نمونه هایی از امضا در ایمیل ها: قوانین طراحی، الزامات و توصیه ها. مکاتبات تجاری از طریق ایمیل

اصولاً سؤالاتی در مورد اینکه چگونه و با چه ابزاری می توان ایجاد و ارسال کرد نباید مطرح شود. با این حال، همه آماده نیستند که بلافاصله این کار را در مورد نامه های رسمی شروع کنند، به خصوص زمانی که نویسنده نامه انتظار دریافت پاسخ را دارد. من راز کوچکی از مکاتبات تجاری را به شما می گویم: هرچه شخصیت و سبک نامه سخت تر باشد، شانس پاسخ از طرف گیرنده بیشتر است. در این آموزش، چندین ایمیل نمونه ارائه خواهم کرد که باید به کاربران کمک کند تا در مورد آنها تصمیم بگیرند تیپ خودو در آینده به شایسته ترین وجه درخواست تجدید نظر بنویسید.

ابتدا باید تصمیم بگیریم که نامه ای که می سازیم چه ماهیتی خواهد داشت. من تمام ایمیل های خروجی را به سه نوع اصلی تقسیم می کنم:

• پیشنهاد تجاری
• استعلام کسب و کار
• آدرس دوستانه

بر این اساس، من برای هر سه نوع قالب دارم، هم به صورت فایل های متنی ساده و هم در قالب قالب هایی که برای برنامه های ایمیل خاص طراحی شده اند. بیایید به ترتیب به سراغ هر یک از آنها برویم.

پیشنهاد تجاری

سلام (عصر بخیر)، [نام مخاطب]!

توصیه می شود هنگام برقراری ارتباط، نام را در هر حرفی ذکر کنید، زیرا یک آدرس شخصی فرد را در حالت دوستانه قرار می دهد. با این حال، اگر هنوز نمی توانید نام را پیدا کنید، یک تبریک الگو کافی است.

اجازه دهید یک سرویس جدید (محصول جدید) از شرکت ما [نام شرکت] را به شما معرفی کنم.

اجازه همکاری در زمینه [نام حوزه فعالیت] را بدهم.

در مرحله بعد، به طور خلاصه مزایای پیشنهاد خود را از نظر قیمت یا برخی از آنها شرح دهید ویژگی های کیفی. نکته اصلی این است که زیاده روی نکنید. مگابایت متن، و حتی تکمیل شده با تصاویر روشن و بی معنی، فقط مردم را می ترساند. اگر گیرنده نامه از همان سطرهای اول به پیشنهاد شما علاقه مند باشد، حتما برای اطلاعات تکمیلی با شما تماس خواهد گرفت.

اگر به طور جدی علاقه مند هستید افراد ضروریاولین باری که با ما تماس گرفتید با شما تماس گرفتیم، منطقی است که در مورد دسترسی نه تنها از طریق ایمیل فکر کنید. ایجاد حساب کاربری در خدماتی مانند ICQ واسکایپ. گاهی اوقات تماس با شما از طریق تلفن معمولی برای شخص بسیار آسان تر است، البته اگر با دقت شماره را در امضای خود گذاشته باشید.

چرا باید آدرس ایمیل خود را در امضا کپی کنید، می‌پرسید که آیا به طور خودکار فوروارد می‌شود؟ سرور پست الکترونیکی. قانون اینجا این است که اطلاعات بیش از حد در مکاتبات تجاری هرگز غیر ضروری نیست. بیایید موقعیتی را تصور کنیم که در آن نامه شما توسط شخصی دریافت می شود که به طور بالقوه علاقه ای به پیشنهاد ندارد، یا به سادگی صلاحیت پاسخگویی صحیح به آن را ندارد. پیام دریافتی را به کاربر دیگری ارسال می کند، اما به دلایلی، اطلاعات مربوط به فرستنده واقعی از داده های اضافه شده به طور خودکار از بین می رود، که تماس با شما را دشوار می کند. با این حال، برای تعیین نویسنده نامه و تماس های ضروری او، همیشه نگاه به امضا کافی خواهد بود.

استعلام کسب و کار

سلام بعد از ظهر خوب)!

یا اگر نام مخاطب مشخص باشد، پس (عزیز، [نام، نام خانوادگی])!

لطفاً اطلاعات مربوط به محصول (خدمات) [نام محصول/خدمت] را با شرح مشخصات کامل و کیفیت های رقابتی ارائه دهید.

بر اساس قانون فدرال فدراسیون روسیه [شماره و تاریخ سند]، از شما می خواهم اطلاعاتی را ارائه دهید [اطلاعات لازم برای به دست آوردن را شرح دهید].

همچنین در صورت نقض حقوق شما می توانید با مدیریت یک سرویس خاص در اینترنت تماس بگیرید.

در رابطه با نقض بند [شماره بند در قرارداد کاربر] قرارداد کاربر، یعنی: «[به نقل از متن کامل بند مذکور]»، از شما می‌خواهم که رسیدگی و مجازات‌های مقتضی را علیه مقصر اعمال کنید. مسئول (اگر ما در مورددر مورد کارکنان خدمات)] شخص [سایت (نام سایت)]. لطفاً نتایج بازرسی و تحریم های اعمال شده را به [آدرس ایمیل خودتان] گزارش دهید.

آدرس دوستانه

با سلام (روز بخیر) (سلام)، [نام شخص]!

هنگامی که برای اولین بار به صورت دوستانه با ما تماس می گیرید، یک شاخص خوب کامل بودن پیامک شما خواهد بود. یک متن صحیح و حجیم نشان دهنده علاقه زیاد شما به تماس با فرد مناسب است و میل به پاسخ را برمی انگیزد. فراموش نکنید که گفتگو را با چند سوال اولیه باز کنید.

ایمیل نمونه

احتمالاً همه ما عبارت "از چیزهای کوچک عرق نکنید" را شنیده ایم و در بسیاری از جنبه های زندگی صدق می کند. اما وقتی نوبت به ایمیل‌ها می‌رسد، هر جزئیات کوچکی اهمیت دارد.

قوانین آداب پست الکترونیکی و پست الکترونیکی نشان می دهد که وقتی شخصی پیامی را برای مشتری، شریک تجاری، همکار، مدیر یا آشنای احتمالی ارسال می کند چه چیزی مناسب است و چه چیزی مناسب نیست. آنها به جلوگیری از اشتباهات و سوء تفاهم ها کمک می کنند.

چرا آداب پستی ضروری است؟

تحقیقات نشان می دهد که اشتباهات تاثیر قابل توجهی بر نحوه درک دیگران از یک فرد دارد. در یک آزمایش، شرکت‌کنندگانی که ایمیل‌های حاوی اشتباهات گرامری را می‌خواندند، فکر می‌کردند که نویسنده نسبت به کسانی که همان ایمیل را بدون اشتباه خوانده‌اند، وظیفه‌شناس، باهوش و قابل اعتمادتر است.

در تجربه‌ای دیگر، افراد برای دریافت بودجه درخواست دادند و زمانی که درخواست‌هایشان دارای اشتباهات املایی بود، شرایط کمتری به آنها داده شد.

این تعجب آور نیست. وقتی شخصی نامه ای پر از اشتباه و غلط املایی می خواند، به یکی از دو چیز فکر می کند:

• فرستنده قواعد اولیه املایی و دستور زبان را نمی داند.
• فرستنده آنقدر به پیام اهمیت نمی دهد که قبل از ارسال آن را بررسی کند.

هیچ کدام از اینها مبنای خوبی برای یک رابطه نخواهد بود. برای جلوگیری از این اشتباهات، در اینجا نکاتی در مورد آداب ایمیل وجود دارد که هر حرفه ای (مخصوصاً کسانی که با مشتریان تعامل دارند) باید بدانند و رعایت کنند.

نقطه گذاری

علائم نگارشی زمانی که به درستی استفاده می شود ظریف و در صورت استفاده نادرست آشکار است. شما نباید تصور خود را در مقابل گیرندگان خراب کنید - این قوانین را باید به خاطر بسپارید و به شدت دنبال کنید.

1. نقطه گذاری نهایی

هر خط باید با یک علامت نگارشی نهایی به پایان برسد، یعنی. نقطه، علامت سوال یا علامت تعجب. اگر این علامت را از دست بدهید، به نظر می رسد که فکرتان تمام نشده است.

اشتباه:من با بخش مالی صحبت کردم و آنها توافق را تایید کردند

درست:من با بخش مالی صحبت کردم و آنها توافق را تایید کردند.

از علامت سوال و تعجب باید کم استفاده کرد. اگر علامت سوال بیش از حد در یک حرف وجود داشته باشد، ممکن است به نظر برسد که در حال بازجویی از گیرنده است.

وضعیت شما چیست؟ آیا تا به حال با تیم خود صحبت کرده اید؟ آیا می توانید فردا ظهر تماس بگیرید تا در مورد تغییرات احتمالی صحبت کنیم؟

و اگر زیاده روی کنید علامت تعجب، ممکن است خود را بیش فعال و بیش از حد هیجان زده نشان دهید.

باز هم برای گفتگوی سازنده دیروز متشکرم! خبر خوب: من با بخش مالی صحبت کردم و آنها این معامله را تایید کردند! نمی توانید منتظر همکاری ما باشید!

2. نقطه ویرگول (;)

برای اتصال دو بند مجزا اما مرتبط می توان از نقطه ویرگول استفاده کرد. این همان کاما نیست.

اشتباه:او می تواند فردا با من تماس بگیرد، سپس می تواند جواب من را بدهد.

درست:او فردا می تواند با من تماس بگیرد. سپس او می تواند پاسخ من را بدهد.

3. کاما (،)

یکی از رایج ترین اشتباهات قرار دادن کاما در جایی است که نیازی به آنها نیست. مهمترین قوانین:

هنگام اتصال دو جمله ساده مساوی، یک کاما قبل از یک ربط هماهنگ کننده (و، اما، و، یا، اما) قرار می گیرد.

من سال گذشته با مشتری مشابه و آنها کار کردم نرخ باز شدن افزایش یافته است 20 درصد در ماه

کاما برای جدا کردن آیتم های یک لیست استفاده می شود.

من روی طول ایمیل، خوانایی و محتوا تمرکز کردم.

4. علامت گذاری سلام

چند راه مختلف برای برجسته کردن سلام وجود دارد (خط اول ایمیل که در آن مخاطب با نام مخاطب قرار می گیرد).

اگر نامه رسمی است بهتر است از نقطه استفاده کنید.

خانم فراستی عزیز.

اگر حرف نسبتاً معمولی است، بهتر است از کاما استفاده کنید.

ایای عزیز

و اگر نامه دوستانه است، می توانید از علامت تعجب استفاده کنید.

گرامر

افرادی که زندگی خود را وقف یادگیری دستور زبان نکرده اند (که در واقع درآمد بسیار کمتری نسبت به فروش دارد) به هر طریقی مرتکب اشتباه می شوند. اما هیچ کس متوجه این موضوع نمی شود مگر اینکه از این قانون مرموز نیز مطلع باشد. شما فقط باید از اشتباهات اصلی که بیشتر قابل توجه هستند اجتناب کنید و همه چیز خوب خواهد بود.

به عنوان مثال، شما باید تفاوت بین:

• به/چه می شود
• در نظر/در ذهن
• درباره/روی حساب
• همچنین، نیز/همان، همان
• -تسیا/-تسیا
• به طور کلی / به طور کلی (و به یاد داشته باشید که هیچ کلمه ای "به طور کلی" و "به طور کلی" وجود ندارد)

به عنوان یک ویرایشگر، می‌توانید از ابزارهایی مانند Grammarly استفاده کنید که تمام اشتباهات گرامری و املایی را در زمان واقعی پیدا می‌کند و همچنین یک گزارش هفتگی از روند کلی ارسال می‌کند.

