یک شماره اختصاص دهید،
   • تاریخ ایجاد آن را تعیین کنید،
   • نام سازمان را بنویسید
2. بیشتر در سند باید نشان دهید
   • توجیه یا مبنای شکل گیری آن،
   • کارمند یا گروهی از کارمندان را که در رابطه با آنها دستور صادر شده است (با ذکر سمت، نام و نام خانوادگی آنها) تعیین کنید.
   • وظایفی که با آن روبرو هستند،
   • مهلت حل و فصل آنها
3. همچنین تعیین یک مسئول برای اجرای سفارش ضروری است (نویسنده سند ممکن است این حق را برای خود محفوظ دارد).

در صورت ضمیمه شدن هر گونه مقاله اضافی به فرم، باید حضور آنها در متن به عنوان پاراگراف جداگانه ذکر شود.
تکلیف رسمی همراه با پیش گزارش و گواهی سفر توسط کارمند به بخش حسابداری شرکت ارائه می شود که در آنجا پرداخت های مربوط به پرداخت محاسبه می شود. گزارش اجرای کار توسط کارمند در ستون 12 فرم Ta باید درج شود شکل مختصرکارهای انجام شده در طول سفر کاری علاوه بر این، کارمند یک گزارش قبلی تهیه می کند.

امضای خود را زیر می گذارد، رمزگشایی می کند و تکلیف رسمی را به رئیس واحدی که نمونه آن است، می دهد. رئیس بخش گزارش کارمند را که توسط کارمند جمع آوری شده است بررسی می کند. سپس بر روی کار نتیجه می نویسد، امضا می کند، تاریخ را می گذارد و مأموریت رسمی را به مقام بالاتر منتقل می کند.

این در 8 ژوئیه سال صادر شد، شماره گذاری شده است.

دانلود نمونه تکلیف کتبی به یک کارمند

نقل قول: پیام Pass1 من چیزی متوجه نشدم؟ در مورد تبعیض - ظاهراً بله. چرا زنده می مانی؟ برای رنگ پوست، تعلق به گروه مذهبی، صنفی، سن، جنسیت و...؟ آن ها بر مبنایی که شما را به عنوان یک کارمند مشخص نمی کند - نه بر اساس کیفیت های تجارییعنی تبعیض اما اگر به دلایلی ویژگی‌های تجاری شما مناسب کارفرما نیست، ممکن است از شما بخواهد که این ویژگی‌ها را "در یک راستا" بیاورید، البته ممکن است کارفرما بخواهد کارمندان را کاهش دهد، اما نمی‌خواهد متحمل اضافی شود هزینه دارد، اما ممکن است به سادگی شما کار خوبی انجام نمی دهید و کارفرما راه دیگری ندارد.

اگر در این مرحله می خواهید در دادگاه ثابت کنید که مورد تبعیض قرار گرفته اید، می ترسم دادگاه از شما حمایت نکند. و در اینجا هر یک از طرفین در دادگاه باید شرایطی را که به آن اشاره می کند اثبات کند.

تفاوت های ظریف در اجرای یک سفارش قانون هیچ الزامی را هم برای محتوای سفارش و هم برای اجرای آن اعمال نمی کند، بنابراین می توان آن را روی یک برگه A4 معمولی یا روی سربرگ شرکت نوشت. متن را می توان در رایانه تایپ کرد یا با دست نوشت (با یک خودکار از هر رنگ تیره، اما نه با مداد). فقط یک نکته باید به شدت رعایت شود: سند باید توسط رئیس سازمان یا شخصی که مجاز به تایید چنین اوراقی است امضا شود.

در عین حال ، نیازی جدی به مهر کردن آن وجود ندارد: این باید فقط زمانی انجام شود که هنجار استفاده از محصولات مهر شده در قوانین قانونی محلی شرکت ذکر شده باشد. دستور مدیریت که به صورت کتبی اجرا می شود باید در ثبت اسناد داخلی ثبت شود.

