جلسات برنامه ریزی صبحگاهی در خدمات فنی و مهندسی. جلسه اداری: رازهای برگزاری موثر

جلسه برنامه ریزی را تا حد امکان به نحو احسن سازماندهی و اجرا کنید.

راه حلی برای مشکلی که برای بحث بیان شده است بیابید یا جهت توسعه وضعیت را در جهت سازنده تعیین کنید.

جالب است که یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنید تا شرکت کنندگان فرصتی برای خمیازه کشیدن نداشته باشند و احساس نکنند که وقت خود را تلف کرده اند.

برنامه عملیاتی

1. با روش پیشنهادی تشکیل جلسه برنامه ریزی آشنا شوید.

2. خودتان را آماده کنید، آماده کنید مواد لازمو از شرکت کنندگان دعوت کنید.

3. یک جلسه برنامه ریزی برگزار کنید.

4. نتایج جلسه برنامه ریزی را جمع بندی کنید و همه شرکت کنندگان را با آنها آشنا کنید.

نحوه تشکیل جلسه برنامه ریزی

اولین، آنچه برای برگزاری جلسه برنامه ریزی لازم است سوال یا موضوع جلسه برنامه ریزی است. چه مشکل کاری را می خواهید حل کنید؟ نتیجه جلسه برنامه ریزی چه تاثیر مثبتی برای کار سازمان خواهد داشت. شرکت کنندگان در جلسه برنامه ریزی خود را از قبل با این موضوع آشنا کنید. به این ترتیب، در طول جلسه برنامه ریزی در زمان صرفه جویی خواهید کرد و شرکت کنندگان در بحث ممکن است از قبل حاضر شوند ایده های جالبدر مورد سوال شما

دومین- اینها افرادی هستند که در جلسه برنامه ریزی شرکت خواهند کرد. برای یافتن پاسخ سوال مطرح شده به چه متخصصانی و چه سطحی از مدیران یا چه کارکنان خطی نیاز دارید؟

سوم- محل برگزاری جلسه برنامه ریزی مهم این است که این باشد اتاق مجزایا حتی اتاق های جلسات ویژه. جایی که فضای کافی برای همه وجود خواهد داشت، افراد خارجی (کارمندانی که در جلسه برنامه ریزی شرکت نمی کنند) نمی توانند مزاحم شما شوند و تلفن ها زنگ نمی خورند.

چهارم- زمان جلسه برنامه ریزی مطلوب است که برای همه شرکت کنندگان راحت یا دائمی باشد. مثلا، جلسات برنامه ریزی روزانههر روز دقیقا ساعت 8:30 برگزار می شود.در هر صورت، هنگام انتخاب زمان برای جلسه برنامه ریزی، باید روی مهم ترین شرکت کنندگان آن تمرکز کنید. و آن را از قبل برای چند ساعت یا به عبارت صحیح تر، روز تجویز کنید.

پنجم- مقررات جلسه برنامه ریزی مهم است که نه تنها جلسه برنامه ریزی را به موقع شروع کنید، بلکه باید آن را به موقع به پایان برسانید. از قبل ترتیب بحث در مورد موضوعات و زمان اختصاص داده شده به هر شرکت کننده را تعیین کنید. آن را محدود کنید، این باعث می شود که گزارش ها مختصر و تا حد امکان آموزنده باشد. به عنوان مثال، یک سخنرانی بیش از 10 دقیقه نیست.

ششم- مواد بداهه. حداقل مورد نیاز قلم برای همه شرکت کنندگان و کاغذ است. خودتان از قبل مراقب این موضوع باشید تا مجبور نشوید وقت بحث را هدر دهید تا در مورد چه چیزی و چه چیزی بنویسید. همچنین ممکن است نیاز داشته باشید: فلیپ چارت، پروژکتور، صفحه نمایش، لپ تاپ، چاپگر. تمام تجهیزات باید از قبل آماده و آزمایش شوند.

هفتم- رهبر جلسه برنامه ریزی یا منشی که روند و نتایج بحث در مورد موضوع شما را ثبت می کند.

فرمت های برنامه ریزی جلسات

1. جمع بندی، جلسه برنامه ریزی اطلاعات.

چنین جلسات برنامه ریزی می تواند به صورت هفتگی در ابتدای هفته برای روسای تمام بخش های سازمان شما برگزار شود.

چرا چنین جلسات برنامه ریزی لازم است؟

2. جلسه برنامه ریزی - توزیع وظایف جاری.

معمولا در ابتدای هر روز کاری برگزار می شود. قالب واضح است - مدیر وظایف روزانه را برای زیردستان خود صادر می کند. همچنین نیازی به طولانی کردن زمان نیست - همه کار را دریافت کردند و برای تکمیل آن رفتند.

3. برنامه ریزی جلسه برای بحث در مورد موضوع مطرح شده.

شما از قبل سوال خود را که برای شما تنظیم شده است، فرموله کنید خود زندگی و وضعیت فعلی بازار شما.هدف جلسه برنامه ریزی را بیان کنید و این اطلاعات را برای شرکت کنندگان ارسال کنید. از آنها بخواهید (در صورت لزوم) آماده شوند این مساله. قوانین و منشی جلسه برنامه ریزی را از قبل تعیین کنید. نتایج جلسه برنامه ریزی برای همه شرکت کنندگان ارسال می شود. زمان چنین جلسه برنامه ریزی بیش از دو ساعت نیست. اما شرایطی وجود دارد که زمان بیشتری لازم است. در این مورد، استراحت های 15 تا 20 دقیقه ای را برای صرف چای و استراحت برنامه ریزی کنید. (چای و شیرینی را هم از قبل آماده کنید!)

4. جلسه برنامه ریزی خلاق.

درخواست کار در مربیگری
1) توسعه منبع خلاقیت برای رشد (خودسازی، رشد حرفه ای، توسعه کسب و کار)
2) حل تعارضات درونی، غلبه بر بحران ها با استفاده از منبع خلاقیت

رئیس بخش فردی بسیار پرمشغله است. شاخص ها، مقررات، تصمیمات وظایف پیچیده، سازماندهی همه و همه چیز برای حرکت به سمت هدف - همه چیز بر دوش او است. هرچه مجموعه ابزارهای مدیریتی صحیح تر انتخاب شود، بیشتر می شود مدیر موثرتر. آیا ارزش صرف وقت برای ابزاری مانند جلسه برنامه ریزی در یک واحد خطی را دارد؟

حتی در شرکت هایی که جلسات برنامه ریزی اجباری و تنظیم شده است، مدیران اغلب به طور رسمی به آنها نزدیک می شوند - فقط برای نمایش عکس بگیرید و به کار خود ادامه دهید. آنها برنامه ریزی جلسات را اتلاف وقت می دانند که توسط نظریه پردازان ابداع شده است. شعار آنها این است: «تمرین‌کنندگان باید کار کنند، نه عمدی». در عین حال، در شرکت هایی که برنامه ریزی جلسات اختیاری است و یک ابتکار شخصی است، مدیرانی هستند که بدون یادآوری اضافی، کارمندان را در ساعت مشخصی جمع کرده و با آنها صحبت می کنند.