ایموجی در ایمیل ها

می‌توانید اصرار اضافه کردن یک چهره خندان را به یک جمله نسبتاً خشن برای آرام کردن آن یا پایان دادن به یک شوخی با یک شکلک خنده درک کنید.

با این حال، باید از این کار اجتناب شود، مگر اینکه گیرنده قبلاً خود از ایموجی استفاده کرده باشد. تحقیقات نشان می‌دهد که استفاده از شکلک‌ها در ایمیل‌های کاری برای شهرت شما مضر است: آنها باعث می‌شوند فرستنده کم‌صلاحیت به نظر برسد (و به شما کمک نمی‌کنند دوستانه‌تر به نظر برسید).

سرصفحه حروف

خط موضوع باید معنی دار و نسبتا کوتاه باشد. در حالت ایده آل، باید به گیرنده اطلاع دهد که آیا می خواهد ایمیل را باز کند یا خیر.

اشتباه:"سلام"

نامه چه می گوید؟ کاملا غیر قابل درک

درست:“خلاصه تماس در مورد سفارش دسته ای بالش از 02/12”

این عنوان تردیدی در مفاد نامه باقی نمی گذارد.

با درود

در بالا به علامت نگارشی که در احوالپرسی استفاده می شود اشاره شده است. همچنین باید شکلی از احوالپرسی را انتخاب کنید که بسته به گیرنده و رابطه با او می تواند رسمی یا غیر رسمی باشد.

یک سلام ساده و روزمره بهترین است، زیرا لحن دوستانه و آرامی ایجاد می کند و اعتماد به نفس را منتقل می کند.

نمونه هایی از احوالپرسی روزمره:

• سلام
• صبح بخیر [بعد از ظهر، عصر]
• [نام]

اگر این اولین تماس با شخصی است، یا او موقعیت بالاتری را اشغال می کند، باید گزینه رسمی تری را انتخاب کنید.

نمونه هایی از احوالپرسی رسمی:

• عزیز [نام]
• جناب آقای/خانم [نام خانوادگی]

و نمونه هایی از احوالپرسی که حتی به عنوان شوخی هم قابل استفاده نیستند:

• هی!: خیلی غیر رسمی و بی حوصله
• [نام]!: بیش از حد غیرمجاز
• روز خوب: مردم اینطور صحبت نمی کنند
• برای همه افراد مرتبط: خیلی غیرشخصی
• آقا یا خانم عزیز: خیلی قدیمی
• سلام دوست: خیلی ترسناکه
• آقایان: خیلی قدیمی
• همه: خیلی باحاله

پایان یافتن

یک پایان مناسب مکمل لحن و محتوای نامه است. از آنجایی که این آخرین خطی است که گیرنده می خواند، بر برداشت نهایی آنها تأثیر می گذارد.

اگر نامه با لحن ملایم نوشته شده باشد، می تواند با امضای غیررسمی و گرم پایان یابد.

مثلا:

• متشکرم
• بازم ممنون
• بهترین ها
• روز خوبی داشته باشید [روز هفته]
• آخر هفته خوب
• بعدا میبینمت
• می بینمت [فردا، چهارشنبه که برگشتی]
• مشتاقانه منتظر همکاری ما هستیم
• منتظر گفتگوی بعدی ما باشید
• خوشحال میشم نظرتون رو بشنوم

اگر لحن نامه محفوظ تر است، امضا باید مناسب باشد.

مثلا:

• متشکرم
• ممنون بخاطر وقتی که گذاشتید
• روز خوبی داشته باشید [آخر هفته]

در اینجا خطوط نهایی است که نباید استفاده شود:

• ارادتمند: خیلی کهنه
• بهترین ها: خیلی غیر دوستانه
• از ته دلم: خیلی صمیمی
• دلچسب: خیلی غیر طبیعی
• — [نام فرستنده]: خیلی بی ادب

نام گیرنده

شما باید سه بار بررسی کنید که آیا درست نوشته شده است. می توانید نمایه این شخص را در شبکه های اجتماعی باز کنید و مقایسه کنید.

و نام افراد را کوتاه نکنید، مگر اینکه آنها ایمیل های خود را اینگونه امضا کنند. اگر او "میشا" را امضا کرد، می توانید از نام کوتاه شده استفاده کنید. اگر "میخائیل"، پس باید او را بر این اساس خطاب کنید.

حروف بزرگ

هنگام ارسال اس ام اس، در شبکه های اجتماعی یا چت، بسیاری از افراد از حروف بزرگ استفاده نمی کنند. اما هنگام نوشتن یک ایمیل تجاری، ضروری است. به عبارت دیگر، شما باید اولین کلمه را در یک جمله و در اسم های خاص با حروف بزرگ بنویسید.

به عنوان مثال: سگ ها در HubSpot خوش آمدید.

لحن نامه

تنظیم و حفظ لحن مناسب در یک ایمیل فوق العاده دشوار است. تحقیقات نشان می‌دهد که افراد به‌طور قابل‌توجهی بیش از حد تخمین می‌زنند که دریافت‌کنندگان چقدر به درستی تشخیص می‌دهند که لحن آنها طعنه‌آمیز یا جدی بوده است.

در حالی که آنها بر این باور بودند که دریافت کنندگان آن را در 80٪ موارد به درستی دریافت می کنند، رقم واقعی نزدیک به 56٪ بود.

آیا این بدان معنی است که نیمی از ایمیل ها اشتباه تفسیر می شوند؟ خیر اما این بدان معنی است که شما باید کلمات خود را با دقت انتخاب کنید و به این فکر کنید که گیرنده چگونه آنها را درک می کند.

ابتدا باید از عبارات و کلمات با معانی منفی اجتناب کنید. آنها می توانند باعث شوند که فرد بیش از آنچه هست مضطرب، تحریک پذیر یا آشفته به نظر برسد.

مثلا:اشتباهات، مشکلات، شکست، تاخیر، بحران، مشکل، بدشانسی.

دوم اینکه از طعنه استفاده نکنید. احتمال اینکه گیرنده شوخی را نفهمد و تصور فرستنده خراب شود بسیار زیاد است.

مثلا:من از تیمم می‌خواهم که فردا آن را بررسی کنند، اما می‌دانید، هیچ‌کس واقعاً کاری را که جمعه انجام می‌دهد انجام نمی‌دهد.»

ثالثاً حذف صفت و قید با معنای ارزشی ضروری است. وقتی هدف این است که آرام و حرفه ای به نظر برسند، نامه را بیش از حد احساسی جلوه می دهند.

مثال ها:بسیار، واقعا، بسیار، بسیار، جدی، عمیقا

چهارم اینکه می توانید از سبک همکار خود تقلید کنید. پیروی از مثال او تضمین می کند که نویسنده به طور تصادفی او را توهین نمی کند. اگر او پیام های کوتاه و مستقیم می نویسد، باید به طور مشابه پاسخ دهید. اگر او سعی می‌کند با شخصی‌سازی ارتباط را تقویت کند (مثلاً «دیدم تو در برمودا بودی؛ امیدوارم به شما خوش گذشته باشد»)، ارزش دارد که همین کار را انجام دهید.

پنجم اگر شک دارید بهتر است تماس بگیرید. هر زمان که یک مکالمه بالقوه پرتنش دارید، ایده خوبی است که تماس بگیرید یا اسکایپ کنید یا شخصاً با آن شخص ملاقات کنید.

فونت ها و قالب بندی

آیا می خواهید به چشم گیرنده آسیب برسانید؟ فونت های فانتزی رنگ های روشنو قالب بندی اصلی کمک می کند.

بله، این نامه را بسیار به یاد ماندنی تر می کند، اما در عین حال ناآگاهی کامل از هنجارهای ارتباطی را نشان می دهد.

همیشه باید از یک فونت استاندارد استفاده کنید. بدون رنگ جز مشکی فقط اندازه فونت استاندارد بیش از یک کلمه (یا سری از کلمات) را در یک حرف پررنگ یا مورب ننویسید.

هنگامی که متن را کپی و جایگذاری می کنید، باید قالب بندی را پاک کنید. (Command + \ در مک، Ctrl + Shift + N در رایانه شخصی.) اگر این کار را انجام ندهید، متن با بقیه نامه متفاوت به نظر می رسد.

هایپرلینک ها

درج یک URL کامل در یک ایمیل فضای ارزشمندی را اشغال می کند و به نظر کثیف می رسد. در عوض، می توانید یک لینک ایجاد کنید یا یک URL کوتاه شده درج کنید.

اشتباه:به این نگاه کنید: https://site/

درست:نگاهی به.

برنامه های کاربردی

باید در جایی از نامه مشخص کنید که یک پیوست وجود دارد تا گیرنده آن را از دست ندهید.

یک عبارت ساده "من [سند، صفحه گسترده] را برای X پیوست کرده ام" کافی است.

و باید مطمئن شوید که وقتی شخصی به زنجیره ایمیل اضافه می شود، فایل ها را مجدداً پیوست کنید، در غیر این صورت نمی تواند آنها را ببیند.

امضای نامه

یک امضای بد می تواند واقعاً برای شهرت شما مضر باشد. حتی اگر شیواترین و متقاعد کننده ترین نامه دنیا را بنویسید، با امضای بد، آماتور به نظر می رسد.

شایان ذکر است که کوچکتر بهتر است امضای نسبتاً کوچک، ساده و محدود باشد. جایی برای نقل قول الهام بخش مورد علاقه شما، پرتره یا لیست کاملمخاطب. در حالت ایده آل، امضا باید شامل نام، موقعیت، شماره تلفن و/یا وب سایت شرکت باشد.

فیلدهای حروف

به چه کسی:این قسمت ساده است: آدرس ایمیل شخصی که می خواهید با آن تماس بگیرید.

کپی 🀄:اگر می‌خواهید به شخص دیگری متصل شوید، باید آدرس او را در اینجا اضافه کنید. این اساساً به این معنی است: "هی، این را بخوانید، اما نیازی نیست که پاسخ دهید."

این گزینه زمانی مورد نیاز است که ایمیل حاوی اطلاعات مرتبط باشد یا باید شخص دیگری را با گیرنده واقعی مرتبط کنید.

کپی کربن کور (BCC):این ویژگی همچنین مخاطب را در یک آدرس ایمیل کپی می کند، اما هیچ کس به جز گیرنده نمی بیند که ایمیل را دریافت کرده است. به عبارت دیگر، اگر شما نامه ای به مایکل اسکات و بی سی سی جیم هالپرت بفرستید، مایکل نمی داند که جیم نیز آن را دریافت کرده است.

چرا از BCC استفاده کنیم؟

برای مخفی کردن آدرس های ایمیل از این ویژگی می توان برای مخفی نگه داشتن ایمیل شخصی از دیگران استفاده کرد. برای مثال، اگر در حال ارسال ایمیل برای گروهی از افراد در مورد یک رویداد آینده هستید، ممکن است BCC را برای همه ایمیل‌ها انتخاب کنید تا مجبور نباشید آدرس ایمیل افراد دیگر را بدون اجازه به اشتراک بگذارید.

برای اطلاعات کلی: BCC به شخصی که در موضوع گنجانده نشده است اجازه می دهد پیام را ببیند.