مفهوم سفر کاری در آن گنجانده شده است ماده 166 قانون کار فدراسیون روسیه. قانون تعریف می کند که این سفر یک کارمند به دستور کارفرما برای مدت معینی برای انجام یک مأموریت رسمی در خارج از محل کار دائم است. فرستادن یک کارمند به یک سفر کاری به آن سادگی که در نگاه اول به نظر می رسد نیست. فقط به نظر می رسد که در یک سازمان تجاری، مدیر با یک کلمه می تواند هر کارمندی را حتی به کولیما بفرستد، اگر ناگهان فکر کند می توان یک قرارداد پرسود در آنجا منعقد کرد. در واقع، همه چیز باید مستند باشد، در غیر این صورت یک سفر کاری نیست، بلکه یک تعطیلات با هزینه شرکت و از سود خواهد بود. از این گذشته ، خدمات مالیاتی فدرال اجازه نمی دهد که هزینه های یک سفر کاری با اسناد نادرست به عنوان هزینه در نظر گرفته شود. به همین دلیل است که لازم است تا حد امکان مسئولانه به تهیه تمام اسناد نزدیک شود و بهتر است هر گونه مقاله "اضافی" را از تکمیل نکردن موارد لازم تهیه کنید. اما اول از همه.

انواع سفرهای کاری و انواع مدارک ثبت آنها

اگرچه در نگاه اول همه سفرهای کاری یکسان هستند، اما هنوز هم می توان آنها را به دو نوع تقسیم کرد:

• برنامه ریزی نشده؛
• برنامه ریزی شده.

بدیهی است که اگر نیاز فوری به تولید ایجاد شده باشد و برخی از کارکنان باید بروند و اوضاع را نجات دهند، دیگر زمانی برای تنظیم اسناد غیر ضروری وجود ندارد. در این صورت می توانید با حداقل مجموعه از پس کار بر بیایید و بر اساس دستور سازمان (که هنوز باید هدف سفر را ذکر کنید) کارمند را بفرستید. این کاملاً قابل قبول است، زیرا نیازی به تهیه یک مأموریت کاری برای یک سفر کاری در سال 2019 نیست. این امر به ویژه در آیین نامه تصویب شده بیان شده است مصوبه دولت شماره ۷۴۹ مورخ ۲۲ مهر ۱۳۸۷(در تاریخ 29 دسامبر 2014 اصلاح شده است). علاوه بر ماموریت رسمی، گواهی سفر نیز اختیاری شده است و از این پس می توان مدت سفر را بر اساس مدارک سفر تعیین کرد.

چنین مینیمالیسم مستند چندان راحت نیست، بنابراین بیشتر کارفرمایان هنوز ترجیح می دهند اسناد را تنظیم کنند، به خصوص اگر سفر برنامه ریزی شده باشد و عجله ای در تهیه آن وجود نداشته باشد. در این حالت ، سرپرست فوری کارگر اعزام شده آینده باید برای او کار تنظیم کند یا یادداشتی بنویسد که بر اساس آن دستور سفر کاری صادر می شود. فرم های استانداردی برای این اسناد وجود دارد که تایید شده است قطعنامه کمیته آمار دولتی روسیه مورخ 5 ژانویه 2004 N 1، بنابراین استفاده از آنها یا توسعه فرم های خود با در نظر گرفتن کاملاً امکان پذیر است ویژگیهای فردیسازمان های.

نمونه تکمیل تکلیف کاری برای سفر کاری

بنابراین، فرم های یکپارچه راحت تر هستند، اگر فقط به این دلیل که از قبل آماده هستند و فقط باید به درستی پر شوند. برای مأموریت رسمی، فرمی ارائه شده است که به آن فرم N T-10a "تکالیف رسمی برای اعزام به سفر کاری و گزارش اجرای آن" می‌گویند. از نام مشخص است که می توانید یک برنامه سفر در آن بنویسید و سپس کارمند اعزام شده در آنجا از اجرای آن گزارش می دهد. از اینجا نتیجه می شود که فرم باید پر شود چهره های مختلفو در زمان متفاوت. ابتدا باید خود کار را کامل کنید. می توانید فرم تعیین تکلیف سفر کاری را در انتهای مقاله دانلود کنید و پس از تکمیل، فرم T-10a به شکل زیر است:

بدیهی است که در اینجا کارمند هنوز کار را انجام نداده است، بنابراین هنوز گزارش را پر نکرده است. بعداً به این موضوع باز خواهیم گشت، اما فعلاً بیایید بفهمیم که هنگام پر کردن فرم به چه نکاتی باید توجه کنیم. گام به گام چیزی شبیه به این خواهد بود:

1. نام سازمان و کد OKPO آن را در بالای فرم T-10a وارد کنید.
2. فرم را در یک ژورنال مخصوص ثبت کنید و به آن شماره سریال اختصاص دهید. به طور معمول، تمام اسناد سفر کاری با هم ثبت می شوند، این امکان را برای سیستم سازی بهتر جریان اسناد پرسنل در مناطق مختلف (استخدام، اخراج، تعطیلات و سفرهای کاری) فراهم می کند. مناسب برای قرار دادن بعد از شماره دیجیتال تعیین نامهبنابراین در مثال بالا "ک" به معنای اسناد سفر است.
3. این شماره را در فرم وارد کنید و تاریخ تهیه آن را نیز مشخص کنید.
4. نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی کارگر اعزام شده و همچنین شماره پرسنل وی را در قسمتی جداگانه ذکر کنید.
5. بعد باید جدول را پر کنید. در ستون سمت چپ باید نام واحد ساختاری کارمند ارسال شده و در دوم - موقعیت او را وارد کنید.
6. ستون سوم حاوی اطلاعاتی در مورد مقصد است. این نام کشور و شهر است، اما هنگام سفر به روسیه کافی است خود را به یک نام شهر محدود کنید. در مرحله بعد، باید نام شرکتی را که کارمند در آن اعزام شده است را مشخص کنید.
7. شما باید تاریخ شروع و پایان سفر را بنویسید و مدت آن را بر حسب روز مشخص کنید. به طور جداگانه، فرم تعداد روزها را بدون در نظر گرفتن جاده نشان می دهد. اساساً، این زمانی است که یک کارمند باید برای تکمیل یک کار صرف کند. زمان سفر بستگی به نوع حمل‌ونقلی دارد که کارمند برای رسیدن به مقصد و بازگشت استفاده می‌کند، به این معنی که برای مثال، اگر بلیط قطار برای تاریخ‌های مورد نیاز وجود نداشته باشد و مسافر تجاری با هواپیما پرواز کند، ممکن است تغییر کند.
8. ستون دیگر (نهم) برای نشان دادن نام سازمانی است که هزینه سفر را پرداخت می کند. از این گذشته ، گاهی اوقات می توان در صورت تمایل به بازدید از یک متخصص خاص ، کارمندی را با هزینه شرکا به سفر فرستاد. در مثال ما، پرداخت کننده خود سازمان کارفرماست.
9. آخرین ستون دهم برای نشان دادن جزئیات (شماره و تاریخ) سندی است که بر اساس آن کار تنظیم شده است. این می تواند یک طرح، یک تفاهم نامه یا یک دستور برای سازمان باشد.
10. در زیر باید فیلدهای مربوط به هدف سفر را پر کنید. بهتر است این را کوتاه نگه دارید زیرا فضای زیادی وجود ندارد. اگر مسافر چندین کار دارد، بهتر است یک لیست شماره گذاری شده تهیه کنید تا متخصص بتواند دنباله دستیابی به وظایف محول شده را تصور کند.
11. پس از تنظیم سند، باید توسط رئیس واحد ساختاری و خود کارمند (که با کار آشنا است) امضا شود. رئیس سازمان پس از تنظیم و صدور دستور مربوطه مبنی بر تأیید تکلیف شغلی و سفر کاری، فرم را تأیید می کند.

در این مرحله می توان قسمت اول پر کردن فرم T-10a را کامل دانست. کارمند اعزام شده خارج می شود، وظایف محول شده را تکمیل می کند و پس از بازگشت نوبت به پر کردن قسمت دوم فرم می رسد. برای این کار، رئیس واحد ساختاری که قبلاً تکلیف رسمی را تنظیم کرده است، باید از کارمند خود بپرسد که این سفر چقدر موفقیت آمیز بوده است. اگر کارمند بخواهد و رئیس موافقت کند و مثال مناسبی وجود داشته باشد، می‌توان گزارش کوتاهی از اتمام مأموریت سفر کاری توسط خود کارمند نوشت. کافی است تمام کارهای انجام شده را فهرست کنید و کامل بودن آنها را نشان دهید. پس از این، مدیر رزومه خود را در مورد نتایج سفر در ستون مربوطه قرار می دهد و سپس آن را امضا می کند. در این مرحله می توان تهیه فرم T-10a را کامل دانست. به هر شکلی می توان مأموریت رسمی را طبق همان اصل تنظیم کرد. هیچ چیز پیچیده ای در مورد آن وجود ندارد.