چرا این مدیران "عجیب" وقت گرانبهای خود را اینقدر "بی اثر" تلف می کنند، در صورتی که هیچ کس آنها را مجبور به انجام این کار نمی کند؟ اخیراً مجبور شدم عمیقاً به این موضوع نگاه کنم. این بحران مدیران ارشد را ملزم می‌کرد تا عمیق‌تر در کسب‌وکار غوطه‌ور شوند. قوانین بازی در بازار تغییر کرده است و برای اینکه شرکت نه تنها سرپا بماند، بلکه از بحران برای تقویت موقعیت خود در بازار نیز استفاده کند، باید به مشتریان - خارجی و داخلی - نزدیکتر شود.

برای واکنش سریع به تغییرات و افزایش سطح کنترل بر وضعیت، من، از جمله موارد دیگر، شروع به پیوستن منظم به جلسات برنامه ریزی در بخش ها کردم. سبک های مختلفمدیریت آنها ارقام نشانگر بودند: مشخص شد که از 12 بخش تک پروفایلی که در آنها هم فروش و هم اجرای قرارداد انجام می شود، بالاترین و باثبات ترین شاخص ها مربوط به مواردی است که جلسات برنامه ریزی در آنها به صورت هفتگی برگزار می شود. و این تصادفی نیست.

هدف از جلسه برنامه ریزی

اگر از مدیر، وقتی در مورد هدف جلسه برنامه ریزی سوال می شود، پاسخ می دهد: "چون قرار است"، بهتر است اصلاً آن را برگزار نکنید. هر رویداد رسمی "برای نمایش" فقط در مضیقه کار می کند، آنها به شما می آموزند که نه برای نتیجه، بلکه برای "ظاهر حرکت به سمت هدف". نام "جلسه برنامه ریزی" نشان می دهد که هدف آن به روز رسانی جنبش مطابق برنامه ریزی شده در جهت اهداف تعیین شده است.

اگر این رویداد را از دیدگاه چرخه دمینگ (Plan – Do – Check – Akt) در نظر بگیریم، جلسه برنامه ریزی یک نظارت منظم (بررسی) فعالیت ها به منظور نتیجه گیری و در صورت لزوم تنظیم حرکت است. (اکت). اما آماری برای این موضوع وجود دارد! آیا ارزش جمع آوری افراد اضافی را دارد؟ قطعا ارزشش را دارد و کارکردهای اصلی جلسه برنامه ریزی به ما کمک می کند تا از این موضوع مطمئن شویم.

کارکردهای اصلی جلسه برنامه ریزی

1) اطلاعاتی کارمندان راه های کمی برای به دست آوردن اطلاعات در مورد وضعیت شرکت و بازار دارند:

• اطلاعات رسمی منتشر شده که گاهی از قلم افتاده یا به طور کامل درک نمی شود.
• شایعات، اغلب بسیار دور از حقیقت، اما با لذت فراوان در اتاق های غذاخوری و اتاق های سیگار مورد بحث قرار می گیرند.
• اطلاعات دست اول با توضیحات و تاکید بر نکات مهمکه مدیر در جلسه برنامه ریزی با توجه به رفع ایرادات و کاهش اثربخشی تبلیغات شفاهی به آن می پردازد.

و اطلاع رسانی به کارکنان در مورد پیشرفت بخش در مسیر مورد نظر الزامی است.

2) کنترل علاوه بر اعداد خشک و طبقه بندی شده، می توان جو موجود در تیم را زیر نظر گرفت و دلایل موفقیت یا افت عملکرد را روشن کرد. بر اساس نتایج جلسه برنامه ریزی، شکست در زنجیره تعامل در داخل بخش و شرکت اغلب آشکار می شود و مدیر بلافاصله شروع به اقدام برای رفع آنها می کند.

3) انگیزشی کارکنان نیاز به توجه دارند. بیایید اثر معروف هاثورن را در مدیریت به یاد بیاوریم - بهره وری نیروی کار به دلیل توجه به فعالیت های کارکنان افزایش می یابد. جلسه برنامه ریزی یکی از بهترین راه هابه طور مرتب به کارکنان یادآوری کنید که آنها مهم هستند و به کار آنها توجه کافی می شود.

یکی از کارمندان بخش پیشرفت، یک برخاست - دلیل خوبی برای شناخت دستاوردها و در صورت لزوم، حمایت از روحیه رقابتی در بخش بود. و علاوه بر اعداد، شما باید چشمان کارمندان خود را ببینید. مدیر باید با دقت به کارمندان خود نگاه کند و به آنها گوش دهد. رفتار کارمند تغییر کرده است ، اشتیاق ناپدید شده است - دلیلی برای مدیر برای گنجاندن یک گفتگوی فردی در برنامه هفتگی.

4) آموزشی در این عملکرد، جلسه برنامه ریزی ابزاری ضروری برای ساده سازی کار دشوار مدیریتی یک مدیر است. در طول هفته، یک مورد کاری که نشان دهنده همه بود اتفاق افتاد - مدیر آن را یادداشت می کند و در جلسه برنامه ریزی به اطلاع عموم می رساند. بنابراین، نیاز آزاردهنده به تکرار همان چیزی است مردم مختلفخیلی وقت ها گذشته است، و ما به طور منظم و آگاهانه ابزار کار خود را "تیز" می کنیم.

5) سازمانی یک روش خوب دعوت از نمایندگان بخش های مرتبط به جلسات برنامه ریزی، به ویژه در زمان های نوآوری است. فرصتی برای ایجاد یا تنظیم تعامل، حل تعارضات و تبادل تجربیات.

6) انضباط U انگیزهبه عنوان یک ابزار مدیریتی، یک اشکال بسیار مهم وجود دارد: اثر آن کوتاه مدت است. افراد کمی قادر به خودانگیختگی هستند و این افراد با این توانایی هستند که اغلب رهبر می شوند.

نظم، تشریفات و قوانین منظم، از جمله برنامه ریزی جلسات، برای کمک به ایجاد انگیزه در کارکنان طراحی شده است. جلسه برنامه ریزی یک رویداد است. کارمندان به این واقعیت عادت می کنند که نه تنها به گزارش اعداد نیاز دارند، بلکه تمایل به توجیه شاخص های خود نیز دارند. سوالاتی برای جلسه برنامه ریزی آماده می شود، کارمندان مواردی را که فکر می کنند باید به کل بخش نشان داده شود جمع آوری کرده و به مدیر ارسال می کنند. مانند یک شام خانوادگی در روزهای جمعه، جلسه برنامه ریزی طبق قوانین به یک اقدام انضباطی عادی تبدیل می شود، زمانی که همه باید امور خود را کنار بگذارند، حتما در محل کار حضور داشته باشند و در نهایت به یکدیگر مراجعه کنند. این امر به ویژه مهم است.