شکل خوب: BCC به شما امکان می دهد مودبانه افراد را از زنجیره های ایمیل حذف کنید. به عنوان مثال، اگر رئیسی در حال معرفی شخصی به کسی باشد، خوب است که رئیس را به BCC بازگرداند. این نشان می‌دهد که شخص بدون اینکه صندوق ورودی را با جریانی از ایمیل‌ها به جلو و عقب پر کند، پاسخ داد.

"پاسخ" در مقابل "پاسخ به همه"

پاسخ:این گزینه به شما امکان می دهد مستقیماً به شخصی که آخرین ایمیل را ارسال کرده است پاسخ دهید. اگر مستقیماً به اولین پیام پاسخ دهید، پاسخ به فرستنده اصلی ایمیل خواهد رفت. اما اگر به ایمیل شخص دیگری در زنجیره پاسخ دهید، پاسخ فقط به آن شخص خواهد رسید.

پاسخ به همه:هنگامی که این گزینه را انتخاب می کنید، پاسخ برای همه کسانی که آدرس آنها در قسمت های "به" یا "Cc" است ارسال می شود. این برای انتقال اطلاعاتی که به همه مربوط می شود مفید است.

اگر شک دارید، بهتر است "پاسخ" را انتخاب کنید. شما نباید آدم مزاحمی باشید.

ارسال نامه ها

برای حفظ آداب پستی، هنگام ارسال باید چندین قانون را رعایت کنید:

برخی از ایمیل ها برای فوروارد شدن در نظر گرفته نشده اند. اگر مخاطبی در حال انتقال اطلاعات شخصی یا حساس است، چنین ایمیل‌هایی باید با دقت فراوان ارسال شوند.

هنگام فوروارد یک رشته ایمیل طولانی، تمرین خوبی است که آنچه را که در ایمیل‌ها بحث می‌شود خلاصه کنید تا گیرنده بداند دقیقاً چه چیزی از او می‌خواهد. هیچ چیز بدتر از دریافت یک زنجیره 50 ایمیلی با یادداشتی نیست که به سادگی می گوید "به زیر نگاه کنید".

برای اینکه یک ایمیل فوروارد شده یک زنجیره ایمیل جدید را شروع کنید (به جای اینکه بخشی از موضوع فعلی باشید)، فقط باید نظر خود را در موضوع عنوان کنید.

خط موضوع تاپیک جدید: به این نگاه کنید! Fw: یادداشت های روز سه شنبه

زمان پاسخ

همه صندوق‌های ورودی و برنامه‌های شلوغ زیادی دارند، بنابراین همیشه نمی‌توان فوراً به یک ایمیل پاسخ داد. زمان پاسخ مناسب از فردی به فرد دیگر متفاوت است:

اعضای تیم مستقیم:ظرف 12 ساعت پاسخ دهید. تیم باید سریع و کارآمد کار کند. علاوه بر این، بیشتر نامه ها مربوط به مسائل عملیاتی است.

همکاران مشترک:برای سایر کارمندان زمان پاسخگویی 24 ساعت است. نمی توانید در این بازه زمانی پاسخ دهید؟ باید به آنها اطلاع دهید که نامه خوانده شده و تا زمان X پاسخ آن آماده خواهد شد.

مخاطبین خارجی:مگر اینکه ایمیلی به‌عنوان فوری علامت‌گذاری شود یا ایمیلی که باید در اسرع وقت به آن پاسخ داده شود، زمان مناسب برای پاسخ‌دهی پایان هفته‌ای است که ایمیل دریافت می‌شود - برای مثال، اگر در روز سه‌شنبه دریافت شده باشد، شما باید تا جمعه آن هفته پاسخ دهد. برای مخاطبین با ارزش بالا، زمان پاسخ 24 ساعت است.

هنگام دوری از محل کار پاسخ می دهد

اگر کارمند در دسترس نباشد مدت زمان طولانی، پاسخ خودکار OOO (خارج از دفتر) به شما اطلاع می دهد که تا تاریخ بازگشت به دفتر نمی تواند به پیام پاسخ دهد.

گزینه های خوب و بد برای پاسخ LLC:

• خوب: از مدت زمانی که کارمند در دسترس نخواهد بود صحبت کنید.
• بد: یک پاسخ LLC برای یک روز ایجاد کنید.
• خوب: به کارمند دیگری پیشنهاد دهید که برای مسائل فوری تماس بگیرد.
• بد: عدم اطلاع این همکار مبنی بر اینکه در پاسخ LLC گنجانده شده است.
• خوب: «LLC» را در موضوع ایمیل خود قرار دهید تا افراد بتوانند به راحتی پاسخ خودکار را شناسایی کنند.
• بد: جزئیات بیشتر از حد لازم را درج کنید، مانند اینکه کارمند دقیقاً تعطیلات خود را کجا می گذراند.

اگر کارمندی برای مدت طولانی مرخصی می گیرد، ممکن است در موقعیت هایی که واقعاً فوری هستند و نیاز به توجه دارند، کانالی برای برقراری ارتباط بگذارید.

ارسال از گوشی شما

شما نباید «نوشتن از تلفن من» یا «نوشته شده در تلفن من» را اضافه کنید - لطفاً هرگونه اشتباه تایپی را ببخشید. بسیاری از مردم از این به عنوان بهانه ای برای تنبلی استفاده می کنند تا قبل از کلیک بر روی "ارسال" نامه را دوباره نخوانند.

نحوه صحیح نوشتن نامه های ایمیل - آداب ایمیل

نحوه صحیح نوشتن ایمیل

هر روز ده ها ایمیل دریافت می کنم و به آنها پاسخ می دهم. بنابراین، می توانم نتیجه بگیرم که چند قانون ساده برای بسیاری بسیار مفید خواهد بود و به درک نحوه صحیح نوشتن ایمیل کمک می کند.

صندوق پستی جداگانه برای مکاتبات شخصی و تجاری ایجاد کنید. در غیر این صورت دیر یا زود اطلاعات شخصی خود را که قصد اشتراک گذاری آن را نداشتید به طرف مقابل یا همکار خود ارسال می کنید.

بررسی پست تجاریحداقل 2 بار در روز گاهی اوقات ایمیلی می نویسید که نیاز به پاسخ سریع دارد و پاسخ آن "سکوت" است. اگر وقت دارید فورا جواب دهید. شاید آنها منتظر اطلاعات مهم شما هستند و شما خوب می شوید - "تعداد" بزرگی از نامه های خوانده نشده وجود نخواهد داشت.

مخاطب وارد شده در قسمت "به" به نامه پاسخ می دهد. اگر مخاطب در قسمت "کپی" مشخص شده باشد، معمولاً نامه را برای اطلاعات ارسال نمی کند.

همیشه قسمت موضوع را پر کنید. این بسیار مهم است. مردم یک ارزیابی اولیه در مورد موضوع انجام می دهند - آیا ارزش خواندن را دارد یا اینکه آیا بلافاصله ایمیل را حذف کنید. اگر آدرس برای گیرنده ناشناخته باشد، موضوع باید علاقه به خواندن نامه را برانگیزد. از این رو قانون - خط موضوع باید تقریباً از 3-4 کلمه تشکیل شده باشد، جذاب باشد و محتوای نامه را منعکس کند. مثال های بد از موضوعات: "سوال"، "نامه"، "فوری".

نحوه نوشتن متن ایمیل

نامه خود را با یک تبریک شروع کنید. برای مکاتبات تجاری، "سلام، آقای زالیخواتسکی عزیز" یا "عصر بخیر، آلنا ایگوروونای عزیز" چیزی است که نیاز دارید. می توان پیام را با "با احترام، ..." سنتی پایان داد.

اگر برای مخاطب آشنا نیستید، پس هدف درخواست تجدیدنظر خود را مشخص کنید ("... من تبلیغ شما را آنجا دیدم، شما علاقه مند به دریافت چیزی هستید، می توانم ارائه دهم ...").

در وقت خود و دیگران صرفه جویی کنید - به طور خلاصه بنویسید، اما به تمام سوالات مطرح شده در ایمیل با استفاده از نقل قول های منطقی پاسخ دهید. نقل قول های طولانی را کوتاه کنید، پاسخ شما نباید خیلی کوتاه تر از نقل قول باشد. هنگام نقل قول کامل، متن شما باید در ابتدای نامه باشد.

متن نباید یک "برگ" طولانی باشد. برای درک بهتر اطلاعات، هر موضوع پیام خود را با یک خط خالی (آنها به عنوان پاراگراف عمل می کنند) جدا کنید.

جزئیات کوچک را در نامه وارد نکنید - فایل های پیوست شده یا پیوندهایی به مواد مفیدبا نظرات در متن اگر نیاز به ارسال یک فایل rar یا zip پیوست شده دارید، در متن پیام در این مورد هشدار دهید (تا فکر نکنند ویروس است).

گذاشتن امضا در ایمیل - حداکثر 4-6 خط - الزامی است. مطمئناً باید شامل نام (نام خانوادگی، اگر می‌خواهید به این صورت با شما خطاب شود) و نام خانوادگی شما باشد، همچنین می‌توانید موقعیت، نام شرکت و وب‌سایت، شماره تلفن تماس، آدرس ایمیل و سایر راه‌های ارتباط با شما را نیز مشخص کنید.

نمونه امضا در ایمیل:

خالصانه،

اوگنیا پولوسا

kontakt @delo-ved.ru

بررسی نهایی ایمیل

هرچه پیام مهمتر باشد ، زمان بیشتری را به بررسی اختصاص می دهیم - عدم وجود اشتباهات املایی و نقطه گذاری ، دقت و وضوح عبارات ، ساختار منطقی متن.

ما کنترل می کنیم - ابتدای جملات و نام های مناسب با یک حرف بزرگ شروع می شود، فاصله بین کلمات لازم است. با استفاده از حروف بزرگ و علائم نگارشی برای تأکید (مثلاً فوری.) تصور بدی ایجاد می شود. بسیاری از افراد میزان تأثیر منفی ناشی از وجود این کاستی ها را دست کم می گیرند.

و در نهایت، ارزیابی کنید که چه چیزی سودآورتر است و در وقت شما صرفه جویی می کند: یک تماس تلفنی اضافی برقرار کنید و برخی از مسائل سریعتر حل می شود، یا زمان طولانی را صرف تایپ متن یک ایمیل کنید تا به تایید اسنادی تعامل نیاز داشته باشید.

اوگنیا پولوسا

** اگر به کمک حقوقی نیاز دارید، هم اکنون یک مشاوره آنلاین دریافت کنید.

با تشکر از شما برای اضافه کردن این مقاله به:

رئیس اداره خوش اخلاقی

امضا بخشی جدایی ناپذیر از نامه است و نه مجموعه ای بی معنی از بایت های یکسان که هزاران بار ارسال شده است. نوشته شده است نه برای نشان دادن اینکه نامه از طرف چه کسی است (این مورد از قبل در پست کننده قابل مشاهده است)، بلکه برای قرار دادن یک نقطه معنایی در متن نوشته شده است. در مکاتبات سریع، نامه های فردی به هیچ وجه امضا نمی شود، همانطور که احوالپرسی تکرار نمی شود.

اطلاعات مربوط به فرستنده در یک فیلد جداگانه از نامه است که ارسال کننده می تواند آن را به درستی تفسیر کند. یک پانل ویژه به راحتی اطلاعات مربوط به فرستنده، از جمله موقعیت و موقعیت او را نمایش می دهد تلفن همراهو شماره ICQ.

برای تعالی چه کاری می توان انجام داد؟ با گذاشتن تنها نام و وب سایتی که سایر اطلاعات تماس را می توان در امضای خودکار قرار داد، نویز را به حداقل برسانید. و اصلاح امضا را در مواردی که مناسب است فراموش نکنید.