الگوریتم گام به گام برای واگذاری کار به کارمند

همه مشکلات ناشی از سوء تفاهم است. شما می توانید بهترین تیم جهان را داشته باشید، اما اگر نتوانید وظیفه را به درستی تنظیم کنید، به جای یک خانه روستایی زیبا، در نهایت با سه برج دوقلو و یک سوراخ در بودجه مواجه خواهید شد. از سوی دیگر، استخدام انیشتین و جابز در تیمی از پیک‌ها توصیه نمی‌شود، اما باید وظایفی نیز به آنها محول شود و وظایف نیز باید به موقع و در حد بودجه انجام شود.

مقالات، کتاب ها و ویدئوهای زیادی در مورد تنظیم صحیح وظایف وجود دارد. تعیین اهداف - هنر باستانیهمانطور که حتی حروف پوست درخت غان به ما می گوید.

تمام عکس های موجود در مقاله به جز یکی، آثار شگفت انگیز هنرمند سوئدی سیمون استالنهگ هستند http://www.simonstalenhag.se یک عکس بر اساس " کمیک های ناستنکا "

الگوریتم برای تنظیم وظایف

مرحله مقدماتی

حتی هنگام تعیین یک کار، باید آماده شوید.

• اصلا میشه این کار رو انجام نداد؟
  • شاید کارهای مفیدتر و سودآورتری وجود داشته باشد، اما می توان از عواقب عدم انجام وظیفه مورد نظر چشم پوشی کرد؟ شما باید بتوانید نه تنها به وظایفی که خودتان باید انجام دهید، بلکه به کارهایی که می توانید به آنها محول کنید نیز نه بگویید.
• آیا کارمند تجربه موفق و منظمی در حل مشکلات مشابه دارد؟
  • بسته به پاسخ، نوع/فرکانس کنترل را انتخاب کنید
    • تجربه وجود دارد: می توانید پیشرفت و نتایج را کمی قبل از پایان نظارت کنید.
    • تجربه ای وجود ندارد، یا کمی از آن، یا تجربه چندان موفقی نیست: نظارت با فرکانس معین (فرکانس با اهمیت کار و تجربه کارمند تنظیم می شود) یا در مراحل.
  • بسته به پاسخ و ویژگی های کار، تصمیم گیری می شود که در چه مراحلی و در چه موضوعاتی تصمیم باید با مدیر به توافق برسد.
• آیا کارمند تمام منابع لازم را دارد؟
  • به چه کسی باید اطلاع داده شود که یک کارمند نزد آنها می آید و به کمک نیاز دارد؟
  • آیا نیازی به منصوب شدن مجدد به یک کارمند وجود دارد؟
  • یک کارمند کجا می تواند پیدا کند اطلاعات تکمیلیو آیا اصلا وجود دارد؟
  • در حال حاضر چه وظایفی را انجام می دهد یا در صف قرار دارد؟
  • آیا کارمند وقت کافی دارد؟ (نمی‌خواهید بسوزد یا باتری آن تمام شود، نه؟)
  • اولویت را تعیین کنید وظیفه جدیدنسبت به سایر وظایف

فرمول بندی مسئله

در این مرحله با کارمند صحبت می کنیم.