هر چند وقت یکبار جلسات برنامه ریزی برگزار شود

من معتقدم که جلسات روزانه واحد فقط برای افرادی مناسب است که تازه استخدام شده‌اند و به سبک مدیریتی و پشتیبانی در هر مرحله از راه نیاز دارند. برای یک تیم مستقر، جلسات برنامه ریزی باید هفتگی باشد. نکته اصلی این است که آنها در یک روز و در همان زمان انجام می شوند و تقریباً از نظر مدت و ترتیب اقدامات مطابقت دارند که عملکرد انضباطی را حفظ می کند.

نمونه ای از سناریوی جلسه برنامه ریزی احتمالی:

• مدیر بر اساس نتایج یک پیام اطلاعاتی ایجاد می کند، کارکنان می توانند سوالات روشن کننده بپرسند.
• مدیر شاخص های برنامه ریزی شده را اعلام می کند و از کارکنان در مورد آنها سوال می پرسد. در صورت لزوم، جلسات فردی را برنامه ریزی می کند.
• مدیر در مورد نمونه هفته صحبت می کند یا کارمند دعوت شده را معرفی می کند.
• مدیر توضیح می دهد که آیا مسائل کاری فوری وجود دارد که برای کل بخش مهم است و نیاز به بحث در جلسه برنامه ریزی دارد. مسائل را ارزیابی می کند، تصمیم می گیرد - چه چیزی فوراً مورد بحث قرار گیرد، چه چیزی نیاز به تصمیم گیری تاخیری دارد.
• مدیر در مورد برنامه ها صحبت می کند هفته جاری – رویدادهای مهم، تشکیل جلسه می دهد و جلسه برنامه ریزی را خاتمه می دهد.

هزینه های زمان

ما زمان زیادی را صرف می کنیم و وقت خود را تلف می کنیم - این دلیل اصلی امتناع مدیران از برگزاری جلسات برنامه ریزی است. منجر به امتناع کاملاز این ابزار، یا همه به یک مونولوگ کوتاه توسط مدیر بدون بازخورد از زیردستان ختم می شود. فقط وظایف اطلاعاتی و کمی انضباطی حفظ می شود.

این در واقع یک مشکل است: مدیریت "شخصی" آسان تر از کار با یک گروه است. مدیریت پویایی گروه هنر یک رهبر خوب است. هدف او این است که جلسه برنامه ریزی را به طور مختصر و واضح برگزار کند و در عین حال دریافت کند بازخورداز کارکنانی که در صورت لزوم به اصلاح حرکت کمک می کنند. مدت زمان مطلوب حداکثر 20-45 دقیقه است. این زمان است که از دوران کودکی به عنوان یک دوره تمرکز در ما ریشه دوانده است.

قدرت یک رهبر این است که او قوانین را تعیین می کند. برای اطمینان از اینکه جلسه برنامه ریزی طولانی نمی شود، باید با کارمندان خود یک "قرارداد جلسه برنامه ریزی" منعقد کنید. مثلا:

• ما فقط بحث می کنیم مسائل کلی، خصوصی ها را برای تصمیم گیری فردی بیرون می آوریم.
• بیایید آن را مختصر و دقیق نگه داریم.
• ما به خاطر مسائل کاری حواسمان پرت نمی شود.
• با بیان یک مشکل، راه حل ارائه می دهیم.
• در ساعات غیر کاری در مورد مسائل غیر کاری بحث می کنیم.

مجموعه قوانین ممکن است بسته به موقعیت متفاوت باشد. نکته اصلی این است که مدیر مقررات را مدیریت کند و خودش به مشکلات نپردازد. هدف از جلسه برنامه ریزی شناسایی است و می توان بعداً تصمیم گرفت و با سنجیدن و مطالعه دقیق تمام جزئیات در حالی که بخش در حال کار است. نکته اصلی این است که به کارکنان نشان دهیم که مشکلات گزارش شده در حال حل شدن هستند. گاهی اوقات شرایطی پیش می آید که در آن جلسه برنامه ریزی از زمان تعیین شده فراتر می رود و تنش در تیم به وضوح قابل مشاهده است. سپس باید یک جلسه اضافی ترتیب دهید، اغلب پس از ساعت کاری. این مهارت یک مدیر است - برای جلوگیری از تشدید وضعیت، شناسایی نشانگرهایی که جنبه های منفی را در تیم نشان می دهند.

البته اجرای ابزار جلسات برنامه ریزی در دپارتمان زمان بر است. گاهی اوقات قبل از اینکه ابزار واقعاً مؤثر واقع شود، باید بیش از یک رویداد را انجام دهید. وقتی یک مدیر بازخورد می‌پذیرد، از شنیدن ناگفته‌های بسیاری که کارمندان مدت‌هاست می‌خواستند بگویند، اما هرگز این فرصت را نداشتند، شگفت‌زده می‌شود. و بعد پرسیدم! شما باید در مورد نقش زیردستان خود و استفاده از آنها در پویایی گروه فکر کنید، با مخالفت کار کنید، استدلال کنید. سطح بالا. بسیاری از مدیران این مسیر خاص شکل‌گیری را طی نمی‌کنند و زمانی که تنها دو مرحله تا موفقیت باقی مانده است، به سمت مدیریت فردی می‌روند که بسیار کار برتر و کمتر اثرگذار است.

مدیرانی که به این ابزار مسلط هستند با موفقیت زیادی از آن در بخش های خود استفاده می کنند، زیرا توانستند اثربخشی آن را ارزیابی کنند. جلسه برنامه ریزی یادگاری از گذشته و رسمی نیست، بلکه یکی از مدرن ترین و موثرترین ابزارهایی است که در حل دشوارترین کار در مدیریت یعنی دستیابی به اهداف واحد کمک می کند. اما این اهداف هستند که موفقیت کل شرکت را تشکیل می دهند.

خواندن آن را به همه کسانی که باید جلسات برنامه ریزی، جلسات پنج دقیقه ای و سایر جلسات را سازماندهی کنند، توصیه می کنیم. بسیاری از مردم آنها را انجام می دهند، اما تعداد کمی آن را به خوبی انجام می دهند. این مقاله مراحل آماده سازی یک جلسه، ساختار آن، ارزیابی اثربخشی و ثبت نتایج را شرح می دهد - همه چیزهایی که برای برگزاری یک جلسه واقعا مفید باید بدانید.

نویسنده در مورد خودش

اوگنیا کوریاکوفتسوا.مشاور، مربی مستقل کسب و کار. او بیش از ده سال با فرمت های خرده فروشی کار کرده است، با تجربه به عنوان مشاور خارجی در یک آژانس مشاوره و یک مربی داخلی در شبکه های خرده فروشی، ریاست بخش فروش B2B را بر عهده داشت.

تجربه در برگزاری سمینار، آموزش، سخنرانی (بیش از 400 پروژه). دانش روش های مدرنمدیریت، آموزش و ارزیابی پرسنل در خرده فروشی؛ تشکیل پروژه های جامع در این حوزه ها. تجربه در توصیف فرآیندهای کسب و کار، ساخت سیستم های آموزشی، توسعه سیستم های انگیزش پرسنل و مدیریت پروژه.

همه ما در جلسات شرکت می کنیم. و حتی کسی باید آنها را بپزد و هدایت کند. یا برنامه ریزی جلسات. یا بحث های گروهی اعتراف کنید، بسیاری از ما واقعاً چنین چیزهای "حرف زدن" را دوست نداریم.