ایلیا بیرمن، artgorbunov.ru

صفحه اصلی > ما خودمان یاد می گیریم و این کار را انجام می دهیم > به درستی می نویسیم، پاسخ می دهیم، ایمیل ها را فوروارد می کنیم

06/12/2011 // سرگئی

پس از خواندن این مقاله، می توانید به طور موثرتری کسب و کار خود را در اینترنت توسعه دهید، از مکاتبات ایمیلی با نامزدها، شرکا و فقط افرادی که می شناسید استفاده کنید. پیام های درست نوشته شده شما را به عنوان یک فرد جدی و کارآفرین معرفی می کند.

آنها شما را از طریق صابون ملاقات می کنند و شما را از طریق ذهن دور می کنند.

در سال 2003، من شروع به استفاده از اینترنت برای توسعه تجارت خود کردم. در یکی از جلسات در سیستم پشتیبانی از کارآفرینان، یک تاجر که در زمینه توسعه خدمات برای تجارت اینترنتی سروکار داشت، کتابی را توصیه کرد که به همه کسانی که به توسعه اینترنت علاقه دارند کمک می کند تا بفهمند: - چگونه از اینترنت برای توسعه تجارت مستقل خود استفاده کنند.

همه کسانی که مسیر پیشرفت را در اینترنت طی می کنند، مجبور به استفاده از ایمیل (صابون، از کلمه ایمیل) هستند. بسیاری از افرادی که با یکدیگر مکاتبه می کنند فکر می کنند که اگر یک همکار واقعی در مقابل شما نباشد، می توانید همه چیز را مطابق این اصل بنویسید که من می بینم همان چیزی است که من می خوانم. این یک تصور اشتباه بزرگ است. پیام ایمیل شما، در بیشتر موارد، دقیقاً همانطور که در پیام انجام داده اید، مخاطب را به شما می گوید و به شما معرفی می کند، پس از آن هیچ شانس دومی برای Impact وجود نخواهد داشت.

بنابراین، نباید از قوانینی غافل شوید که به شما کمک می کند احترام به دست آورید، تجارت خود را افزایش دهید و شهرت تجاری. این به شما مشتریان و فروش بیشتری می دهد که تأثیر مثبتی بر درآمد و رشد کسب و کار شما خواهد داشت.

شما ممکن است این قوانین را با مسئولیت خود نادیده بگیرید. اکثر بازرگانان آنها را به عنوان یک هنجار در نظر گرفتند. اگر می خواهید با تاجران کار کنید، طبق قوانین آنها بازی کنید. خیر این کار شماست

وینس ایمری "چگونه در اینترنت تجارت کنیم" ویرایش دوم.

این کتاب چندین تجدید چاپ داشته است، و بسیاری از آنچه در آنجا نوشته شده است، دیگر نمی تواند برای کارآفرینان اعمال شود، زیرا اینترنت و فناوری بسیار پیشرفت کرده اند.

با این حال، مبانی بدون تغییر باقی ماند. برای کاربران باتجربه اینترنت و ایمیل ممکن است ذکر برخی از ویژگی های اینترنت از سال 2000 تا 2005 خنده دار باشد.

صرف نظر از اینکه آیا از منابع جایگزین ارتباطی استفاده می شود، پست ویدئویی، پست صوتی... نامه ها به صورت متنی از طریق ایمیل در بیشتر موارد راه اصلی ارتباط بین افرادی که با استفاده از اینترنت تجارت می کنند بوده، هستند و خواهند بود.

هدف این مقاله بحث در مورد چگونگی گذشته نیست، بلکه یادآوری چگونگی کار صحیح با ایمیل امروز و بهره مندی از مزایای بیشتر در ارتباطات و تجارت است.

ما به یاد می آوریم، مطالعه می کنیم، اعمال می کنیم.

وینس ایمری در کتاب خود چگونه کسب و کار را در اینترنت راه اندازی کنیم، توصیه می کند: ده فرمان یک کاربر ایمیل

این قوانین ساده را یاد بگیرید. و نمونه هایی از نوشتن ایمیل، قوانین آداب ایمیل.

اینترنت بیش از 25 سال است که وجود دارد. مانند هر جامعه دیگری، شبکه قوانین رفتاری خاصی را در این مدت ایجاد کرده است. قوانین استفاده از ایمیل بسیار ساده است و اگر حداقل دو یا سه ماه با ایمیل کار کنید، متوجه خواهید شد که آنها تجسم عقل سلیم هستند.

قواعد رفتاری در اینترنت را نتیکت می نامند. اینترنت روش‌های خاص خود را برای برخورد با ناقضان قوانین دارد، از روش‌های رادیکالی مانند حمله‌های شعله‌ور و پستی، که ناقضان فاحش قوانین را مجازات می‌کند، و با تعدادی از اقدامات کمتر شدید برای ناقضان جزئی خاتمه می‌یابد. با زیر پا گذاشتن قوانین نت، خطر از دست دادن مشتریان، کسب شهرت بد، حذف شدن از لیست های پستی و از دست دادن دسترسی به کمک های فنی و مشاوره را دارید.

موفقیت شرکت شما در اینترنت مستقیماً با رعایت قوانین ساده آداب معاشرت مرتبط است. فهرست شده در زیر ده مورد از آنها است قوانین مهمدستورالعمل هایی که باید هنگام کار با ایمیل رعایت کنید.

1. "زباله" نفرستید

اصطلاح هرزنامه (ارسال پیام های تبلیغاتی ناخواسته - ناخواسته) از طرحی شناخته شده در بریتانیا توسط گروه کمیک مونتی پایتون سرچشمه می گیرد. طرح طرح بر اساس این واقعیت است که تمام غذاهای موجود در منوی یکی از رستوران ها را شامل می شود گوشت خرد شده"هرزنامه" - صرف نظر از ماهیت ظروف و خواسته های بازدیدکنندگان.

تحت هیچ شرایطی نباید مطالب تبلیغاتی خود را برای افرادی که از شما درخواست نکرده اند ارسال کنید. به یاد داشته باشید که برخی از کاربران باید هزینه پیام هایی را که از طریق اینترنت دریافت می کنند پرداخت کنند. کاربری که به طور غیرمنتظره چنین گوشت چرخ کرده ای را از طریق اینترنت دریافت می کند، احساس می کند شخصی که از او جدا شده اید. میز غذاخورییک تماس تلفنی (با پرداخت هزینه خود) و پیشنهاد خرید چیزی که مشخصاً به او نیاز نداشت.

هنگام ارسال زباله، باید آماده باشید که هدف حملات شعله ور و پستی قرار بگیرید. فکس شما توسط جریانی از پیام های عصبانی مسدود می شود و خطوط تلفندائما مشغول است (تلفن را می توان طوری برنامه ریزی کرد که دائماً همان شماره را شماره گیری کند - به اصطلاح حالت "شماره گیری خودکار"). مشتریان بالقوه نمی توانند با شما تماس بگیرند مشتریان معمولیدور شوید، شرکت شما از دسترسی به کنفرانس از راه دور محروم خواهد شد و حتی ممکن است که ISP شما از دسترسی شما به اینترنت جلوگیری کند.

اگر قصد دارید یک پیام ایمیل ارسال کنید که حتی از راه دور شبیه یک تبلیغ است، آن را فقط برای کاربرانی ارسال کنید که از شما خواسته اند مشابه آن را ارسال کنید.

اگر از طرف یک شرکت نامه می نویسید، مراقب لحن خود باشید و رسوایی نکنید. اگر کسی سعی کرد با ما دعوا کند، از دعوا حمایت نکنید. هیچ استثنایی برای این قانون وجود ندارد. نقطه.

در طول مکالمه تلفنی، طرف مقابل چهره شما را نمی بیند، اما روحیه شما را به خوبی درک می کند. چرا؟ زیرا فردی که در آن سوی خط قرار دارد، آهنگ های شما را می شنود. ایمیل لحن کلمات سازنده متن را منتقل نمی کند و این اغلب منجر به انواع سوء تفاهم ها و درگیری ها می شود.

یکی از برنامه نویسان باتجربه انتشارات Computer Literacy Bookshops به طور مداوم دستورالعمل های نحوه استفاده از آن را برای مدیران فروشگاه ارسال می کرد. نرم افزار. به نظر او این دستورالعمل ها با دقت و اختصار متمایز می شوند. با این حال، دریافت کنندگان آنها را بی ادب و حتی توهین آمیز می دانستند. یکی از آنها در مورد این موضوع با برنامه نویس صحبت کرد، در نتیجه کلمات Be so kind در یکی از دستورالعمل هایی که او ارسال کرد ظاهر شد.

عبارت عالی! او جهت را به نصیحت دوستانه تبدیل می کند. من نیز به نوبه خود، می خواهم از همه مدیران درخواست کنم: لطفاً به اندازه کافی مهربان باشید و لحن ایمیل های خود را تماشا کنید و سعی کنید آنها را به سبکی دوستانه بنویسید. سفارشات ارسال شده از طریق ایمیل ممکن است خشن به نظر برسند و باعث رنجش زیردستان شما شوند. سعی کنید سفارشات خود را در قالب سوال و پیشنهاد فرموله کنید و ببینید نتیجه چه می شود. شما همچنین می توانید نسخه خود را از صدای صحیح تری (در صورت تمایل چیزی شبیه به آن) ارائه دهید.

نه تنها مدیران، بلکه سایر کاربران شبکه نیز باید بر لحن نامه های خود نظارت داشته باشند. از طعنه در پیام های خود اجتناب کنید - در ایمیل درک نمی شود. اگر نمی خواهید در پاسخ آنها را بشنوید از کلمات مبتذل استفاده نکنید. به یاد داشته باشید: شوخ طبعی شما ممکن است دچار سوء تفاهم یا سوء تفاهم شود. مطمئن شوید که لحن نامه با رابطه شما با گیرنده مطابقت دارد. شما با رئیستان متفاوت از بهترین دوستتان صحبت می کنید، درست است؟ این قانون را در ایمیل نیز رعایت کنید.

از ایمیل برای ارائه اخبار بد استفاده نکنید. ارسال یک ایمیل با اخبار بد می تواند عواقب غیرمنتظره ای داشته باشد. این خبر ممکن است برای شما خیلی وحشتناک به نظر نرسد، اما گیرندگان ممکن است آن را متفاوت درک کنند. این امر به ویژه زمانی صادق است که شما یک مدیر هستید و چنین پیامی را برای زیردستان خود ارسال می کنید. دومی ممکن است پیام شما را به عنوان یک تهدید درک کند و در نتیجه شما با مشکلات کاملاً غیرمنتظره زیادی روبرو خواهید شد.

توصیه های من را بپذیرید و مدام از خود بپرسید که گیرنده پس از دریافت این پیام چه احساسی خواهد داشت؟ اگر مطمئن نیستید چه چیزی خوب است، آن را نفرستید. سعی کنید با این شخص تلفنی یا حضوری صحبت کنید. عواقب را به ویژه در مواردی که می خواهید در مورد کسی اظهار نظر انتقادی کنید یا در مورد مسائل شخصی بحث کنید، با دقت در نظر بگیرید.

سعی کنید هر ایمیلی را که ارسال می کنید به عنوان یک بیانیه مطبوعاتی از شرکت خود در نظر بگیرید که برای انتشار در رسانه ها در نظر گرفته شده است. شاید این امر به شغل شما رونق مثبتی بدهد. برای ایجاد یک نظر مساعد از خود (در رابطه با مکاتبات ارسال شده از طریق ایمیل، این به معنای دریافت پاسخ های مطلوب است)، پیام های دلپذیر ارسال کنید.