• ما به طور خلاصه به شما می گوییم که چه کاری باید انجام شود.
  • به جای «چگونه» روی «چی» تمرکز کنید. بسیار تحقیرآمیز است که هنگام رفتن به ماموریت مجبور شوید به پای کدام پای خود گوش دهید.
• ما توضیح می دهیم که چگونه بفهمیم یک کار با موفقیت انجام شده است
  • به گفته SMART، یک هدف باید قابل اندازه گیری باشد. در غیر این صورت می‌توانید تا غروب از حصار حفاری کنید تا دلتان بخواهد. برای اطمینان از اینکه کارمند تحت کمال گرایی قرار نمی گیرد، به طوری که او در نیمه راه متوقف نمی شود، لازم است معیارهای قابل اندازه گیری را بیان کنید که با آن می توان نتیجه گرفت که کار انجام شده و هدف محقق شده است.
• ما مهلت ها را مشخص می کنیم
  • در اینجا ما نه تنها در مورد حجم کار فعلی کارمند و مهلت های واقعی کار، بلکه در مورد قانون پارکینسون نیز به یاد می آوریم: کار حداقل به اندازه زمانی که برای آن اختصاص داده شده انجام می شود. آن ها شما نباید بدون دادن مهلت یا زمان زیاد بخواهید کاری را انجام دهید.
  • شوخی نکنید که ضرب الاجل "دیروز" است. خیلی وقت ها این را جدی می گویند.
• ما اولویت را نسبت به سایر وظایف بیان می کنیم.
• ما هدف از تکمیل کار را بیان می کنیم.
  • آن ها ما به این سوال پاسخ می‌دهیم که "چرا این وظیفه از نقطه نظر بخش / کسب و کار / استراتژی لازم است؟" ما روشن می کنیم که تکمیل این کار برای تکمیل دیگری ضروری است. به عبارت دیگر، ما توضیح می دهیم که انجام موفقیت آمیز یا ناموفق این کار چه پیامدهایی دارد.
  • کارمند باید بفهمد:
    • چرا تکمیل کار مهم است،
    • چه چیزی در آن مهم است و چه چیزی را می توان قربانی کرد،
    • چرا نمی توان آن را انجام داد، اما این راه ارجح است،
    • چرا نمی توانید برای انجام یک کار از آن شخص کمک بخواهید (مثلاً فردی به طور قطعی علاقه ای به انجام آن ندارد) و شخص دیگر برای رسیدن به آن به کیک می زند.

مثال اغراق آمیز وظیفه این است که حصار را با نوارهای زرد و سفید رنگ کنید. کارمند پیشنهاد می کند که حصار باید سرگرم کننده و تازه به نظر برسد تا تیم تمایل بیشتری به کار داشته باشد. قوطی رنگ بنفش پیدا می کند و تصمیم می گیرد خلاقیت و استقلال خود را نشان دهد (رئیس همیشه او را برای این کار تحسین می کند!). اما در واقع، حصار باید به گونه‌ای رنگ شود که ربات‌های کارخانه بتوانند حتی در دید ضعیف در زمستان هسته‌ای متوجه مرز شرکت شوند. علاوه بر این، نوارها باید رنگ های Yandex باشند، نه فوشیا، در غیر این صورت ربات حصار را تشخیص نخواهد داد. می توانید یک تکلیف فنی دقیق برای رنگ آمیزی حصار بنویسید، چندین روز را صرف آن کنید و آن را برای اجرا به کارمند تحویل دهید. یا می توانید به سادگی به کارمند توضیح دهید که چرا باید نرده را رنگ کنید. پس از آن کارمند به طور مستقل اسناد روبات ها را جستجو می کند و متوجه می شود که چه رنگی باید باشد و چرا دید در زمستان هسته ای ضعیف است.