چرا؟ زیرا این فلسفه در خون هر یک از مردم ما ریشه دوانده است: ملاقات زمانی است که آنها مدت طولانی صحبت می کنند، رسمی و خسته کننده، نه کاری، و بعد از آن هیچ کاری انجام نمی شود. خوب، وقت تلف کردن نیست؟

این قالب فوق العاده از کار

جلسات در شرکت ها اغلب به طور غیرمنتظره برنامه ریزی می شوند و به صورت پراکنده برگزار می شوند. علاوه بر این، آنها به درستی آماده نیستند و رهبران نمی دانند چگونه یک بحث را سازماندهی کنند. بنابراین، بسیاری از شرکت کنندگان اطلاعات را نادرست درک می کنند (نشنیدند، متوجه نشدند، فراموش کردند) - تصمیمات لازم گرفته نمی شود (به تعویق افتاد و قطع می شود)، و حتی در صورت تایید، اغلب اجرا نمی شوند. درست؟

من برای این قالب فوق العاده کار احساس ناراحتی می کنم. به همین دلیل است که در مقاله امروز به خوبی در مورد آن بحث خواهیم کرد، چه چیزی بحث گروهی را ضروری می کند، و یاد می گیریم که چگونه آن را به طور موثر انجام دهیم.

برای شروع، چرا به همه اینها نیاز داریم؟ چرا افراد پرمشغله زیادی را گرد هم می آوریم و آنها را از کار دور می کنیم؟

یک جلسه با کیفیت بالا به شما امکان می دهد از مکانیسم های کلیدی استفاده کنید که بهره وری نیروی کار را افزایش می دهد، که در مورد آنها بیشتر...

اصل هم افزایی.تأثیر هم افزایی برای روانشناسان از دیرباز شناخته شده است. یاد آوردن؟ - اثربخشی کل بالاتر از اثربخشی کل اجزای منفرد آن است. یا حتی ساده تر: یک سر خوب است، اما دو سر بهتر است. و حقیقت دارد. با هم است که می‌توانیم ایده‌های بیشتری تولید کنیم، راه‌حل‌های زیادی برای مشکل پیدا کنیم و از بین این تنوع، راه‌حل بهینه را انتخاب کنیم. در حالت بحث گروهی، افراد به عنوان یک کل واحد شروع به کار می کنند و یکدیگر را تکمیل می کنند. بهره وری نیز افزایش می یابد - بررسی کنید. به همین دلیل است که اگر نیاز به حل تعدادی از مسائل کاری دارید، نباید از بحث کیفیت، این منبع عظیم غافل شد.

اصل انسجام.یک تیم، یعنی افرادی که دیدگاه یکسانی از هدف دارند، به یکدیگر اعتماد دارند و می دانند چگونه با هم کار کنند، مؤثرتر از یک نفر است. موافقید؟ کارمندان شما چگونه به یک تیم تبدیل خواهند شد؟ ناگهان؟ توسط خودت؟ شاید بلافاصله بسیار موثر است؟ و به دلیل چیست؟ کلید تشکیل یک تیم، حرکت به سمت یک هدف با هم، فعالانه و سازمان یافته است. و همه این شرایط در حالت ملاقات زندگی می کنند. جلسات و جلسات برنامه ریزی ابزار قدرتمندی برای اتحاد، ایجاد احترام برای همکاران و مدیران و یک ابزار آموزشی عالی است. بنابراین، اگر برای شما مهم است که کارمندان شما هماهنگ کار کنند و فقط متعلق به یک بخش یا شرکت نباشند، جلسات برنامه ریزی هفتگی را با کیفیت بالا برگزار کنید.

اصل وضوح.بسیاری از مردم از ناشناخته ها می ترسند. یک انسان معمولی - داوطلبانه یا غیرارادی، آگاهانه یا ناآگاه - در برابر نامفهوم و ناآشنا مقاومت می کند و این کاملاً طبیعی است. اگر اهداف شرکت، شاخص های عملکرد، وظایف ماه آینده و غیره ناگهان در دسته نامفهوم قرار گیرند چه؟ وقتی یک نفر از او می خواهند چاله حفر کند، اما به او نمی گویند چرا، چقدر عمیق و کجا، چه احساسی دارد؟ البته مقاومت و بی انگیزگی.

جلسات بستری برای توضیح «دوره مهمانی»، افزایش درک آن، پذیرش آن توسط کارمندان و در نتیجه ابزاری برای کاهش مقاومت آنها در برابر ناشناخته ها است. بنابراین، اگر تغییراتی را ارائه می کنید، آنها را از طریق یک سری جلسات و جلسات برنامه ریزی انجام دهید.

یک رهبر با تجربه می داند که جلسات سازماندهی می کنند. با کمک آنها می توانید ارتباطات درون شرکت را حفظ کنید و تصمیمات اتخاذ شده را اجرا کنید، بررسی کنید که کارکنان چگونه اهداف را می بینند و موانع بین بخش ها را از بین ببرید. اگر جلساتی برگزار نکنید، شایعات و گمانه زنی ها در سازمان شما به وجود می آید. این مشکلی است که منجر به عدم اتحاد و عدم اطمینان در بین کارکنان می شود. فردا، و در اینجا دور از دست دادن قابلیت کنترل نیست.

جلساتی که به خوبی اداره می شوند می توانند معجزه کنند. کلمه کلیدیاینجا خوب است در برگزاری جلسات چه نکاتی را باید در نظر گرفت؟

اصول جلسات موثر

انطباق با اهداف

چندین فرمت جلسه وجود دارد: جلسه، طوفان فکری. جلسه برنامه ریزی، پنج دقیقه. هر قالب دارای نشانه هایی برای استفاده و روش است. وقتی تصمیم به جمع آوری افراد می گیرید، با هوشیاری اهداف و مقاصد خود را ارزیابی کنید. از این قالب چه چیزی می خواهید بدست آورید؟ مردم باید راه حلی پیدا کنند؟ سپس این یک جلسه طوفان فکری است - همه شما در یک موقعیت برابر هستید و هر ایده ای را برای بررسی می پذیرید. آیا می خواهید وظایفی را تعیین کنید؟ سپس این یک جلسه برنامه ریزی با صورتجلسه و دستور کار است... قالب با نکات کلیدی تعیین می شود: نقش رهبر جلسه، سبک ارتباط در جلسه، نتیجه جلسه.

فرمت های نمونه:

ملاقات. هدف تولید ایده، ارزیابی گزینه ها و یافتن راه حل است.یعنی تیم در حالت خلاقانه کار می کند. آپوتئوز این قالب طوفان فکری است. شرط لازم- فرصت بیان یک ایده/نظر، یعنی فرهنگ ارتباط آزاد در یک جلسه. مردم باید آزادانه افکار خود را بیان کنند و باید به انجام آن تشویق شوند. بنابراین، نباید انتقاد تند و غیر سازنده وجود داشته باشد.