اگر با نمایندگان فرهنگ های دیگر ارتباط برقرار کنید، این امر به ویژه مهم است. طعنه و طنز معمولاً از مرزهای بین کشورها و مردم عبور نمی کند. با آداب و رسوم پذیرفته شده در کشوری که گیرنده شما در آن زندگی می کند راهنمایی شوید. به عنوان مثال، هنگام مکاتبه با یک فرد ژاپنی، نباید به وضوح نارضایتی خود را ابراز کنید یا قاطعانه نه بگویید - به عنوان یک فرد بسیار بی ادب برخورد خواهید کرد.

و آخرین توصیه از سریال: اینقدر مهربان باش. قبل از ارسال پیام خود، دوباره آن را با دقت بخوانید و سعی کنید عباراتی را پیدا کنید که ممکن است اشتباه تعبیر شود. از خود بپرسید: «آیا می‌توانم همان حرف را به این شخص در چهره او بگویم؟» من شخصاً این را به عادت خود تبدیل کردم و از این طریق از بسیاری از مشکلات و سوءتفاهم ها نجات پیدا کردم.

یک ایمیل کاملاً با حروف بزرگ توسط گیرندگان به عنوان یک جیغ بلند درک می شود. اکثر مردم این را دوست ندارند! علاوه بر این، دانش آموزی که قوانین تبلیغات را مطالعه می کند می داند که متنی که با حروف بزرگ تایپ می شود بدتر از همان متنی که با حروف کوچک تایپ می شود خوانده می شود. اگر می خواهید پیام شما خوانده شود، از فریاد زدن خودداری کنید.

ضرب المثلی در اینترنت وجود دارد: مکالمه ارزان است، اما پهنای باند گران است. ظرفیت شبکه - یعنی مقدار داده ای که می تواند از طریق یک کانال ارتباطی در واحد زمان منتقل شود محدود است. ارسال پیام های بی فایده یا بیش از حد طولانی کاهش می یابد پهنای باندکانال های ارتباطی و سرعت انتقال سایر اطلاعات را کاهش می دهد. پیام های بی فایده مستلزم صرف یک منبع محدود دیگر - زمان است. که وارد پردازش و خواندن آنها می شود. بنابراین به یاد داشته باشید: فقط آن پیام هایی را ارسال کنید که ضروری هستند.

ارسال پیام کوتاه آنها را از جملات کوتاه بنویسید. بیشترین جمله فوق العاده? کوتاهترین! - آناتول فرانس (ترجمه D. Hammett).

7. محتوای خط "موضوع" را به وضوح بیان کنید

در بسیاری از موارد، مهمترین عنصر پیام شما خط موضوع خواهد بود. بر اساس اطلاعات موجود در این خط، گیرنده پیام تصمیم می گیرد که آن را بخواند یا نه.

در خط موضوع، باید به وضوح دلیل اینکه گیرنده شما باید مطمئن باشد که پیام را کامل خوانده است، به وضوح بیان کنید. این دلیل را به طور مختصر و واضح بیان کنید. پیامک سلام! - نمونه ای از خلاقیت ناموفق. یک مثال خوب جلسه روز شنبه در مورد شاهین مالت است.

به یاد داشته باشید که بسیاری از کاربران با برنامه های ایمیل کار می کنند که پیام ها را بر اساس اطلاعات موجود در خط موضوع مرتب می کنند. با قرار دادن نام پروژه یا شرکت خود در آن، احتمال اینکه پیام به نتیجه مناسب برسد را افزایش می دهید. صندوق پستیو اینکه کسی واقعاً آن را خواهد خواند.

به یاد داشته باشید که هر چیزی که در ایمیل می نویسید ممکن است در گروه های خبری کپی و فوروارد شود، در رسانه ها منتشر شود و برای رقبای شما ارسال شود (یا برای رئیس شما ارسال شود). هیچ رازی را در ایمیل فاش نکنید!

قبل از ارسال پیام دریافتی به کاربر دیگر، حتما از نویسنده اجازه بخواهید. اگر حتی کوچکترین احتمالی وجود دارد که ممکن است از اقدام شما آزرده خاطر شود یا فکر کند که حق رازداری او را نقض کرده اید، از انتشار این پیام صرف نظر کنید.

10. قبل از پاسخ دادن، دو بار فکر کنید.

اگر پیامی دریافت کردید که باعث عصبانیت شما شد، قبل از ارسال پاسخ، آن را دوباره با دقت بخوانید. این احتمال وجود دارد که منظور فرستنده آن چیزی که شما فکر می کنید نداشته باشد. تحت هیچ شرایطی هیچ نامه ای را که باعث عدم تعادل شما می شود به عنوان قصد ایجاد یک رسوایی تلقی نکنید. این امکان وجود دارد که نامه صرفاً یک شوخی بد یا عبارت نادرست باشد.

مارک گیبته، در کتاب خود به نام «پیمایش اینترنت»، می‌گوید زمانی که زنی به او ایمیل زد، «من از نامه شما خشمگین هستم» عصبانی شد. به گفته گیبز، او با او تماس گرفت و با لحن ژنرالی که یک سرباز بد را سرزنش می کرد، پرسید: لعنتی از چه عصبانی هستی؟ گیبس گفت تا ده دقیقه بعد مجبور شد عذرخواهی های ناخوشایندی را زیر لب بگوید. معلوم شد که او ناخواسته ارسال مجدد (دوباره ارسال) را با رنجش (عصبانی) اشتباه گرفته است.

بسیار مهم: بلافاصله فایل امضای خود را ایجاد کنید!

بلوک اطلاعات استانداردی که در انتهای هر ایمیل یا پست گروه خبری یافت می شود، فایل امضا (یا به سادگی امضا) نامیده می شود. اگر پیام‌های خود را بدون امضا بفرستید، هر یک از آنها با صدای بلند فریاد می‌زنند: A GREEN ROOK SENT ME! علاوه بر این، اگر امضا نداشته باشید، فرصت استفاده از یکی از موثرترین تکنیک های بازاریابی در اینترنت را از دست داده اید.

اگر هنوز فایل امضای خود را توسعه نداده اید، اکنون این کار را انجام دهید و دستورالعمل های زیر را دنبال کنید.

در اینجا چه باید کرد. ایمیل و برنامه کنفرانس از راه دور به شما این امکان را می دهد که یک فایل امضای استاندارد ایجاد کنید که هر بار که ایمیلی ارسال می کنید به طور خودکار وارد می شود و پایان می یابد. فایل امضا بخشی از تمام پیام هایی خواهد بود که شرکت شما ارسال می کند و بخشی از همه پیام های شما خواهد بود که در کنفرانس ها در دسترس هستند. تمام مشتریان واقعی و بالقوه شرکت شما که از طریق ایمیل با شما در ارتباط هستند، دائماً امضای کارمندان شما را در تمام نامه ها مشاهده می کنند. این امضاها باید به عنوان عناصر کوچک و دور از یک استراتژی تبلیغاتی تلقی شوند. این عناصر به بهترین افراد بالقوه شما می رسند - افرادی که قبلاً با آنها تماس الکترونیکی برقرار کرده اید.

شما باید تصمیم بگیرید که آیا شرکت شما یک استاندارد امضای واحد برای همه کارکنان خواهد داشت یا اینکه به کارمندان اجازه می دهید خلاق باشند و فایل های امضای سفارشی ایجاد کنند. در اینجا چند قانون ساده وجود دارد که باید رعایت کنید.

تعداد خطوط امضای شما باید چند خط باشد؟ اطلاعات بیش از حد بسیاری از افراد را آزار می دهد، بنابراین سعی کنید عنوان خود را کوتاه نگه دارید. بهترین گزینه بیش از 6 خط نیست. برخی از برنامه های ایمیل به طور خودکار امضاهایی را که حاوی بیش از 8 خط هستند، کوتاه می کنند. اگر امضای ما 10 خط باشد، ممکن است دچار آن شوید.

طول رشته. برنامه های ایمیلی وجود دارند که تمام خطوط حاوی بیش از 80 کاراکتر را کوتاه می کنند و برخی از برنامه ها حتی خطوط کوتاه تری را کوتاه می کنند. همچنین برنامه هایی وجود دارند که رشته های طولانی را به کاراکترهای بی معنی تبدیل می کنند. اگر هر خط امضا بیش از 70 کاراکتر نداشته باشد، می توانید از امضای خود در برابر قیچی الکترونیکی محافظت کنید.

محتوا. چه اطلاعاتی باید در فایل امضای شما گنجانده شود؟ چهار عنصر اصلی 1. نام و نام خانوادگی شما 2. نام شرکت شما. 3. موقعیت شما 4. اطلاعات تماس (چقدر سریع می توانیم با شما تماس بگیریم). نام و نام خانوادگی شما باید اول باشد و پس از آن نام شما (تعجب نکنید). آدرس ایمیل. برخی از برنامه‌های ایمیل، سرصفحه‌ها را در همان ابتدای پیام‌های دریافتی کوتاه می‌کنند، بنابراین تا زمانی که آدرس ایمیل خود را در امضا تکرار نکنید، گیرنده ایمیل شما نمی‌داند به کجا باید پاسخ ارسال کند.

به نمونه فایل امضای وکیل لوئیس رز از آرنت فور نگاه کنید. رز موفق شد اطلاعات بسیار زیادی را فقط در شش خط جمع کند. تمام روش های ارتباطی به استثنای ESP ارائه شده است.

چگونه سریع و رایگان ایمیل ثبت کنیم؟

ایمیل به شما امکان می دهد نامه ها و فایل ها را بین کاربران اینترنت رد و بدل کنید. اصل عملکرد آن مشابه پست معمولی است. ابتدا باید یک آدرس ایمیل در هر سرویس ایمیلی ثبت کنید که بسیاری از آنها رایگان هستند. سپس می توانید نامه ها را ارسال کرده و به آدرس خود پیام دریافت کنید.

آدرس ایمیل به شکل زیر است:

User_name@mail_service_address.domain_zone

برای مثال، ایمیل من به شکل زیر است: [ایمیل محافظت شده]در سرویس پست الکترونیکی رایگان Newmail.ru موجود است.

ثبت نام ایمیل

برای ثبت ایمیل، باید به هر سرویس ایمیلی بروید و یک فرم کوتاه را پر کنید. معمولاً از شما می‌خواهد که نام و نام خانوادگی، نام کاربری مورد نظر، رمز عبور صندوق پستی، تاریخ تولد و پاسخ به سؤال امنیتی خود را مشخص کنید. اگر رمز عبور خود را فراموش کنید و سعی کنید آن را بازیابی کنید، اطلاعات دوم مورد نیاز خواهد بود.

خدمات محبوب برای ثبت ایمیل رایگان:

بیایید با استفاده از سرویس Mail.ru به عنوان مثال، فرآیند ثبت ایمیل را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.

1. ما به وب سایت Mail.ru می رویم و در سمت چپ، در کنار فرم ورود به سیستم و رمز عبور خود، پیوند "ایجاد نامه" را پیدا می کنیم.
2. فرمی برای ثبت صندوق پستی جدید در مقابل شما باز می شود. نمای تقریبی آن در زیر آمده است. برای روشن تر شدن همه قسمت ها را پر کرده ایم. لطفاً توجه داشته باشید که هنگام وارد کردن رمز عبور، کاراکترها به صورت ستاره نمایش داده می شوند - این کار عمداً انجام می شود تا افراد غریبه نتوانند رمز عبوری را که وارد می کنید جاسوسی کنند.
3. پس از پر کردن تمام فیلدها، روی دکمه "ثبت" کلیک کنید و صندوق پستی ایجاد می شود.
4. در مثال ما، کاربر یک صندوق پستی با آدرس دریافت می کند [ایمیل محافظت شده]
5. حتما به خاطر داشته باشید یا بهتر است آدرس ایمیل و رمز عبور خود را یادداشت کنید. این داده ها را در مکانی امن، محافظت شده از افراد غیرمجاز نگهداری کنید.