• ایجاد انگیزه در کارمند
  • توضیح می دهیم که در صورت انجام موفقیت آمیز کار، چه مزایایی دریافت خواهد کرد.
  • این لزوما یک پاداش مادی نیست. کارمند به احتمال زیاد در حال حاضر حقوق دریافت می کند. U مردم مختلفعوامل انگیزشی مختلف امیدوارم بدانید چه چیزی الهام بخش کارمندانتان است. در اینجا فقط چند نمونه از عبارات انگیزشی آورده شده است:
    • اگر این کار را انجام دهید، بخش و شما مجبور نخواهید بود در تمام سال با یک پروژه بزرگ و ناخوشایند مبارزه کنید.
    • هیچ کس قبلا این کار را نکرده است، خونسردی خود را نشان دهید
    • به هر حال، همه شرکت کنندگان در پروژه در بالای صفحه مورد توجه قرار خواهند گرفت، بنابراین ما را ناامید نکنید، این به نفع شماست.
• ما به شما کمک می‌کنیم کار را با کارآمدی کامل‌تر انجام دهید (به اشتراک گذاشتن تجربه و اتصالات)
  • چه کسی کمک خواهد کرد و از کجا می توان منابع اضافی را دریافت کرد
  • چه دام هایی می بینید؟
  • حتماً به ما بگویید چه کسی می تواند به جای شما امضا کند، منبعی صادر کند یا اگر شما آنجا نیستید تصمیم بگیرید.
• کنترل و تاییدیه ها
  • در صورت بروز مشکل چه باید کرد
  • تایید شما در چه نقاطی و در چه مراحلی مورد نیاز است؟
    • کارمند باید هر کار دیگری را مستقل انجام دهد.
  • به ما بگویید چه زمانی راحت تر است که با شما تماس بگیریم و توجه داشته باشید که چه زمانی ممکن است در تماس نباشید
  • وضعیت باید هر چند وقت یکبار و در چه قالبی گزارش شود؟
    • مانند "مدیر مرغ دریایی" نباشید، اگر با نظمی کاملاً غیرقابل پیش بینی وارد اتاق شوید، هر کاری را قطع کنید و بپرسید "خوب، چگونه؟"، مطمئناً کارمای شما آسیب می بیند و کارایی کارمندان شما کاهش می یابد. قابل پیش بینی باشید و به توافقات احترام بگذارید.
• بررسی می کنیم که آیا کارمند وظیفه را به درستی درک کرده است؟
  • چگونه آن را انجام خواهید داد (به طور کلی)؟
  • اصل مسئله را با کلمات خود تکرار کنید
    • من کارمندی دارم که وقتی از او پرسیده شد "همه چیز روشن است؟" او خود داوطلبانه بیان مسئله را از زبان خودش بیان می کند. اغلب، او مشکل را واضح تر و واضح تر از خودم بیان می کند. در عین حال، این اصل را نشان می دهد که "یک سوال به درستی طرح شده نیمی از راه حل است."
    • اما ممکن است تعجب کنید که وقتی در مورد یک کار خاص صحبت می کنید، معلوم می شود که کارمند دقیقاً برعکس آن را درک کرده است و شما خودتان باید روی آن کار کنید - در تنظیم صحیح وظایف :)
• مطمئن شوید که همه چیز خوب است
  • سوالی دارید؟
  • برای انجام موفقیت آمیز کار به چه چیزی نیاز دارید؟
  • آیا تضادی با امور جاری وجود دارد؟
    • متأسفانه نمی توان دقیقاً فهمید که یک کارمند چقدر مشغول است.

• کارمندان خود را آموزش دهید که با یک دفترچه یادداشت و خودکار بیایند. هد پایگاه داده بدی است.
• به جای دفترچه یادداشت و دستورات شفاهی، می توانید از سیستم های تنظیم وظایف استفاده کنید. اما شما نمی توانید در آنجا سوال بپرسید. بنابراین بهتر است پس از برقراری ارتباط با کارمند، تکلیف را در آنجا بنویسید.
• زوج کارهای سادهبهتر است آن را در یک سیستم مدیریت پروژه و وظایف قرار دهید.
• بلافاصله پس از تعیین تکلیف، کارمند باید یادداشتی را برای تاریخ نزدیکترین نقطه کنترل در دفتر خاطرات خود قرار دهد. یک کارمند می تواند هر چقدر که می خواهد مسئولیت پذیر باشد. اما زندگی پیچیده است، پس کار خود را انجام دهید - اهداف خود را تعیین کنید، پیشرفت را زیر نظر بگیرید و خطرات را مدیریت کنید. مدیری یا چی؟
• الگوریتم پیشنهادی در واقع شامل یک رویکرد ساده تر برای تنظیم مشکلات است که با نام اختصاری SMART شناخته می شود. رویکرد هوشمند توصیف می کند که یک وظیفه/هدف به درستی تعیین شده باید چه باشد. هر سال این عکس را در صفحه اول برنامه ریز جدیدم می چسبانم:

دو نکته قابل توجه است:

1. سفرهای کاری به دو نوع برنامه ریزی شده و بدون برنامه تقسیم می شوند. نمونه کار سفر که در مورد آن ما در مورد، توسط سرپرست فوری کارمندی که بر اساس برنامه به سفر کاری اعزام می شود تهیه می شود.
2. که در این لحظهآیین نامه مصوب 749 مورخ 22 مهر 1387 دولت (اصلاح شده در 29 دسامبر 2014) الزامی برای اجرای اجباری این سند ندارد. به هر حال برای صدور حکم دلیل لازم است. این اساس به یک یادداشت رسمی یا یک فرم یکپارچه T-10a تبدیل می شود که یک تکلیف رسمی است که نمونه ای از آن در زیر ارائه شده است.

اطلاعات کلی در مورد نحوه تکمیل یک سفارش کار

تعیین تکلیف خدمت بر اساس فرم یکپارچه T-10a و در دو مرحله پر می شود:

1. سربرگ، ستون های 1-11. فرم قبل از صدور دستور اعزام کارمند به سفر کاری پر می شود (به عنوان یک قاعده، این کار توسط خود کارمند انجام می شود).
2. ستون 12. فرم پس از بازگشت کارمند پر می شود (در این مرحله معمولاً فرم توسط مدیر پر می شود).

نمونه کار برای یک سفر کاری

بیایید به تکمیل این سند گام به گام نگاه کنیم.

مرحله اول. یک تکلیف شغلی ایجاد کنید

هدر را پر کنید. نام کامل سازمان و کد OKPO هشت رقمی را در سند وارد می کنیم.

پس از این، یک شماره سریال به سند اختصاص می دهیم. تاریخ فعلی وارد شده است.

در اینجا یک انحراف و توضیح کوتاه لازم است. واقعیت این است که سازمان های مختلف روش های شماره گذاری متفاوتی دارند. اما توصیه می کنیم این قانون را رعایت کنید: جزئیات مأموریت رسمی و دستور سفر باید یکسان باشد. اولا، این از سردرگمی و کار غیر ضروری جلوگیری می کند. و ثانیاً پیوند ناگسستنی دارند، یکی بدون دیگری نمی تواند وجود داشته باشد و از این نظر چنین شماره گذاری موجه است.

نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی کارمندی که به سفر کاری اعزام می شود و شماره پرسنل او را می نویسیم.

حالا بیایید به پر کردن ستون های اصلی برویم.

ستون اول شامل نام واحد ساختاری کارگر اعزام شده است.

دومی حاوی موقعیت این کارمند است.

سومی شامل نام کشور و شهر مقصد است.

چهارمین نام کوتاه سازمانی است که ما کارمند خود را به آن می فرستیم.

در مورد پنجم، اطلاعاتی را در مورد تاریخی که کارمند برای سفر کاری ترک می کند، وارد می کنیم.

ورودی ششم حاوی تاریخ پایان سفر کاری است.

در هفتم تعداد کل روزهای سفر را قرار می دهیم.

در ستون هشتم تعداد روزهای سفر را بدون در نظر گرفتن زمان سفر نشان می دهیم (اگر کارمندی با قطار از سن پترزبورگ به سیکتیوکار آفتابی برود، مدت زمانی که در جاده می گذراند، رفت و برگشت، پنج خواهد بود. روزها، اگر با هواپیما، سپس 2 ساعت آنجا و برگشت).

در نهم اطلاعات مربوط به سازمانی که هزینه سفر کاری را پرداخت می کند را یادداشت می کنیم.

در دهم - اطلاعات در مورد اسنادی که به عنوان مبنایی برای سفر کاری (طرح یا تفاهم نامه) خدمت کرده است.

در ستون یازدهم به طور خلاصه اما مختصر هدف سفر کاری را می نویسیم.

پس از پر کردن ستون های مشخص شده، مدیر سند را امضا می کند، آن را به کارمند معرفی می کند و برای تهیه پیش نویس دستور سفر به بخش پرسنل ارسال می کند. افسران پرسنلی دستور تهیه می کنند و هر دو سند را از رئیس سازمان امضا می کنند.