برنامه ریز. هدف تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی فرآیند و شناسایی وظایف جدید است.این قالب به گزارش شفاهی شاخص های داده شده نزدیکتر است، بنابراین وجود همین شاخص ها برای آن الزامی است. جلسه برنامه ریزی همیشه بر اساس دستور کار در نظر گرفته شده در زمینه کاری پیش می رود.

پنج دقیقه. هدف شناسایی اولویت ها و ایجاد ذهنیت کاری است.جلسات پنج دقیقه ای برای حل مشکلات جهانی و پاسخ به سؤالات «مقصر کیست؟» برگزار نمی شود. و "چه باید بکنم؟" این یک قالب یادآوری است. الزامات کلیدی مثبت اندیشی و کوتاه مدت است. به یاد داشته باشید که جلسات صبحگاهی نقش محرک، فعال کننده و محرک را ایفا می کنند. مدت زمان آنها از 5 تا 15 دقیقه است - دیگر!

اختصاصی

آیا خود وظایف تعریف شده اند؟ قبل از جلسه، دستور کار را به وضوح یادداشت کنید و مواد مورد نیاز خود را آماده کنید. دستور کار را از قبل برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید (حداقل سه ساعت قبل از شروع، یا ترجیحا روز قبل) تا آنها نیز آماده شوند. این به همه شما این امکان را می دهد که در کارها گم نشوید، به خط جلسه پایبند باشید و زمان تعیین شده را رعایت کنید.

کوتاه مدت

هر جلسه ای باید در کمترین زمان ممکن برگزار شود. ایده آل - 30 دقیقه، حداکثر - یک ساعت. اگر مجبور باشید چند ساعت باسن خود را فشار دهید بسیار بد است. چرا؟ توجه داوطلبانه یک فرد به مرور زمان، به ویژه در عرض 30-40 دقیقه، از بین می رود. در یک فرآیند یکنواخت، آنچه اتفاق می افتد پس از 20-30 دقیقه دیگر درک نمی شود. و با کاهش توجه، حافظه یک فرد بسیار بدتر کار می کند ... این به ما می گوید: بعد از 3 ساعت از یک جلسه، افراد بسیار بی اثر خواهند بود.

زمان سنجی

پیش نیاز یک جلسه موثر، زمان بندی یا مقررات سختگیرانه است. زمان شروع و پایان جلسه را تعیین کنید. در زمان تعیین شده شروع کنید، صرف نظر از اینکه همه آمده اند - این به مردم یاد می دهد که دیر نشوند. یک مهلت زمانی صادقانه (مثلاً یک ساعت و نیم) و 10 دقیقه قبل از مهلت تعیین کنید - بدون در نظر گرفتن نتیجه، تمام کنید. برای هر بلندگو یک تایمر پنج دقیقه ای تنظیم کنید، این کار به افراد یاد می دهد تا به نقطه مورد نظر صحبت کنند. گفتگوهای بی ربط را در جلسه متوقف کنید و مردم را به موضوع برگردانید. یک برنامه مشخص برای جلسه داشته باشید. باید در مقابل همه شرکت کنندگان باشد.

کفایت شرکت کنندگان

فقط آن دسته از کارمندانی که تحت تأثیر دستور جلسه قرار می گیرند باید در جلسه حضور داشته باشند. هرگز مردم را به یک جلسه با تریلر دعوت نکنید، فقط بنشینید. از اصل بهینه بودن پیروی کنید: شرکت کنندگان باید کمتر باشند، اما میزان تأثیر آنها بر موضوع باید بیشتر باشد.

حق حرف زدن

آن جلساتی را می شناسید که در آن کارمندان فقط وقتی از آنها خواسته می شود صحبت می کنند و به مدیر پاسخ های اجتماعی مطلوبی مانند "بله، البته ما انجام خواهیم داد" می دهند؟ چرا این اتفاق می افتد؟ چون مردم عادت دارند برای اظهار نظر به سرشان بزنند مخصوصا برای شک. اگر مدیری بخواهد ارزیابی کند که آیا مشکلی قابل حل است یا خیر، کارمندی ابراز تردید می کند و مدیر با خفه کردن او پاسخ می دهد - پس دیگران چه می آموزند؟ ساکت باشید و «عصبانی نشوید». چه چیزی از آنها نیاز داریم؟ هوش و تحلیل. چیزهای ناسازگار، درست است؟ بنابراین، در طول یک جلسه، بیش از هر زمان دیگری، باید به کارکنان حق صحبت، نظرات، عقاید، تردیدها و سؤالات داده شود. علاوه بر این، باید بیاموزید که چگونه به سؤالات کارمندان پاسخ دهید: به طور خلاصه، تا حدی، در حالی که ناله های غیر ضروری و طولانی در مورد زندگی دشوار اداری را سرکوب کنید.

ادغام نتایج

هر جلسه، به خصوص جلسه ای که در آن اهداف تعیین می کنید، باید یک خلاصه کتبی داشته باشد. توصیه می کنم صورتجلسه را الکترونیکی کنید. به عنوان مثال، در این فرم:

پس از پایان جلسه، صورتجلسه برای کلیه شرکت کنندگان ارسال می شود. این صورتجلسه جلسه است که به ابزار کنترلی تبدیل می شود و به شما امکان می دهد چیزی را از دست ندهید یا یک کار را فراموش نکنید. و انتقال پروتکل به یک سیستم الکترونیکی (به عنوان مثال، 1C یا Lotus) امکان ادغام آن را در سیستم تنظیم وظایف فراهم می کند. و از همه مهمتر: حتماً باید در مورد وظایف تعیین شده در جلسه گذشته سؤال کنید. این حالت جلسات دوره ای "تجزیه و تحلیل → وظایف → کنترل → تجزیه و تحلیل" است که به شما امکان می دهد جلسه را از حالت گفتگوی غیرفعال به فرمت کاری منتقل کنید.

برنامه ریزی جلسه

هر چیزی که می تواند به حالت برنامه ریزی شده منتقل شود باید منتقل شود. تنها راه عادت کردن به رویه‌های کنترل این است که یک دوره برنامه‌ریزی شده برای آن‌ها تنظیم کنید. در حالت ایده‌آل، همه کارمندان باید بدانند چه زمانی از آنها برای این یا آن موضوع خواسته می‌شود، یعنی چه زمانی باید گزارش دهند - تا زمانی برای جمع‌آوری داده‌ها و تهیه گزارش معنادار داشته باشند. جلسات بدون برنامه فقط برای موارد ضروری و مهم مناسب است و نسبت این گونه جلسات بدون برنامه باید کم باشد. در غیر این صورت، کارمند به سادگی زمان آماده شدن را ندارد (به این معنی که "نمی دانم" را خواهید شنید)، گاهی اوقات او حتی نمی تواند شرکت کند (به جای هشت، دو نفر بیایند، بقیه "در مزارع هستند" ”) حواس او از کار پرت می شود (و بهره وری بالا نیاز به تمرکز دارد) و غیره .d.

برای ارزیابی اثربخشی جلسات خود، این تست را انجام دهید:

آیا شما بیش از 3 بله دارید؟ بیایید بهینه سازی کنیم!