اغلب مردم از ترکیبات ساده به عنوان رمز عبور استفاده می کنند، به عنوان مثال، 12345 یا qwerty. چنین رمزهای عبوری به راحتی توسط هکرها حدس زده می شود و به همین دلیل است که صندوق پستی شما هک می شود.

برای محافظت بهتر از ایمیل شخصی خود، از ترکیب پیچیده اعداد، حروف بزرگ و بزرگ به عنوان رمز عبور خود استفاده کنید. حروف بزرگطول 8-10 کاراکتر نمونه ای از یک رمز عبور خوب: 3zyoBsg11P.

برای ایجاد رمز عبور، می توانید از خدمات رایگان ویژه استفاده کنید، به عنوان مثال: Pasw.ru. این به شما امکان می دهد ترکیب های بسیار پیچیده ای ایجاد کنید که پیدا کردن آنها دشوار است.

چگونه یک رمز عبور قوی پیدا کنیم؟

ترفندها و روش هایی که حدس زدن رمز عبور ایمیل شما را دشوار می کند.

قوانین ایمنی هنگام استفاده از ایمیل

امضا در ایمیل

درود بر خوانندگان وبلاگم!

همه ما از پست استفاده می کنیم. نه با همان پست روسی پست، بلکه از طریق ایمیل. الکترونیک چنان بخشی جدایی ناپذیر از زندگی ما شده است که بدون آن مانند بدون دست بودن است. ما فقط با استفاده از ایمیل در سایت ها ثبت نام نمی کنیم، ما فقط با دوستان و اقوام ارتباط برقرار نمی کنیم. ما از طریق ایمیل گذرنامه صادر می کنیم، از طریق ایمیل فایل ها را دانلود می کنیم، حتی از طریق ایمیل در گزارش ها و امتحانات شرکت می کنیم. اما تعداد کمی از مردم به نحوه نوشتن نامه و ظاهر آن اهمیت می دهند.

آیا از امضای مداوم ایمیل های خود با gmail.com خسته شده اید؟ در نامه های دریافتی Yandex، آیا از امضای انتهای نامه مانند Yandex.Mail - نامه سریع یا نامه از یک منبع قابل اعتماد و پیوندهای نامفهوم در آنها ناراحت نیستید؟ فکر میکردم امضای نامه های من هم به چشم کسی صدمه میزنه و در مورد ایمیل جیمیل اصلا نبودنش، رفتم تو تنظیمات.

امضای ایمیل جیمیل

در مورد گوگل، ایمیل اصلا بدون امضا می آید و من همیشه مجبور بودم به هر حرف یک امضا اضافه کنم. اما پس از بررسی تنظیمات، جایی را پیدا کردم که باید امضا اضافه کنم.

سوئیچ را روی موقعیت Added در انتهای همه حروف خروجی قرار دادم و متن را در آنجا نوشتم و آن را قالب بندی کردم. آدرس ایمیل و مهمتر از همه آدرس وب سایتم را اضافه کردم! و شاید بهتر بود آن را یک عکس می ساختیم؟ شما چی فکر میکنید؟ و نامه شادتر به نظر می رسید یا دیگر آنقدرها خشک نبود. امضای نامه با احترام به نامه اعتبار و اعتبار می بخشد. نیازی نیست هر چیزی را که می خواهید در امضای خود قرار دهید. حتما نام و نام خانوادگی و در صورت تمایل نام میانی خود را نیز وارد کنید. موقعیت یا شماره تلفن، آدرس وب سایت یا صفحه شما در شبکه های اجتماعی. اجازه دهید امضا بیش از 3-4 خط نباشد.

راستی. من از موضوع امضای ایمیل فاصله می گیرم و چند کلمه در مورد نوشتن نامه می گویم. توصیه من هنگام نوشتن ایمیل حتما قسمت موضوع را پر کنید. احتمالاً من تنها کسی نیستم که هنگام بررسی نامه های دریافتی، نگاهی می اندازد و تصمیم می گیرد حروف را بر اساس موضوع بخواند یا حذف کند. اگر موضوع من را جذب نکرد، فورا نامه را به سطل زباله می فرستم. یک موضوع شامل 3-4 کلمه (یا بیشتر) بنویسید، اما نه یک سوال، یک سوال فوری یا یک موضوع. چنین نام های موضوعی از یک گیرنده ناشناس جالب نیست و بلافاصله به هدر می رود.

حتما در ابتدای نامه به گیرنده احوالپرسی و در پایان خداحافظی کنید. این یک آداب معاشرت است و یک امتیاز بزرگ برای شما.

امضا در ایمیل Yandex

در نامه Yandex، در مقایسه با ایمیل از Google، به طور پیش فرض یک امضا وجود دارد. ولی خودش تبلیغ میکنه بی نظمی! به تنظیمات می رویم و آیتم Sender information را انتخاب می کنیم و همان یا تقریباً مشابه یک ایمیل از gmail را می نویسیم.

من همچنین می خواهم در مورد تأیید توجه داشته باشم. اشتباهات به طور کلی بد هستند، اما اگر اشتباهاتی در یک نامه تجاری وجود داشته باشد، پس یک شکست است! مطمئن شوید که ایمیل های خود را از نظر خطا بررسی کرده و دوباره بررسی کنید. قبل از ارسال نامه ها را دوباره بخوانید. به عنوان مثال PAY ATTENTION را با حروف بزرگ ننویسید. . عدم وجود خطا، وضوح متن، منطق و ساخت صحیح - این موفقیت تلاش شماست. و اگر این واقعاً شما را آزار می دهد، شاید بهتر است تماس بگیرید؟

برای شما خوانندگان در کسب درآمد موفق باشید!

پیشرفت، به‌ویژه در فناوری اطلاعات و ارتباطات الکترونیکی، سریع‌تر از آن چیزی است که می‌توانیم چشمک بزنیم، در حال پیشرفت است. بنابراین، دیر یا زود، یک شرکت باید یک استاندارد شرکتی را برای مکاتبات الکترونیکی رسمی کند. کمتر کسی در واقعیت های امروزی به این موضوع توجه می کند. اما طراحی یک ایمیل نیاز به توجه دارد، زیرا حداقل نشانگر نگرش کارکنان شرکت نسبت به گیرندگان و در نتیجه عنصری از تصویر است.

ما هر روز از جمله آخر هفته ها ایمیل دریافت می کنیم. مهمترین توصیه برای یک کارمند یا منشی این است که بلافاصله از اولین روز کاری مکاتبات الکترونیکی را به طور واضح به شخصی و شرکتی تقسیم کنید، یعنی برای استفاده رسمی در نظر گرفته شده است.

برای طراحی ایمیل شرکتی رعایت دو نکته مهم است: اول ایجاد آدرس خوانا برای ارسال و دریافت نامه. در حالت ایده آل، باید از نام خانوادگی و نام صاحب آن قبل از علامت «@» تشکیل شده باشد و بعد از این علامت باید نام دامنه وب سایت شرکت باشد.

ثانیاً، هنگام ایجاد سبک و استانداردهای ایجاد ایمیل، ابتدا باید به این فکر کنید که خواندن آن برای گیرنده چقدر راحت خواهد بود جمله ها. از عبارات قید و موارد دیگر سوء استفاده نکنید ساختارهای پیچیده، ارسال چیزی از ایمیل شرکتی. این ایده باید بدون ابهام، ساده و قابل درک برای حداکثر تعداد پاسخ دهندگان باشد.

قالب بندی ایمیل

ایمیل شرکتی نباید حاوی موارد زیر باشد:

• پس زمینه روشن، تصاویر و دیگر "رنگین کمان"؛
• حروف آراسته (فونت های غیر استاندارد، اندازه فونت خیلی کوچک/بزرگ، رنگ ها خیلی روشن/کم رنگ)؛

درک این نکته مهم است که مکاتبات ایمیل با مکاتبات کاغذی کلاسیک یکسان نیست. به همین دلیل است که توصیه می شود متن الکترونیکی را به پاراگراف ها، به بلوک ها تقسیم کنید، لیست های گلوله ای و شماره گذاری شده ایجاد کنید، متن را با پیوندهای فعال غنی کنید و افکار خود را تا حد امکان به طور خلاصه بیان کنید.

طراحی یک ایمیل می تواند در ابتدا به سبک شرکتی آن در کتاب برند شرکت گنجانده شود. اینها محلی جداگانه هستند آئین نامه، که فونت های احتمالی، اندازه و کنتراست آنها، رنگ های طراحی، از جمله پیام های ایمیل را فهرست می کند.

نکته کاربردی: فراموش نکنید که قسمت موضوع را در ایمیل خود پر کنید. جستجوی آن در جستجو آسان تر خواهد بود. موضوع نامه باید بین یک تا ۷ کلمه باشد. از کلمات زیر باید اجتناب شود: "سوال"، "فوری"، "نامه"، "به مدیر". فوراً اصل نامه را بنویسید.

ما قوانین قالب بندی ایمیل را تنظیم می کنیم

ایمیل چیست؟ در دنیای تجارت مدرن این است:

• صورتت. با کمک ایمیل است که می توانید یک تصویر مثبت در چشم طرف مقابل ایجاد کنید یا اولین برداشت را خراب کنید.
• ابزار کار شما بسیاری از ارتباطات با دنیای بیرون از طریق ایمیل صورت می گیرد. بنابراین، اگر در این ساز مهارت داشته باشید، می توانید زندگی خود را بسیار آسان کنید.
• حواس پرتی قدرتمند. دنیای بیرون سعی می کند از طریق ایمیل به شما حمله کند، حواس شما را پرت کند و شما را به بیراهه بکشاند.

از این منظر، اجازه دهید کار با ایمیل را بررسی کنیم. بیایید با یک چیز ساده شروع کنیم.

قالب بندی یک نامه

من از سرویس گیرنده ایمیل Mozilla Thunderbird استفاده می کنم، بنابراین از آن به عنوان مثال استفاده می کنم. بیایید یک حرف جدید ایجاد کنیم و از بالا به پایین در لیست فیلدها برویم.

به چه کسی. کپی 🀄. کپی مخفی

ممکن است برخی ندانند، اما "To" در موزیلا را می توان به "Cc" یا "Bcc" تغییر داد.

• به چه کسی: گیرنده اصلی یا چند گیرنده را که با نقطه ویرگول از هم جدا شده اند می نویسیم.
• کپی 🀄: ما به کسی نامه می نویسیم که باید نامه را بخواند، اما از او انتظار واکنش نداریم.
• کپی مخفی: ما برای کسی نامه می نویسیم که باید نامه را بخواند، اما برای سایر گیرندگان نامه ناشناخته بماند. به خصوص برای ارسال انبوه نامه های تجاری مانند اعلان ها مناسب است.

اشتباه در ارسال های انبوه، گیرندگان را با استفاده از فیلدهای "کپی" یا "به" نشان دهید. چندین بار در سال نامه هایی دریافت می کنم که 50 تا 90 گیرنده را در فیلد "Cc" فهرست می کند. نقض حریم خصوصی وجود دارد. لازم نیست همه گیرندگان شما بدانند که با چه کسی در موضوع مشابهی کار می کنید. اگر اینها افرادی باشند که یکدیگر را می شناسند خوب است. اگر شرکت های رقیب در لیست وجود داشته باشند که از یکدیگر اطلاعی نداشته باشند چه؟ حداقل باید برای توضیحات غیرضروری آماده باشید و حداکثر باید همکاری با یکی از آنها را قطع کنید. این کار را انجام ندهید.

موضوع نامه

سرویس های پستی حرفه ای اغلب (گاهی اوقات به طور معقول) در مورد اهمیت موضوع ایمیل در وبلاگ های شرکتی خود می نویسند. اما اغلب ما در مورد نامه های فروش صحبت می کنیم، جایی که موضوع نامه مشکل "ایمیل باید باز شود" را حل می کند.

ما در حال بحث در مورد مکاتبات تجاری روزانه هستیم. در اینجا موضوع این مشکل را حل می کند "نامه و نویسنده آن باید به راحتی شناسایی شوند و سپس پیدا شوند." علاوه بر این، کوشش شما در قالب کارما از نامه های پاسخ متعدد، فقط با پیشوندها به شما باز خواهد گشت. پاسخ:یا Fwd، که در میان آنها باید به دنبال حرف مورد نظر در مورد موضوع باشید.

بیست نامه حجم مکاتبات یک روزه یک مدیر میانی است. من اصلاً در مورد کارآفرینان و صاحبان مشاغل صحبت نمی کنم. بنابراین یک بار دیگر: از ارسال ایمیل با موضوع خالی خودداری کنید.

بنابراین، چگونه خط موضوع یک ایمیل را به درستی فرموله کنیم؟

اشتباه شماره 1 : فقط نام شرکت در موضوع. مثلا «آسمان» و بس. اولاً، احتمالاً شما تنها کسی نیستید که از شرکت خود با این طرف مقابل در ارتباط است. ثانیاً چنین موضوعی معنایی ندارد زیرا نام شرکت شما قبلاً از آدرس قابل مشاهده است. ثالثاً، حدس بزنید صندوق پستی شما با این رویکرد به مکاتبات چگونه خواهد بود؟ چیزی شبیه به این.

آیا جستجو در چنین موضوعاتی راحت است؟

اشتباه شماره 2 : پر زرق و برق، تیتر فروش. خیلی خوب است اگر بدانید چگونه چنین تیترهایی بنویسید. اما آیا استفاده از این مهارت ها در مکاتبات تجاری مناسب است؟ هدف یک ایمیل تجاری را به خاطر بسپارید: نه فروش، بلکه ارائه شناسه و جستجو.

متن نامه

راهنماهای زیادی برای نوشتن متون وجود دارد موارد مختلفزندگی به عنوان مثال، ماکسیم ایلیاخوف، الکساندر آمزین و سایر استادان کلمات اطلاعات مفید زیادی دارند. به شما توصیه می کنم حداقل برای بهبود سواد عمومی و بهبود سبک کلی گفتار نوشتاری مقالات آنها را بخوانید.

در فرآیند نوشتن نامه، باید چندین تصمیم را به صورت متوالی اتخاذ کنیم.

موضوع ادب . در ابتدای نامه می‌توانید با روحیه‌ی «رودیا عزیزم، بیش از دو ماه است که با شما مکتوب صحبت کرده‌ام که خودم هم از آن رنج می‌کشیدم و حتی کمی خوابم نمی‌برد، تار شوید» شب ها، فکر کردن.» بسیار مؤدبانه و بسیار پرهزینه، هم از نظر زمان نوشتن چنین مقدمه ای و هم از نظر وقت مصاحبه کننده برای خواندن آن. نامه نگاری تجارت است، یادتان هست؟ نه یک مقاله در ژانر اپیستولاری برای مسابقه یا نامه ای به مادر راسکولنیکف، بلکه مکاتبات تجاری.

ما به زمان خود و گیرنده احترام می گذاریم!

تنها معرفی خود و یادآوری شرایط آشنایی خود در اولین نامه ای که پس از یک ملاقات زودگذر در یک نمایشگاه ارسال شده است منطقی است. اگر این ادامه همکاری یا مکاتبات در حال انجام است، در نامه اول روز می نویسیم: «سلام ایوان»، در نامه دوم و بعدی: «ایوان، ...».

درخواست . من همیشه نگران این سوال بوده ام که در صورت وجود چندین گیرنده در نامه به چه کسی خطاب کنم. اخیرا نامه ای خطاب به سه دختر به نام آنا نوشتم. بدون شک نوشتم «سلام آنا» و نگران نشدم. اما چنین شانسی همیشه اتفاق نمی افتد.

اگر سه یا حتی هفت گیرنده وجود داشته باشد و آنها هم نام نداشته باشند چه؟ می توانید آنها را با نام فهرست کنید: "عصر بخیر، رودیون، پولچریا، آودوتا و پیوتر پتروویچ." اما طولانی است و زمان می برد. می توانید بنویسید: "سلام، همکاران!"

برای خودم، من از قانون خطاب به نام فرد در قسمت "به" استفاده می کنم. و اصلا با کسانی که در نسخه هستند تماس نگیرید. این قانون همچنین به شما اجازه می دهد تا مخاطب نامه و هدف این نامه را با دقت بیشتری مشخص کنید.

نقل قول . اغلب مکاتبات زنجیره ای از حروف با پرسش و پاسخ است - در یک کلمه، یک گفتگو. حذف نکردن سابقه مکاتبات و نوشتن پاسخ خود در بالای متن نقل‌شده، عمل خوبی تلقی می‌شود، به طوری که وقتی یک هفته بعد به این مکاتبات بازگشتید، بتوانید به راحتی گفت‌وگو را از بالا به پایین و به‌صورت نزولی بر اساس تاریخ بخوانید.

بنا به دلایلی، تنظیم پیش‌فرض در موزیلا «قرار دادن مکان‌نما بعد از متن نقل‌قول‌شده» است. من توصیه می کنم آن را در منوی "ابزارها" → "گزینه ها" تغییر دهید حساب» → «پیش نویسی و آدرس دهی». باید اینطور باشد.

هدف نامه . دو نوع نامه تجاری وجود دارد:

• هنگامی که ما به سادگی به مخاطب اطلاع می دهیم (به عنوان مثال، گزارشی از کار انجام شده در ماه)؛
• و وقتی چیزی از طرف مقابلمان می خواهیم. مثلاً برای اینکه فاکتور پیوست را برای پرداخت تایید کند.

به عنوان یک قاعده، نامه های تشویقی چند برابر بیشتر از نامه های گزارش وجود دارد. اگر بخواهیم از طرف گفتگو به چیزی برسیم، بسیار مهم است که این را در یک نامه به صورت متن ساده بگوییم. دعوت به اقدام باید با نام همراه باشد و آخرین جمله در نامه باشد.

اشتباه : "پورفیری پتروویچ، من می دانم چه کسی پیرزن را هک کرد."

درست : "پورفیری پتروویچ، این من بودم که پیرزن را تا حد مرگ هک کردم، لطفاً برای دستگیری من اقداماتی انجام دهید، من از رنج خسته شده ام!"

چرا خبرنگار باید برای شما فکر کند که با این نامه چه کار کنید؟ بالاخره ممکن است تصمیم اشتباهی بگیرد.

امضا در متن . او باید باشد. علاوه بر این، همه سرویس گیرندگان ایمیل به شما اجازه می دهند تا جایگزینی خودکار امضا را پیکربندی کنید، به عنوان مثال کلاسیک "با احترام، ...". در موزیلا، این کار در منوی «ابزارها» → «گزینه‌های حساب» انجام می‌شود.

نوشتن یا ننوشتن مخاطبین در امضا یک موضوع شخصی برای همه است. اما اگر به هر نحوی با فروش در ارتباط هستید، حتما بنویسید. حتی اگر معامله در نتیجه ارتباط صورت نگیرد، در آینده به راحتی با استفاده از مخاطبین امضا پیدا خواهید شد.

در نهایت، یکی دیگر از ویژگی های بدنه نامه برای آن دسته از طرفدارانی که دوست ندارند (نمی توانند، نمی خواهند، وقت ندارند) به نامه های شما پاسخ دهند. لطفا پیش فرض را در متن نامه ذکر کنید. به عنوان مثال، "پورفیری پتروویچ، اگر قبل از ساعت 12:00 جمعه برای دستگیری من نیایید، من خود را عفو می دانم." البته، مهلت باید واقعی باشد (نباید متن از نمونه را در روز جمعه در ساعت 11:50 ارسال کنید). گیرنده باید از نظر فیزیکی بتواند نامه شما را بخواند و به آن عمل کند. چنین "سکوت" شما را از مسئولیت عدم پاسخگویی طرف مقابل خلاص می کند. مثل همیشه، باید عاقلانه به استفاده از این ویژگی نزدیک شوید. اگر شخصی به موقع و به طور منظم به نامه های شما پاسخ دهد، چنین اولتیماتوم ممکن است اگر او را آزرده نکند، کمی به او استرس وارد کند یا تصمیم بگیرید که در حال حاضر به نامه پاسخ ندهید، اما شما را مجبور می کند تا جمعه صبر کنید.

پیوست ها

نامه ها اغلب همراه با پیوست هستند: رزومه، پیشنهادات تجاری، تخمین ها، برنامه ها، اسکن اسناد - ابزار بسیار مناسب و در عین حال منبع اشتباهات رایج.

خطا : اندازه سرمایه گذاری عظیم من اغلب ایمیل هایی با حجم حداکثر 20 مگابایت دریافت می کنم. به عنوان یک قاعده، این اسکن برخی از اسناد در قالب TIFF، با وضوح 600dpi است. برنامه ایمیل خبرنگار تقریباً در تلاشی بیهوده برای بارگیری پیش نمایش پیوست، برای چند دقیقه متوقف می شود. و خدای ناکرده گیرنده سعی کند این نامه را روی گوشی هوشمند بخواند...

من شخصاً بلافاصله چنین نامه هایی را حذف می کنم. آیا نمی خواهید ایمیل شما قبل از خواندن در سطل زباله تمام شود؟ اندازه سرمایه گذاری را بررسی کنید. توصیه می شود بیش از 3 مگابایت نباشد.

اگر بیشتر شد چه باید کرد؟

• سعی کنید اسکنر خود را با فرمت و وضوح دیگری پیکربندی کنید. به عنوان مثال، PDF و 300dpi اسکن های کاملا خوانا تولید می کنند.
• به برنامه هایی مانند WinRar یا 7zip archiver فکر کنید. برخی از فایل ها کاملا فشرده می شوند.
• اگر پیوست بزرگ است و نمی توانید آن را فشرده کنید چه باید کرد؟ به عنوان مثال، یک پایگاه داده حسابداری تقریباً خالی 900 مگابایت وزن دارد. ذخیره سازی اطلاعات ابری به کمک خواهد آمد: Dropbox، Google Drive و موارد مشابه. برخی از سرویس‌ها، مانند Mail.ru، پیوست‌های عظیم را به‌طور خودکار به پیوندهایی به فضای ذخیره‌سازی ابری تبدیل می‌کنند. اما ترجیح می‌دهم اطلاعات ذخیره‌شده در ابر را خودم مدیریت کنم، بنابراین از اتوماسیون Mail.ru استقبال نمی‌کنم.