مراحل تهیه و برگزاری یک جلسه موثر

اهداف و مقاصد جلسه را مشخص کنید.چه مسائلی باید مورد توجه قرار گیرد؟ چه اطلاعاتی را باید پیگیری کنم؟ چه نتیجه ای بگیریم؟ بهترین راه برای ساختاربندی وظایف چیست؟

قالب جلسه را بر اساس اهداف تعیین کنید.شرکت کنندگان و زمان جلسه را انتخاب کنید. جلسه باید دارای یک رئیس / تسهیل کننده باشد که قوانین را نظارت کند. این شخص باید مسئولیت کمتری برای حل مشکلی که جلسه در مورد آن برگزار می شود داشته باشد. سپس او کمتر روی احساسات متمرکز می شود (مثلاً شروع کننده جلسه) و برای تصمیم گیری های مفید برای دومی، خواسته یا ناخواسته لابی نمی کند. و حق صحبت صادقانه به همه حاضران داده شده است.

ساختار جلسه را مشخص کنید.جلسه باید ساختار مشخصی داشته باشد و هر بار دقیقاً به ترتیب مقرر برگزار شود.

ساختار برنامه ریز معمولی:

• سخنان افتتاحیه / گرم کردن.

  اهداف. آئین نامه. قالب.

  مسائل کلی

  نتایج کلی کار. انجام وظایف محوله.

  نتایج/گزارش‌های جزئی شرکت‌کنندگان.

  تجزیه و تحلیل نتایج. تعیین اهداف. خلاصه کردن.

ساختار جلسه معمولی:

شناسایی مشکل، هدف. اهمیت موضوع. طرح ها.

اهداف. آئین نامه. قالب.

بحث. تحلیل و بررسی.

تجزیه و تحلیل نتایج. تعیین اهداف.

خلاصه کردن.

ساختار معمول یک طوفان فکری یا بحث:

سخنان افتتاحیه / اهداف جلسه / آیین نامه.

مشکل و چرایی اهمیت آن

تولید ALL گزینه های راه حل.

در مورد مزایا و معایب هر گزینه بحث کنید.

انتخاب گزینه راه حل بر اساس آن وظایفی برای شرکت کنندگان تعیین می شود.

تنظیم صورتجلسه.

مقررات را تعیین کنید.هنگام تدوین مقررات، به یاد داشته باشید که آنها باید برای رهبر و شرکت کنندگان مناسب باشند. استاندارد: 3-7 دقیقه برای ارائه تنظیم مشکل. 5-7 دقیقه برای بحث. برای هر 45 تا 60 دقیقه کار فعال، وقفه هایی به میزان 10-15 دقیقه ارائه دهید. توسط روی هم رفته، جلسات طولانی تر از یک ساعت خطر از دست دادن توجه شرکت کنندگان را دارد. چنین جلساتی ممکن است بی اثر باشد.

ترتیب مسائلی که باید حل شوند را تنظیم کنید.مسائل مربوط به مقررات توسط آنها تعیین می شود امتیاز کلیدی، که نتیجه کلی و کیفیت کار شرکت به آن بستگی دارد (به عنوان مثال، بازخورد مشتریان، واکنش به تبلیغات، اطلاعات در مورد محصولات جدید و غیره).

تمام سوالات را به سه گروه تقسیم کنید.

1. سوالات معمولی - طبق مقررات. سعی کنید با سوالات معمولی سریعتر برخورد کنید. در ابتدا، بحث آنها ممکن است همیشه طول بکشد. سپس مسائل جاری به آنها اضافه می شود - مردم خود فعال می شوند. اما اولویت شما که تعیین کننده سرعت حرکت رو به جلو است، مسائل توسعه است. تا 50 درصد از زمان جلسه را به آنها اختصاص دهید.

   مسائل جاری - با توجه به برنامه جلسه: ایده های به وجود آمده، مشکلات، آنچه در کار تداخل دارد و نحوه بهینه سازی آن. در کل، شما نمی توانید بیش از 5 سوال را تجزیه و تحلیل کنید. همیشه از مهمترین چیزها شروع کنید. بهتر است با یکی تمام شود موضوع مهمنسبت به ترک ده به طور کامل حل نشده است.

   مسائل توسعه - طبق برنامه توسعه.

آماده کردن مدارک مورد نیازو اشکالبرای کار مؤثر بر روی مسائل، تهیه صحیح مطالب برای جلسات و ارسال آن برای همه از قبل بسیار مهم است. در خود جلسه، لازم است صورتجلسه ای از جلسه نگه داری شود که تمام تصمیمات اتخاذ شده در آن ثبت شود.

زمان جلسه را مشخص کنید.اگر کارمندان منضبط نیستند و اغلب دیر می کنند، توصیه می کنم جلسات هفتگی را در صبح، درست در ابتدای روز کاری برگزار کنید - ورود به موقع به محل کار تضمین می شود. بدترین "بعدها" در چند روز بازسازی خواهند شد. همیشه زمان پایان جلسه را مشخص کنید. سعی کنید کمی زودتر به پایان برسانید - این یک شگفتی دلپذیر برای شرکت کنندگان می شود. در هر صورت، پس از بحث در مورد مسائل برنامه ریزی شده، هنوز باید مدتی باقی بماند. آنگاه کارکنان فرصت، دلیل و انگیزه خواهند داشت تا سؤالات خود را بپرسند - یعنی فعال باشند و فکر کنند. و چه چیزی برای یک مدیر بهتر از یک کارمند فعال و باهوش!

اطمینان حاصل کنید که جلسه ضروری است.

به سوالات زیر به خودتان پاسخ دهید:

1. آیا سوالات مربوط به جلسه است؟ آیا این چیزی است که امروز باید در مورد آن صحبت کنیم؟

   آیا شکل ارائه مطالب با هدف، مخاطب، محتوا مطابقت دارد؟

   بعد از جلسه چه اتفاقی باید بیفتد/در ذهن کارمندان باقی بماند؟

   آیا می توان جلسه را رد کرد و به همان نتیجه رسید؟

اگر به سؤالات 1، 2 «بله» و به سؤال 4 «نه» پاسخ دادید، در صورت تمایل یک جلسه برگزار کنید!

ساعت ها جلسات اداری خسته کننده ذهنی افسانه نیست، یک چیز عجیب و غریب، و نه چیز شوخی است. واقعیت های زندگی امروزی به گونه ای است که تا 50 درصد از زمان کار صرف پچ پچ های توخالی می شود که هیچ نتیجه ای به همراه ندارد. تسریع در زندگی قوانین جدید فرهنگ اداری را دیکته می کند.