و یک توصیه نه کاملا واضح دیگر در مورد سرمایه گذاری - آنها نام . باید برای گیرنده قابل درک و قابل قبول باشد. روزی روزگاری در شرکت مشغول آشپزی بودیم پیشنهاد تجاریبه نام... بگذار فئودور میخائیلوویچ داستایوفسکی باشد. من نامه ای از مدیر با پیش نویس CP برای تایید دریافت کردم و پیوست فایلی به نام "ForFedi.docx" را در بر داشت. مدیری که این را برای من فرستاد، دیالوگی شبیه این داشت:

مدیر محترم، آیا شما شخصاً حاضرید به این مرد محترم نزدیک شوید و او را فدیا خطاب کنید؟

به نوعی، نه، او مرد محترمی است، همه او را با نام کوچک و نام خانوادگی صدا می زنند.

چرا نام پیوست را "برای فدی" گذاشتید؟ اگه همین الان براش بفرستم به نظرتون با استفاده از این سی پی از ما تبر میخره؟

بعدا میخواستم اسمشو عوض کنم...

چرا یک بمب ساعتی آماده کنید - امتناع مشتری بالقوه- یا با تغییر نام فایل، کار اضافی برای خود ایجاد کنید؟ چرا فوراً پیوست را به درستی نامگذاری نکنید: "برای Fyodor Mikhailovich.docx" یا حتی بهتر - "KP_Sky_Axes.docx".

بنابراین، ما کم و بیش ایمیل را به عنوان "شخص" مرتب کرده ایم. بیایید به ایمیل به عنوان ابزاری برای کار موثر نگاه کنیم و در مورد مولفه حواس پرتی آن صحبت کنیم.

کار با حروف

ایمیل یک عامل حواس پرتی قدرتمند است. مانند هر حواس پرتی، ایمیل باید با تشدید قوانین و معرفی برنامه های کاری مقابله شود.

حداقل، باید همه اعلان‌های مربوط به دریافت نامه‌ها را خاموش کنید. اگر سرویس گیرنده ایمیل به طور پیش فرض پیکربندی شده باشد، با یک سیگنال صوتی به شما اطلاع داده می شود، نمادی در کنار ساعت چشمک می زند و پیش نمایش نامه نمایش داده می شود. در یک کلام، آنها هر کاری می‌کنند تا ابتدا شما را از کار پر دردسر دور کنند، و سپس شما را در ورطه نامه‌های خوانده نشده و پست‌های مشاهده نشده - منهای یکی دو ساعت از زندگی‌تان - فرو ببرند.

برخی افراد دارای اراده قوی هستند که به آنها اجازه می دهد با اعلان ها حواسشان پرت نشود، اما مردم عادیبهتر است سرنوشت را وسوسه نکنید و آنها را خاموش کنید. در موزیلا تاندربرد، این کار از طریق منوی «ابزار» → «تنظیمات» → «عمومی» → «وقتی پیام‌های جدید ظاهر می‌شوند» انجام می‌شود.

اگر اعلان وجود نداشته باشد، چگونه می توانید بفهمید که نامه ای رسیده است؟

بسیار ساده. شما خود آگاهانه زمانی را برای مرتب کردن نامه های خود اختصاص می دهید، مشتری ایمیل خود را باز می کنید و همه پیام های خوانده نشده را می بینید. این کار را می توان دو بار در روز انجام داد، به عنوان مثال، هنگام ناهار و عصر، یا در زمان توقف اجباری، به عنوان مثال، در ترافیک.

مردم اغلب می پرسند، در مورد زمان پاسخ و نامه های فوری چطور؟ من پاسخ می دهم: شما نامه های فوری در نامه خود ندارید. مگر اینکه در بخش پشتیبانی مشتری کار کنید (این بخش قوانین خاص خود را برای کار با پست دارد).

اگر نامه های فوری وجود داشته باشد، فرستنده از طریق کانال های دیگر - تلفن، اس ام اس، اسکایپ - به شما اطلاع می دهد. سپس شما آگاهانه وارد سرویس گیرنده ایمیل خود می شوید و نامه های فوری را پردازش می کنید. همه مربیان مدیریت زمان (به عنوان مثال، گلب آرخانگلسکی با "Time Drive") پاسخی استاندارد به ایمیل را ظرف 24 ساعت اعلام می کنند. این یک قانون عادی رفتار خوب است - انتظار پاسخ فوری از طریق ایمیل از طرف همکار خود نداشته باشید. در صورت وجود نامه فوری، آن را از طریق کانال های ارتباطی سریعتر اطلاع دهید.

بنابراین، ما اعلان‌ها را خاموش کردیم و اکنون مشتری ایمیل را طبق برنامه خود روشن می‌کنیم.

وقتی به ایمیل می رویم و در فعالیتی به نام "مرتب سازی از طریق ایمیل" شرکت می کنیم، چه کنیم؟ شروع و پایان این کار کجاست؟

من در مورد سیستم صندوق ورودی صفر زیاد شنیده ام، اما، متأسفانه، حتی یک نفر را ندیده ام که از آن استفاده کند. مجبور شدم چرخم را دوباره اختراع کنم. مقالاتی در این زمینه در لایف هکر وجود دارد. مثلا، " ". در زیر به تعبیر خودم در مورد سیستم صندوق ورودی صفر صحبت خواهم کرد. اگر استادان GTD نظر بدهند و سیستم توصیف شده را اضافه یا بهبود بخشند، سپاسگزار خواهم بود.

درک و پذیرش این نکته مهم است که ایمیل یک برنامه زمانبندی کار یا بایگانی برای فعالیت های شما نیست. بنابراین پوشه Inbox همیشه باید خالی باشد. هنگامی که مرتب کردن صندوق ورودی خود را شروع کردید، تا زمانی که این پوشه را خالی نکردید، متوقف نشوید یا حواس شما را پرت نکند.

با ایمیل های موجود در صندوق ورودی خود چه کنیم؟ باید هر حرف را به ترتیب مرور کنید و آن را حذف کنید. بله، فقط هایلایت کرده و Delete را روی صفحه کلید خود فشار دهید. اگر نمی توانید خود را مجبور به حذف نامه کنید، باید تصمیم بگیرید که با آن چه کار کنید.

1. میشه سه دقیقه دیگه جواب بدین؟ آیا باید به آن پاسخ دهم؟ بله، لازم است و پاسخ بیش از سه دقیقه طول نمی کشد، سپس بلافاصله پاسخ دهید.
2. شما باید پاسخ دهید، اما آماده کردن پاسخ بیش از سه دقیقه طول می کشد. اگر از یک برنامه زمانبندی کار استفاده می کنید که به شما امکان می دهد ایمیل را به کار تبدیل کنید، ایمیل را به یک کار تبدیل کنید و برای مدتی آن را فراموش کنید. به عنوان مثال، من از سرویس فوق العاده Doit.im استفاده می کنم. این به شما امکان می دهد یک آدرس ایمیل شخصی ایجاد کنید: نامه را به آن ارسال می کنید و به یک کار تبدیل می شود. اما اگر زمان‌بندی کار ندارید، حرف را به زیرپوشه «0_Run» منتقل کنید.
3. پس از پاسخ سریع به یک نامه، تبدیل آن به یک کار، یا به سادگی خواندن آن، باید تصمیم بگیرید که بعداً با این پیام چه کاری انجام دهید: آن را حذف کنید یا به یکی از پوشه ها برای ذخیره طولانی مدت ارسال کنید.

در اینجا پوشه های ذخیره سازی طولانی مدت من وجود دارد.

• 0_اجرا کنید.من چنین پوشه ای ندارم، اما اگر برنامه ریز ندارید، تکرار می کنم، می توانید نامه هایی را که نیاز به کار دقیق دارند را در اینجا قرار دهید. این پوشه نیز باید به طور منظم تمیز شود، اما با رویکردی متفکرانه در زمانی که مخصوص این کار اختصاص داده شده است.
• 1_ریف.این جایی است که من نامه ها را از آنجا می گذارم اطلاعات پس زمینه: نامه های خوش آمدگویی با ورود از سرویس های مختلف وب، بلیط پروازهای آینده و غیره.
• 2_پروژه هاآرشیو مکاتبات در مورد شرکا و پروژه هایی که با آنها روابط فعلی وجود دارد در اینجا ذخیره می شود. طبیعتا برای هر پروژه یا شریک یک پوشه مجزا ایجاد شده است. در پوشه شریک، نامه هایی را نه تنها از کارمندان او، بلکه نامه هایی از کارمندان Neb مربوط به این شریک را نیز قرار دادم. بسیار راحت: در صورت لزوم، تمام مکاتبات مربوط به پروژه با چند کلیک در دسترس است.
• 3_موزه.اینجاست که اون حروفی رو گذاشتم که حیف شد حذفشون کنم و فایده اش معلوم نیست. پوشه ها با پروژه های بسته شدهاز "2_Projects". به طور خلاصه، "موزه" اولین نامزدهای حذف را ذخیره می کند.
• 4_اسناددر اینجا نامه هایی با نمونه های الکترونیکی اسناد وجود دارد که ممکن است در آینده برای حسابداری مفید باشد، به عنوان مثال، گزارش های آشتی از مشتریان، بلیط های سفرهای انجام شده. این پوشه شباهت های زیادی با پوشه های “2_Projects” و “1_Reference” دارد، فقط اطلاعات حسابداری در آن ذخیره می شود و اطلاعات مدیریت در پوشه “2_Projects” ذخیره می شود. در "4_Documents" اطلاعات مرده و در "2_Projects" اطلاعات زنده وجود دارد.
• 5_دانش.در اینجا من فقط خبرنامه های واقعا مفیدی را قرار می دهم که می خواهم پس از مدتی برای الهام گرفتن یا یافتن راه حل به آنها بازگردم.

تنظیمات سرویس گیرنده ایمیل دیگری نیز برای عملکرد این سیستم مهم هستند. ابتدا، به‌طور پیش‌فرض در Thunderbird یک کادر انتخاب «علامت‌گذاری پیام‌ها به عنوان خوانده‌شده» وجود دارد. من ترجیح می دهم آگاهانه این کار را انجام دهم، پس پرچم پایین! برای انجام این کار، به منوی "ابزار" → "تنظیمات" → "پیشرفته" → "خواندن و نمایش" بروید.

در مرحله دوم، ما استفاده می کنیم فیلترها . قبلاً از فیلترهایی استفاده می کردم که به طور خودکار نامه ها را بر اساس آدرس فرستنده به پوشه های مربوطه ارسال می کردند. به عنوان مثال، نامه های یک وکیل به پوشه "وکیل" منتقل شد. من این رویکرد را به چند دلیل کنار گذاشتم. اول: نامه های یک وکیل در 99٪ موارد مربوط به پروژه یا شریک است، به این معنی که آنها باید به پوشه این شریک یا پروژه منتقل شوند. دوم: تصمیم گرفتم آگاهی را اضافه کنم. شما خودتان باید تصمیم بگیرید که یک نامه خاص در کجا ذخیره شود و راحت تر است که پیام های پردازش نشده را فقط در یک مکان - در صندوق ورودی جستجو کنید. اکنون من از فیلترها فقط برای سازماندهی حروف منظم خودکار از سیستم های مختلف در پوشه ها استفاده می کنم، یعنی حروفی که نیازی به تصمیم گیری ندارند. فیلترها در موزیلا تاندربرد در منوی "ابزارها" → "فیلترهای پیام" پیکربندی می شوند.

بنابراین، با رویکرد درست، بسته به حجم مکاتبات، ایمیل باید از 10 تا 60 دقیقه در روز طول بکشد.

بله، و یک چیز دیگر. آیا قبلاً اعلان‌های مربوط به ورود نامه‌های جدید را خاموش کرده‌اید؟ ;)