جلسه کارکنان چیست؟

آیا می توان یک جلسه پنج دقیقه ای، یک جلسه برنامه ریزی یا یک جلسه را به عنوان یک جلسه رسمی طبقه بندی کرد؟ اهداف این قالب کار گروهی چیست؟ تکنیک های عمومی پذیرفته شده برای اجرای آن چیست و چگونه می توان پس از پایان جلسه به بالاترین نتیجه دست یافت؟

جلسه تجاری قالبی از کار در یک شرکت است که هدف آن برنامه ریزی منظم و نظارت بر اجرای فعالیت های برنامه ریزی شده کلیه خدمات سازمان است. این ابزار موثرمدیریت پرسنل و دریافت بازخورد سریع از کارکنان. درست است، این ابزار فقط در با موفقیت کار می کند در دستان توانارهبر شایسته

قبل از معرفی شکل مشابهی از ارتباط با کارکنان در حالت کار، معمولاً دستور مربوطه صادر می شود که هر یک از شرکت کنندگان در جلسه در مقابل امضا برای بررسی و اجرا دریافت می کنند. بدنه دستور بیانگر اهداف، اهداف، زمان و تاریخ جلسات رسمی و همچنین فهرست شرکت کنندگان، مقررات و ساختار دستور جلسه است.

هدف کلی از برگزاری جلسات اداری، مشارکت دادن کارکنان، خدمات و ادارات، اعم از مدیران و پرسنل خط، در فرآیند مدیریت و تصمیم گیری است.

جلسات اداری شامل جلسات برنامه ریزی، جلسات توجیهی و جلسات پنج دقیقه ای است که در آن بردار توسعه شرکت به طور کلی توافق می شود، تاکتیک ها و استراتژی شرکت توسعه می یابد و وظایف خاصی تعیین می شود. در جلسات برنامه ریزی، مسائل جاری حل می شود، یادآوری ها مرتب می شوند و مسیر کلی هماهنگ می شود. جلسه عملیاتی - یک جلسه سریع برای حل یک مشکل یا وضعیت درگیرییک تیم. هدف اصلیجلسه کاری - تنظیم و حل مشکلات جدید.

اگر یک شرکت شروع به سردرگمی در مورد این مفاهیم کند، کارایی ساعات کاری به طور پیوسته کاهش می یابد.

اشتباهات اصلی هنگام برگزاری جلسات اداری

یک جلسه ناکارآمد ناپختگی مدیر و/یا سازمان دهنده این قالب از ارتباطات کارکنان را آشکار می کند. در هر کسب و کاری، به تجربه و مهارت هایی نیاز دارید که بتواند خط کلی شرکت را به کارمندان منتقل کند و بیشترین بازده را از آن ها بگیرد.

سیگنال اصلی یک جلسه نامناسب نارضایتی متقابل از نتایج است: مدیر انتظار پاسخ از زیردستان خود را دارد که به نوبه خود می خواهند بیشترین استفاده را ببرند. شرایط سودآوربرای خودم. با این حال، در جلسه هیچ کس در مورد چیزی با کسی توافق نمی کند.

در همان زمان، بیماری اداری ایجاد می شود - تصویری ریاکارانه از مشارکت علاقه مند در جلسات کاری، که در واقع، گفتگوی پوچ و بحث است. شایعات اداری. برای کارمندان استخدام شده، چنین رویدادهایی ماهیت سرگرم کننده دارند، آنها فرصت دیگری را برای کار نکردن، انجام ندادن وظایف روزمره فراهم می کنند.

اغلب، پس از چنین صحبت های تنظیم شده، مدیر شروع به درخواست نتایج از کارمندان می کند، تضاد منافع رخ می دهد، و به دنبال آن کارمندان، گاهی اوقات توسط کل بخش ها اخراج می شوند.

یکی از مهمترین اشتباهات رایجهنگام برگزاری جلسات اداری - ارائه بدون ساختار تصمیم مدیر، زمانی که به جای طوفان فکری، مدیر ارشد خواسته های متورم را تعیین می کند و تیم که قادر به انجام آنها نیست، به نوبه خود دلایلی را ارائه می دهد که چرا پیشنهاد نمی تواند محقق شود.

این به این دلیل اتفاق می افتد که اغلب خود مدیر نمی داند چه می خواهد و به دنبال راه هایی برای رسیدن به نتایج مطلوب نیست.

اسرار جلسات موثر

برای اینکه جلسه با بالاترین راندمانو نتایج قابل توجهی را به ارمغان آورد، آغازگر این شکل دانشگاهی کار نیاز به دانستن اسرار دارد.

تعیین هدف جلسه هر کسب و کاری با هدف گذاری صحیح شروع می شود. قبل از جمع آوری کارکنان برای یک جلسه کاری، سازمان دهنده باید به تعدادی از سوالات پاسخ دهد:

امکان سنجی برگزاری جلسه؛

مقررات صحیح و موضوع دقیق؛

نشانگرهایی که با آنها می توان اثربخشی رویداد را قضاوت کرد.

رهبر، استراتژیست است که قادر به تعیین تکلیف مشخص و مشخص است. زیردستان متخصصانی هستند که می دانند برای اجرای وظایف محوله از چه ابزارهایی باید استفاده کرد.

تعیین مسئولین برگزاری جلسه. هر جلسه کاری طبق قوانین استاندارد این ژانر انجام می شود - ابتدا آماده سازی دقیق انجام می شود، انتصاب افراد مسئول برای دعوت از کارمندان، برای جمع آوری انتظارات و پیشنهادات، هدایت هر آیتم دستور کار، مجریان و منشی ها، ثبت مراحل انجام می شود. جلسه، پر کردن صورتجلسه و گزارش.

انتخاب بهینه شرکت کنندگان موفقیت جلسه تا حد زیادی به کسانی بستگی دارد که در جلسه شرکت خواهند کرد. درگیر کردن کارمندان نالایق در چنین رویدادهایی که می توانند رویداد را به سمت دیگری منحرف کنند غیرقابل قبول است. انتخاب متخصصان آماده برای بحث در مورد موضوعات مطرح شده در یک جلسه اداری باید به یک سازمان دهنده-استراتژیست صالح سپرده شود.

وضع مقررات. یک جلسه تجاری، بسته به مسائلی که در حال حل شدن هستند و اندازه شرکت، معمولاً در مدت زمان استاندارد قرار می گیرد - از سی دقیقه تا دو ساعت. جلسه برنامه ریزی باید در پنج تا ده دقیقه و جلسه عملیاتی باید در عرض چهل دقیقه تا یک ساعت به پایان برسد.

تهیه برنامه جلسه. قبل از افتتاح جلسه تجاری، هر شرکت کننده دریافت می کند طرح تفصیلیدستور کارها، مواد گزارش دهی که بر اساس آنها می تواند سوالات و/یا گزارش های خود را آماده کند.

نمونه ساختار دستور کار این سند ممکن است شامل نکات اصلی مرتبط با مدیریت عملیاتی، تاکتیکی و/یا استراتژیک در شرکت باشد. ساختار دستور کار معمولاً شامل لیست خاصی از وظایف است که توسط برنامه های شرکت و راه های حل آنها دیکته می شود. علاوه بر این، ممکن است وظایف دیگری در دستور کار باشد که توصیه می شود در آینده نزدیک تکمیل شوند.

برگزاری جلسه. برای اینکه یک جلسه تجاری تا حد امکان کارآمد برگزار شود و به یک هرج و مرج طولانی تبدیل نشود، باید دقیقاً به موقع شروع شود، سریع و بدون تردید از سؤالی به سؤال دیگر حرکت کند. لازم است پس از هر موضوع مورد بحث، خلاصه ای موقت با ذکر زمان و تاریخ دقیق و کارکنان مسئول اجرا جمع بندی شود. در عین حال، لازم است که بحث ها را به حداقل برسانیم و در هنگام توسعه راه حل ها، فقط شفاف سازی کنیم.

اندازه گیری کارایی هر جلسه برگزار شده باید از نظر انطباق با اهداف و مقاصد مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد. اثربخشی یک جلسه با تناسب سنجیده می شود نتیجه مطلوبنسبت به هزینه های مورد نیاز برای انجام آن.

کنترل و تجزیه و تحلیل. پس از حصول اثربخشی یک جلسه تجاری، لازم است که نتیجه را زیر نظر داشته باشید و تجزیه و تحلیل کامل انجام دهید. توانایی اندازه گیری، تجزیه و تحلیل و کنترل همه داده ها کیفیت یک رهبر خردمند است که می تواند یک شرکت را به یک رهبر بازار تبدیل کند.

یادداشت هایی برای یک رهبر باهوش

جلسه کاری بهتر است در ابتدای روز برگزار شود، زمانی که کارمندان بتوانند گزینه های تصمیم گیری هوشمندانه ای ایجاد کنند.

آیین نامه اخلاق شرکتی باید الگوریتم، برنامه جلسات و دفعات آن، مقررات، اهداف و مقاصد را مشخص کند. بهتر است چنین جلسه ای را در روزهای دوشنبه برگزار کنید، زمانی که باید وظایف کوچکی را برای هفته تنظیم کنید و نتایج دوره گزارش گذشته را خلاصه کنید.

هر کارمند باید زمان، مکان و تاریخ جلسات کاری منظم را بداند و برای آنها آماده باشد. این نکته به بهترین وجه در وظایف شغلیهر کارمند با بیان میزان مسئولیت و مشارکت او. این اخلاق روابط رسمی است که نقض آن منجر به بیماری های جدی تیم می شود.

در طول جلسات، اغلب مقاومت کارکنان رخ می دهد، که باید به موقع تشخیص داده شود و به طرز ماهرانه ای حذف شود، بدون اینکه منجر به خرابکاری و تضاد منافع داخلی شود. اگر در شرکت هایی با سبک مدیریت اقتدارگرا، چنین مقاومتی در جلسات به دلیل ترس یا عدم اطمینان رخ ندهد، نیاز به تحریک مصنوعی دارد. در غیر این صورت ممکن است در فرآیند انجام و حل وظایف محوله مشکلات جدی به دلیل عدم وفاداری کارکنان به شرکت ایجاد شود.

برای جلوگیری از این گونه اعمال، باید مشکلات را در مرحله انتخاب هدف و تعیین تکلیف به زیردستان به حداقل رساند. برای انجام این کار، توزیع "گوشواره برای همه خواهران" ضروری است، یعنی کارکنان را با کارهای مهم مشغول نگه دارید: مراحل دشوار توسعه و اجرای پروژه را به برخی واگذار کنید، کنترل اجرا را به دیگران واگذار کنید. با انتصاب موقت به‌عنوان مدیر خط یا بی‌انگیختگی کارمندان با غیرت، دیگران را برای انجام «شکارها» برانگیخت.

مسئولیت کارکنان برای انجام وظایف محوله باید به گونه ای توزیع شود که بتوان آنها را به راحتی کنترل کرد. در هر جلسه، جمع بندی و شناخت کارکنان خاص و مجازات کسانی که مقصر هستند و کار را در مقابل دید کل تیم خراب می کنند، ضروری است. هیچ بحث یا تصمیمی نباید پشت سر کارمندان مجاز باشد، زیرا بلافاصله خطر بروز درگیری های درون شرکتی وجود دارد.

دانستن تفاوت‌های بین جلسات اداری، برنامه‌ریزی جلسات و جلسات توجیهی از طریق طوفان فکری، تبادل نظر و بحث برای هر مدیر مفید است. هر دو فرمت مدیریت شامل دریافت بازخورد، اما به روش های مختلف است. جلسات تجاری فناوری مدیریت افراد و تعیین وظایف تاکتیکی و استراتژیک است و قالب بحث ارتباط غیررسمی است، نشانگر آن است که مدیر بی تجربه است و نمی داند چگونه جریان جلسه را مدیریت کند و آن را به درستی هدایت کند. جهت.

علاوه بر این، یک جلسه تجاری به موارد زیر تقسیم می شود:

آموزنده، زمانی که رهبر دستورات دقیق می دهد و از زیردستان بازخورد دریافت می کند.

عملیاتی، که در آن وظایف فعلی حل می شود.

زمانی که برخی از مشکلات تیم حل شود و یک برنامه گام به گام برای برون رفت از وضعیت بحرانی فعلی تدوین شود، مشکل ساز است.

بسیاری از شرکت‌های مدرن در قالب‌های تجاری گیج‌کننده مقصر هستند، تیم را به ورطه سردرگمی، درگیری‌ها و بحث‌های مربوط به مسائل کاملاً غیرکاربردی می‌کشانند. ساختار قالب بخشی از فرهنگ است که تابع استانداردهای سختگیرانه شرکتی است.

ارزیابی اثربخشی جلسات کاری

چگونه می توان فهمید که یک جلسه تجاری با شایستگی و بسیار مؤثر انجام شده است؟ سوالات زیر باید پاسخ داده شود:

آیا اهداف تعیین شده برای این رویداد محقق شده است؟

آیا کل دستور کار پوشش داده شده است؟ آیا همه موضوعات مورد بحث قرار گرفته است؟

آیا مقررات تعیین شده را رعایت کردید؟

آیا همه تصمیمات به مجریان ابلاغ می شود؟

آیا مجریان وظایف و ضرب الاجل خود را به درستی درک کردند؟

هنگام پاسخ دادن به این سؤالات، یک مؤلفه کمی ایجاد می شود - چند نفر درگیر حل مسئله هستند، چند ساعت کاری برای تکمیل وظایف نیاز دارند، چقدر پول برای این کار لازم است و غیره. نشانگر کمی - ابزار خوببرای تجزیه و تحلیل عملکرد در طول زمان و مقایسه با دوره های قبلی.

به عنوان یک قاعده، جلسات مؤثر زمانی انجام می شود که همه اهداف در آن محقق شوند زمان مناسب، نتایج ملموس به ارمغان بیاورد.

اجرای یک جلسه بسیار موثر یک هنر واقعی است، جایی که رهبر رهبر ارکستر است، منشی اولین ویولن است و کل تیم کل ارکستر است. آماده‌سازی دقیق و انجام شایسته یک جلسه کاری تعیین می‌کند که این موجود زنده چه امتیازی را اجرا خواهد کرد - موسیقی کلاسیکی که می‌تواند احساسات مشتاقانه را برانگیزد و پیروزی‌های آینده را القا کند، یا صدای ناهنجار صداهایی که همه چیز را در اطراف می‌کشد.

با آرزوی حرکت هوشمندانه مدیریت، آقایان!

ژانا پیاتیریکوا به ویژه برای پورتال تجاری BZZN.ru